Não há como negar que gerenciar um projeto pode ser complicado, mas por que reinventar a roda quando se trata de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos? Gerentes de projetos do mundo todo contam com estratégias comprovadas para planejar, organizar e executar projetos, independentemente do tamanho ou da complexidade.
Não subestime o quanto as ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos podem tornar o planejamento e a gestão de projetos mais fáceis e eficazes. Elas podem ser aplicadas a qualquer projeto, seja qual for a área ou o setor. Quando usadas em conjunto com um software de gerenciamento de projetos, ajudam a economizar tempo e reduzir custos.
Qual é a diferença entre técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos?
Embora ferramentas e técnicas pareçam semelhantes e ambas sejam partes essenciais de um gerenciamento de projetos bem-sucedido, é importante conhecer as diferenças entre elas. As ferramentas de gerenciamento de projetos são recursos físicos, como softwares, que ajudam a gerenciar e executar vários aspectos de um projeto. Outros exemplos de ferramentas incluem gráficos de Gantt, quadros Kanban, calendários de projeto, listas de tarefas ou modelos de gerenciamento de projetos. Pense nas ferramentas como o “como” você gerencia projetos para alcançar objetivos como melhorar a comunicação, monitorar o desempenho ou facilitar o planejamento.
Já as técnicas de gerenciamento de projetos são “o que” você faz em um projeto em um nível mais estratégico. Elas são metodologias e processos que ajudam você a planejar, executar e supervisionar um projeto. Alguns exemplos de técnicas de gerenciamento de projetos incluem a metodologia ágil, o gerenciamento de projetos lean, o modelo cascata (waterfall), o scrum ou o método do caminho crítico (CPM).
22 técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos
Reunimos 22 das melhores ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos que todo gerente de projetos deve conhecer para controlar seus projetos e conduzi-los ao sucesso. Primeiro, vamos analisar as ferramentas de gerenciamento de projetos e, em seguida, as técnicas de gerenciamento de projetos em que elas podem ser usadas.
1. Gráficos de Gantt
Os gráficos de Gantt estão entre as ferramentas de gerenciamento de projetos mais importantes, graças à sua versatilidade. Eles podem ser usados ao longo das várias fases dos seus projetos para ajudar no planejamento, na programação e no acompanhamento do projeto.
Os gráficos de Gantt facilitam a criação de uma linha do tempo do projeto. Se você usa o gráfico de Gantt online do ProjectManager, basta adicionar tarefas e prazos para criar automaticamente planos de projeto interativos. Depois, você pode ajustar os cronogramas do projeto conforme necessário e vincular tarefas dependentes clicando e arrastando itens na linha do tempo. Os gráficos de Gantt também podem ser usados para criar roadmaps que monitoram a execução de vários projetos em um programa ou portfólio de projetos.
As dependências entre tarefas podem ser vinculadas no ProjectManager para evitar gargalos e tempo ocioso. Os gerentes de projetos podem automatizar notificações sobre prazos próximos para manter o projeto nos trilhos. Quando a equipe atualiza o status, as informações de gerenciamento de tarefas e de recursos são refletidas instantaneamente em todo o ProjectManager, para que todos estejam sempre alinhados. Comece hoje mesmo gratuitamente.
2. Estrutura analítica do projeto (EAP)
Projetos grandes e pequenos podem parecer assustadores à primeira vista, pois há muito a fazer. Mergulhar de cabeça e aprender a nadar no caminho é a forma como projetos se afogam em prazos e custos. Como todo gerente de projetos experiente sabe, tudo exige um plano antes de ser colocado em prática.
Uma estrutura analítica do projeto (EAP) é uma forma de organizar o trabalho em partes menores e mais fáceis de gerenciar. Segundo o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK), a EAP é uma “decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe”.
A EAP é uma representação gráfica de todas as tarefas do projeto. No topo fica o produto final, com uma linha que desce até uma caixa (ou caixas) que representa as tarefas maiores que levam à conclusão do projeto. Cada uma dessas caixas, por sua vez, se conecta por linhas a tarefas menores abaixo dela.
Os diagramas de estrutura analítica do projeto são uma ferramenta de gerenciamento de projetos muito popular, normalmente usada em técnicas como o método do caminho crítico (CPM) ou a técnica de avaliação e revisão de programas (PERT).
3. Estrutura analítica de custos (EAC)
Uma EAC, ou estrutura analítica de custos, é uma estrutura hierárquica que categoriza e organiza os custos associados a um projeto. Ela divide o custo total do projeto em partes mais fáceis de gerenciar, incluindo mão de obra, equipamentos e despesas indiretas.
Essa ferramenta de estrutura de custos ajuda no orçamento, no controle de custos e na análise financeira, oferecendo uma visão clara de onde o dinheiro está sendo gasto.
4. Estrutura analítica de recursos (EAR)
A estrutura analítica de recursos é outra estrutura hierárquica que categoriza e organiza os recursos do projeto para garantir que os recursos certos sejam usados corretamente ao longo do projeto. Essa ferramenta de gerenciamento de projetos considera detalhes como pessoal, materiais, equipamentos e instalações para ajudar a identificar, acompanhar e gerenciar os recursos. A clareza que uma estrutura analítica de recursos traz ao processo de planejamento de recursos a torna muito útil para os escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs), que precisam alocar recursos a vários projetos.
Essa técnica oferece uma visão direta dos recursos necessários, o que favorece um melhor planejamento, alocação e otimização.
5. Diagramas de rede do projeto
Os diagramas de rede do projeto são representações gráficas de um projeto. Eles se parecem com uma série de setas que se conectam a caixas e mostram como as atividades interagem em um projeto. As caixas são chamadas de nós e representam uma atividade do projeto, enquanto as setas mostram a relação entre as atividades.
Os diagramas de rede funcionam bem como técnica de gerenciamento de projetos porque precisam ter um início e um fim, assim como um projeto. Não existe uma única forma de desenhar um diagrama de rede; no entanto, as mais comuns são o método do diagrama de precedência (PDM) e o método do diagrama de setas (ADM).
Em termos de técnicas de gerenciamento de projetos, o objetivo do diagrama de rede é ajudar os gerentes de projetos a acompanhar cada elemento do projeto. Ele também facilita o compartilhamento e a comunicação com os demais membros da equipe do projeto. Os diagramas de rede são usados em várias técnicas de gerenciamento de projetos que exigem uma representação gráfica da sequência de tarefas, como o PERT ou o método do caminho crítico. Por sua simplicidade, também são considerados uma ferramenta útil de gerenciamento de programas, pois permitem que os gerentes de programas visualizem facilmente a linha do tempo estimada de vários projetos lado a lado.
6. Quadros Kanban
Os quadros Kanban são uma ferramenta visual de gerenciamento de tarefas composta por um quadro e cartões móveis que representam atividades. Gerentes de projetos e membros da equipe os usam para colaborar enquanto trabalham nos projetos. Os quadros Kanban permitem que os gerentes de projetos visualizem seus fluxos de trabalho, atribuam tarefas e relatem o progresso. Eles podem ser usados para gerenciar o fluxo de trabalho de diversas equipes, do marketing ao desenvolvimento ágil de software. Também fazem parte de técnicas como a manufatura enxuta (lean).
O software de gerenciamento de projetos leva o Kanban a outro nível. O ProjectManager tem uma visualização em quadro que se sincroniza com todas as outras visualizações do projeto, permitindo que as equipes trabalhem como preferirem. Todas as atualizações são refletidas em toda a ferramenta, e as equipes adoram poder gerenciar o backlog e planejar sprints. Os gerentes ganham a transparência de que precisam para identificar possíveis bloqueios e realocar recursos rapidamente, mantendo a produção avançando sem problemas.
O quadro do projeto ajuda os membros da equipe a visualizar o que precisam fazer hoje, vendo suas tarefas no contexto mais amplo das demais. Isso limita a quantidade de trabalho em andamento (WIP) e equilibra o fluxo de trabalho para evitar sobrecarregar a equipe. Como os cartões no quadro podem ser priorizados, o fluxo de trabalho melhora. Quando uma tarefa é concluída, o cartão passa para a próxima coluna e o membro da equipe começa o cartão no topo da sua coluna de tarefas a fazer.
7. Registro de riscos
Outro tema importante quando se fala em ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos é o registro de riscos. Essa ferramenta documenta e acompanha os riscos potenciais ao longo de um projeto, detalhando sua probabilidade, o impacto potencial e as estratégias de mitigação para minimizar interrupções.
Um registro de riscos normalmente inclui a descrição dos riscos, os responsáveis por eles, uma avaliação da gravidade de cada risco e os planos de ação. Essa ferramenta simples, mas poderosa, permite que as equipes de projeto fiquem de olho nos riscos e reduzam seu impacto no projeto.
8. Matriz de riscos
A matriz de riscos é outra ferramenta de gerenciamento de projetos essencial que todo gerente de projetos deve conhecer. Trata-se de uma ferramenta simples que ajuda a determinar a probabilidade e a gravidade dos possíveis riscos do projeto. Ao avaliar os riscos dessa forma, você consegue mapear o impacto deles no projeto. Isso permite que os gerentes de projetos atribuam uma prioridade a cada risco e definam a resposta caso ele se torne um problema no projeto. Por esses motivos, você deve sempre usar uma matriz de riscos, um registro de riscos ou outras ferramentas de gerenciamento de riscos ao planejar seus projetos, independentemente das técnicas de gerenciamento de projetos escolhidas.
Existem muitos tipos de riscos dos quais os gerentes de projetos precisam estar cientes. Os riscos mais comuns incluem riscos estratégicos, operacionais, financeiros, técnicos e externos. Lembre-se de que nem todo risco é ruim. Alguns podem ser aproveitados e ter um impacto positivo no projeto.
9. Planilhas de horas
As equipes precisam ser pagas, e as planilhas de horas são uma ferramenta que ajuda nisso. Como em qualquer emprego, a planilha de horas é uma forma de registrar o número de horas que uma pessoa trabalhou em um determinado período, geralmente uma semana ou duas.
No gerenciamento de projetos, as planilhas de horas fazem mais do que facilitar o pagamento. Elas são usadas como controles do projeto para registrar o tempo que cada membro da equipe dedicou às suas tarefas específicas, embora também possam registrar o tempo gasto em um projeto ou para um determinado cliente.
As planilhas de horas podem ser usadas em diversos formatos, do papel às planilhas eletrônicas e aos softwares. As planilhas de horas online podem até ser atualizadas em tempo real. Seja qual for a forma de uso, elas são fundamentais para o pagamento, o cumprimento de prazos e o controle do orçamento.
10. Painéis de projeto
Assim como o painel de um veículo mostra a velocidade, a quantidade de combustível restante no tanque e a quilometragem, os painéis de projeto acompanham as métricas do projeto. É uma única página em que você pode ver rapidamente o progresso e o desempenho do projeto.
Essa é uma ferramenta essencial para obter dados gerais sobre o projeto ou realizar uma auditoria de gerenciamento de projetos. Trata-se de uma ferramenta visual que transforma dados brutos em tabelas e gráficos fáceis de ler, o que torna as informações mais fáceis de assimilar.
Algumas das métricas exibidas nos painéis podem estar relacionadas a custos, a tarefas ou à saúde geral do projeto. Os painéis também podem mostrar a carga de trabalho e outras métricas de gerenciamento de recursos. Eles são parte essencial de qualquer software de gerenciamento de projetos.
11. Registro de mudanças
Um registro de mudanças, como o nome sugere, é um registro cuidadoso que acompanha todas as mudanças solicitadas e implementadas ao longo do projeto. Normalmente, essa ferramenta inclui informações como o motivo da mudança, quem a solicitou, a data da solicitação, como ela afetou o projeto e o status geral da mudança.
Esse registro formal de mudanças ajuda a evitar o aumento descontrolado do escopo (scope creep), fortalece a comunicação com as partes interessadas e ajuda as equipes a entender como as mudanças afetam o escopo, o cronograma e o orçamento.
12. Relatórios de projeto
Os relatórios de projeto são simplesmente documentos que apresentam uma visão geral ou os detalhes de um projeto. Existem muitos tipos diferentes de relatórios de projeto, cada um com uma finalidade, mas todos fornecem ao gerente de projetos dados sobre o progresso e o desempenho do projeto.
Outro aspecto dos relatórios de projeto como técnica de gerenciamento de projetos é que eles são uma ferramenta de comunicação. Como mencionado, eles comunicam detalhes valiosos do projeto ao gerente de projetos. Mas também oferecem ao gerente de projetos uma forma de manter atualizadas as partes interessadas, que têm interesse direto no sucesso do projeto.
Um dos relatórios de projeto mais comuns é o relatório de status, geralmente semanal ou mensal. Há também relatórios de progresso e de carga de trabalho, que são fundamentais para o gerenciamento de recursos. Existem até relatórios que analisam riscos, custo-benefício e variações do projeto.
13. Matriz RACI
RACI é uma técnica de gerenciamento de projetos cuja sigla, em inglês, significa responsável (responsible), aprovador (accountable), consultado (consulted) e informado (informed). A matriz RACI esclarece os papéis e as responsabilidades em um projeto ou processo. “Responsável” identifica a função ou a pessoa encarregada de concluir a tarefa ou a entrega. “Aprovador” é quem responde em última instância pela tarefa ou entrega e toma as decisões finais. “Consultado” é a pessoa ou as pessoas que oferecem conhecimento especializado sobre a tarefa, e “informado” são as pessoas que devem ser mantidas a par das atualizações de status e dos resultados.
Por exemplo, se a tarefa for desenvolver um plano de marketing, a parte responsável seria a equipe de marketing. O aprovador é o diretor de marketing, que vai aprovar o plano. A equipe de vendas será consultada para dar sua opinião sobre as necessidades do mercado, e a diretoria executiva precisará ser informada sobre o andamento.
14. Registro RAID
A sigla RAID vem do inglês e significa riscos (risks), premissas (assumptions), problemas (issues) e dependências (dependencies). Essa ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda a registrar e acompanhar áreas-chave do gerenciamento de riscos do projeto de forma simplificada, ajudando o gerente de projetos a manter o controle do projeto.
Ela identifica riscos, documenta premissas, registra problemas e lista dependências para ajudar as equipes a gerenciar os problemas de forma proativa, antes que se transformem em algo catastrófico. Os registros RAID também ajudam a melhorar a comunicação com as partes interessadas e apoiam a tomada de decisões.
15. Gerenciamento ágil de projetos
O ágil é uma forma de abordar projetos de maneira iterativa, com períodos curtos de trabalho. Esses períodos são chamados de sprints. Os sprints ágeis começam com o planejamento, que normalmente é feito com listas de tarefas e quadros Kanban. Um product owner solicita o trabalho e a equipe de desenvolvimento decide qual trabalho será feito durante o sprint.
A equipe de desenvolvimento tem a palavra final sobre o trabalho que será realizado durante o sprint, enquanto o product owner define os critérios pelos quais o trabalho será considerado concluído e aprovado.
Nesse processo, o scrum master é um especialista no framework scrum e determina a duração do sprint. Há artefatos que fornecem informações à equipe scrum, incluindo o backlog, os gráficos de burndown e as histórias de usuário.
16. PERT
PERT é a sigla em inglês para técnica de avaliação e revisão de programas (program evaluation and review technique). É uma técnica de gerenciamento de projetos que ajuda nas estimativas de tempo. O cronograma é fundamental para concluir um projeto no prazo, mas também dentro do orçamento definido.
Então, como o PERT funciona? Ele lida com probabilidades usando diagramas de rede e métodos estatísticos simples. O PERT divide as tarefas em atividades detalhadas, usando a EAP descrita acima, e depois as adiciona a um diagrama PERT para identificar as atividades interdependentes. A partir desses dados, você cria um mapa ilustrativo da rede de atividades e de suas interdependências.
No mapa, um nó representa um evento, e as atividades são representadas por setas traçadas de um evento a outro, de acordo com sua ordem. Com isso, calculam-se o tempo mais cedo (TE) e o tempo mais tarde (TL) de cada atividade, bem como a folga de cada uma.
17. Método do caminho crítico (CPM)
O método do caminho crítico (CPM) é um dos pilares das técnicas de gerenciamento de projetos. O CPM envolve o uso de diagramas de rede, EAP e gráficos de Gantt. Ele consiste em usar essas ferramentas para criar uma linha do tempo do projeto e identificar o caminho crítico, que é a sequência mais longa de atividades do projeto. As atividades do caminho crítico são chamadas de tarefas críticas e têm a maior prioridade no cronograma do projeto. Assim, você sabe quais tarefas são críticas para o projeto e quais têm folga, ou seja, podem atrasar sem estender a linha do tempo do projeto. Com essas informações, você pode determinar o menor tempo necessário para concluir o projeto.
Nem todas as ferramentas de gerenciamento de projetos conseguem filtrar o caminho crítico automaticamente. Mas o gráfico de Gantt online do ProjectManager encontra o caminho crítico com um clique, economizando um tempo valioso. Depois de planejar o cronograma, defina a linha de base na visualização do gráfico de Gantt. Isso permite comparar o progresso real com o esforço planejado, o que ajuda você a se manter no caminho certo.
18. Análise de custo-benefício
Uma análise de custo-benefício avalia o investimento em um projeto e qual pode ser o retorno. Essa é uma técnica de gerenciamento de projetos valiosa para ajudar a decidir quais projetos são viáveis e quais é melhor deixar de lado.
A ideia é simples: some os custos do projeto e, em seguida, o valor do ponto de vista do negócio, seja em benefícios ou em oportunidades. Se os benefícios superarem os custos, é mais provável que o projeto valha a pena. Caso contrário, recusá-lo pode evitar um prejuízo.
O valor dessa técnica de gerenciamento de projetos é claro na tomada de decisões organizacionais. Ela ajuda você a enxergar o projeto em termos de retorno sobre o investimento (ROI) e da cadeia de valor da sua organização. É uma forma de decidir com base em dados, em vez de confiar apenas na intuição.
19. Gerenciamento do valor agregado
O gerenciamento do valor agregado (EVM) é usado no gerenciamento de projetos para integrar cronograma, custos e escopo como forma de medir o desempenho do projeto. Ao analisar os valores planejados e reais, o EVM ajuda a fazer previsões que permitem aos gerentes de projetos gerenciar melhor os projetos. Os gerentes de projetos usam ferramentas como EAP, gráficos de Gantt e painéis de projeto ao implementar o EVM.
Prever o futuro nunca é totalmente preciso, mas, segundo estudos, quando o projeto atinge 20% de execução, o EVM faz um trabalho bastante bom. Ele costuma ser usado para controlar os custos do projeto.
Outros benefícios incluem transformar incertezas em fatores quantificáveis e comparar o status atual do projeto com a linha de base. Ele também fornece insights sobre projetos e portfólios.
20. Mapeamento das partes interessadas
As partes interessadas têm interesse direto no projeto, mas também podem influenciá-lo. Por isso, os gerentes de projetos precisam saber quem são as partes interessadas do projeto e como elas podem influenciá-lo.
É aí que entra a técnica de gerenciamento de projetos de mapeamento das partes interessadas. Trata-se de um processo visual que organiza as partes interessadas do projeto e mostra ao gerente de projetos como lidar com cada uma delas e quais precisam saber o quê, e quando.
As partes interessadas podem ser variadas. Clientes ou usuários de um produto são partes interessadas, mas também o são setores e mercados, fornecedores e investidores. Podem ser clientes novos ou antigos, varejistas ou até a própria equipe do projeto, como o gerente de projetos, o desenvolvedor, o designer ou um executivo. Em geral, elas podem ser divididas em duas categorias: internas e externas. Painéis de projeto e gráficos de Gantt podem então ser usados para relatar o progresso e manter as partes interessadas informadas.
21. Estudo de viabilidade
Há muitas formas de determinar se vale a pena realizar um projeto. Uma dessas técnicas de gerenciamento de projetos é o estudo de viabilidade. Ele é uma forma de avaliar se o plano do projeto é prático e levará a um resultado bem-sucedido.
Um estudo de viabilidade verifica se você tem os recursos para concluir o projeto e se o ROI torna vantajoso, inclusive financeiramente, assumi-lo.
O estudo de viabilidade começa depois que o projeto foi apresentado, mas antes do início de qualquer trabalho. Ele faz parte da fase de planejamento do projeto e é realizado com uma análise SWOT ou uma avaliação de riscos do projeto. O estudo de viabilidade analisa aspectos como oportunidades de mercado, prós e contras, entre outros.
22. Gerenciamento do pipeline de projetos
Um pipeline de projetos é um sistema que permite às organizações acompanhar seus projetos atuais e futuros no portfólio de projetos. Essa técnica de gerenciamento de projetos ajuda os escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) no processo de seleção e priorização de novos projetos operacionais e estratégicos para uma empresa. Você pode estabelecer um sistema de gerenciamento do pipeline de projetos usando diversas ferramentas de gerenciamento de projetos, como roadmaps de portfólio de projetos, gráficos de Gantt, painéis e muito mais.
Mais modelos e ferramentas gratuitos de gerenciamento de projetos
As técnicas de gerenciamento de projetos funcionam melhor quando aplicadas com um software de gerenciamento de projetos, que promove a eficiência e conecta as equipes para que trabalhem melhor juntas. Se você ainda não está pronto para adotar um software de gerenciamento de projetos, o ProjectManager também oferece modelos gratuitos para download. Há dezenas de modelos que podem ser aplicados a todas as fases de um projeto. Aqui estão apenas alguns dos muitos modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que você pode usar.
Modelo de orçamento do projeto
Todo projeto precisa ser financiado, mas o custo deve ser previsto com precisão antecipadamente. Nosso modelo gratuito de orçamento do projeto para Excel ajuda você a estimar mão de obra, materiais e outros custos para construir a base financeira que sustentará seu projeto.
Modelo de plano de projeto
Todo o trabalho envolvido na entrega de um projeto pode parecer assustador até você criar um plano para organizar essas tarefas. Com nosso modelo gratuito de plano de projeto para Word, você pode definir o escopo do projeto e dividi-lo em fases menores e mais fáceis de gerenciar.
Modelo de gráfico de Gantt
Os gráficos de Gantt são ferramentas visuais de planejamento e programação que têm fama de serem difíceis de criar. Ao baixar nosso modelo gratuito de gráfico de Gantt para Excel, basta preencher suas tarefas e o gráfico de barras é criado automaticamente.
Modelo de estrutura analítica do projeto
O projeto como um todo precisa ser dividido em entregas e tarefas menores para ser gerenciado melhor. Com o modelo gratuito de estrutura analítica do projeto (EAP) para Excel, fica fácil fazer um inventário completo do trabalho necessário para entregar um projeto bem-sucedido.
Modelo de plano de ação
Os objetivos do projeto não são alcançados sem uma estratégia. Com nosso modelo gratuito de plano de ação para Excel, você pode definir as etapas que levarão você a atingir esses objetivos. Use este modelo gratuito para organizar suas tarefas (etapas de ação) e subtarefas (itens de ação).
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