Was ist Projektimplementierung?
Projektimplementierung, auch Projektausführung genannt, ist der Prozess, in dem Aufgaben abgeschlossen werden, um ein Projekt erfolgreich abzuliefern. Diese Aufgaben werden zunächst im Projektplan beschrieben, einem umfassenden Dokument, das alle Bereiche des Projektmanagements abdeckt. Zusätzlich sollte jedoch ein zweiter Aktionsplan erstellt werden, der sogenannte Implementierungsplan. Er hilft Teammitgliedern und Projektmanagern, das Projekt besser umzusetzen und zu verfolgen.
Was ist ein Implementierungsplan?
Ein Implementierungsplan ist ein Dokument, das die notwendigen Schritte für die Ausführung eines Projekts beschreibt. Implementierungspläne gliedern den Prozess der Projektimplementierung, indem sie den Zeitplan, die Teams und die benötigten Ressourcen festlegen. Außerdem beschreiben sie, wie das Projekt ausgeführt, überwacht und abgeschlossen wird. Ein Implementierungsplan ist eine Roadmap für das Projektteam, die zeigt, welche Schritte nötig sind, um die Ziele und Lieferobjekte innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und Budgets zu erreichen.
Ein Implementierungsplan besteht in der Regel aus bestimmten Kernbestandteilen. Er beginnt mit einem kurzen Projektüberblick und geht dann auf die Ziele und Vorgaben des Projekts ein. Es folgen eine detaillierte Aufschlüsselung der Projektaufgaben sowie ein Überblick über den Zeitplan und die Ressourcenzuweisung. Die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder, Stakeholder und externen Partner werden festgelegt. Zur Projektimplementierung gehören außerdem ein Risikomanagementplan, eine Beschreibung, wie das Projekt überwacht und bewertet wird, ein Kommunikationsplan und ein Budget.
Implementierungsplan vs. Projektplan
Ein Projektplan ist ein umfassendes Projektmanagement-Dokument, das alles über Ihr Projekt beschreiben sollte, darunter den Projektzeitplan, das Projektbudget, den Plan für das Umfangsmanagement, den Risikomanagementplan, den Stakeholder-Managementplan und weitere wichtige Bestandteile. Ein Implementierungsplan ist dagegen eine vereinfachte Version Ihres Projektplans. Er enthält nur die Informationen, die die Teammitglieder benötigen, die tatsächlich an der Ausführungsphase des Projekts beteiligt sind, etwa ihre Rollen, Verantwortlichkeiten, täglichen Aufgaben und Fristen.
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Wann sollte ein Implementierungsplan verwendet werden?
Ein Implementierungsplan wird eingesetzt, wenn das Projekt in die Ausführungsphase übergeht, seine Erstellung beginnt jedoch schon früher. Tatsächlich wird der Grundstein für einen Implementierungsplan bereits in der Initiierungsphase gelegt, wenn der Bedarf an einem solchen Dokument erkannt wird.
Hauptsächlich wird der Implementierungsplan für das Projekt in der Planungsphase entwickelt. Alle Kernbestandteile werden festgelegt, und die Stakeholder werden in den Prozess einbezogen, damit ihre Beiträge berücksichtigt werden. Während der Ausführung des Projekts kommt der Plan im täglichen Projektgeschehen zum Einsatz. Das gilt auch für die Phase der Überwachung und Steuerung, da sie parallel zur Ausführung verläuft. Selbst beim Projektabschluss wird der Plan noch einmal geprüft, um den Erfolg des Projekts zu bewerten.
Warum ist die Implementierungsplanung wichtig?
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum ein Implementierungsplan für ein Projekt wichtig ist. Allein die Tatsache, dass er dem Projektteam bei der Ausführung als Roadmap dient, unterstreicht seine Bedeutung, doch das ist nur ein Grund. Hier sind einige weitere Gründe, diesen Plan in Projekten einzusetzen.
- Ermöglicht Projektteams eine genaue Kostenschätzung: Indem der Projektmanager die notwendigen Ressourcen wie Material und Personal ermittelt, kann er die Projektkosten besser prognostizieren. Der Plan enthält außerdem eine detaillierte Aufgabenaufschlüsselung, die eine genaue Kostenanalyse ermöglicht. Auch ein klar definierter Zeitplan führt zu präziseren Kostenberechnungen.
- Hilft, Scope Creep zu vermeiden: Von Scope Creep spricht man, wenn der Umfang eines Projekts über seine ursprünglichen Ziele hinauswächst. Der Implementierungsplan hilft, dies zu vermeiden, indem er von Anfang an klare Ziele setzt und sicherstellt, dass alle Teammitglieder verstehen, was zum Projektumfang gehört. Dank dieser detaillierten Umfangsdefinition weiß jeder, wann diese Grenze überschritten wird.
- Erleichtert die Projektterminplanung: Der Plan unterstützt die Terminplanung, indem er Aufgaben aufschlüsselt. So lässt sich leichter erkennen, was in welcher Reihenfolge erledigt werden muss. Das führt zu einem realistischeren Zeitplan für das Projekt. Der Implementierungsplan berücksichtigt außerdem Abhängigkeiten und die Verfügbarkeit von Ressourcen, damit der Zeitplan reibungslos verläuft und eingehalten wird.
Wichtige Schritte der Projektimplementierung
Hier sind einige der wichtigsten Schritte, die Sie als Projektmanager in der Ausführungsphase des Projekts steuern müssen. Ihr Implementierungsplan sollte die notwendigen Bestandteile enthalten, die Ihnen helfen, diese Schritte umzusetzen.
1. Ziele und Vorgaben kommunizieren
Sobald Sie die Projektziele und Vorgaben festgelegt haben, müssen Sie im nächsten Schritt sicherstellen, dass das Team sie versteht. Damit das Projekt gelingt, braucht es die Zustimmung und das Engagement des Projektteams. Ein Meeting ist ein guter Weg, dies zu kommunizieren, aber auch Projektdokumente, auf die das Team zurückgreifen kann, sind eine sinnvolle Option.
2. Den Leistungsumfang festlegen
In diesem entscheidenden Schritt werden die Projektziele ermittelt, die Vorgaben umrissen und die Anforderungen erfasst, einschließlich der Erwartungen und aller Einschränkungen, die sich auf das Projekt auswirken könnten. Hier werden die Lieferobjekte des Projekts aufgelistet, die Grenzen dessen festgelegt, was zum Umfang gehört und was nicht, und mithilfe eines Projektstrukturplans alle Aufgaben und Teilaufgaben ermittelt. Außerdem werden die Ressourcen bestimmt, die Erfolgskriterien festgehalten und es wird sichergestellt, dass der Umfang dem Team klar kommuniziert wird.
3. Den Ressourcenbedarf schätzen
Der Ressourcenbedarf wird zunächst im Leistungsumfang ermittelt und jetzt genauer definiert. Dazu werden zuerst alle Projektaufgaben aufgelistet und dann die benötigten Ressourcenarten bestimmt, etwa Personal, Material, Ausrüstung und finanzielle Mittel. Anschließend wird die Verfügbarkeit dieser Ressourcen geprüft und die benötigten Mengen werden prognostiziert. Das Ergebnis wird mit den Stakeholdern besprochen.
4. Potenzielle Risiken identifizieren
Risiken sind unerwartete Ereignisse, doch sie lassen sich proaktiv steuern, indem man ein Risikomanagementteam bildet und Risikokriterien festlegt. Das Projektteam sollte in einem Brainstorming sammeln, welche Risiken während des Projekts auftreten könnten, diese auflisten und nach ihren Auswirkungen und ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit einordnen. Danach lassen sich die Risiken priorisieren, damit die Teams wissen, wie sie darauf reagieren sollen.
5. Rollen und Verantwortlichkeiten im Team festlegen
Der Projektmanager legt die Rollen und Verantwortlichkeiten fest und teilt sie dem Projektteam mit. Die Teammitglieder sollten verstehen, was von ihnen erwartet wird und an wen sie sich mit Fragen zu ihrer Arbeit wenden können. All das trägt zu einem reibungslosen Projektablauf bei.
6. Erfolgskriterien für Lieferobjekte festlegen
Die Lieferobjekte des Projekts müssen Qualitätsstandards erfüllen. Dafür braucht es Erfolgskriterien für die Übergabe dieser Lieferobjekte. Sie benötigen einen Maßstab, mit dem Sie feststellen können, ob das Lieferobjekt dem entspricht, was es sein soll. Dieser Maßstab wird als Erfolgskriterium bezeichnet und gilt für jedes Lieferobjekt, ob materiell oder immateriell.
7. Die Arbeit in einer Projektzeitleiste planen
Jedes Projekt braucht einen Zeitplan, der im einfachsten Fall aus einem Start- und einem Enddatum für Ihr Projekt besteht. Zwischen diesen beiden Punkten liegen Phasen und Aufgaben, die ebenfalls Start- und Enddaten haben. Um diese Fristen zu steuern, verwenden Sie eine Projektzeitleiste, die alles übersichtlich an einem Ort darstellt.
8. Kosten, Zeit und Leistung überwachen
Damit Sie Zeitplan und Budget einhalten, müssen Sie das Projekt während der Ausführungsphase genau im Blick behalten. Zu den Faktoren, die Sie überwachen sollten, gehören Kosten, Zeit und Leistung. Die Kosten beziehen sich auf Ihr Budget, die Zeit auf Ihren Zeitplan, und die Leistung wirkt sich auf beides sowie auf die Qualität aus. Wenn Sie diese Kennzahlen verfolgen, können Sie Anpassungen vornehmen, um im Zeit- und Budgetrahmen zu bleiben.
9. Den Stakeholdern Bericht erstatten
Während der Projektmanager das Projekt überwacht, wollen auch die Stakeholder, die ein berechtigtes Interesse am Projekt haben, auf dem Laufenden bleiben. Um ihre Erwartungen zu steuern und zu zeigen, dass das Projekt alle Meilensteine erreicht, sollten Sie Projektberichte wie Projektstatusberichte erstellen. Diese können den Stakeholdern regelmäßig vorgelegt werden, damit sie stets informiert sind.
Was sind die Kernbestandteile eines Implementierungsplans?
Es gibt keine Standardlösung, die für jeden Implementierungsplan passt. Wir haben jedoch eine Gliederung für Implementierungspläne erstellt, die Sie für Ihre Projekte nutzen können. Das sind ihre Bestandteile.
- Projektziele und Vorgaben: Das Projektziel ist das übergeordnete Ziel Ihres Projekts, während die Vorgaben die wichtigsten Meilensteine oder Ergebnisse sind, die erreicht werden müssen, um es zu verwirklichen.
- Erfolgskriterien: Der Projektmanager muss sich mit den Stakeholdern darauf einigen, welche Erfolgskriterien für das Projekt gelten.
- Lieferobjekte des Projekts: Lieferobjekte sind die materiellen oder immateriellen Ergebnisse von Projektaufgaben.
- Umfangsbeschreibung: Die Umfangsbeschreibung stellt kurz den Projektumfang dar, also vereinfacht gesagt die Projektarbeit, die zu leisten ist.
- Ressourcenplan: Erstellen Sie einen einfachen Ressourcenplan, der das Personal, die Ausrüstung und die Materialien aufführt, die Ihr Projekt benötigt.
- Risikoanalyse: Verwenden Sie ein Instrument zur Risikobewertung wie eine SWOT-Analyse oder ein Risikoregister. Für Ihre Risikoanalyse stehen verschiedene Instrumente mit unterschiedlichem Detailgrad zur Verfügung.
- Implementierungszeitplan: Jeder Implementierungsplan braucht eine klare Projektzeitleiste, damit er richtig umgesetzt werden kann. Nutzen Sie dafür ein leistungsfähiges Werkzeug wie ein Gantt-Diagramm.
- Meilensteine des Implementierungsplans: Sie müssen die wichtigsten Meilensteine Ihres Implementierungsplans festlegen, damit Sie seinen Fortschritt leicht verfolgen können.
- Rollen und Verantwortlichkeiten im Team: Der Implementierungsplan setzt sich nicht von selbst um. Sie müssen Ihren Teammitgliedern Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen.
- Kennzahlen des Implementierungsplans: Sie benötigen KPIs, OKRs oder andere Leistungskennzahlen, mit denen Sie den Fortschritt Ihres Implementierungsplans steuern können.
So erstellen Sie einen Implementierungsplan
Gehen Sie nach diesen Schritten vor, um einen Implementierungsplan für Ihr Projekt oder Unternehmen zu erstellen. Sie können auch Projektmanagement-Software wie ProjectManager nutzen, die Sie im Implementierungsprozess unterstützt.
1. Ihren Projektplan prüfen
Ermitteln Sie zunächst, was Sie für die Ausführung Ihres Implementierungsplans benötigen:
- Welche Teams müssen beteiligt werden, um die strategischen Ziele zu erreichen?
- Wie lange wird es dauern, die strategischen Ziele umzusetzen?
- Welche Ressourcen sollten zugewiesen werden?
Durch Gespräche mit Stakeholdern, wichtigen Partnern, Kunden und Teammitgliedern können Sie die wichtigsten Aufgaben ermitteln und entsprechend priorisieren. In dieser Phase sollten Sie auch alle Ziele auflisten, die Sie erreichen möchten, um den strategischen Plan mit dem Implementierungsplan zu verzahnen. Alles muss auf diesen strategischen Plan zurückzuführen sein, damit Ihr Implementierungsplan funktioniert.
2. Annahmen und Risiken erfassen
Dieser Schritt ist eine Erweiterung der Recherche- und Erkundungsphase, doch es ist ebenso wichtig, Annahmen und Risiken in Ihrem Implementierungsplan aufzuzeigen. Dazu kann alles gehören, was die Ausführung des Implementierungsplans beeinträchtigen könnte, etwa Urlaubstage oder Feiertage, die Sie in Ihrer Zeitleiste nicht berücksichtigt haben, Budgetbeschränkungen, der Ausfall von Personal, Marktinstabilität oder sogar Werkzeuge, die repariert werden müssen, bevor die Implementierung beginnen kann.
3. Aufgabenverantwortliche bestimmen
Jede Aktivität in Ihrem Implementierungsplan braucht einen hauptverantwortlichen Aufgabeninhaber, der sich für sie einsetzt. Damit Aufgaben richtig zugewiesen werden, muss diese Person die Delegation übernehmen. Sie stellt also sicher, dass alle Abläufe wie gewohnt funktionieren, verfolgt die Produktivität ihrer Teams und vieles mehr. Projektplanungssoftware ist für diesen Bereich praktisch unverzichtbar.
4. Projektaufgaben definieren
Als Nächstes legen Sie alle einzelnen Aktivitäten fest, um Ihren Plan zu vervollständigen. Stellen Sie sich zunächst die folgenden Fragen:
- Aus welchen Schritten oder Meilensteinen besteht der Plan?
- Welche Aktivitäten sind nötig, um jeden Schritt abzuschließen?
- Wer muss an dem Plan beteiligt werden?
- Welche Anforderungen haben die Stakeholder?
- Welche Ressourcen sollten zugewiesen werden?
- Gibt es Meilensteine, die wir aufführen müssen?
- Welche Risiken ergeben sich aus den Annahmen, die wir notiert haben?
- Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben?
Sobald alle Aktivitäten umrissen, alle Ressourcen aufgelistet und alle Stakeholder ihre Zustimmung gegeben haben (aber noch keine Maßnahmen ergriffen wurden), können Sie Ihren Implementierungsplan als vollständig und bereit für die Ausführung betrachten.
Beispiel für einen Implementierungsplan
Implementierungspläne werden täglich von Unternehmen aller Branchen eingesetzt. Hier ist ein einfaches Beispiel für einen Implementierungsplan, das wir mit ProjectManager erstellt haben, damit Sie besser verstehen, wie Implementierungspläne funktionieren. Stellen Sie sich vor, ein Softwareentwicklungsteam erstellt eine neue App.
- Projektziel: Eine neue App erstellen
- Projektvorgaben: Alle Lieferobjekte des Projekts, die erreicht werden müssen, um dieses übergeordnete Ziel zu verwirklichen.
- Erfolgskriterien: Das Entwicklungsteam muss sich mit den Stakeholdern des Projekts abstimmen und sich auf Erfolgskriterien einigen.
- Umfangsbeschreibung: Hier dokumentiert das Entwicklungsteam die gesamte Arbeit, die für die Entwicklung der App nötig ist. Diese Arbeit wird in Aufgaben aufgeteilt, die in der Produkt- und Softwareentwicklung als User Stories bezeichnet werden. Hier muss das Team auch alle Ausschlüsse festhalten, also alles, was nicht erledigt wird.
- Ressourcenplan: In diesem Fall sind die Ressourcen alle Fachkräfte, die am Softwareentwicklungsprozess beteiligt sind, sowie die Ausrüstung, die das Team benötigt.
- Risikoanalyse: Mithilfe eines Risikoregisters kann der Produktmanager alle potenziellen Risiken auflisten, die den Entwicklungsprozess der App beeinträchtigen könnten.
- Zeitplan, Meilensteine und Kennzahlen: Hier sehen Sie die Zeitleiste eines Implementierungsplans, die wir in der Gantt-Diagramm-Ansicht von ProjectManager erstellt haben. Die Rautensymbole stehen für die Meilensteine des Implementierungsplans.
- Rollen und Verantwortlichkeiten im Team: Ebenso haben wir ein Gantt-Diagramm verwendet, um die Aufgaben des Implementierungsplans entsprechend ihren Rollen und Verantwortlichkeiten den Teammitgliedern zuzuweisen.
Weitere kostenlose Vorlagen für die Projektimplementierung
Auf unserer Website gibt es viele kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die Sie gratis herunterladen können. Diese Vorlagen decken alle Aspekte des Projektmanagements in zahlreichen Branchen ab. Hier sind nur einige Beispiele, die Ihnen bei der Projektimplementierung helfen können.
Gantt-Diagramm-Vorlage
Ein Gantt-Diagramm ist ein klassisches Werkzeug der Terminplanung im Projektmanagement, das Aufgaben auf einer Zeitleiste anordnet und so das gesamte Projekt darstellt. Diese kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlage für Excel hilft Projektmanagern, einen realistischen Zeitplan für ihre Projekte zu erstellen, und ist daher entscheidend für die Entwicklung eines Implementierungsplans.
RACI-Matrix-Vorlage
Ein weiterer Aspekt der Projektimplementierung ist die Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam. Mit dieser kostenlosen RACI-Matrix-Vorlage für Excel weiß jeder, wofür er zuständig ist, denn sie gliedert die Rollen in verantwortlich (Responsible), rechenschaftspflichtig (Accountable), konsultiert (Consulted) und informiert (Informed).
Projektbudget-Vorlage
Ein genaues Budget muss gleich zu Beginn des Projekts festgelegt werden. Mit dieser kostenlosen Projektbudget-Vorlage für Excel können Projektmanager Kosten realistisch prognostizieren. Sie erfasst Personalkosten, Beraterhonorare, Rohstoffe, Softwarelizenzen, Reisekosten und sogar Telefongebühren, Büroflächen- und Gerätemieten, allgemeine Verwaltungskosten und Versicherungen.
Vorteile eines Implementierungsplans für den Prozess der Projektimplementierung
Der Implementierungsplan trägt wesentlich zum Erfolg Ihres gesamten strategischen Plans bei. Darüber hinaus gibt es Ihren Teammitgliedern das Gefühl, die langfristige Ausrichtung des Unternehmens mitzugestalten, wenn Sie ihnen sowohl Ihren strategischen Plan als auch dessen Umsetzung vermitteln.
Bessere Zusammenarbeit
Ein gut kommunizierter Implementierungsplan trägt außerdem dazu bei, die Zusammenarbeit zwischen allen Teams in sämtlichen Schritten des Implementierungsprozesses zu verbessern. Es ist leicht, isoliert zu arbeiten: Sie kennen Ihren täglichen Ablauf genau und wissen, wie Sie ihn umsetzen. Aber über die eigenen Grenzen hinweg sicherzustellen, dass Ihr Team auf die Projektziele ausgerichtet ist, die Sie ebenfalls erreichen wollen? Das ist eine ganz andere Sache. Mit einem Implementierungsplan lässt sich diese Kluft etwas leichter überbrücken.
Engagement
Mit einem gründlich recherchierten und klar definierten Implementierungsplan können Sie zudem die Unterstützung der Stakeholder und der wichtigen Partner sichern, die am Projekt beteiligt sind. Und ganz gleich, an welchem Meilenstein Sie gerade stehen: Mit einer sauberen Dokumentation können Sie diese Unterstützung immer wieder aufs Neue gewinnen.
Orientierung
Letztlich besteht der größte Vorteil eines Implementierungsplans darin, dass er es dem Unternehmen deutlich leichter macht, seine langfristigen Ziele zu erreichen. Wenn alle Teams genau wissen, was Sie erreichen wollen und wie, lässt sich das Vorhaben leicht verwirklichen.
Häufige Fragen zum Implementierungsplan
Es gibt noch mehr über Implementierungspläne zu wissen. Das Thema ist umfangreich, und wir haben versucht, es so gründlich wie möglich zu behandeln. Falls Sie dennoch weitere Fragen haben, beantworten wir sie hoffentlich im Folgenden.
Was ist der Unterschied zwischen einem Aktionsplan und einem Implementierungsplan?
Der Hauptunterschied zwischen einem Aktionsplan und einem Implementierungsplan besteht darin, dass sich ein Aktionsplan ausschließlich auf die Beschreibung von Arbeitspaketen und Aufgaben konzentriert. Der Implementierungsplan ist dagegen ganzheitlicher und berücksichtigt weitere Faktoren, die den Implementierungsprozess beeinflussen, etwa Risiken, Ressourcen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten im Team.
Was ist ein Implementierungsplan im Unternehmen?
Ein Implementierungsplan im Unternehmen umfasst die Schritte, mit denen ein Unternehmen seinen strategischen Plan umsetzt und alle darin beschriebenen Geschäftsziele erreicht.
Was ist ein Implementierungsplan im Projektmanagement?
Implementierungspläne haben im Projektmanagement viele Einsatzbereiche. Sie sind ein Planungsinstrument, mit dem Projektmanager kleinere Vorhaben innerhalb ihres Projektplans steuern können. So kann beispielsweise ein Implementierungsplan nötig sein, um Maßnahmen zur Risikominderung oder Änderungsanträge umzusetzen oder bestimmte Lieferobjekte zu erstellen.
So erstellen Sie einen Implementierungsplan mit ProjectManager
Einen Implementierungsplan zu erstellen und zu steuern, ist eine große Verantwortung, die Sorgfalt, Geduld und ausgeprägtes Organisationstalent erfordert.
Es gibt viele Möglichkeiten, einen Implementierungsplan für ein Projekt so zu gestalten, dass er optimal zu Ihrem Team passt. Mit ProjectManager haben Sie Zugriff auf agile und Wasserfall-Planung. So können Sie große wie kleine Projekte in Sprints planen, Probleme verfolgen und mühelos zusammenarbeiten. Nutzen Sie Kanban-Boards, um Backlogs zu verwalten oder Workflows in Abteilungen abzubilden.
Ändern sich die Aktivitäten nach einem Meilenstein-Meeting mit den Stakeholdern? Mit den Funktionen unserer Software können Sie Ihren Implementierungsplan ganz einfach aktualisieren. Fügen Sie neue Aufgaben hinzu, legen Sie Fälligkeitstermine fest und verfolgen Sie, wie weit Ihr Team bei den aktuellen Aktivitäten ist.
Weitere Inhalte zur Projektplanung
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- 3 Projektplan-Beispiele (mit Vorlagen)
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- Projektplan: Grundlagen der Projektplanung
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