Diese Projektauftrag-Vorlage ermöglicht es Ihnen, alle allgemeinen Informationen zu Ihrem Projekt zu dokumentieren, wie zum Beispiel den Umfang, die Stakeholder, die Ergebnisse, die Ziele und die Zielsetzungen, unter anderem. Sobald Sie diese identifiziert haben, können Sie Aufgabenlisten sowie Ressourcen-, Finanz- und Qualitätspläne erstellen, um den Arbeitsumfang zu definieren. Ihr Projektauftrag ist ein wichtiges Dokument, da es einen leicht verständlichen Überblick über Ihr Projekt bietet, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
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Was ist eine Projektauftrag-Vorlage?
Wie vom Project Management Institute im *Project Management Body of Knowledge (PMBOK)* definiert, dokumentiert ein Projektauftrag „die übergeordneten Informationen zum Projekt“, um ein gemeinsames Verständnis der Stakeholder in Bezug auf Projektergebnisse, Meilensteine sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektmanagement-Teams sicherzustellen.
Eine Projektauftrag-Vorlage ist daher einfach ein Formular, das Projektträgern ermöglicht, einen Projektauftrag mit den Informationen zu erstellen, die Stakeholder und Entscheidungsträger benötigen, um ein Projekt zu bewerten und zu entscheiden, ob es umgesetzt werden soll oder nicht. Dies ist besonders hilfreich für projektorientierte Organisationen, die regelmäßig Projekte durchführen.
Wann man eine Projektauftrag-Vorlage verwendet
Die Projektauftrag-Vorlage wird hauptsächlich in der Initiierungsphase des Projekts verwendet. In dieser Phase leitet der Projektsponsor die Erstellung des Projektauftrags, indem er allgemeine Informationen über das Projekt sammelt, einschließlich der Ziele, geschäftlichen Anforderungen, des Budgets und der Zeitpläne. Er definiert den Projektumfang, den Zweck, die Ergebnisse, Einschränkungen und Risiken. Häufig arbeitet der Projektsponsor mit dem Projektmanager oder den Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass das Projekt realisierbar ist.
Sobald ein Projektauftrag entworfen wurde, legt der Sponsor ihn Entscheidungsträgern wie Führungskräften zur Genehmigung vor. Stakeholder können Feedback geben oder Anpassungen vorschlagen. Sobald der Projektauftrag genehmigt ist, wird der Projektmanager benannt und die Finanzierung gesichert. All dies geschieht in der Initiierungsphase.
Warum Sie eine Projektauftrag-Vorlage benötigen
Es gibt immer einen Grund, ein Projekt zu initiieren – und diese Projektauftrag-Vorlage hilft, diese Gründe zu umreißen. Das ist sehr wichtig, da Entscheidungsträger den Projektauftrag verwenden, um während des Projektannahmeprozesses zu bestimmen, ob ein Projekt genehmigt oder abgelehnt wird.
Einige der in der Projektauftrag-Vorlage für Word beschriebenen Punkte sind die Vision, die Ziele, der Projektumfang und die Ergebnisse des Projekts. Anschließend müssen Sie die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten im Projekt festlegen – von den Stakeholdern bis zu den Teammitgliedern. Schließlich sollten Sie erklären, wie Sie das Projekt angehen wollen – das umfasst den Projektumfang, die Ressourcen und die Anforderungen der Stakeholder, unter anderem.
Um diese Projektauftrag-Vorlage auszufüllen, müssen Sie Informationen aus einigen anderen Projektmanagement-Dokumenten sammeln. Dazu gehören die Geschäftsfall und die Machbarkeitsstudie. Sobald diese Dokumente und der Projektauftrag genehmigt sind, können Sie mit der Projektplanungsphase beginnen.
Sobald Ihr Projektteam feststeht und der Projektauftrag genehmigt wurde, können Sie Projektmanagement-Software verwenden, um den Projektauftrag in einen Projektplan umzuwandeln, der verfolgt werden kann. Das Gantt-Diagramm von ProjectManager verfügt über leistungsstarke Projektplanungsfunktionen, mit denen Sie einen Projektzeitplan erstellen, Aufgabenabhängigkeiten verknüpfen, Ressourcen zuweisen, Kosten überwachen und den kritischen Pfad berechnen können. Nachdem Sie die Basislinie des Projektzeitplans festgelegt haben, können Sie den tatsächlichen Fortschritt Ihres Teams in Echtzeit mit Ihrem Plan vergleichen – und so sicherstellen, dass Ihr Projekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets bleibt. Testen Sie es selbst mit einer kostenlosen 30-Tage-Testversion.
Die Projektauftrag-Vorlage schafft somit die Grundlage für den Projektplan. Sie gehen dabei ins Detail, um den Projektumfang zu definieren, der alle zu erreichenden Ergebnisse des Projekts umfasst. Sobald Sie einen Projektauftrag haben, müssen Sie Ihr Projektteam zusammenstellen und mit den Phasen der Planung, Ausführung und Überwachung beginnen.
Wie man diese Projektauftrag-Vorlage verwendet
Bevor Sie sich mit den Elementen Ihrer Projektauftrag-Vorlage beschäftigen, gibt es einige Schritte, die Ihnen helfen, ein besseres Endergebnis zu erzielen. Wie bei jedem Projekt zahlt sich die Recherche und Sorgfalt, die Sie im Vorfeld investieren, während der Projektausführungsphase aus.
Zunächst ist das Erstellen eines Projektauftrags keine Einzelleistung. Auch wenn diese Aufgabe oft dem Projektmanager zufällt, ist es sinnvoll, sich beim Erstellen des Projektauftrags Unterstützung von den Teammitgliedern zu holen. Bevor Sie das erste Wort schreiben, führen Sie ein Meeting durch, das alle Projektbeteiligten, Kunden und Teammitglieder einschließt.
Es ist wichtig, diese Diskussion offen zu gestalten, damit das Feedback aller gehört und idealerweise dokumentiert wird. Dadurch werden Ideen und verschiedene Perspektiven für Ihren Projektauftrag gesammelt, und gleichzeitig bleiben alle, die an der Projektplanung beteiligt sind, informiert und Missverständnisse werden vermieden.
Dieses Meeting ist eine wertvolle Informationsquelle für Ihre Analyse. Überprüfen Sie Ihre Notizen, und wenn Sie einen Entwurf des Projektauftrags erstellt haben, zeigen Sie ihn den Teilnehmenden des Meetings. Sie könnten zusätzliche Ideen oder Änderungen vorschlagen, die Sie zur Aktualisierung Ihrer Projektauftrag-Vorlage verwenden können.
Wer sollte diese Projektauftrag-Vorlage verwenden?
Verschiedene Rollen innerhalb der Organisation können eine kostenlose Projektauftrag-Vorlage nutzen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele.
- Projektsponsor: Der Projektsponsor verwendet die Projektauftrag-Vorlage, um Details zum Geschäftsfall des Projekts auszufüllen und zu zeigen, wie es mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt. Sie hilft, die Finanzierung zu sichern und den Zweck des Projekts den Stakeholdern zu vermitteln, damit sie die übergeordneten Ziele verstehen. Wenn das Projekt voranschreitet, bezieht sich der Sponsor auf den Auftrag, um sicherzustellen, dass er weiterhin mit den ursprünglichen Zielen übereinstimmt.
- Project Management Office (PMO): Das PMO verwendet ebenfalls eine Projektauftrag-Vorlage, um Projekte hinsichtlich ihrer Übereinstimmung mit den organisatorischen Prioritäten und Ressourcenbeschränkungen zu prüfen und zu standardisieren. Sie überprüfen den Auftrag, um sicherzustellen, dass er realisierbar ist und alle notwendigen Komponenten (Risiken, Umfang, Ziele) dokumentiert sind. Sie können die Vorlage auch nutzen, um Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Projektmanager mit Methoden oder Tools zu unterstützen. Das Dokument dient als Referenzpunkt für das Portfoliomanagement, um sicherzustellen, dass das Projekt zu den übergeordneten strategischen Initiativen beiträgt.
- Projektmanager: Betrachten Sie den Projektauftrag als eine Roadmap, die der Projektmanager verwendet, um die Projektplanung, Ausführung und Entscheidungsfindung zu steuern. Diese Projektdokumentation bietet Klarheit über Umfang, Ziele und Ergebnisse, damit der Projektmanager einen detaillierten Plan entwickeln kann. Die Vorlage hilft auch dabei, Stakeholder und ihre Rollen zu identifizieren, sodass der Projektmanager die effektivsten Engagement- und Kommunikationsstrategien bestimmen kann.
- Abteilungsleiter und Funktionsmanager: Abteilungsleiter und Funktionsmanager verwenden ebenfalls eine Projektauftrag-Vorlage, um ihre Projektverantwortlichkeiten, Rollen und Ressourcenzusagen zu verstehen. Sie bietet ihnen ein klares Verständnis dafür, wie die Ergebnisse ihrer Abteilungen zu den gesamten Projektzielen beitragen. Manager verwenden die Vorlage, um Aufgaben für ihr Projektteam zu planen, Ressourcen zuzuweisen und sich mit anderen Abteilungen abzustimmen, um Konflikte zu vermeiden.
Was ist in dieser Projektauftrag-Vorlage enthalten?
Wie bei den meisten Projektmanagement-Dokumenten können die Elemente eines Projektauftrags von Projekt zu Projekt variieren.
Um es zu vereinfachen, teilen wir diese Projektauftrag-Vorlage in fünf Abschnitte auf.
- Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 1: Zusammenfassung, Projektzweck, Ziele und Erfolgskriterien
- Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 2: Projektumfang, Qualitätsmanagement und Zeitplan
- Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 3: Ressourcen, Kosten und Budget
- Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 4: Projektteam und Stakeholder
- Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 5: Änderungs- und Risikomanagement
Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 1: Zusammenfassung, Projektzweck, Ziele und Erfolgskriterien
In diesem Abschnitt definieren Sie den Zweck des Projekts, seine Ziele und Erfolgskriterien.
Zusammenfassung
Eine Zusammenfassung fasst die verschiedenen Abschnitte zusammen, die in diesem Dokument später detailliert beschrieben werden. Halten Sie sich kurz – Sie geben nur einen Überblick darüber, was folgt, ähnlich einem Inhaltsverzeichnis. Dieser Teil des Dokuments umfasst die Definition, Organisation und Planung, Risiken und Probleme sowie Annahmen und Einschränkungen.
Projektzweck und Vision
Sie müssen ein klares Bild davon haben, was das Projekt erreichen soll, und hier legen Sie diesen Zweck sowie eine übergeordnete Projektbeschreibung dar. Unsere kostenlose Projektauftrag-Vorlage für Word enthält die folgenden Abschnitte für Ihre Projektdefinition.
Um die Vision des Projekts zu beschreiben, sollten Sie prägnant formulieren. Der Projektzweck sollte in einem einzigen Satz erklärt werden, der das behandelte Problem oder die zu nutzende Gelegenheit beschreibt. Fassen Sie es auf den Punkt und stellen Sie sicher, dass es erreichbar ist.
Projektziele und -vorgaben
Bei den Projektzielen sollten Sie jene auflisten, die für das Projekt entscheidend sind. Jedes Ziel sollte eine Aussage sein, die beschreibt, was das Projekt erreichen wird. Diese Ziele müssen spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und termingebunden sein – leicht zu merken unter dem Akronym S.M.A.R.T.
Die Projektziele können in Teilziele untergliedert werden, darunter geschäftsspezifische und technologiebezogene Projektziele.
Erfolgskriterien des Projekts
In diesem Abschnitt sollten Sie die Metriken oder Standards auflisten, anhand derer gemessen wird, ob ein Projekt erfolgreich ist. Dadurch lassen sich klare Erwartungen festlegen und ein Rahmen für die Bewertung der Projektleistung schaffen. Zu den typischen Erfolgskriterien, die in einem Projektauftrag enthalten sind, gehören Zeit, Kosten, Umfang, Qualität, Risikomanagement und Stakeholder-Zufriedenheit. Sie können diese jedoch je nach den zu verfolgenden Kennzahlen anpassen.
Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 2: Projektumfang, Qualitätsmanagement und Zeitplan
In diesem Abschnitt definieren Sie den Zweck des Projekts, seine Ziele und Erfolgskriterien.
Projektumfang
Der Projektumfang fasst alle Aktivitäten, Meilensteine und Ergebnisse Ihres Projekts zusammen. Der Zweck des Projektumfangs besteht darin, die Grenzen der auszuführenden Arbeiten festzulegen. Beim Beschreiben des Projektumfangs müssen Sie berücksichtigen, welche Ressourcen benötigt werden – diese werden im Abschnitt zum Ressourcenmanagement weiter definiert. Vergessen Sie nicht, auch festzuhalten, was nicht in den Projektumfang fällt, und denken Sie über die damit verbundenen Risiken und Einschränkungen nach.
- Abhängigkeiten von Aufgaben: Danach sollten Sie die Abhängigkeiten der Aufgaben auflisten. Wie beeinflussen sie andere Aufgaben, und werden sie durch Nichtlieferung beeinflusst – sind sie also aufeinander angewiesen?
- Projektergebnisse: Die Projektergebnisse können in einer Tabelle gesammelt werden, z. B. mit dem Element in einer Spalte, gefolgt von seinen Komponenten in einer weiteren sowie der Beschreibung, den Erfolgskriterien und den Qualitätsanforderungen.
- Projektmeilensteine: Sie sollten wissen, welche Meilensteine im Verlauf des Projektlebenszyklus erreicht werden sollen. Projektmeilensteine sind wichtige Punkte im Projekt, die das Ende einer Phase markieren. Erstellen Sie eine Tabelle mit dem Meilenstein, dem geplanten Abschlussdatum und einer Beschreibung.
Qualitätsmanagement
Definieren Sie als Nächstes die Qualitätsstandards, die Qualitätssicherung und die Richtlinien zur Qualitätskontrolle auf hoher Ebene. Dies stellt sicher, dass die verschiedenen Prozesse ordnungsgemäß ausgeführt werden, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten. Listen Sie daher die Prozesse auf – ob Änderungsmanagement, Risikomanagement, Problemmanagement usw. – und beschreiben Sie sie anschließend.
Projektzeitplan
Der Abschnitt Projektzeitplan bietet eine Übersicht über den Zeitplan des Projekts auf hoher Ebene. Er sollte die wichtigsten Meilensteine und geplanten Fertigstellungstermine enthalten, um Erwartungen zu definieren und eine Grundlage für die detailliertere Projektplanung zu schaffen.
Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 3: Ressourcen, Kosten und Budget
Sobald die Projektaufgaben definiert sind, ist es an der Zeit, zu bestimmen, welche Ressourcen benötigt werden und welche Kosten sie verursachen. Zusätzlich gibt es einen Abschnitt zur Kosten-Nutzen-Analyse, der es ermöglicht, die geschätzten Projektkosten mit den potenziellen Vorteilen zu vergleichen, um den Wert des Projekts für die Organisation zu bestimmen.
Ressourcenmanagement
In diesem Abschnitt fassen Sie die Dauer und den Aufwand jedes Mitglieds des Projektteams zusammen. Beginnen Sie mit der Rolle, gefolgt von Start- und Enddatum sowie dem prozentualen Aufwand.
Nun folgt der finanzielle Teil. Hier unterteilen Sie die Kategorien in Kosten und Wert. Ein detaillierterer Finanzplan kann in der Planungsphase des Projekts entwickelt werden.
Geschätzte Kosten und Projektbudget
Dieser Abschnitt enthält einen Überblick auf hoher Ebene über die benötigten Ressourcen, um das Projekt abzuschließen. Er hilft dabei, die richtige Finanzierung zu sichern und die Erwartungen der Stakeholder zu steuern. Die geschätzten Projektkosten können Arbeits-, Material- oder Gemeinkosten umfassen, während das Gesamtprojektbudget eine Liste aller Kosten darstellt – einschließlich Arbeitskräfte, Materialien, Ausrüstung, Software, Reisen und Gemeinkosten.
Kosten-Nutzen-Analyse
Eine Kosten-Nutzen-Analyse (CBA) in einer kostenlosen Projektauftrag-Vorlage hilft, die Investition in die Projektressourcen zu rechtfertigen und sicherzustellen, dass das Projekt mit den Zielen der Organisation übereinstimmt. Sie kann auch helfen, die Zustimmung der Stakeholder zu gewinnen und Risiken zu mindern. Zu den Elementen einer Kosten-Nutzen-Analyse gehören direkte Kosten, Nutzen (sowohl greifbar als auch immateriell) sowie eine Risikobewertung.
Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 4: Projektteam und Stakeholder
Nun ist es an der Zeit zu bestimmen, wer im Projekt arbeitet, welche Rollen und Verantwortlichkeiten die Mitglieder des Projektteams haben und wer die Projekt-Stakeholder sind.
Projektteam
Definieren Sie nun die Rollen im Projekt. Welche Personen werden benötigt, um das Projekt durchzuführen? Dazu können ein Projektsponsor, eine Prüforganisation, der Projektmanager, Teammitglieder usw. gehören. Erfassen Sie diese Informationen in einer Tabelle mit Spalten für Rolle, Organisation, Ressourcennamen, Zuweisungsstatus und Zuweisungsdatum. Wenn Ihr Projekt größer ist, listen Sie jedoch nur die Schlüsselrollen auf.
Was sind die Verantwortlichkeiten im Projekt? Das ist der nächste Punkt. Für jede aufgeführte Rolle müssen Sie die vollständigen Verantwortlichkeiten, Leistungskriterien und erforderlichen Fähigkeiten definieren. Sie sollten außerdem eine Stellenbeschreibung anhängen.
Anschließend sollten Sie ein Organigramm erstellen, das die Berichtslinien zwischen den einzelnen Schlüsselrollen darstellt, die Sie bereits beschrieben haben.
Projekt-Stakeholder
In diesem Abschnitt müssen auch die Projekt-Stakeholder berücksichtigt werden. Listen Sie die Personen auf, die innerhalb oder außerhalb des Projekts stehen, aber ein wesentliches Interesse daran haben.
Beginnen Sie mit den Kunden. Beschreiben Sie, wer sie sind und wie sie die Projektergebnisse nutzen werden. Diese Kunden können Einzelpersonen oder Gruppen sein. Denken Sie daran: Der Erfolg des Projekts hängt davon ab, dass die Ergebnisse den Anforderungen und Erfolgskriterien der Kunden entsprechen. Erstellen Sie eine Tabelle, um diese Informationen zu erfassen.
Darüber hinaus gibt es viele interne und externe Stakeholder, darunter Unternehmensleitung, gesetzgebende Körperschaften und Aufsichtsbehörden. Erstellen Sie eine Tabelle mit den Stakeholdern in einer Spalte und den Gründen für ihr Interesse am Projekt in einer anderen. Zu diesem Zweck enthält diese Projektauftrag-Vorlage ein Stakeholder-Register und eine Stakeholder-Matrix.
Projektauftrag-Vorlage Abschnitt 5: Änderungs- und Risikomanagement
Nun ist es an der Zeit, festzulegen, wie Änderungen und Risiken im Projekt behandelt werden sollen.
Änderungsmanagement
Ein Projektauftrag sollte erläutern, wie Änderungen gehandhabt werden, sobald das Projekt begonnen hat. Dazu muss ein Change Control Board ernannt und ein Änderungsantragsformular sowie ein Änderungsprotokoll erstellt werden.
Risikomanagement
Hier befassen Sie sich mit den Risiken Ihres Projekts. Beschreiben Sie, welche Risiken im Projekt auftreten könnten, notieren Sie die Wahrscheinlichkeit (hoch, mittel oder gering), die Auswirkungen (ebenfalls: hoch, mittel oder gering) und die Risikomanagement-Maßnahmen, die Sie ergreifen werden, falls das Risiko eintritt.
Zu diesem Zweck enthält diese kostenlose Projektauftrag-Vorlage ein Risikoprotokoll und eine Risikomatrix. Das Risikoprotokoll ist eine Tabelle, die es Projektteams ermöglicht, potenzielle Projektrisiken aufzulisten, während die Risikomatrix dabei hilft, sie basierend auf ihrer potenziellen Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit zu priorisieren.
Anhang
Zum Schluss sollten Sie alle unterstützenden Dokumente im Anhang beifügen.
Wie ProjectManager hilft, eine Projektauftrag-Vorlage in ein erfolgreiches Projekt zu verwandeln
Es ist klar, dass die Projektauftrag-Vorlage eine unschätzbare Ressource für die Fundamentlegung eines Projekts ist. Sie bietet eine Vision und einen Rahmen, ist jedoch kein detaillierter Plan. Der Projektauftrag führt zur Projektplanung – daher ist ProjectManager die ideale Software, um Projekte von Anfang bis Ende zu planen.
Mehrere Ansichten für Projektplanung und Terminplanung
Teams benötigen eine klare Richtung, damit Projektmanager sich auf die langfristigen Ziele konzentrieren können. Unsere Software bietet verschiedene Projektplanungswerkzeuge, wie unser preisgekröntes Gantt-Diagramm, um Projekte im Detail zu planen und zu terminieren. Fügen Sie Projektaufgaben hinzu, legen Sie eine Basislinie fest und verfolgen Sie Meilensteine, um Engpässe zu vermeiden. Weitere Ansichten umfassen Kanban-Boards oder eine Kalenderansicht, um wichtige Fristen auf einen Blick zu erkennen.
Leistungsstarke Tools und Funktionen für das Ressourcenmanagement
Ein weiterer wichtiger Aspekt eines erfolgreichen Projekts ist das Ressourcenmanagement. Detaillierte Ressourcenmanagement-Tools und Funktionen ermöglichen es Managern, die Arbeitszeiten und Verfügbarkeit ihrer Teams besser zu verfolgen. Die Teamseite ist der ideale Ort, um sich einen Überblick über die aktuelle Arbeitslast zu verschaffen und Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen. Das Ergebnis ist eine ausgewogene Arbeitsverteilung, bei der das Team produktiv bleibt, ohne auszubrennen. Sichere Stundenzettel sind ein weiteres Werkzeug, um Ressourcen in Echtzeit zu überwachen.
Echtzeit-Projektdashboards
Während sich der Projektauftrag auf die Planungsphase konzentriert, sind Tracking-Tools unerlässlich, um den Fortschritt zu überwachen. Das Projekt- und Portfolio-Dashboard ist eines der effektivsten Tools zur Überwachung, da es automatisch Daten über zentrale Projektkennzahlen erfasst. Auf einen Blick können Projektmanager erkennen, wo Engpässe bestehen und wo Teams erfolgreich sind.
Was ist der Unterschied zwischen einer Projektauftrag-Vorlage, einer Leistungsbeschreibung und einem Projektvorschlag?
Bevor wir fortfahren, müssen wir den Unterschied zwischen einer Projektauftrag-Vorlage und anderen ähnlichen, aber unterschiedlichen Projektmanagement-Vorlagen klarstellen. Sehen wir uns die Hauptunterschiede zwischen einem Projektauftrag, einer Leistungsbeschreibung und einem Projektvorschlag an.
Projektauftrag vs Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW)
Eine Leistungsbeschreibung erklärt den Grund für das Projekt und gibt einen Überblick darüber, wie die Ergebnisse aussehen werden. Eine Projektauftrag-Vorlage hingegen basiert auf der SOW und erteilt dem Projektmanager die Autorität für den Projektstart. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass die SOW in der Regel ein internes Dokument ist, das nur vom Unternehmen verwendet wird, um Geschäftsanforderungen zu adressieren und einen Überblick über die Ergebnisse zu geben. Der Projektauftrag hingegen wird nach der SOW erstellt und gibt dem Projektmanager die Befugnis, das Projekt zu starten und das Budget zu verwenden.
Projektauftrag vs Projektvorschlag
Ein Projektvorschlag hingegen dient dazu, Stakeholder von der Machbarkeit eines Projekts zu überzeugen. Der Projektauftrag wird erst erstellt, nachdem der Projektvorschlag genehmigt wurde. Auch die Zuständigkeit dieser Dokumente unterscheidet sich: Traditionell ist der Projektmanager für den Projektauftrag verantwortlich, während ein Projektdirektor Eigentümer des Projektvorschlags ist.
Der Projektauftrag wird in der Planungsphase eines Projekts erstellt, während der Projektvorschlag in der Initiierungsphase entsteht. Der Projektauftrag dient als Referenz und beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams. Der Projektvorschlag identifiziert ein Problem und zeigt, wie es gelöst werden kann, oder eine Chance und wie sie genutzt werden kann.
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