Projekte müssen genehmigt werden, bevor sie umgesetzt werden können. Ein Projektauftrag (Project Charter) ist ein Planungsdokument, das das Projekt den Stakeholdern und Sponsoren „verkauft“. Wenn Sie dessen Machbarkeit und Return on Investment aufzeigen können, erhält die Arbeit grünes Licht.

Aber es gibt viele Elemente, die zu einem erfolgreichen Projektauftrag gehören. Wenn Sie neu im Projektmanagement sind, kann Ihnen eine Project-Charter-Vorlage helfen, sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Punkte abdecken. Wir haben eine kostenlose Project-Charter-Vorlage als Beispiel beigefügt, damit Sie sehen, was in einem Projektauftrag enthalten sein sollte.

Was genau ist also ein Projektauftrag? Der folgende kurze Leitfaden hilft Ihnen, ein besseres Verständnis zu bekommen, damit Sie beim nächsten Pitch alles haben, was Sie für den Erfolg brauchen.

Was ist ein Projektauftrag?

Ein Projektauftrag ist die Erklärung des Umfangs, der Ziele und der Personen, die an einem Projekt beteiligt sind. Er beginnt damit, die Rollen und Verantwortlichkeiten dieser Beteiligten zu definieren, und beschreibt die Ziele und Vorgaben des Projekts. Der Projektauftrag identifiziert außerdem die wichtigsten Stakeholder und definiert die Autorität des Projektmanagers zu Beginn des Projektplans.

Was die Bedeutung eines Projektauftrags betrifft: Dieses formelle Dokument gibt einen Überblick über das Projekt auf hoher Ebene. Es sorgt für eine Abstimmung der Stakeholder und bietet dem Projektteam eine klare Vision und Richtung. Zum Beispiel: Warum wird das Projekt durchgeführt, was sind seine Ziele und wer sind die Stakeholder? Projektaufträge (Project Charters) helfen außerdem, die Genehmigung und die Ressourcen für das Projekt zu sichern.

Ein Projektplan ist eine vereinfachte Version Ihres Projektzeitplans. Nutzen Sie das Gantt-Diagramm von ProjectManager, um einen detaillierten Projektplan zur Unterstützung Ihres Projektauftrags zu erstellen. Verknüpfen Sie Abhängigkeiten, legen Sie eine Basislinie fest, verfolgen Sie Meilensteine und vieles mehr.

Was ist der Zweck eines Projektauftrags?

Es gibt viele Dokumente, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Bevor Sie starten, müssen Sie viele davon erstellen – vom Projektplan über das Budget bis hin zu weiteren Unterlagen. All diese Dokumente gehen ins Detail bei Themen, die Sie im Projektauftrag bereits grob skizziert haben. Warum also noch ein weiteres Dokument? Ist das nicht redundant?

Auch wenn Sie später dieselben Punkte detaillierter behandeln, ist dies Ihr erster Entwurf; deshalb ist er allgemeiner und kommt vor allem anderen. Die folgenden drei Hauptzwecke erfüllt dieses Dokument:

1. Sie benötigen ihn, um Ihr Projekt zu autorisieren. Der Projektauftrag verkauft das Projekt an Ihre Stakeholder und zeigt in groben Zügen, welchen Return on Investment sie erwarten können. Es ist wie ein Elevator Pitch – also muss er das Projekt gut verkaufen.
2. Er dient als zentrales Verkaufsdokument. Wenn Sie ihn den Stakeholdern präsentieren, haben diese eine Zusammenfassung, die sie weitergeben oder nutzen können, wenn sie über andere Projekte angesprochen werden. So können sie ihre Ressourcen gezielt einsetzen.
3. Dieses Dokument begleitet Sie während des gesamten Projekts. Sie werden immer wieder darauf zurückkommen, sei es in Meetings oder um den Projektumfang zu verwalten. Der Projektauftrag dient als Fahrplan, ohne dass Sie sich in Details verlieren.

Wann sollte man einen Projektauftrag im Projektmanagement schreiben?

Nachdem wir nun wissen, was ein Projektauftrag im Projektmanagement ist, schauen wir uns an, wann man ihn schreiben sollte. Typischerweise wird der Projektauftrag zu Beginn eines Projekts erstellt, während der Initiierungsphase und bevor eine Abstimmung mit den Stakeholdern erforderlich ist.

Zu diesem Zeitpunkt wird das Projekt formell definiert und genehmigt, und der Projektauftrag liefert Informationen über den Zweck des Projekts. Der ernannte Projektmanager übernimmt in der Regel, sobald der Projektauftrag finalisiert ist, um sicherzustellen, dass das Projekt effektiv gemanagt werden kann.

Wer sollte einen Projektauftrag schreiben?

Ein Projektmanager erstellt typischerweise den Projektauftrag. Damit er erfolgreich ist, ist jedoch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern erforderlich. Während der Projektmanager den Prozess leitet und für Klarheit über Ziele, Umfang und Ergebnisse sorgt, sollten der Projektsponsor, wichtige Stakeholder, Fachexperten und Teammitglieder ebenfalls eingebunden werden und Input geben. Dieser kollaborative Ansatz hilft, einen ausgewogenen Projektauftrag zu erstellen, der den Erwartungen aller Parteien entspricht.

Projektauftrag vs. Projektplan

Um besser zu verstehen, was ein Projektauftrag ist, vergleichen wir ihn mit anderen Projektdokumenten. Wir haben bereits erklärt, dass ein Projektauftrag ein hochrangiges Dokument ist, das zur Initiierung eines Projekts verwendet wird. Er ist nur wenige Seiten lang und beschreibt die Ziele, den Umfang, die Vision, die Teamrollen und -verantwortlichkeiten sowie die am Projekt beteiligten Stakeholder.

Der Projektplan zeigt, wie das Projekt umgesetzt wird. Er ist ein praktischer Leitfaden für die Durchführung des Projekts von Anfang bis Ende. Er wird erstellt, nachdem der Projektauftrag von den Stakeholdern genehmigt wurde, und dient als Wegweiser für die Umsetzung. Die Inhalte des Projektauftrags werden darin viel detaillierter ausgearbeitet. In diesem Sinne sind beide miteinander verbunden und Teil des gesamten Projektverlaufs.

Wenn wir vom Projektplan sprechen, ist er eine Möglichkeit, den Wert des Projekts für die Stakeholder und die Organisation zu identifizieren. Anschließend geht es auf eine praktischere Ebene: Es wird ein Projektzeitplan mit Aufgaben, Dauer und Meilensteinen erstellt. Das Projektteam wird strukturiert, seine Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt und bestimmt, wer was wann ausführt. Ressourcen werden zugewiesen, ein Projektstrukturplan (PSP) wird verwendet, um alle Ergebnisse zu identifizieren, und Kosten werden geschätzt.

Projektauftrag vs. Business Case

Wie bereits definiert, ist ein Projektauftrag eine hochrangige Beschreibung des Projekts und seiner Ergebnisse. Ein Business Case hingegen beschreibt den Wert des Projekts, welchen Return on Investment (ROI) es bringt oder wie es die Organisation positioniert, um in Zukunft Chancen zu nutzen.

Daher konzentriert sich der Business Case auf die Geschäftsmöglichkeiten oder ein Problem, das durch das Projekt gelöst werden soll. Diese Vorteile können greifbar oder immateriell sein, zum Beispiel Gewinnsteigerung oder Marktdurchdringung. Welche es auch sind, die Vorteile werden durch eine detaillierte Analyse des ROI untermauert. Alle Annahmen und Einschränkungen werden aufgelistet.

Während ein Projektauftrag also ein umfassenderes Dokument ist, interessiert sich der Business Case nur dafür, wie das Projekt der Organisation hilft. Er rechtfertigt das Projekt sowie die Zeit, das Geld und den Aufwand, die erforderlich sind, um es abzuschließen. Der Projektauftrag autorisiert das Projekt, und der Business Case liefert die Begründung für die Machbarkeit der Zeit, des Geldes und des Aufwands, die zur Umsetzung des Projekts erforderlich sind.

Wie man einen Projektauftrag schreibt: Schlüsselinhalte

Der Projektauftrag dient als Referenzdokument. Er sollte in der Initiierungsphase diese Schlüsselfragen beantworten.

1. Was ist das Wesentliche des Projekts? Was sind die Ziele und Vorgaben des Projekts? Wie planen Sie, diese zu erreichen?
2. Warum existiert dieses Projekt? Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis für das Projekt. Der Projektauftrag sollte seinen Wert und/oder den Grund für seine Existenz für alle Beteiligten – vom Team über den Projektmanager bis hin zu den Stakeholdern und Sponsoren – klar darstellen.
3. Können wir uns auf dieses Projekt einigen? Der Projektauftrag dient als Vertrag zwischen dem Projektsponsor, den wichtigsten Stakeholdern und dem Projektteam. Indem die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten festgehalten werden, wissen alle genau, was ihre Aufgaben sind.

Das sind die groben Züge. Auch wenn ein Projektauftrag nicht ins Detail gehen muss, gibt es viele weitere wichtige Elemente, die über diese allgemeinen Aussagen hinausgehen. Denken Sie daran, dass die unten aufgeführten Abschnitte kurz gehalten werden sollten, da sie auf detailliertere Planungsdokumente wie eine Scope Statement, ein Projektbudget, einen Risikoplan oder eine Ausschreibung verweisen.

1. Geben Sie die Projektinformationen an

In diesem ersten Abschnitt Ihres Projektauftrags geben Sie die allgemeinen Informationen zum Projekt an, z. B. Name, Beschreibung sowie den Projektsponsor, den Projektmanager, die Teammitglieder und die Stakeholder.

2. Identifizieren Sie den Projektsponsor und die genehmigende Instanz

Der Projektsponsor oder die genehmigende Instanz ist in der Regel ein leitender Manager oder eine Führungskraft mit der Autorität, das Projekt zu genehmigen und die Ressourcenzuweisung zu überwachen. Sie geben die Richtung vor, beschaffen die nötige Finanzierung, vermitteln zwischen Stakeholdern und lösen auftretende Konflikte. Der Projektauftrag dokumentiert auch diese Rolle, da sie sicherstellt, dass das Projekt die organisatorischen Ziele erreicht und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit funktioniert.

3. Bestimmen Sie den Zweck des Projekts

Als Nächstes muss der Zweck des Projektauftrags klar formuliert werden. Anders gesagt: Erklären Sie, warum das Projekt durchgeführt wird und was es erreichen soll. In den Projektzweck gehören Problem oder Chance, Ziele, organisatorische Vorgaben und Nutzen. Verwenden Sie einfache, verständliche Sprache, damit alle Stakeholder den Zweck verstehen.

4. Definieren Sie Projektziele und -vorgaben

Es ist wichtig, dass Projektmanager zwischen diesen beiden unterscheiden. Projektziele sind die übergeordneten Vorteile, die das Projekt bringen soll, während Projektvorgaben die spezifischen Meilensteine oder Schritte sind, die dazu nötig sind. Ohne klares Ziel wird Ihr Projekt sein Ziel verfehlen.

5. Definieren Sie die Rollen & Verantwortlichkeiten des Projektteams

Eine wichtige Funktion des Projektauftrags ist die Dokumentation der Teammitglieder sowie ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten. Sie sollten auch die wichtigsten Stakeholder identifizieren. Es ist entscheidend, die Stakeholder früh zu benennen, da Sie ihnen berichten und ihre Erwartungen managen müssen. Je früher Sie wissen, wer sie sind, desto schneller können Sie einen effektiven Stakeholder-Management-Plan erstellen.

• Projektmanager: Leitet den Prozess der Erstellung des Projektauftrags und sorgt für Klarheit.
• Projektsponsor: Gibt anfängliche Richtung vor und genehmigt die Ausrichtung des Projekts auf die Gesamtziele der Organisation.
• Projektmanagementbüro (PMO): Stellt sicher, dass der Projektauftrag angemessen strukturiert ist und den organisatorischen Zielen entspricht.
• Projektstakeholder: Geben Input, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen und Perspektiven berücksichtigt werden.

6. Präsentieren Sie einen Business Case

Ein Projektauftrag benötigt einen Business Case, da dieser im Wesentlichen die Gründe für die Durchführung des Projekts darlegt. Er hilft Projektmanagern, den geschäftlichen Bedarf zu erklären, den das Projekt decken soll, sowie die erwarteten finanziellen Vorteile und den Return on Investment für die Stakeholder. Ein guter Weg, das Projekt zu „verkaufen“, besteht darin, aufzuzeigen, welchen Nutzen es für Sponsoren und Stakeholder bringt. Ermitteln Sie diese Vorteile und listen Sie sie hier auf.

7. Umreißen Sie den Projektumfang

Was gehört zum Projektumfang, was nicht? Der Umfang beschreibt die Grenzen Ihres Projekts, z. B. dessen Startdatum und wann es abgeschlossen wird. Was sind also die im Umfang enthaltenen Elemente, also jene Bestandteile des Projektprozesses im Gegensatz zu Aufgaben oder Aktionen, die außerhalb des Schritt-für-Schritt-Prozesses liegen? Skizzieren Sie Ihre wichtigsten Projektergebnisse und Meilensteine. Später, in der Planungsphase, müssen Sie eine Scope Statement erstellen, die den Projektumfang detaillierter beschreibt.

8. Erstellen Sie eine Projektzeitleiste

Eine Projektzeitleiste ist eine vereinfachte Version Ihres Projektzeitplans. Diese Projektzeitleiste sollte die wichtigsten Ergebnisse, Meilensteine und Projektphasen zeigen, damit die Stakeholder das große Ganze verstehen.

9. Schätzen Sie die benötigten Ressourcen

Das Projektauftrag-Dokument sollte das benötigte Personal, Budget, Material und die Werkzeuge enthalten, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Sobald die Ressourcentypen identifiziert sind, unterteilen Sie sie in Phasen, damit das Team versteht, wann die Ressourcen benötigt werden. Eine klare Ressourcenschätzung im Projektauftrag hilft, eine stabile Grundlage für die Planungs- und Ausführungsphasen zu schaffen.

10. Erstellen Sie das Projektbudget

Auch wenn Sie später beim Erstellen des Projektbudgets mehr ins Detail gehen, sollten Sie hier bereits eine grobe Schätzung der erwarteten Projektkosten vornehmen, basierend auf den für die Ausführung der Aufgaben benötigten Ressourcen. Definieren Sie das Budget für das Projekt und wer die Ausgaben genehmigen darf. Fügen Sie die geschätzten Kosten für die definierten Aufgaben hinzu, beachten Sie jedoch, dass neue Projektanforderungen und Aufgaben eine Anpassung dieses Budgets erforderlich machen können.

11. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch

Eine Kosten-Nutzen-Analyse hilft den Stakeholdern, die finanziellen Auswirkungen und den Return on Investment (ROI) des Projekts besser zu verstehen. Dadurch können die Stakeholder fundiertere Entscheidungen treffen. Für eine Kosten-Nutzen-Analyse sind verschiedene Komponenten erforderlich, wie direkte und indirekte Kosten, sowohl greifbare als auch immaterielle Projektvorteile sowie der Gesamtertrag.

12. Notieren Sie wichtige Annahmen & Einschränkungen

Es ist wichtig, alle Annahmen oder Einschränkungen zu dokumentieren, die die Entwicklung oder Umsetzung Ihres Projektplans beeinflussen können. Wichtige Annahmen zu notieren, ist entscheidend für das Stakeholder-Management, da klare Erwartungen der Schlüssel zum Erfolg sind. Außerdem sollten Sie zumindest einen Überblick darüber haben, wie Sie mit Projekteinschränkungen umgehen werden.

13. Protokollieren Sie wichtige Projektrisiken

Identifizieren Sie alle potenziellen Risiken, die im Projekt auftreten könnten, damit Sie nicht überrascht werden. Hier sollten Sie die wahrscheinlichsten oder gravierendsten Risiken hervorheben, damit die Stakeholder frühzeitig darüber informiert sind. Dies sollte später durch ein Risikoregister und einen Risikomanagementplan in Ihrem Projektplan ergänzt werden.

14. Definieren Sie Projektanforderungen und Erfolgskriterien

Das Projektteam und die Stakeholder müssen sich auf Erfolgskriterien einigen. Die häufigsten Aspekte zur Bestimmung des Projekterfolgs sind die Elemente des magischen Dreiecks: Zeit, Kosten und Umfang. Je nach Projekt können jedoch viele weitere Anforderungen wie Risikotoleranz und Qualitätsstandards relevant sein.

Gehen Sie den nächsten Schritt in der Planung mit ProjectManager

Der Projektauftrag legt den Grundstein für das Projekt. Er liefert eine Vision und bestimmt, wo alle Teile platziert werden. Er ist ein großartiger Rahmen, aber kein Plan. Der Projektauftrag führt zur Projektplanung, und ProjectManager ist die preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Sie benötigen, um Ihr Projekt von Anfang bis Ende zu managen.

Gantt-Diagramme für die Planung

Um einen Projektauftrag in einen Plan zu verwandeln, braucht man ein Tool, das flexibel genug ist, um auf die vielen Aufgaben zu reagieren und sich anzupassen. Die Online-Gantt-Diagramm-Ansicht nimmt Aufgaben und erstellt eine Projektzeitleiste, in der Abhängigkeiten verknüpft werden können, um spätere Engpässe zu vermeiden. Setzen Sie Meilensteine, bearbeiten Sie Termine schnell und weisen Sie sogar Teammitgliedern Arbeit zu.

Zusammenarbeit an Aufgaben

Wenn Sie Teams zuweisen, ist es entscheidend, dass diese klare Anweisungen erhalten. Projektmanager haben zu viel zu tun, um ihre Teams zu mikromanagen. ProjectManager macht die Zuweisung einfach. Mit dem unbegrenzten Dateispeicher können Sie beliebig viele Dokumente und Bilder zur Anweisung anhängen. Kommentare können auf Aufgabenebene hinterlassen werden, sodass immer ein Kanal für Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern offen ist.

Sobald Sie Ihren Projektauftrag geschrieben und die Genehmigung der Stakeholder erhalten haben, brauchen Sie die richtigen Werkzeuge, um den Umfang, die Aufgaben und die Ressourcen Ihres Projekts zu managen und sicherzustellen, dass Sie es im Budget und im Zeitplan liefern. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagement-Software, die sofort meldet, wenn Statusaktualisierungen erfolgen, sodass Sie jederzeit wissen, wo Ihr Projekt steht und wie Sie es erfolgreich zum Abschluss bringen. Testen Sie unsere preisgekrönte Software jetzt mit einer kostenlosen 30-tägigen Testversion.