Wenn Sie nicht über die nötigen Mittel verfügen, werden Sie das Projekt nicht erfolgreich abschließen. Deshalb ist ein Projektbudget so wichtig: Es ist das Lebenselixier des Projekts. Befolgen Sie diese Schritte, um die Mittel zu sichern, die das Projekt in jeder Phase unterstützen. Doch zuerst müssen wir definieren, was ein Projektbudget ist.
Was ist ein Projektbudget?
Ein Projektbudget sind die insgesamt veranschlagten Kosten, die benötigt werden, um ein Projekt in einem definierten Zeitraum abzuschließen. Es wird genutzt, um die Kosten des Projekts für jede Phase zu schätzen. Die Erstellung eines Projektbudgets ist ein entscheidender Teil des Projektplanungsprozesses.
Das Projektbudget umfasst unter anderem Arbeitskosten, Materialbeschaffungskosten und Betriebskosten. Es ist jedoch kein statisches Dokument. Ihr Projektbudget wird während des Projekts regelmäßig überprüft und aktualisiert – idealerweise mit Hilfe von Projektbudgetierungssoftware.
Warum Sie ein Projektbudget brauchen
Die offensichtliche Antwort lautet: Projekte kosten Geld – aber es steckt mehr dahinter. Das Projektbudget ist der Motor, der die Finanzierung Ihres Projekts antreibt. Es vermittelt den Stakeholdern, wie viel Geld benötigt wird und wann es benötigt wird. Projektbudgets sind in jeder Branche wichtig, zum Beispiel im Bauwesen, Marketing oder in der Fertigung.
Ein Projektbudget ist jedoch nicht nur ein Mittel, um die benötigten Ressourcen zu beschaffen. Ja, Sie müssen Teams bezahlen sowie Geräte und Materialien kaufen oder mieten, aber das ist nur die halbe Geschichte. Der andere Teil der Bedeutung eines Projektbudgets ist, dass es ein Instrument zur Kostenkontrolle ist. Das Budget, das Teil Ihres Projektplans ist, dient als Basis, um Ihre Leistung zu messen, sobald Sie die tatsächlichen Kosten erfassen, nachdem das Projekt gestartet wurde.
Wer ist an der Erstellung und Verwaltung eines Projektbudgets beteiligt?
In der Regel sind mehrere Schlüsselpersonen an der Erstellung und Verwaltung von Projektbudgets beteiligt. Zunächst sichert und genehmigt der Projektsponsor (z. B. ein leitender Angestellter oder Manager) die anfängliche Projektfinanzierung. Er legt die finanziellen Erwartungen und Grenzen des Projekts fest. Der Sponsor hat außerdem die Befugnis, größere Budgetänderungen oder die Verwendung von Rücklagen zu genehmigen.
Dann erstellt der Projektmanager ein detailliertes Budget. Er entwickelt einen Budgetplan, bricht den Projektumfang auf und schätzt die Kosten für Aufgaben, Ressourcen und Ergebnisse. Während des Projekts verwaltet er das Budget und erstellt regelmäßig Finanzberichte für den Sponsor und andere Stakeholder. Auch das Projektteam kann beteiligt sein, da Teammitglieder mit spezifischem Fachwissen bei der Schätzung der Kosten für ihre Aufgaben und benötigten Ressourcen unterstützen können.
Was ist Projektbudgetierung?
Projektbudgetierung ist der Prozess der Schätzung aller Kosten eines Projekts von Anfang bis Ende. Der Budgetierungsprozess umfasst Folgendes:
- Budgetplanung: Kosten schätzen und ein Budget auf Grundlage der Projektschätzung erstellen
- Budgetverfolgung: Überwachung der Projektausgaben während der Ausführungsphase
- Budgetmanagement: Festlegung von Richtlinien und Kontrollverfahren, um sicherzustellen, dass die Kosten das Budget nicht überschreiten
Ansätze zur Projektbudgetierung
Es gibt vier Ansätze zur Projektbudgetierung: analog, parametisch, Top-down und Bottom-up. Der analoge Ansatz ist eine Schätztechnik, die historische Daten verwendet, um die Kosten des aktuellen Projekts zu ermitteln. Es werden ähnliche abgeschlossene Projekte betrachtet, um die Kosten und die Dauer des neuen Projekts abzuschätzen. Dieser Ansatz wird oft gewählt, wenn nur wenige Daten für das Projekt vorliegen und genaue Schätzungen schwierig sind.
Parametrische Schätzung ist ein statistischer Ansatz zur Schätzung von Zeit, Kosten und Ressourcen für ein Projekt. Dabei werden historische und statistische Daten kombiniert, um eine genauere Schätzung zu erstellen. Bei der Top-down-Schätzung legt die Organisation die Kosten und/oder die Dauer des Projekts fest. Mit dieser Vorgabe holt der Projektmanager dann Expertenmeinungen ein, um das Budget zu bestimmen. Schließlich basiert die Bottom-up-Schätzung auf dem niedrigstmöglichen Detaillierungsgrad. Sie baut die Schätzung aus den einzelnen Arbeitspaketen auf.
Was ist Projektbudgetmanagement?
Projektbudgetmanagement ist ein Prozess, bei dem die finanziellen Aspekte des Projekts verwaltet und überwacht werden. Es geht über die Schätzung der Projektkosten hinaus und umfasst das Verfolgen dieser Kosten und vieles mehr. Zu den Aspekten des Projektbudgetmanagements gehören, wie Sie die Projektkosten schätzen und wie diese Kosten über den Projektlebenszyklus verteilt werden. Sie müssen die Kennzahlen und die Methode festlegen, mit denen Sie die Kosten überwachen, um im Budget zu bleiben.
Auch die Berichterstattung über das Budget gehört zum Projektbudgetmanagement, einschließlich der Frage, wie und wie oft Sie berichten. Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihr Budget überschreiten, müssen Sie einen Plan entwickeln, um das Budget wieder in den Griff zu bekommen. Sie sollten auch einen Prozess definieren, um aus historischen Daten zu lernen.
Projektmanagementsoftware vereinfacht die Budgetierung und das Projektbudgetmanagement erheblich. Nehmen Sie ProjectManager; öffnen Sie einfach die Einstellungen in Ihrem Gantt-Diagramm und legen Sie eine Budget-Baseline fest. So haben Sie den geplanten Aufwand gespeichert und können Tracking-Funktionen wie Echtzeit-Dashboards nutzen, um ihn mit Ihrem tatsächlichen Aufwand während der Projektausführung zu vergleichen. Sie können die Baseline so oft wie nötig während des Projekts zurücksetzen, um immer die Projektabweichung messen zu können. Starten Sie noch heute kostenlos.
Wie erstellt man ein Projektbudget?
Wie bereits erwähnt, gibt es viele Komponenten, die für die Erstellung eines Budgets erforderlich sind, darunter direkte und indirekte Kosten, fixe und variable Kosten, Arbeits- und Materialkosten, Reisen, Ausrüstung und Räumlichkeiten, Lizenzen und alles andere, was sich auf Ihre Projektausgaben auswirkt.
Um den finanziellen Anforderungen Ihres Projekts gerecht zu werden, muss ein Projektbudget gründlich erstellt werden, ohne einen Aspekt auszulassen, der finanziert werden muss. Wir haben sieben wichtige Schritte zur Erstellung und Verwaltung Ihres Projektbudgets zusammengefasst:
1. Verwenden Sie historische Daten
Ihr Projekt ist wahrscheinlich nicht das erste, das ein bestimmtes Ziel erreichen möchte. Ein Blick auf ähnliche Projekte und deren Budgets ist eine gute Möglichkeit, den Einstieg in die Budgeterstellung zu erleichtern.
2. Nutzen Sie Lessons Learned
Um die historischen Daten weiter auszuwerten, können Sie aus deren Erfolgen und Fehlern lernen. Sie bieten einen klaren Weg, der zu genaueren Schätzungen führt. Sie können auch lernen, wie sie auf Änderungen reagiert und ihr Budget unter Kontrolle gehalten haben.
3. Ziehen Sie Experten hinzu
Eine weitere Ressource für den Aufbau eines Projektbudgets sind Menschen mit Erfahrung und Fachwissen – sei es als Mentoren, andere Projektmanager oder Experten auf dem Gebiet. Die Beratung durch diejenigen, die bereits Rough-Order-of-Magnitude-Schätzungen und Budgets erstellt haben, kann Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben und unnötige Fallstricke zu vermeiden.
4. Überprüfen Sie die Genauigkeit
Sobald Sie Ihr Budget erstellt haben, sind Sie noch nicht fertig. Sie sollten es überprüfen und sicherstellen, dass Ihre Zahlen korrekt sind. Sie können dafür unsere Budgetvorschlagsvorlage verwenden. Ziehen Sie auch Experten und andere Teammitglieder hinzu, um das Budget zu prüfen und sicherzustellen, dass es korrekt ist.
5. Baseline setzen und neu festlegen
Ihr Projektbudget ist die Baseline, anhand derer Sie den Fortschritt Ihres Projekts messen, sobald es gestartet ist. Es ist ein Instrument, um die Abweichung des Projekts zu messen. Aber, wie gesagt, Sie sollten die Baseline neu festlegen, wenn sich in Ihrem Projekt Änderungen ergeben. Sobald das Change Control Board eine Änderung genehmigt, müssen Sie die Baseline anpassen.
6. In Echtzeit aktualisieren
Wenn wir von Änderungen sprechen: Je früher Sie davon erfahren, desto besser. Wenn Ihre Projektplanungssoftware nicht cloudbasiert ist und sich nicht aktualisiert, sobald Ihr Team seinen Status ändert, verschwenden Sie wertvolle und teure Zeit.
7. Wieder auf Kurs kommen
Der Vorteil einer Projektmanagementsoftware, die in Echtzeit verfolgt, wie ProjectManager, besteht darin, dass Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen, um schneller wieder auf Kurs zu kommen. Dinge ändern sich, und Projekte geraten immer wieder aus der Spur. Erfolgreich sind die Projekte, die schneller wieder auf Kurs kommen.
Wenn Sie Ihre Projektausgaben mit diesen Bausteinen verwalten, schaffen Sie eine solide Grundlage für den Erfolg Ihres Projekts.
Beispiel für ein Projektbudget
Um zu veranschaulichen, wie ein Projektbudget erstellt wird, nehmen wir an, wir entwickeln eine App. Zunächst müssen Sie die Kosten für Arbeit und Materialien ermitteln. Sie benötigen Programmierer, Designer, Content-Entwickler, ein Entwicklerteam usw. Es hilft, alle Aufgaben aufzulisten und dem Team zuzuweisen – ein Kennzeichen guten Task-Managements. So wird jeder Cent berücksichtigt.
Nachdem die Aufgaben für das Projekt aufgeschlüsselt und Ihr Team zusammengestellt ist, müssen Sie als Nächstes die benötigten Materialien berücksichtigen. Werden Laptops, andere Geräte und Ausrüstung benötigt? Das muss eingeplant werden.
Notieren Sie nun weitere Positionen. Es kann Reisekosten und Mietkosten für Büroräume geben. Dann gibt es feste Posten, die für jedes Projekt gelten. Dies sind Dinge, deren Kosten feststehen und sich im Verlauf des Projekts nicht ändern. Sie sollten auch eine Spalte für sonstige Kosten haben, die in keine andere Kategorie des Budgets passen.
Ihr Budget muss eine Spalte für „geplant“ und „tatsächlich“ enthalten. Wenn Sie die App entwickeln, werden Sie wahrscheinlich Anpassungen vornehmen müssen, was sich auf das Budget auswirkt. Diese Spalten helfen dabei, die Ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie im Budget bleiben.
Wie man ein Projektbudget verwaltet
Beim Management eines Projektbudgets sollten Sie einen kontinuierlichen Prozess aus Planung, Verfolgung, Steuerung und Anpassung der Finanzen anwenden. In der Planungsphase definieren Sie den Projektumfang und verstehen die Ergebnisse, Aufgaben und Anforderungen. Ein Work Breakdown Structure (WBS) hilft, das Projekt in kleinere, besser zu verwaltende Aufgaben zu zerlegen, um die Kosten genauer zu schätzen. Jede Projektaktivität sollte ebenfalls Kostenschätzungen für Arbeit, Material, Reisen, Ausrüstung, Subunternehmer oder Software enthalten.
Wie bereits erwähnt, sind Dokumente für die Nachverfolgung unerlässlich. Verwenden Sie unbedingt Stundenzettel, Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern, Quittungen für Materialien und Spesenabrechnungen.
Die Analyse der Budgetleistung kann darin bestehen, geplante und tatsächliche Kosten zu vergleichen und die Abweichung zwischen ihnen zu berechnen. So lassen sich Trends erkennen und feststellen, ob bestimmte Kostenarten regelmäßig über- oder unterschritten werden.
Ein Projektbudget steuern
Wenn Sie ein Projektbudget steuern, sollten Sie Änderungsverfahren festlegen, also einen formellen Prozess zur Verwaltung von Änderungen am Umfang, Zeitplan und Budget. Zur Steuerung können auch regelmäßige Budgetüberprüfungen, bessere Verhandlungen mit Lieferanten und Risikomanagement gehören. Komplexere Projekte können vom Einsatz von Earned Value Management (EVM) profitieren, um die Projektleistung gleichzeitig gegen den Basiszeitplan und das Budget zu verfolgen.
Wenn eine Budgetüberschreitung absehbar ist, sollten Sie einen Plan zur Anpassung des Projektbudgets entwickeln. Dies kann Kostensenkungsmaßnahmen, Anpassungen des Umfangs (nach Genehmigung) oder die Beschaffung zusätzlicher Mittel bedeuten.
Projektbudget vs. Projektschätzung
Wir haben viel über Projektschätzungen gesprochen, aber wie unterscheiden sie sich vom Projektbudget? Eine Projektschätzung ist das, was Sie denken, dass das Projekt kosten wird. Sie ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektbudgets, daher sollte sie so genau wie möglich sein. Nachdem Sie recherchiert, historische Daten betrachtet und alle Aktivitäten und Ressourcen berücksichtigt haben, legen Sie diese Schätzung zur Genehmigung als Budget vor. Es ist jedoch nur eine Richtlinie, während das Projektbudget eine feste Zahl ist.
Projektbudget vs. Budgetvorschlag
Wenn Sie über ein Projektbudget sprechen, meinen Sie alle Ausgaben, die erforderlich sind, um das Projekt zu liefern. Es definiert, wie die Mittel für das Projekt aufgeteilt werden. Ein Budgetvorschlag hingegen ist die beste Schätzung der Kosten, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Er ähnelt der oben genannten Projektschätzung, ist aber die endgültige Projektschätzung, die den Stakeholdern vorgelegt wird. Diese entscheiden dann, ob der Betrag aus ihrer Sicht machbar ist, und genehmigen oder lehnen ihn ab.
Tipps zur Projektbudgetierung
Ein Projektbudget ist äußerst wichtig; ohne die Mittel zur Durchführung eines Projekts ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Wir haben erklärt, was ein Projektbudget ist, wie man eines erstellt und Beispiele gegeben. Aber wenn Sie mitten im Geschehen sind, brauchen Sie Tipps. Diese helfen Ihnen bei der Budgetierung Ihres Projekts.
- Dokumentieren Sie Ihren Prozess bei der Erstellung des Budgets. Dokumente sind unerlässlich, um das Projekt zu verfolgen und die Ergebnisse zu überprüfen.
- Erstellen Sie Notfallpläne. Haben Sie einen Plan B. Es wird immer unerwartete Kosten, Verzögerungen und andere Probleme geben, die Ihr Budget beeinflussen.
- Projektbudgetierung ist Teamarbeit. Holen Sie sich Rat von Ihrem Team, denn sie haben Erfahrung mit der Umsetzung von Projekten. Treffen Sie sich mit Experten, die Sie beraten können. Jede Person oder Organisation mit Einblick sollte für ihr Fachwissen genutzt werden.
- Kennen Sie Ihre Ressourcen und deren Kosten. Dazu gehören auch Wartungskosten für Ausrüstung. Vergessen Sie nicht, dass auch Ihr Team eine Ressource ist. Kennen Sie deren Verfügbarkeit, mögliche Überstunden und andere Gemeinkosten.
- Vergessen Sie bei der Kostenschätzung nicht die Aufgabendauer. Diese sind ebenfalls Schätzungen und können das Budget erheblich beeinflussen.
- Das Budget ist ein hervorragendes Werkzeug zur Leistungsüberwachung. Es kann sogar als Kommunikationsmittel für Teams in verschiedenen Abteilungen dienen.
ProjectManager hilft, Projekte im Budget zu halten
ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware. Das bedeutet, dass wir Daten sofort auf unser Echtzeit-Dashboard liefern, sodass Sie Ihr Projekt anhand von sechs Kennzahlen überwachen können. Wenn die tatsächlichen Kosten vom geplanten Budget abweichen, wissen Sie es schneller und können schneller reagieren.
Sie können Ihr Budget auch direkt in unserer Software planen, Ausgaben hinzufügen und anschließend mit unserer Ressourcenmanagementfunktion Ressourcen, Personal und Stundensätze zuweisen, die automatisch zu Ihrem Projekt hinzugefügt werden. Fügen Sie Ausgaben auf Aufgabenebene mit unserem Gantt-Diagramm hinzu und erstellen Sie auch Berichte auf Aufgabenebene.
