Laden Sie diese kostenlose Projektplanvorlage für Word herunter, um Ihre Arbeit zu definieren und in überschaubare Komponenten zu unterteilen. Planen und weisen Sie anschließend die Aufgaben zu, die erforderlich sind, um Ihr Projekt abzuschließen.

Sie können diese Projektmanagementplanvorlage auch verwenden, um Arbeitslasten und Aufgaben zu verwalten, wenn Änderungen auftreten. Ein Projektplan ist die Grundlage der Arbeit, die Sie leisten, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

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Was ist eine Projektplanvorlage?

Eine Projektplanvorlage ist ein Dokument, das alle Richtlinien und Verfahren zusammenfasst, die das Projektmanagementteam zur Durchführung eines Projekts benötigt. Projektplanvorlagen ermöglichen es Projektleitern, während der Planungsphase Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Wann verwende ich die Projektplanvorlage?

Der Projektmanagement-Lebenszyklus besteht aus fünf Phasen: Initiierungsphase, Planungsphase, Ausführungsphase, Überwachungsphase und Abschlussphase. Diese Projektplanvorlage sollte während der Planungsphase ausgefüllt werden, ist aber auch während der Ausführungs-, Überwachungs- und Abschlussphasen hilfreich.

Sobald alles im Word-Dokument sortiert ist, öffnen Sie die kostenlose Projektplanvorlage von ProjectManager. Damit können Sie einen dynamischen Projektplan erstellen, der in fünf verschiedenen Projektansichten verwaltet werden kann: Gantt-Diagramm, Aufgabenliste, Kanban-Board, Kalender und Tabellenkalkulation. Außerdem kann Ihr Team in Echtzeit am Projekt zusammenarbeiten und den Fortschritt mit Dashboards und sofortigen Statusberichten verfolgen. Starten Sie kostenlos mit ProjectManager und erstellen Sie einen besseren Projektplan.

Es kann jedoch argumentiert werden, dass der Prozess der Erstellung eines Projektplans bereits in der Initiierungsphase beginnt, da in dieser Phase viele Dokumente erstellt werden, um den Projektplan vorzubereiten, wie zum Beispiel eine Machbarkeitsstudie, um das zu lösende Problem, den Projektumfang und die gewünschten Liefergegenstände zu identifizieren.

Dies fließt in den Geschäftsfall ein, der Kosten und Nutzen vergleicht. Die Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) betrachtet die Projektziele, den Umfang und die Liefergegenstände. Diese Dokumente stellen keinen Projektplan dar, bilden jedoch die Grundlage, auf der Sie Ihren Plan aufbauen. In dieser Phase werden die groben Konzepte aus der Initiierungsphase in kleinere, besser handhabbare Aufgaben unterteilt. Jede dieser Aufgaben muss innerhalb des Projektzeitrahmens abgeschlossen werden.

Wer verwendet die Projektplanvorlage?

Es ist wichtig zu beachten, dass der Projektmanager die Verantwortung für die Erstellung des Projektplans trägt, die Arbeit jedoch nicht isoliert erfolgt.

• Projektmanager: Der Projektmanager muss gemeinsam mit dem Team, Fachexperten und anderen zusammenarbeiten, die Einblicke und Anleitungen zur Entwicklung eines realistischen Projektmanagementplans geben können.
• Projektteammitglieder: Teams werden aufgrund ihrer Fähigkeiten und Erfahrung bei ähnlichen Projekten zusammengestellt. Daher ist es sinnvoll, dass ihre Ideen bei der Projektplanung einfließen. Selbstverständlich haben die Teammitglieder während der Ausführungsphase Zugriff auf die Projektplanvorlage. Ihnen werden Aufgaben zugewiesen, und sie sind dafür verantwortlich, diese pünktlich und im Rahmen des Budgets zu liefern.
• Projektbeteiligte: Weitere Nutzer des Projektplans sind Stakeholder und Führungskräfte oder alle, die ein Interesse am erfolgreichen Abschluss des Projekts haben. Der Projektmanager präsentiert diesen Gruppen während des gesamten Projektlebenszyklus den Fortschritt und stellt sicher, dass die tatsächlichen Ergebnisse mit dem im Projektplan beschriebenen übereinstimmen.
• Projektmanagementbüro (PMO): Ein Projektmanagementbüro (PMO) verwendet eine Projektplanvorlage, um eine einheitliche Projektplanung in der gesamten Organisation sicherzustellen. Dies ist eine effiziente Methode, um bewährte Verfahren durchzusetzen, Meilensteine, Zeitpläne und Abhängigkeiten visuell darzustellen und die Zusammenarbeit zu fördern, da das Team die Vorlage während Besprechungen und Entscheidungsprozessen als Referenz verwenden kann.
• Abteilungsleiter und Funktionsmanager: Ein weiteres Beispiel ist ein Abteilungsleiter oder Funktionsmanager, der eine Projektmanagementplanvorlage während der Planungs- und Überwachungsphasen verwendet. So können Ressourcen gezielter Aufgaben zugewiesen, Fristen für Aufgaben und Meilensteine festgelegt und Risiken sowie Prioritäten besser bewertet werden.

Wie Sie diese Projektplanvorlage verwenden

Projektplanung beginnt mit einem umfassenden Projektplandokument. Diese Projektplanvorlage ermöglicht es Ihnen, einen vollständigen Projektmanagementplan für jede Art von Projekt zu erstellen.

Um es zu vereinfachen, unterteilen wir die Projektplanvorlage in fünf Abschnitte:

• Abschnitt 1 der Projektplanvorlage: Zweck, Ziele, Erfolgskriterien und Governance
• Abschnitt 2 der Projektplanvorlage: Teammanagement und Stakeholder-Management
• Abschnitt 3 der Projektplanvorlage: Umfangsmanagement und Projektzeitplan
• Abschnitt 4 der Projektplanvorlage: Ressourcen, Beschaffung, Budget und Kostenmanagement
• Abschnitt 5 der Projektplanvorlage: Änderungen und Risiken

Abschnitt 1 der Projektplanvorlage: Zweck, Ziele und Erfolgskriterien

In diesem ersten Abschnitt der Projektplanvorlage definieren Sie den Zweck, die Ziele und die Kriterien, anhand derer bewertet wird, ob das Projekt nach Abschluss erfolgreich war oder nicht.

Projektzweck, Ziele und Vorgaben
Was ist der Zweck des Projekts? Die Vorlage enthält einen Bereich, um den Zweck sowie die Projektziele und Vorgaben hinzuzufügen. Dies ist ein Überblicksabschnitt, der eine Gesamtdarstellung des Projekts bietet.

Erfolgskriterien des Projekts
Bestimmen Sie, was dieses spezielle Projekt erfolgreich machen wird. Diese Erfolgskriterien variieren je nach Projekt, beinhalten jedoch in der Regel Faktoren wie Zeit, Kosten und Umfang. Weitere mögliche Kriterien sind Qualität, Risikomanagement, Zufriedenheit der Stakeholder, geschäftlicher Nutzen, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Kundenzufriedenheit.

Abschnitt 2 der Projektplanvorlage: Projektteam, Governance, Stakeholder und Kommunikation

In diesem Abschnitt identifizieren Sie die Projektbeteiligten und die Mitglieder des Projektteams und definieren außerdem die Governance- und Kommunikationsrichtlinien, um beide Gruppen einzubinden.

Projektteam
Listen Sie die Mitglieder des Projektteams auf, die an diesem speziellen Projekt beteiligt sind, einschließlich Name, Rolle und Verantwortlichkeiten, um besser zu verstehen, was von ihnen erwartet wird.

Projekt-Governance
Beschreiben Sie hier den Rahmen, die Prozesse und die Mechanismen für Verantwortlichkeit und Entscheidungsfindung im gesamten Projekt. Dies hilft, das Projekt mit den strategischen Zielen der Organisation in Einklang zu bringen, damit es effektiv gesteuert wird.

Projektbeteiligte
Ein Stakeholder-Managementplan hilft dabei, Projektbeteiligte zu identifizieren, ihre Erwartungen zu steuern und auf eventuelle Bedenken einzugehen.

Der Inhalt eines Stakeholder-Managementplans variiert von Projekt zu Projekt, sollte jedoch mindestens ein Stakeholder-Verzeichnis und eine Stakeholder-Karte enthalten.

• Stakeholder-Verzeichnis: Der Abschnitt Stakeholder-Verzeichnis in der Projektplanvorlage listet alle Personen oder Gruppen auf, die ein Interesse am Projekt haben könnten.
• Stakeholder-Karte: Eine Stakeholder-Karte stellt visuell die Gruppen oder Einzelpersonen dar, die ein Interesse am Projekt haben, und hilft, eine Strategie für das Stakeholder-Management zu entwickeln.
• Strategien zur Einbindung von Stakeholdern: Nachdem Sie die Projektbeteiligten registriert und priorisiert haben, listen Sie einige wirksame Strategien zur Einbindung auf, darunter Kommunikationsstil, Beteiligung und Mitwirkung, Beziehungsaufbau sowie Konfliktlösung.

Projektkommunikationsplan
Zuletzt, aber keineswegs weniger wichtig, enthält die Projektplanvorlage den Kommunikationsplan. Hier haben Sie die Möglichkeit, die wichtigsten Kommunikationsaspekte festzulegen, die während des gesamten Projekts gelten.

• Projektreports und Berichtshäufigkeit: Definieren Sie, welche Arten von Projektberichten erstellt werden und in welchen Abständen.
• Projektbesprechungen: Finden regelmäßig Projektsitzungen statt? Definieren Sie die Art der Besprechungen und deren Häufigkeit.
• Projektdokumentation: Notieren Sie alle Projektdokumente, einschließlich Projektauftrag, Arbeitsstrukturplan, Ressourcenplan, Projektzeitplan, Änderungsmanagementplan usw.

Abschnitt 3 der Projektplanvorlage: Projektumfang, Qualität und Projektzeitplan

In diesem Abschnitt definieren Sie die auszuführenden Arbeiten, die Qualitätsstandards für die Projektergebnisse und den Zeitrahmen für die Erledigung der Aufgaben.

Projektumfang
Beginnen Sie mit der Definition des Projektumfangs, also aller Aufgaben, die zur Fertigstellung des Projekts ausgeführt werden. Neben der Auflistung der Aufgaben beschreibt der Projektumfang auch die erwarteten Liefergegenstände und Meilensteine.

• Umfangsbaseline: Sobald eine Aufgabenliste definiert wurde, wird sie als Umfangsbaseline verwendet. Sie hilft Projektmanagern, die Grenzen des Projektumfangs festzulegen und sicherzustellen, dass während der Ausführungsphase keine zusätzlichen Arbeiten hinzugefügt werden.
• Projektmeilensteine: Meilensteine sind wichtige Ereignisse im Projekt, die durch den Abschluss bestimmter Aufgaben erreicht werden, wie das Erreichen eines Ziels oder die Lieferung eines wichtigen Ergebnisses.
• Ausschlüsse: Arbeiten, die nicht Teil des Projektumfangs sind und daher nicht abgeschlossen werden.
• Annahmen: Annahmen sind Bedingungen, die als wahr angenommen werden und den Projektumfang positiv oder negativ beeinflussen können.

Projektqualität
Der Abschnitt Qualitätsmanagementplan der Projektplanvorlage beschreibt die Qualitätsstandards für Projektergebnisse, die Qualitäts­sicherungsrichtlinien, die befolgt werden, sowie die Qualitätskontrollmethoden, um zu prüfen, ob die Standards erfüllt werden.

• Qualitätsstandards: Dies sind die Kriterien und Referenzwerte, anhand derer die Qualität der Projektprozesse und Ergebnisse gemessen wird. Sie stellen sicher, dass das Projekt die Erwartungen der Stakeholder erfüllt.
• Richtlinien zur Qualitätssicherung: Diese Richtlinien helfen, Qualitätsstandards zu definieren und Verfahren zur Qualitätskontrolle festzulegen. Sie können die Zufriedenheit von Kunden und Stakeholdern verbessern.
• Verfahren zur Qualitätskontrolle: Listen Sie die konkreten Maßnahmen auf, die Sie ergreifen, um sicherzustellen, dass Produkt, Dienstleistung oder Prozess die festgelegten Qualitätsstandards erfüllen.

Projektzeitplan
Der Projektzeitplan zeigt, wann die im Abschnitt zum Umfangsmanagement definierten Aufgaben ausgeführt werden, einschließlich Aufgabenabhängigkeiten, Meilensteinen und wichtigen Liefergegenständen. Ein Gantt-Diagramm ist das ideale Projektmanagement-Tool, um diese und weitere Details des Projektzeitplans wie den kritischen Pfad des Projekts leicht zu visualisieren.

Ein Projektzeitplan sollte außerdem angeben, wann Ressourcen benötigt werden, auch wenn einige Projektmanager es bevorzugen, einen separaten Ressourcenzeitplan zu erstellen.

Abschnitt 4 der Projektplanvorlage: Ressourcen, Beschaffung, Budget und Kostenmanagement

Nachdem der Projektumfang definiert wurde, ist es an der Zeit zu bestimmen, welche Ressourcen benötigt werden, wie sie beschafft werden, wie hoch das Budget ist und welche Maßnahmen zur Kostenüberwachung ergriffen werden.

Ressourcen
Dies bezieht sich auf den Aufwand, der erforderlich ist, um die oben genannten Aufgaben abzuschließen. Listen Sie die Aufgabe zusammen mit der geschätzten Zeit auf, die Sie für ihre Fertigstellung benötigen. Dies steht in engem Zusammenhang mit den Ressourcen, da jeder Aufgabe eine Ressource oder ein Teammitglied zugeordnet werden sollte. Diese Person ist für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich.

Beschaffungsmanagementplan
Im Abschnitt Beschaffungsmanagementplan der Vorlage werden die Strategien und Prozesse zur Beschaffung externer Quellen für ein Projekt beschrieben.

• Auswahlprozess für Lieferanten: Welche Anbieter sind am besten geeignet? Um den richtigen Anbieter auszuwählen, definieren Sie die Projektanforderungen, bewerten Sie Angebote, führen Sie Interviews und verhandeln Sie Verträge.
• Beschaffungszeitplan: Dies ist ein detaillierter Zeitplan, der Fristen, Verantwortlichkeiten und Aktivitäten beschreibt, die während des Beschaffungsprozesses stattfinden.

Projektbudget
Das Projektbudget ist eine der wichtigsten Komponenten jeder Projektplanvorlage, da es den verfügbaren Finanzrahmen für Ihr Projekt festlegt. Daher ist bei der Erstellung besondere Sorgfalt erforderlich.

Sammeln Sie zunächst alle Projektaufgaben, identifizieren Sie die Ressourcenanforderungen für jede und schätzen Sie anschließend deren Kosten. Sobald Sie die Kosten für jede Aufgabe haben, können Sie diese addieren, um die geschätzten Projektkosten zu ermitteln. Dieser Betrag stellt Ihre Kostenbasis dar und dient als Grundlage für das Projektbudget.

Kostenmanagementplan
Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer Projektmanagementplanvorlage ist der Kostenmanagementplan. Er beschreibt die Prozesse und Verfahren, die bei der Planung, Schätzung, Budgetierung und Kontrolle der Projektkosten helfen.

• Kosten­schätzmethodik: Es gibt verschiedene Methoden zur Kostenschätzung, wie die vergleichende Schätzung, die parametrische Schätzung und die Bottom-up-Schätzung, die je nach Projekt Vor- und Nachteile haben.
• Cashflow-Prognosen: Diese finanziellen Prognosen schätzen zukünftige Zahlungsabflüsse und -zuflüsse für einen bestimmten Zeitraum.
• Kostenkontrollprozesse, -tools und -techniken: Diese arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Budget bleibt. Zu den Prozessen gehören beispielsweise Kostenschätzung und Kostenkontrolle. Tools und Techniken können Earned Value Management, Budgetierungstechniken oder Kostenkontrollverfahren umfassen.

Abschnitt 5 der Projektplanvorlage: Änderungs- und Risikomanagement

Nun ist es an der Zeit festzulegen, wie Änderungen oder Risiken verwaltet werden, die den Projektplan plötzlich beeinflussen könnten.

Änderungsmanagementplan
Jeder Projektplan muss während der Ausführungsphase aus verschiedenen Gründen angepasst werden. Zum Beispiel können neue Projektanforderungen entstehen, die Änderungen am ursprünglichen Plan erforderlich machen. Als Projektmanager müssen Sie überwachen, wie Änderungen im Projekt umgesetzt werden.

• Change Control Board: Dies ist eine formelle Gruppe, die vorgeschlagene Projektänderungen überprüft, bewertet und genehmigt oder ablehnt. Dies ist besonders wichtig bei langfristigen und komplexen Projekten.
• Änderungsanforderungsformular: Verwenden Sie das Änderungsanforderungsformular, um Änderungen am Projekt besser zu verwalten und deren Auswirkungen auf Umfang, Zeitplan und Budget zu minimieren.
• Änderungsprotokoll: Unser Änderungsprotokoll hilft Ihnen, alle vorgenommenen Änderungen am Projektplan nachzuverfolgen.

Risikomanagementplan
Jede Projektplanvorlage benötigt einen Risikomanagementplan. Dieser Abschnitt identifiziert potenzielle Risiken, die den Projektplan beeinflussen könnten, priorisiert sie, definiert Maßnahmen zur Risikominderung und legt die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams fest.

• Risikomatrix: Eine Risikomatrix ist eine visuelle Darstellung potenzieller Projektrisiken basierend auf ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrem Einfluss. Sie erleichtert die Erkennung, welche Risiken dringend sind und welche wahrscheinlich nicht eintreten werden.
• Risikolog: Unsere Projektplanvorlage enthält ein Risikolog, in dem Sie potenzielle Risiken auflisten können, die den Projektplan beeinflussen könnten. Anschließend können Sie Strategien zur Risikominderung entwickeln und Risikoverantwortliche zuweisen.
• Strategien zur Risikominderung: Es gibt verschiedene Techniken, um die Auswirkungen oder die Wahrscheinlichkeit eines Risikos zu verringern. Beispiele sind Risikoreduktion, Risiko­vermeidung oder Risikoakzeptanz.

Anhang
Jeder Projektmanagementplan ist einzigartig, und die Bestandteile der Projektplanvorlage können je nach den Anforderungen Ihres Projekts variieren. Einige Projekte können zusätzliche Projektdokumentationen erfordern.

Warum Sie eine Projektplanvorlage benötigen

Nachdem Sie die kostenlose Projektplanvorlage heruntergeladen haben, sind Sie bereit, Ihr Projekt erfolgreich auf Kurs zu bringen! Der Projektplan ist entscheidend, da er das grundlegende Planungsdokument ist, auf dessen Basis Ihr Projekt formal gesteuert wird.

Der Projektplan besteht aus Zielen, Aktivitäten, Aufgaben und Ressourcen, die erforderlich sind, um das Projekt gemäß dem Geschäftsfall und dem Projektauftrag abzuschließen. Sie sollten die wichtigsten Phasen des Projekts, einen Zeitplan für Aktivitäten, Aufgaben und deren Dauer, Abhängigkeiten, Ressourcen, Zeitrahmen usw. beschreiben. Listen Sie anschließend die Annahmen und Einschränkungen im Planungsprozess auf.

Wenn Sie einen Projektmanagementplan erstellen, befolgen Sie diese Schritte: Definieren Sie den Projektumfang, identifizieren Sie Meilensteine und Aufgaben, schätzen Sie die Kosten, bewerten Sie den erforderlichen Aufwand, ordnen Sie Ressourcen zu, erstellen Sie einen Zeitplan, listen Sie Abhängigkeiten auf und dokumentieren Sie alles zur Genehmigung. Ihre Projektmanagementplanvorlage sollte Komponenten wie den Umfangsmanagementplan, den Kostenmanagementplan und den Terminmanagementplan enthalten.

Während der Geschäftsfall zu Beginn des Planungsprozesses einen allgemeinen Überblick über das Projekt bietet, geht der Projektplan ins Detail, sobald der Projektumfang und der Projektauftrag formalisiert und das Team zusammengestellt sind. Obwohl Sie den Projektplan während der Projektplanungsphase erstellen, bleibt er nach seiner Fertigstellung kein statisches Dokument. Diese Projektplanvorlage sollte als „lebendes Dokument“ betrachtet werden, das während des gesamten Projektlebenszyklus regelmäßig überprüft und aktualisiert wird. Der Projektmanagementplan dient als Fahrplan, den Projektmanager in der Ausführungsphase nutzen, wenn sie Informationen über Zeitplan, Kosten, Umfang und Budget benötigen.

Sobald Ihr Dokument fertiggestellt ist, ist es an der Zeit, einen dynamischen Projektplan und Zeitplan zu erstellen. Mithilfe einer Projektplanungssoftware können Sie Ihren Projektplan in ein Gantt-Diagramm übertragen, um einen Zeitplan zu erstellen, Arbeit zu planen, Phasen zu gestalten, Dokumente anzuhängen und den Fortschritt zu verfolgen. Teilen Sie den Plan anschließend mit Ihrem Team, das verschiedene Projektansichten wie Aufgabenliste, Tabelle, Kalender und Kanban-Board nutzen kann.

Kostenlose Projektmanagementvorlagen

Auf unserer Website finden Sie Dutzende kostenlose Projektmanagementvorlagen für Word und Excel. Einige davon sind besonders nützlich während des Projektplanungsprozesses. Hier sind einige, die Ihnen helfen können, Ihre Projektplanvorlage weiter auszubauen.

Aktionsplanvorlage

Ihr Projektplan muss mit einer übergeordneten Strategie übereinstimmen, die in einem Aktionsplan festgelegt ist. Die kostenlose Aktionsplanvorlage bietet Ihnen Platz, um die erforderlichen Schritte und konkreten Aufgaben darzustellen, die notwendig sind, um Ihr Projektziel zu erreichen. Der Aktionsplan dient als Rahmen, um den Hauptfokus des Projekts zu erfassen und hilft Ihnen, Aufgaben in Ihrem Plan zu priorisieren.

Gantt-Diagrammvorlage

Das Gantt-Diagramm ist das wichtigste Werkzeug der Projektmanagementplanung. Es ist ein visuelles Tool, das Ihre Aufgaben in einer Zeitachse organisiert. Es hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen, die Dauer jeder Aufgabe festzulegen, Projektphasen zu visualisieren und größere Projekte in überschaubare Abschnitte zu gliedern.

Projektstrukturplanvorlage

Ein weiteres zentrales Werkzeug bei der Erstellung Ihres Projektzeitplans ist die Arbeitsstrukturgliederung (Work Breakdown Structure, WBS). Diese Methode arbeitet rückwärts von Ihrem Endergebnis, um jeden erforderlichen Schritt zu definieren. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Teile Ihres Projekts übersehen werden. Diese Projektmanagementvorlage führt Sie durch diesen Prozess.

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ProjectManager ist ein hervorragendes Tool für die Projektplanung. Es bietet die Funktionen, die Sie benötigen, um Ihr Projekt zu planen, zu verfolgen und zu berichten. Die Online-Gantt-Diagramme sind interaktiv und erleichtern die Arbeit erheblich, da sie manuelle Erstellung überflüssig machen.

Die Software ist cloudbasiert und daher von überall und auf jedem Gerät leicht zugänglich. Außerdem vereinfacht sie das Teilen von wichtigen Dokumenten und Aufgaben. Sowohl der Projektmanager als auch die Teammitglieder können automatische Benachrichtigungen erhalten, um den Berichtsprozess zu optimieren.

Warum planen Sie Ihr nächstes Projekt nicht mit ProjectManager? Unsere Projektmanagementsoftware ist leistungsstark genug, um selbst die größten und komplexesten Planungsherausforderungen zu bewältigen, und dabei benutzerfreundlich und intuitiv. Es ist keine lange Einarbeitung oder Schulung erforderlich, und ein engagiertes Support-Team steht Ihnen für Fragen zur Verfügung. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose 30-tägige Testversion an und beginnen Sie, Ihre Projekte online zu planen.