Um mapa das partes interessadas permite identificar as partes interessadas do seu projeto ou qualquer pessoa com interesse no projeto. As partes interessadas podem ser patrocinadores, a equipe de projeto, contratados e usuários finais do produto ou serviço entregue no projeto.
Portanto, o gerenciamento de partes interessadas faz parte de qualquer projeto bem-sucedido. Os gerentes de projeto precisam definir suas partes interessadas e sua relação com o projeto, e isso é feito com uma técnica de gerenciamento de projetos chamada mapeamento de partes interessadas. Baixe nosso modelo gratuito de mapa das partes interessadas para Excel!
Para baixar este modelo gratuito de mapa das partes interessadas para Excel, clique na imagem.
O que é um mapa das partes interessadas?
Um modelo de mapa das partes interessadas é uma ferramenta visual que ajuda a entender quem são as partes interessadas de um projeto. Este gráfico de gerenciamento de projetos ajuda os gerentes de projeto a avaliar o impacto e a influência de suas partes interessadas.
Um mapa das partes interessadas inclui uma lista de todas as partes interessadas do projeto, sejam elas indivíduos, grupos ou organizações, e descreve sua perspectiva e interesse no projeto.
Essas informações são usadas para mapear sua relação com os objetivos do projeto e com as demais partes interessadas. Isso é feito visualmente, com um gráfico que classifica as partes interessadas por relevância e identifica quaisquer problemas.
Para desenvolver e expandir suas comunicações com as partes interessadas, você pode usar um software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager possui recursos de relatórios automatizados que fornecem às partes interessadas as informações que elas querem quando querem. Nem todas as partes interessadas querem os mesmos dados, por isso nossos relatórios com um clique podem ser filtrados para mostrar exatamente o que elas querem ver. Compartilhe relatórios sobre variações de projeto, status de projeto e portfólio e muito mais. Você também pode adicionar partes interessadas ao seu projeto com uma licença de convidado gratuita, para que possam verificar os dados a qualquer momento.
Quando usar um modelo de mapa das partes interessadas?
Este modelo pode ser usado sempre que você iniciar um projeto. Pode ser usado ao redigir um plano de projeto, proposta de projeto, plano de gerenciamento de qualidade, ou em conjunto com outros métodos, como análise de lacunas.
Em termos gerais, um modelo de mapa das partes interessadas permite identificar partes interessadas-chave para melhor gerenciamento de mudanças, de riscos e de comunicação.
Quem deve usar um modelo de mapa das partes interessadas?
Nosso modelo é mais frequentemente usado por gerentes de projeto para identificar as partes interessadas-chave. O gerente de projeto deve gerenciar essas partes interessadas, e para isso é necessário o mapeamento.
O processo de mapeamento de partes interessadas ajuda os gerentes de projeto a avaliar o nível de interesse e influência que cada parte interessada tem no projeto. Isso fornece ao gerente informações que podem ser usadas para definir expectativas, limites e outras abordagens de gerenciamento.
O termo “nível de influência” significa o quanto de poder cada parte interessada tem para definir e modificar o projeto. O que se entende por “interesse” é como as partes interessadas são impactadas pelo resultado do projeto sem ter poder para influenciá-lo.
O gerenciamento de partes interessadas é fundamental para o sucesso do projeto, pois são elas que, em sua maioria, definem o que é esse sucesso. Os projetos frequentemente têm muitas partes interessadas, por isso este modelo ajuda o gerente a identificá-las, engajá-las e gerenciá-las.
Como usar este modelo de mapa das partes interessadas para Excel
Usar nosso modelo simplifica o processo ao fornecer um mapa visual já desenhado. Tudo que você precisa fazer é adicionar os detalhes sobre suas partes interessadas. Nosso mapa é personalizável para se ajustar ao tamanho do seu projeto.
1. Liste suas partes interessadas
No lado direito do modelo há um espaço para listar todas as suas partes interessadas e uma legenda. A legenda é uma representação colorida de seu status atual:
- Verde: Defensor (favorável)
- Amarelo: Neutro (nem favorável nem contrário)
- Vermelho: Bloqueador (contrário)
2. Estime o nível de influência e interesse de suas partes interessadas
Como as partes interessadas estão listadas à direita, basta selecionar seu número correspondente e plotá-lo em um ponto que indica seu nível de influência e interesse. Você pode então colorir a célula para indicar seu status atual: verde para defensor, amarelo para neutro e vermelho para bloqueador.
3. Posicione as partes interessadas nos quadrantes do mapa
À esquerda há um mapa das partes interessadas dividido em quadrantes. A linha vertical indica o nível de influência da parte interessada, do mais baixo na parte inferior ao mais alto na parte superior. A linha horizontal representa seu nível de interesse, do mais baixo à esquerda ao mais alto à direita.
- Gerenciar de perto: São as partes interessadas com maior interesse e influência no projeto. Forneça a elas um relatório de status regularmente e peça seu feedback.
- Manter satisfeitas: Este grupo não é tão interessado, mas é influente. Também precisa de atualizações regulares e você deseja obter feedback deles antes de tomar decisões finais.
- Manter informadas: Essas pessoas tendem a ser os usuários do projeto, com menos influência, mas altamente interessadas. Devem ser atualizadas ao longo do projeto, mas não com a mesma frequência dos grupos acima.
- Monitorar: Há menos influência e interesse neste grupo, mas mantenha-os no seu radar e certifique-se de que não perdem nenhuma mudança importante.
4. Gerencie as relações com as partes interessadas adequadamente
Agora você tem um mapa das partes interessadas e pode usá-lo para construir planos de gerenciamento e comunicação para seus projetos.
Por que usar um modelo de mapa das partes interessadas para Excel?
Nosso modelo transmite detalhes sobre suas partes interessadas de forma visual, ajudando a informar suas decisões. Este modelo faz o trabalho de preparação para você, para que possa se concentrar em definir suas partes interessadas em relação ao projeto.
Vantagens do modelo Excel de mapa das partes interessadas
Depois de preenchido, você pode começar a mapear seu plano de comunicação com as partes interessadas: quem quer saber o quê, com que frequência se reunir com elas e como preferem seus relatórios. Isso ajuda a influenciar as partes interessadas e suas expectativas ao longo do projeto.
Frequentemente, riscos potenciais se manifestam primeiro neste processo, e você pode então planejar contra eles à medida que o projeto avança. Você pode ver quais partes interessadas podem entrar em conflito com outras e como evitar esses problemas.
O mapa das partes interessadas é ótimo para desenvolver um plano de comunicação com suas partes interessadas-chave. Você pode determinar como elas preferem suas comunicações: por reunião, e-mail, mensagem de texto, etc.
Desvantagens do modelo Excel de mapa das partes interessadas
Este modelo Excel é um bom ponto de partida para o mapeamento de partes interessadas. No entanto, os modelos Excel são documentos estáticos com desvantagens: você precisará atualizar manualmente seu mapa e os membros da equipe não podem colaborar online.
Mais importante, um mapa das partes interessadas é uma ferramenta limitada. Em vez disso, use um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager, que permite gerar relatórios de status, usar gráficos de Gantt para criar cronogramas visuais e monitorar projetos com dashboards em tempo real.
Como o ProjectManager ajuda a gerenciar as partes interessadas
O ProjectManager é um software premiado que organiza suas comunicações com as partes interessadas para manter todos informados. Nossa ferramenta baseada em nuvem fornece dados em tempo real para apresentações mais informativas.
As partes interessadas querem relatórios sobre o progresso do projeto. Nosso recurso de relatórios pode gerar relatórios de status com apenas um clique. Obtenha outros relatórios sobre o tempo restante para as tarefas, custos e muito mais.
É fácil agendar suas reuniões regulares com as partes interessadas. Nossas múltiplas visualizações de projeto incluem calendário, lista de tarefas, quadro kanban e gráfico de Gantt. Todas capturam datas e marcos importantes, que podem automatizar notificações por e-mail para avisá-lo quando esses prazos estão se aproximando.
Gerencie suas partes interessadas como você gerencia sua equipe, criando perfis com anexos de arquivos e outras informações para saber como e quando se comunicar com elas. Você pode até envolvê-las no trabalho, compartilhando planos ou marcando-as em comentários no nível das tarefas.
Outros modelos de gerenciamento de projetos que ajudam no gerenciamento de partes interessadas
O modelo de mapa das partes interessadas é um bom começo, mas você precisará de mais ferramentas para gerenciá-las. O ProjectManager tem dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos que abordam todos os aspectos do trabalho. A seguir estão alguns que se relacionam especificamente ao gerenciamento de partes interessadas.
Modelo de análise das partes interessadas
Para ajudar ainda mais a identificar as partes interessadas, este modelo gratuito de análise das partes interessadas ajuda a encontrar a melhor forma e frequência para se comunicar com elas. Este modelo também ajuda a desenvolver uma estratégia para gerenciá-las melhor e obter sua aprovação.
Modelo de matriz RACI
Outra forma de organizar suas partes interessadas é com nosso modelo de matriz RACI. RACI significa responsável, aprovador, consultado e informado. Usar este modelo gratuito ajuda a agrupar as partes interessadas nessas categorias, o que ajuda a gerenciá-las ao longo do projeto.
O ProjectManager otimiza o gerenciamento de partes interessadas para maior eficiência, além de fornecer as ferramentas necessárias para planejar, programar, monitorar e relatar seu projeto. Junte-se a dezenas de milhares de equipes que já usam nossa ferramenta para organizar seu trabalho aproveitando este teste gratuito de 30 dias hoje.