Die Organisation des Teams ist in jedem großen Projekt entscheidend. Wenn jede Person genau weiß, welche Rolle sie im Projekt hat, steigen die Erfolgschancen erheblich.

Die RACI-Matrix (auch RACI-Diagramm oder RACI-Tabelle genannt) wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder abgestimmt sind und zusammenarbeiten. Mit unserer kostenlosen RACI-Matrix-Vorlage können Sie Ihr Team organisieren und die Zusammenarbeit verbessern.

Was ist eine RACI-Matrix-Vorlage?

Eine RACI-Matrix ist eine Tabelle, die die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder in Bezug auf die Aufgaben eines Projekts identifiziert und definiert. Eine RACI-Matrix-Vorlage verwendet die Buchstaben R, A, C und I, um die Verantwortlichkeiten im Team zu klassifizieren. RACI steht für Verantwortlich (Responsible), Zustimmend (Accountable), Konsultiert (Consulted) und Informiert (Informed).

Um diese kostenlose RACI-Matrix-Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild.

Verantwortlich (R)

Dies ist die Person, die für die Durchführung der Arbeit zuständig ist. Wenn sie in einer RACI-Matrix als „verantwortlich“ gekennzeichnet ist, bedeutet dies, dass sie aktiv an der Umsetzung der Aufgabe beteiligt ist.

Zustimmend (A)

Dies ist die Person, die die Aufgabe überwacht und sicherstellt, dass sie korrekt ausgeführt wird. Sie ist nicht direkt in die Arbeit eingebunden, sondern leitet und garantiert deren Fertigstellung.

Konsultiert (C)

Diese Person liefert Informationen und Unterstützung zu einer bestimmten Aufgabe oder einem bestimmten Lieferobjekt. Sie trägt keine direkte Verantwortung für die Aufgabe, stellt jedoch die Informationen bereit, die die verantwortliche Person (R) für die Umsetzung benötigt.

Informiert (I)

Dies ist die Person oder Gruppe, die über den Fortschritt einer Aufgabe oder eines Lieferobjekts auf dem Laufenden gehalten werden muss. In der Regel handelt es sich um das obere Management oder einen Kunden, der den Projektfortschritt verstehen muss, ohne direkt an der Umsetzung beteiligt zu sein.

Warum eine RACI-Matrix-Vorlage verwenden?

Eine RACI-Matrix-Vorlage kann entscheidend für den Projekterfolg sein. Richtig eingesetzt wird die RACI-Matrix während des gesamten Projekts zum Referenzdokument für das gesamte Team. Sie hält das Projekt auf Kurs, indem sie klar definiert, wer für was verantwortlich ist. Wenn jedes Mitglied weiß, wofür es zuständig ist, werden Missverständnisse, Zeitverluste und Verwirrung vermieden.

Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren

Eine RACI-Matrix ist ein Diagramm im Projektmanagement, das hilft, das Problem „zu viele Köche verderben den Brei“ zu vermeiden, bei dem zu viele Meinungen zu Verzögerungen und unnötigem Stress führen. Die RACI-Matrix zeigt, wer die Aufgabe ausführt (R), wer konsultiert werden muss (C) und wer das letzte Wort hat (A).

Sobald Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams definiert haben, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, damit es effizient arbeiten kann. ProjectManager verbindet Ihr Team mit Online-Funktionen, die Zusammenarbeit und Berichterstattung erleichtern. Verantwortliche können ihre Aufgaben verwalten und gemeinsam auf Kanban-Boards arbeiten. Informierte Stakeholder erhalten automatisierte, anpassbare Berichte. Zustimmende können Leistung und Fortschritt mit Echtzeit-Dashboards überwachen. ProjectManager ist das All-in-One-Tool für alle Teammitglieder. Testen Sie es noch heute kostenlos!

Wer sollte eine RACI-Matrix-Vorlage verwenden?

Verschiedene Rollen innerhalb einer Organisation können von der Verwendung dieser Vorlage profitieren. Im Projektmanagement sind Projektmanager die Hauptnutzer, da sie RACI-Matrizen verwenden, um Rollen und Verantwortlichkeiten für ihr Team und die Stakeholder zu definieren und zu kommunizieren. Programmmanager und Projektkoordinatoren können sie ebenfalls nutzen, um Rollen in zusammenhängenden Projekten zu verwalten, für Abstimmung zu sorgen oder Verantwortlichkeiten zu dokumentieren.

Auch Betriebsleiter, Prozessverbesserungsspezialisten und Business-Analysten können diese RACI-Vorlage verwenden. Sie hilft dabei, Rollen innerhalb von Betriebsprozessen zu definieren, sodass alle ihre Aufgaben verstehen. Weitere Rollen, die davon profitieren können, sind Change Manager, Berater, Qualitätsverantwortliche, Teamleiter oder Abteilungsleiter. Mit anderen Worten: Jeder, der Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse klarstellen muss, kann von diesem Tool profitieren.

Beispiele, wann man eine RACI-Matrix-Vorlage verwenden sollte

Sehen wir uns einige konkrete Beispiele an, wie diese Vorlage genutzt werden kann.

• RACI-Matrix für Ingenieurwesen: Ein Ingenieur kann eine RACI-Matrix verwenden, wenn er an Projekten mit mehreren Ingenieuren, Technikern und Stakeholdern arbeitet, um festzulegen, wer für Tests, Design, Implementierung oder Dokumentation zuständig ist.
• RACI-Matrix für Softwareentwicklung: Ein Entwickler, Qualitätstester, QA-Verantwortlicher oder ähnliche Rollen können eine RACI-Testmatrix verwenden, um Funktionen zu klären. Beispielsweise legt die Matrix während von Leistungstests fest, wer die Skripte erstellt, die Tests durchführt und die Ergebnisse analysiert.
• RACI-Matrix für Projektmanagement: Ein Projektmanager kann eine RACI-Matrix einsetzen, wenn ein neues Teammitglied hinzukommt, da dieses Dokument bei der Einarbeitung hilft. Sie kann auch zu Beginn eines Projekts verwendet werden, um Erwartungen vor dem formellen Projektstart festzulegen.
• RACI-Matrix für Scrum: Ein Scrum Master oder Product Owner kann eine RACI-Matrix in der Softwareentwicklung nutzen, um Rollen gegenüber dem Team und den Stakeholdern klar zu kommunizieren. Sie hilft, Verantwortlichkeiten zu definieren, das Product Backlog zu verwalten und Verantwortlichkeit sicherzustellen.

Wie man die RACI-Matrix-Vorlage verwendet

Schritt 1: Projektaufgaben auflisten

In Spalte 1 unter der Überschrift „Projektaufgaben“ sollten Sie alle Aufgaben auflisten, die im Rahmen dieses Projektplans erledigt werden. In unserem Beispiel haben wir die Aufgaben in verschiedene Projektphasen kategorisiert, um alles übersichtlicher zu gestalten.

Falls gewünscht, können Sie die Projektphasen weglassen und einfach eine umfassende Aufgabenliste erstellen. Wir haben jedoch festgestellt, dass die Verwendung von Projektphasen hilfreich ist.

Schritt 2: Alle Teammitglieder auflisten

Als Nächstes suchen Sie die hellblaue Leiste. Von links nach rechts fügen wir in diesem Bereich alle Teammitglieder hinzu. Schließen Sie alle Stakeholder Ihrer Organisation ein, auch wenn sie nicht direkt an der Umsetzung des Projektumfangs beteiligt sind.

Wir finden es nützlich, in diesem Abschnitt die Position oder Rolle zu verwenden, auch wenn Sie die Namen der Stakeholder eintragen können. Wir bevorzugen die Verwendung der Rollenbezeichnungen, da dieses Dokument auch für Personen nützlich sein kann, die die Matrix sehen, aber nicht alle Namen kennen.

Schritt 3: R, A, C, I für jede Aufgabe zuweisen

Suchen Sie die erste Projektaufgabe (sie sollte ganz oben in Spalte A stehen). Sobald Sie sie gefunden haben, bewegen Sie sich in der Matrix nach rechts. Entscheiden Sie, wer (R) Verantwortlich für die Durchführung der Arbeit dieser bestimmten Aufgabe ist. Denken Sie daran, dass R die Person ist, die die Arbeit tatsächlich ausführt.

Gehen Sie weiter nach rechts und wählen Sie, wer (A) Zustimmend für diese Aufgabe ist. Dies ist die Person, die dafür sorgt, dass die Aufgabe korrekt und innerhalb der im Projektzeitplan festgelegten Frist abgeschlossen wird.

Entscheiden Sie anschließend, wer (C) Konsultiert für diese Aufgabe ist. Denken Sie daran, dass C bedeutet, dass eine Person um Hilfe oder Rat gebeten wird und gemeinsam mit dem Verantwortlichen arbeitet, um die Aufgabe zu erfüllen. In einigen Fällen gibt es für eine Aufgabe keine C-Person, und das ist in Ordnung.

Schließlich bestimmen Sie für jede in der Projektstrukturplan des Projekts definierte Aufgabe, wer über den Fortschritt informiert wird. Diese Person wird als (I) Informiert gekennzeichnet. Wenn jemand als I eingestuft ist, wird er über den Fortschritt der Aufgabe auf dem Laufenden gehalten, gibt jedoch kein direktes Feedback an den Verantwortlichen.

Eine informierte Person bedeutet einseitige Kommunikation, im Gegensatz zu einer konsultierten Person, die in einen zweiseitigen Dialog über die Aufgabe eingebunden ist. Die meisten Aufgaben werden eine informierte Person haben, obwohl dies in einigen Fällen nicht erforderlich ist.

Schritt 4: Die RACI-Tabelle teilen

Sobald Ihre RACI-Tabelle vollständig ausgefüllt ist, ist es wichtig, das Dokument mit allen Mitgliedern des Projektteams zu teilen. Dieser Schritt ist entscheidend, da eine RACI-Matrix am nützlichsten ist, wenn jedes Mitglied genau versteht, welche Rolle es in jeder Phase des Projektlebenszyklus hat.

ProjectManager kann Ihnen helfen, Projekte besser zu verwalten

Eine RACI-Matrix ist eine hervorragende Möglichkeit, ein Projekt zu organisieren und zu visualisieren, aber sie ist nicht das einzige Werkzeug, das Sie verwenden können. ProjectManager bietet eine komplette Suite von Projektmanagement-Tools, die Sie ausprobieren sollten. Hier sind einige davon.

Gantt-Diagramme

ProjectManager verfügt über Online-Gantt-Diagramme, die Ihre Aufgabenliste in einen Projektzeitplan verwandeln. Im Gantt-Diagramm können Sie Aufgaben Teammitgliedern zuweisen, deren Fortschritt verfolgen und Stakeholder auf dem Laufenden halten.

Projekt-Dashboards

ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software. Das bedeutet, dass sein Echtzeit-Dashboard Ihnen den Fortschritt anzeigt, während er passiert. Es ist eine hervorragende Möglichkeit, den Fortschritt zu überwachen und einen Überblick zu behalten.

Projektberichte

Für detailliertere Informationen bietet ProjectManager benutzerfreundliche Berichte, die Sie filtern können, um nur die für Sie relevanten Daten anzuzeigen. Dies kann besonders hilfreich sein, um die Stakeholder zu verwalten, die Sie in Ihrer RACI-Matrix identifiziert haben.

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