Há uma coisa constante em todos os projetos: a mudança. O gerenciamento de mudanças é o que mantém os projetos no caminho certo. Um registro de mudanças é a ferramenta que torna isso possível. Se você está procurando uma forma de controlar e gerenciar mudanças em seus projetos, faça o download do Modelo de registro das mudanças gratuito do ProjectManager para Excel.

Para baixar este modelo gratuito de registro de mudanças para Excel, clique na imagem abaixo.

O que é um registro de mudanças?

Um registro de mudanças é um documento de projeto que registra e acompanha sistematicamente as modificações feitas em um sistema, documento ou processo do projeto. Ele é usado como um registro histórico que detalha o “o quê”, “quando”, “por quê” e “quem” por trás de cada mudança.

O objetivo de usar um registro de mudanças é manter uma trilha de auditoria clara que ajude as equipes a entender a evolução de um projeto ou sistema ao longo do tempo. Esse registro é especialmente útil em áreas como desenvolvimento de software, onde correções de bugs e atualizações ocorrem com frequência. No entanto, um modelo de registro das mudanças pode ser valioso em qualquer contexto em que seja necessário documentar alterações.

Por que você precisa de um modelo de registro das mudanças

Os projetos são planejados com cuidado. Antes mesmo de começar, há muita pesquisa e análise para definir o melhor caminho a seguir. Mas, quando o plano encontra a realidade, as coisas mudam. Independentemente da qualidade da análise de riscos, algo inesperado sempre acontece. Pode ser a quebra de um equipamento, membros da equipe adoecendo, condições climáticas interferindo — qualquer coisa.

Um modelo de registro das mudanças, registro de gerenciamento de mudanças, registro de ordens de mudança ou registro de controle de mudanças — independentemente do nome utilizado — é um documento que permite capturar as mudanças à medida que elas ocorrem e acompanhá-las ao longo do projeto até que a questão levantada seja resolvida.

Maior visibilidade

Ao usar um modelo de registro das mudanças, você traz a mudança para fora das sombras, onde ela costuma se esconder e causar mais danos, e a coloca sob a luz. Agora, há visibilidade. A mudança foi identificada e há membros da equipe designados para resolvê-la, criando responsabilidade. A equipe pode seguir com o projeto com a confiança de que a mudança que atua contra ela está sendo tratada.

O modelo de registro das mudanças é uma ferramenta para acompanhar o esforço necessário para resolver a mudança. Ele oferece ao gerente de projetos um local para não apenas identificar a alteração, mas também designar um membro da equipe para lidar com ela e até definir um prazo para que a mudança seja resolvida.

Essa mudança é priorizada e acompanhada do início ao fim. O modelo de registro das mudanças é onde todos os comentários e anotações relacionados à mudança podem ser armazenados. Esse é um recurso essencial em qualquer projeto. Como já foi destacado, a mudança é constante. Ela faz parte das responsabilidades de um gerente de projetos, e ignorar o registro de mudanças é como conduzir um projeto sem leme. Em pouco tempo, você acabará encalhando.

As mudanças impactam o prazo e o custo de um projeto, que são restrições críticas e precisam ser gerenciadas de forma inteligente. Um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager dá às equipes controle sobre as mudanças para que o projeto continue no caminho certo. As equipes podem gerenciar sua própria carga de trabalho e usar quadros kanban ou listas para colaborar na resolução de problemas em tempo real. Os gerentes ganham visibilidade sobre o processo e podem realocar recursos para manter as equipes operando em plena capacidade e concluir o trabalho mais rapidamente. Além disso, todas as mudanças ficam salvas em um único local centralizado, onde são automaticamente incorporadas aos relatórios do projeto.

Quem deve usar um registro de mudanças?

Qualquer função envolvida no gerenciamento de projetos, sistemas ou documentação que passem por mudanças frequentes pode usar um registro de mudanças. Por exemplo, um desenvolvedor ou engenheiro de software pode utilizar um registro de mudanças para acompanhar modificações no código, versões de software ou correções de bugs, garantindo que exista um histórico de alterações para consulta da equipe e das partes interessadas.

Gerentes de projeto, por outro lado, podem usar este modelo de registro das mudanças para documentar mudanças no escopo do projeto, cronogramas e entregáveis. Ele funciona como um registro da evolução do projeto e ajuda a facilitar a comunicação com as partes interessadas.

O que está incluído no nosso modelo de registro das mudanças?

Depois de fazer o download do nosso modelo gratuito de registro das mudanças, você verá que a planilha possui um espaço dedicado para cada aspecto do gerenciamento de mudanças. É possível numerar as alterações — já que provavelmente haverá mais de uma — e acompanhar as mudanças que ocorrem ao longo do projeto.

O modelo permite registrar quando a mudança foi identificada pela primeira vez, quem é o responsável por ela e pela sua resolução, além do status e da prioridade da mudança específica em destaque.

Cada linha foi projetada para registrar uma única mudança, enquanto as colunas indicam seu progresso desde a identificação até a resolução. Isso é útil porque garante que nenhuma ordem de mudança que ocorra durante o projeto corra o risco de passar despercebida ou ser ignorada.

Como usar nosso modelo de registro das mudanças

Depois de abrir o modelo de registro das mudanças, você verá diversos títulos de colunas com campos em branco logo abaixo. Essas células em branco servem para inserir os dados correspondentes. Naturalmente, todo o modelo é editável, então fique à vontade para ajustar os títulos de acordo com seu processo de trabalho e nomenclatura.

A seguir, apresentamos uma breve explicação das diferentes seções do nosso modelo.

• Nome do projeto: Aqui você informa o nome do projeto em andamento, já que pode haver vários projetos sendo executados simultaneamente dentro de um programa.
• Nome do gerente de projeto: Indique a pessoa responsável pela condução do projeto; sinta-se à vontade para adicionar informações de contato.
• Nome do gerente do programa: Se o projeto fizer parte de um programa maior, informe o nome da pessoa que o gerencia, juntamente com os dados de contato.
• Nº da mudança: Uma numeração simples das mudanças registradas nesta planilha para facilitar o acompanhamento.
• Tipo de solicitação de mudança: Identifique o tipo de mudança, por exemplo, se está relacionada a um produto ou a outro aspecto do projeto.
• Data de identificação: Data em que a mudança foi identificada pela primeira vez.
• Descrição: Descreva de forma breve qual é a mudança.
• Status: Indique o status atual da mudança: aberta (identificada, mas ainda não tratada), em andamento (quando as ações para resolvê-la já começaram) ou encerrada (quando foi concluída). Esta coluna também pode registrar se a mudança está atrasada ou combinada, como quando duas solicitações semelhantes são unificadas. Este é um campo de seleção.
• Prioridade: Indique a importância de tratar a mudança, classificando-a como crítica, alta, média ou baixa. Este é um campo de seleção.
• Atribuído a: Pessoa responsável por resolver a solicitação de mudança.
• Resolução prevista: Data prevista para a conclusão da solicitação de mudança.
• Ação: Liste as etapas que precisam ser executadas para resolver a solicitação de mudança.
• Impacto: Indique como a mudança está impactando o projeto, como no cronograma, escopo, recursos, entre outros.
• Data de início do trabalho: Data em que o trabalho para resolver a solicitação de mudança foi iniciado.
• Necessita escalonamento: Indique se há necessidade de envolver recursos adicionais para resolver a ordem de mudança.
• Data de resolução do trabalho: Data em que a solicitação foi resolvida e encerrada.
• Aprovação: O gerente responsável por essa solicitação de mudança confirma aqui a conclusão bem-sucedida.
• Comentários: Utilize este campo para quaisquer observações adicionais que não se encaixem em outras partes da planilha.

Exemplos de quando usar um modelo de registro das mudanças

Profissionais de praticamente qualquer setor podem se beneficiar do uso deste modelo de registro das mudanças.

• Registro de mudanças na construção: Este modelo é essencial para documentar e gerenciar modificações como ordens de mudança, alterações de projeto, substituições de materiais, mudanças nas condições do local, alterações de escopo e muito mais.
• Registro de mudanças em projetos de TI: Equipes de tecnologia podem se beneficiar de um modelo de registro das mudanças em cenários que vão desde gerenciamento de incidentes até solicitações de mudança. Por exemplo, se uma regra de firewall for alterada ou um software de segurança for atualizado, o modelo de registro das mudanças é o local ideal para acompanhar essas informações.
• Registro de mudanças no desenvolvimento de software: Qualquer alteração feita no software pode ser incluída no modelo. Isso abrange situações como inclusão de funcionalidades, implantações, correções de segurança ou atualizações do sistema. Ele ajuda a manter um histórico da evolução do software, garantindo responsabilidade e transparência.
• Registro de mudanças na manufatura: Fabricantes podem usar um registro de mudanças para documentar alterações em projetos de produtos, processos de fabricação e procedimentos de controle de qualidade. É uma forma simples de manter a consistência e a rastreabilidade do produto.
• Registro de mudanças em gerenciamento de projetos: Gerentes de projeto utilizam um modelo de registro das mudanças para acompanhar cuidadosamente alterações no escopo, cronograma, orçamento ou entregáveis do projeto. Por exemplo, se houver mudanças de prazo devido a circunstâncias imprevistas, o gerente de projeto pode registrá-las no modelo.

Como importar o registro das mudanças para o ProjectManager

Nosso modelo gratuito de registro das mudanças para download é uma ótima ferramenta, mas representa apenas o primeiro passo rumo a um gerenciamento de mudanças mais dinâmico. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado na nuvem que leva seu Modelo de registro das mudanças a um novo nível.

Ao abrir um novo projeto no ProjectManager, basta acessar a visualização de Gantt. No canto superior direito, você verá o botão de importação. Clique nele e importe o modelo de registro das mudanças da mesma forma que faria com uma lista de tarefas.

Agora, todos os dados inseridos no modelo de registro de controle das mudanças são exibidos no gráfico de Gantt, que apresenta uma linha do tempo visual à direita, mostrando as tarefas ao longo de toda a duração do projeto. Melhor ainda, a planilha deixa de ser estática e passa a ser dinâmica. Isso significa que você pode atribuir cada ordem de mudança a um membro da equipe, que será automaticamente notificado.

Além de serem notificados, como o ProjectManager é baseado na nuvem, sempre que um membro da equipe atualizar o status da ordem de mudança, você também será avisado. Alertas automatizados podem ser configurados para informar um integrante quando o prazo estiver se aproximando ou para avisar você caso haja atraso no tratamento da ordem de mudança.

Também há recursos de comunicação, permitindo que os membros da equipe conversem entre si ou com o líder do projeto caso tenham dúvidas. Ao longo da resolução de uma ordem de mudança ou no momento de sua atribuição, é comum haver diversos documentos de apoio e outros registros, que podem ser anexados diretamente à ordem de mudança específica no ProjectManager.

ProjectManager para gerenciamento de mudanças

Um modelo de registro das mudanças é o primeiro passo no gerenciamento de mudanças. O próximo passo é utilizar um software robusto de gerenciamento de projetos, como o ProjectManager, baseado na nuvem. Nossos recursos tornam o gerenciamento de mudanças mais eficiente e eficaz ao permitir a atribuição de tarefas aos membros da equipe e o acompanhamento do progresso em tempo real. Quer testar no seu próximo projeto? Clique aqui para iniciar um teste gratuito de 30 dias.