Wenn Sie ein Projekt planen, brauchen Sie eine Strategie, um Ihren Plan umzusetzen. Der Aktionsplan ist genau dieses Dokument. Er beschreibt die Handlungsschritte, die Sie unternehmen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen. Laden Sie unsere kostenlose Aktionsplan-Vorlage für Excel herunter und starten Sie Ihren Weg zum Erfolg. Eine Projektaktionsplan-Vorlage, eine Notfall-Aktionsplan-Vorlage, eine Korrektur-Aktionsplan-Vorlage und eine strategische Aktionsplan-Vorlage sind alle in unserer kostenlosen Excel-Datei enthalten.

Um diese kostenlose Aktionsplan-Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild.

Was ist eine Aktionsplan-Vorlage?

Eine Aktionsplan-Vorlage ist ein Tool, das Projektmanagern hilft, die Schritte für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu visualisieren. Diese Handlungsschritte werden weiter in Unteraufgaben unterteilt, die als Maßnahmen bezeichnet werden. Die Aktionsplan-Vorlage von ProjectManager für Excel hilft Ihnen, diese Elemente in einer übersichtlichen Tabelle zu organisieren.

Eine Projektaktionsplan-Vorlage ist ein wichtiges Projektplanungswerkzeug, da sie das Team, die Zeit und die Ressourcen beschreibt, die für eine erfolgreiche Projektausführung erforderlich sind. Sie enthält eine Zeitleiste, die Aufgaben, Prioritäten und Verantwortliche organisiert.

Auch wenn alle Aktionsplan-Vorlagen die gleichen grundlegenden Elemente wie Ziele, Handlungsschritte, Aufgaben und eine Zeitleiste enthalten, gibt es verschiedene Arten – etwa geschäftliche, strategische oder korrigierende Aktionspläne. Unsere Excel-Aktionsplan-Vorlage kann für jede dieser Varianten verwendet werden und lässt sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Warum eine Aktionsplan-Vorlage verwenden?

Die Aktionsplan-Vorlage ist ein nützliches Planungsdokument, da sie einen Rahmen bietet, um pragmatisch und effizient an die Aufgabenbearbeitung heranzugehen. Mit einem Aktionsplan können Sie die Handlungsschritte in logischer Reihenfolge anordnen und sicherstellen, dass keine kritische Aufgabe übersehen wird. Aktionsplan-Vorlagen erleichtern den Planungsprozess, da sie alle wesentlichen Felder enthalten, die für einen Aktionsplan erforderlich sind.

Wenn Sie Ihre Aktionsplan-Vorlage ausfüllen, sind alle Ziele, Handlungsschritte und Aufgaben an einem Ort dargestellt. Dies erleichtert dem Projektleiter die Aufgabenverteilung und Priorisierung. Ohne ein klar strukturiertes Aktionsplan-Format wäre es nahezu unmöglich, ein Projekt – ob groß oder klein – effektiv zu planen. Der Name „Aktionsplan“ ist zudem hilfreich, da er ohne Fachjargon auskommt und das Ziel für alle Teammitglieder klar verständlich macht.

Wenn Sie die Aktionsplan-Vorlage jedoch in ProjectManager öffnen, können Sie Ihren Aktionsplan mit mehr als nur einer Tabellenkalkulation verwalten. Sie können in fünf verschiedenen Projektansichten arbeiten: Gantt, Kanban-Board, Aufgabenliste, Kalender und Tabellenansicht.

Außerdem können Sie in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten und den Fortschritt mit Live-Dashboards und Sofort-Statusberichten verfolgen. Starten Sie kostenlos mit ProjectManager und erstellen Sie einen besseren Aktionsplan.

Wer sollte eine Aktionsplan-Vorlage verwenden?

Projektmanager sind in der Regel dafür verantwortlich, den Aktionsplan zu erstellen, seinen Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass das gesamte Projektteam auf dem neuesten Stand bleibt. Allerdings werden im Aktionsplan selbst einzelnen Teammitgliedern spezifische Handlungsschritte und Aufgaben zugewiesen, für deren Durchführung sie verantwortlich sind.

Normalerweise definiert der Projektmanager die Ziele, Handlungsschritte, Aufgaben, Fälligkeitstermine und Prioritätsstufen des Aktionsplans. Bei größeren Projekten mit umfangreicherem Personal kann jedoch ein Projektkoordinator oder anderes Fachpersonal mit der Erstellung des Plans betraut werden. Unabhängig davon hat der Projektmanager das letzte Wort und die Befugnis, den Plan bei Änderungen zu aktualisieren.

Darüber hinaus können Aktionspläne weit über das Projektmanagement hinaus eingesetzt werden, etwa im operativen Management, in der strategischen Planung oder in jedem Team, das seine Bemühungen zur Zielerreichung koordinieren muss.

Wann sollte man eine Aktionsplan-Vorlage verwenden?

Eine Aktionsplan-Vorlage sollte immer dann verwendet werden, wenn Sie einfache Projekte planen, die Arbeit Ihres Teams oder Ihre persönliche Arbeit verwalten, Initiativen in Ihrer Organisation umsetzen oder ähnliche Aufgaben ausführen möchten. Aktionsplan-Vorlagen erleichtern die Umsetzung, indem sie Führungskräften und Teammitgliedern helfen, die zu erledigenden Aufgaben besser zu verstehen.

Für größere Projekte empfiehlt es sich, Projektmanagement-Software wie ProjectManager zu nutzen, um mit Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Aufgabenlisten, Projektkalendern und mehr zu planen.

Wie man die kostenlose Aktionsplan-Vorlage für Excel verwendet

Unsere Aktionsplan-Vorlage für Excel ist in drei Abschnitte unterteilt: einen zum Auflisten der Handlungsschritte, einen zum Erstellen einer Zeitleiste und einen zur Identifizierung der Ressourcenanforderungen.

1. Handlungsschritte und Maßnahmen auflisten

Wie oben erwähnt, bestehen Handlungsschritte aus Aufgaben oder Maßnahmen. Im ersten Abschnitt dieser Aktionsplan-Vorlage können Sie die Maßnahmen für jeden Handlungsschritt auflisten sowie den Aufgabenstatus, die verantwortliche Person und die Projektphase angeben.

• Priorität: Jede Aufgabe erhält eine Prioritätsstufe – hoch, mittel oder niedrig –, was Ihnen hilft, einen realistischen Plan zu erstellen.
• Aufgaben: Listen Sie hier alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen, um die Handlungsschritte umzusetzen und das Projektziel zu erreichen. Seien Sie gründlich und beziehen Sie das Team in die Ideenfindung ein. Je detaillierter, desto besser.
• Phase: Hier wird vermerkt, in welcher Projektphase der Handlungsschritt stattfindet – z. B. Planung, Ausführung, Abschluss usw.
• Zugewiesen an: Weisen Sie jede Aufgabe einem bestimmten Teammitglied zu, das für deren Abschluss verantwortlich ist.
• Status: Hier können Sie den Fortschritt nachverfolgen, indem Sie einen Prozentsatz oder einen Status eintragen, um den Arbeitsfortschritt zu dokumentieren.

2. Zeit für jede Aufgabe schätzen

Nachdem Sie Ihre Handlungsschritte und Maßnahmen festgelegt haben, können Sie jedem Task ein Start- und Enddatum zuweisen und die Dauer schätzen. Diese Informationen werden benötigt, um eine Zeitleiste zu erstellen.

• Startdatum: Hier legen Sie fest, wann jede Aufgabe beginnen muss, um das Projekt im Zeitplan zu halten.
• Fälligkeitsdatum: Geben Sie an, wann die Aufgabe abgeschlossen sein muss, damit alle Beteiligten den Zeitrahmen kennen.
• Geplante Stunden: Tragen Sie hier ein, wie viel Zeit für jede Aufgabe vorgesehen ist.

3. Ressourcenanforderungen identifizieren

Hier können Sie die Ressourcenanforderungen für jede Aufgabe auflisten. Schätzen Sie, welche Ressourcen benötigt werden, und geben Sie deren Kosten an. Es gibt außerdem ein Feld, um anzugeben, welche Abteilung für die jeweilige Maßnahme verantwortlich ist.

• Abteilung: Welche Abteilung ist für die Aufgabe zuständig – z. B. Marketing, Entwicklung usw.?
• Benötigte Materialien: Welche Materialien werden benötigt – Software, Ausrüstung, Rohstoffe, Standort usw.?
• Kosten: Wie viel Budget ist für diese Aufgabe vorgesehen?
• Notizen: Hier können Sie zusätzliche Informationen eintragen, die in keine der anderen Kategorien passen.

Der beste Teil dieser Excel-Aktionsplan-Vorlage ist, dass sie vier verschiedene Arten von Aktionsplänen ermöglicht – je nachdem, ob Sie einen Projekt-, Korrektur-, Strategie- oder Notfall-Aktionsplan benötigen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über diese Vorlagenarten.

Arten von Aktionsplan-Vorlagen

Diese anpassbare Aktionsplan-Vorlage für Excel kann für nahezu jedes Projekt verwendet werden. Wir haben sie jedoch in verschiedene Anwendungsfälle unterteilt. Wählen Sie die Variante, die am besten zu Ihrem Projekt passt.

Projekt-Aktionsplan-Vorlage

Verwenden Sie die Projekt-Aktionsplan-Vorlage, um Ihr Projekt in klare Ziele zu gliedern und sicherzustellen, dass alle im Zeitplan bleiben. Projektziele sind die übergeordneten Ergebnisse, die das Projekt erreichen soll. Im Abschnitt „Projektziele“ legen Sie fest, wie diese Ziele erreicht werden sollen. Diese sollten SMART-Ziele sein – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Definieren Sie außerdem Erfolgskriterien und überlegen Sie, wie der Erfolg gemessen wird. Wird das Projekt rechtzeitig abgeschlossen, bleibt es im Budget, und liegt die Kundenzufriedenheit bei mindestens 85 Prozent?

Im Abschnitt „Handlungsschritte“ werden die Aufgabenpriorität, Maßnahmen und Leistungskennzahlen (KPIs) sowie Details wie Zuständigkeit, Status und relevante Daten festgehalten. Außerdem gibt es einen Abschnitt zur Beschreibung der Ressourcen mit Anforderungen und geschätzten Kosten. Diese Projektdetails helfen Ihnen, einen klaren Weg zum erfolgreichen Projektabschluss zu definieren.

Strategische Aktionsplan-Vorlage

Verwenden Sie die strategische Aktionsplan-Vorlage, um Schritte, Ressourcen und Zeitrahmen zu definieren, mit denen die langfristigen Ziele und Vorgaben einer Organisation erreicht werden. Beginnen Sie mit der Eingabe der Vision, Mission und strategischen Ziele Ihres Unternehmens. Eine Vision beschreibt den übergeordneten Zweck der Organisation, während die Mission die langfristigen Bestrebungen und Zukunftsziele definiert. Listen Sie anschließend die strategischen Ziele als SMART-Ziele auf – also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert.

Beispielsweise könnte ein strategisches Ziel sein, den Marktanteil des Unternehmens um 10 Prozent zu erhöhen. Ein weiteres Ziel könnte darin bestehen, eine neue Produktlinie einzuführen und innerhalb der ersten sechs Monate einen Umsatz von 100.000 US-Dollar zu erzielen. Verwenden Sie die strategische Aktionsplan-Vorlage für Excel, um Prioritäten, Maßnahmen, KPIs, Zuständigkeiten und mehr zu definieren und Ihre strategischen Initiativen erfolgreich umzusetzen.

Wie man mit ProjectManager einen Aktionsplan erstellt

Obwohl Aktionsplan-Vorlagen ein guter Ausgangspunkt für das Projektmanagement sind, bleiben sie statische Dokumente. Wenn Sie Ihre Planung auf die nächste Ebene heben möchten, sollten Sie eine Projektplanungssoftware wie ProjectManager verwenden.

Da ProjectManager eine Online-Software ist, können Sie Ihr Team direkt in das Tool einladen. Unabhängig von Ort oder Arbeitszeit werden Aktualisierungen des Fortschritts sofort im Echtzeit-Dashboard der Software angezeigt, das sich nach Ihren gewünschten Informationen filtern lässt.

Sie können anschließend Diagramme und Grafiken erstellen, um die Daten anschaulich darzustellen und sie mit Stakeholdern oder Teammitgliedern zu teilen – entweder in einer allgemeinen oder individuell angepassten Form, je nach Bedarf.

Wie bereits erwähnt, können Benachrichtigungen eingerichtet werden, um Teammitglieder zu informieren, wenn Aufgaben kurz vor dem Fälligkeitsdatum stehen. Ebenso können Benachrichtigungen an den Teamleiter gesendet werden, wenn Aufgaben überfällig sind, um rechtzeitig Ressourcen neu zu verteilen oder das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Welche anderen Projektmanagement-Vorlagen können beim Aktionsplan helfen?

Der Aktionsplan beschreibt den Weg, den Sie einschlagen, um Ihre Projektziele zu erreichen. Unsere kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen helfen Ihnen dabei, die Reihenfolge der Schritte besser zu organisieren. Auf unserer Website finden Sie Dutzende kostenloser Excel- und Word-Vorlagen, von denen viele Ihren Aktionsplan verbessern können. Hier sind einige unserer kostenlosen Vorlagen:

Gantt-Diagramm-Vorlage

Gantt-Diagramme sind das beliebteste Werkzeug im Projektmanagement, da sie Pläne in dynamische Projektzeitpläne umwandeln. Verwenden Sie unsere kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlage, um eine visuelle Zeitleiste für Ihren Aktionsplan zu erstellen.

Wenn Sie Ihre Aktionsplan-Vorlage auf das nächste Level bringen möchten, ist ProjectManager genau das Richtige für Sie – eine cloudbasierte Projektmanagement-Software mit allen Planungsfunktionen, die Sie benötigen, um Ihre Aktionspläne zu erstellen und umzusetzen. Von Echtzeit-Dashboards über Online-Gantt-Diagramme bis hin zu dynamischen Kanban-Boards – unsere Software hebt Ihr Projektmanagement auf ein neues Niveau. Testen Sie sie kostenlos mit einer 30-tägigen Testversion.