O gerenciamento de projetos é bom em tornar o complexo simples, ou pelo menos gerenciável. Isso é feito com ferramentas de gerenciamento de projetos, como o diagrama de rede do projeto.
Um diagrama de rede do projeto ajuda os gerentes de projetos a simplificar um plano de projeto complexo, permitindo que eles vejam a rede do projeto. É importante ter uma visão geral de qualquer projeto, saber quando ele começa e termina e identificar rapidamente todas as atividades e como elas se relacionam. O método do caminho crítico usa diagramas de rede do projeto para isso.
No entanto, algumas pessoas evitam os diagramas de rede do projeto por imaginá-los como esquemas densos que mostram os nós e as conexões de uma rede de computadores. Isso seria um erro. Gerentes de projetos precisam de ferramentas, e o diagrama de rede do projeto é uma ótima opção. Vamos começar com a definição de diagrama de rede do projeto e, em seguida, ver exemplos, ferramentas gratuitas e software de gerenciamento de projetos.
O que é um diagrama de rede no gerenciamento de projetos?
Um diagrama de rede do projeto é uma representação visual do fluxo de trabalho de um projeto. É um gráfico de gerenciamento de projetos composto por caixas que indicam as tarefas e responsabilidades e por setas que mapeiam o cronograma e a sequência em que o trabalho deve ser concluído. Assim, o diagrama de rede do projeto é uma forma de acompanhar visualmente o progresso de cada fase do ciclo de vida do projeto até a sua conclusão.
Os gerentes de projetos usam um diagrama de rede para acompanhar a rede do cronograma do projeto, o que lhes permite ver o progresso de cada atividade. Depois, podem compartilhar o status com o restante da equipe de gerenciamento do projeto. Isso é especialmente útil para quem entende melhor as informações apresentadas de forma visual. Para esses membros da equipe, os diagramas de rede do projeto ajudam no desempenho das tarefas e aumentam a produtividade do projeto.
Outro aspecto do diagrama de rede é que ele ilustra o escopo do projeto. Isso porque o diagrama de rede do projeto reúne todas as atividades, marcos e entregas definidos na estrutura analítica do projeto. O método do caminho crítico (CPM) e a técnica de avaliação e revisão de programa (PERT) são bons exemplos de como usar diagramas de rede no gerenciamento de projetos. Os gerentes de projetos usam esses métodos para estimar a duração do projeto e criar o cronograma.
Tipos de diagramas de rede do projeto: ADM e PDM
Os diagramas de rede do projeto podem ser divididos em dois tipos: o método do diagrama de setas (ADM) e o método do diagrama de precedência (PDM). A principal diferença entre um diagrama de rede ADM e um PDM é a forma como eles representam as tarefas e os marcos.
Diagrama de rede de atividade na seta
Como o nome sugere, o método do diagrama de setas usa setas para representar as atividades do projeto: a cauda da seta indica o início e a ponta indica o término. O comprimento da seta corresponde à duração da atividade. As setas ligam nós ou caixas que simbolizam os marcos de início e término de cada atividade em sequência.
Diagrama de rede de precedência
No método do diagrama de precedência, cada nó ou caixa é uma atividade. Também há setas, mas, nesse caso, elas representam as dependências entre tarefas. Existem quatro tipos de dependência entre tarefas:
- Término para início: uma atividade não pode começar antes que a predecessora termine.
- Início para início: use quando duas atividades podem começar ao mesmo tempo.
- Término para término: use quando as atividades precisam terminar juntas.
- Início para término: use quando uma atividade não pode terminar até que outra comece.
Exemplos de diagrama de rede do projeto
Aqui estão dois exemplos de diagrama de rede do projeto para ajudar você a entender como eles são usados no gerenciamento de projetos. Eles ilustram os dois principais tipos de diagrama de rede do projeto. Recomendamos criar uma estrutura analítica do projeto (EAP) nos dois casos.
Diagrama do caminho crítico
Este é um exemplo simples de diagrama de rede do projeto, criado para montar um cronograma e identificar o caminho crítico, ou seja, a sequência mais longa de tarefas de um projeto. Essas tarefas precisam ser concluídas no prazo; caso contrário, a conclusão do projeto atrasará.
Todas as outras tarefas fora do caminho crítico têm folga, que é o tempo que elas podem atrasar sem afetar o cronograma geral do projeto.
O diagrama de rede do caminho crítico abaixo mostra duas sequências de tarefas, que começam com as tarefas A e B, respectivamente, e precisam ser executadas simultaneamente para concluir o projeto. Ele usa o algoritmo do método do caminho crítico para calcular a duração das tarefas, estimar a duração total do cronograma do projeto e encontrar as atividades com folga zero para identificar o caminho crítico.
Trata-se de um diagrama de precedência, portanto as tarefas do projeto são representadas por nós com informações sobre elas, enquanto as setas indicam as dependências entre tarefas.
Agora vamos analisar cada componente desse diagrama de rede do cronograma do projeto. À esquerda, há uma tabela com os nomes das tarefas do projeto, a duração e as tarefas das quais cada uma depende.
Em seguida, cada tarefa é representada por um nó que mostra o nome, a duração e as datas previstas de início e término no diagrama de rede do caminho crítico, com base em quatro variáveis: início mais cedo, término mais cedo, início mais tarde e término mais tarde.
- Início mais cedo (ES): a data mais cedo em que uma tarefa pode começar, com base nas tarefas que a precedem. Como a tarefa A não tem predecessoras, seu ES é zero, pois ela pode começar imediatamente. Da mesma forma, o início mais cedo da tarefa C é 12, porque esse é o momento mais cedo em que sua predecessora, a tarefa A, pode terminar.
- Término mais cedo (EF): o término mais cedo de uma tarefa é a soma do seu início mais cedo com a sua duração.
- Início mais tarde (LS): a data mais tarde em que uma tarefa começará caso a tarefa anterior leve o maior tempo possível para ser concluída.
- Término mais tarde (LF): indica a data mais tarde em que uma tarefa deve terminar, com base na soma do seu início mais tarde com a sua duração.
Com esses cálculos simples, você pode usar um diagrama de rede do caminho crítico para criar uma linha do tempo do projeto e estimar a sua duração, seja qual for o setor.
Diagrama de rede PERT
Os diagramas PERT são um tipo de diagrama de rede do projeto que representa as tarefas, as dependências e as datas de início e término. Esse método do diagrama de setas também ajuda os gerentes de projetos a identificar a duração total do cronograma do projeto. No entanto, ao contrário dos diagramas de rede do caminho crítico, os diagramas PERT usam setas para representar as tarefas, enquanto os nós representam os marcos do projeto.
Assim como um diagrama CPM, os diagramas PERT usam uma tabela para listar as tarefas do projeto e suas atividades predecessoras. No entanto, um diagrama de rede PERT usa uma estimativa pessimista, uma otimista e uma mais provável para a duração de cada tarefa do projeto. Ter três estimativas de tempo diferentes ajuda os gerentes de projetos a calcular a duração mais realista para cada tarefa.
- Tempo otimista: o menor tempo possível para concluir uma tarefa, supondo que não haja problemas nem atrasos.
- Tempo pessimista: o pior cenário, em que uma tarefa do projeto leva o maior tempo para ser concluída devido a problemas e atrasos.
- Tempo mais provável: o tempo estimado para concluir uma tarefa em “condições normais”, com base em dados históricos de projetos, previsões de especialistas no assunto e na experiência do gerente de projetos.
- Tempo esperado: quanto tempo levará para realizar a tarefa ou atividade, com base nas estimativas de tempo otimista, pessimista e mais provável. O tempo esperado é calculado com a fórmula PERT abaixo.
E=(O + (4*M) + P) / 6
Por fim, o diagrama de rede PERT permite que os gerentes de projetos avaliem a precisão das suas estimativas calculando o desvio padrão da duração de cada tarefa do projeto. Quanto menor o desvio padrão de uma tarefa, maior a certeza sobre a sua duração estimada.
(P-O) / 6
A melhor parte é que os diagramas de rede CPM e PERT podem ser usados ao mesmo tempo para criar um cronograma do projeto mais preciso. Agora vamos ver o processo para fazer um diagrama de rede do projeto.
Como fazer um diagrama de rede do projeto em 3 etapas
Seja qual for o tipo de diagrama de rede de gerenciamento de projetos que você usar, será preciso seguir as mesmas etapas fundamentais. Primeiro, você precisa entender a ordem cronológica em que as atividades devem ser executadas e definir os pontos de início e de término do diagrama de rede do projeto. Ao traçar o diagrama, use setas que vão da esquerda para a direita. É assim que se lê no Ocidente, e o diagrama deve seguir esse padrão de forma intuitiva.
O ideal é que seus diagramas de rede do projeto sejam o mais claros e fáceis de entender possível. Isso significa não encher a página de setas que se cruzam. As setas usadas para indicar direção devem ser retas. Mas o tempo que uma seta representa não deve ser determinado pelo seu comprimento.
1. Crie uma tabela de predecessoras
Uma tabela de predecessoras é uma tabela simples que lista as atividades em uma coluna e as tarefas que as precedem em outra. No nosso exemplo de diagrama de rede PERT, lembre-se de que a tabela de predecessoras segue o método do diagrama de setas, em que as setas representam as atividades e os nós representam os marcos.
2. Identifique as atividades do seu diagrama de rede do projeto
Antes mesmo de pegar o lápis e o papel, você precisa organizar as suas tarefas. Você não quer começar a fazer o diagrama de rede do projeto e perceber que deixou de fora atividades importantes. Também existem as dependências entre tarefas, em que uma tarefa não pode começar ou terminar até que outra atividade comece ou termine. Identifique-as com uma estrutura analítica do projeto e divida o projeto em fases. Aí você estará pronto para começar a desenhar o seu diagrama de rede do projeto e descobrir o caminho crítico.
3. Faça um rascunho do seu diagrama
De forma mais básica, comece o seu diagrama de rede do projeto desenhando-o a lápis ou criando um simples diagrama de fluxo de trabalho do projeto. Depois, você pode apagar e mover os itens até chegar ao diagrama de rede do cronograma mais eficaz.
Depois de definir o desenho final, pense na tipografia. Fontes diferentes podem destacar partes do diagrama e tornar os seus diagramas de rede do projeto mais fáceis de ler. Uma legenda no canto também ajudará o leitor a entendê-lo.
Ferramentas gratuitas de software de diagrama de rede
Só há uma forma de saber se um diagrama de rede do projeto é para você: experimentando. Felizmente, existem muitas ferramentas gratuitas para fazer um diagrama de rede on-line. Escolhemos três dos nossos softwares de diagrama de rede do projeto favoritos para você testar.
1. Google Draw
O Google tem uma ferramenta para tudo, então nem é preciso dizer que ele também oferece um software de diagrama de rede. O Google Draw é totalmente gratuito (você nem precisa informar o seu cartão de crédito). Ele ajuda a criar fluxogramas, diagramas UML, diagramas de entidade-relacionamento, mockups e, claro, diagramas de rede do projeto.
Os dados ficam armazenados no Google Drive, mas também podem ser salvos no Dropbox e no OneDrive. O Google Draw importa arquivos de vários formatos, está disponível em 27 idiomas e é fácil de compartilhar. É rápido e permite colaboração em tempo real quando conectado a uma conta do Google.
Por outro lado, não há muitos modelos e formas para escolher na hora de criar um diagrama de rede do projeto. Além disso, seus recursos são limitados demais para que ele seja considerado um software de diagrama de rede para gerenciamento de projetos. Aprender a usá-lo pode ser um pouco difícil se você não tiver experiência com design. Essa plataforma é ideal se você quer fazer diagramas de rede de vez em quando e colaborar com outros aplicativos do Google.
2. Gliffy
Embora o Gliffy seja gratuito, a versão grátis é bastante limitada. Se você gostar, provavelmente vai querer pagar pela versão completa, que é por assinatura. O preço varia por plano: US$ 14,85 a cada três meses para um único usuário, que pode criar 200 diagramas de rede, mas nenhum deles se integra ao Google Drive. Uma conta empresarial para um único usuário custa US$ 29,85 por três meses e inclui diagramas ilimitados, mas também não se integra ao Google Drive. Para isso, você precisará do pacote para equipes empresariais, que custa US$ 59,88 por ano. O fato de os diagramas serem fáceis de criar e compartilhar provavelmente ajudará na transição do plano gratuito para o pago.
O Gliffy é um aplicativo web e não é indicado se você procura criar diagramas mais técnicos. Ainda assim, é um software de diagrama de rede gratuito e um bom primeiro passo no mundo dos diagramas de rede.
3. Canva
O Canva é um software de design gráfico gratuito que pode ser usado para criar vários tipos de tabelas e gráficos, alguns dos quais servem para o gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, calendários de projeto e diagramas de rede.
No entanto, o Canva não tem nenhum recurso de gerenciamento de projetos, então esses diagramas de rede não são adequados para criar um cronograma do projeto nem para estimar a duração de projetos.
Vantagens e limitações dos diagramas de rede do projeto
Agora que você sabe o que é um diagrama de rede do cronograma do projeto, vamos analisar de forma mais crítica os prós e os contras dos diagramas de rede no gerenciamento de projetos.
Prós dos diagramas de rede do projeto
Começando pelos prós, os diagramas de rede são uma grande ajuda para o planejamento do projeto. A técnica reúne todas as tarefas necessárias para concluir o projeto com sucesso. Essa atenção aos detalhes antes de iniciar o projeto ajuda a identificar as atividades do caminho crítico e onde pode haver folga, ou seja, o tempo que uma tarefa pode atrasar.
Fazer um diagrama de rede do projeto também é uma ótima maneira de criar o cronograma do projeto, e ter todas as atividades dispostas em um único gráfico facilita o pedido dos recursos materiais e dos equipamentos necessários para realizá-las. Essa descrição dos recursos ajuda no fluxo de caixa e na formação da equipe de projeto certa.
Além disso, ter as tarefas em um diagrama de rede do projeto e conseguir ver onde elas dependem de outras atividades pode ajudar a resolver problemas à medida que surgem durante o ciclo de vida do gerenciamento de projetos.
Contras dos diagramas de rede do projeto
Também existem limitações. Fazer um diagrama de rede do projeto leva tempo e custa dinheiro. Além disso, em alguns casos, a rede do cronograma do projeto pode ficar complexa demais e difícil de entender visualmente. Isso compromete um dos principais objetivos de um diagrama de rede do projeto.
Claro, pode haver erros na criação dos diagramas de rede do projeto ou outros fatores desconhecidos que influenciem os dados coletados; tudo isso pode tornar o diagrama de rede enganoso e potencialmente prejudicial ao cronograma do projeto. Usar um software de diagrama de rede não garante que o diagrama represente com precisão o cronograma do projeto se as sequências de atividades não forem mapeadas corretamente.
Algumas pessoas não veem necessidade em um diagrama de rede e acham que outras ferramentas cumprem a mesma função. Um exemplo é o gráfico de Gantt, que também é uma representação gráfica da linha do tempo do projeto, com tarefas, durações e dependências. O gráfico de Gantt é uma ferramenta importante de gerenciamento de projetos que também permite alocar recursos, atualizar o status do projeto e acompanhar tarefas e tempo.
Boas práticas para diagramas de rede do projeto
Aproveitar as vantagens e evitar as desvantagens dos diagramas de rede do projeto exige saber o que funciona. Por exemplo, um diagrama de rede é uma linguagem visual e, como qualquer forma de comunicação, exige o uso de símbolos compartilhados e compreendidos por todos.
Dê vida aos diagramas de rede do projeto com o ProjectManager
Um diagrama de rede do projeto é um bom começo, mas você precisará de mais do que um diagrama para controlar as fases do gerenciamento de projetos. É melhor executar o projeto com uma ferramenta completa. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que leva o fluxo de trabalho a outro nível.
O ProjectManager oferece as ferramentas para transformar o seu diagrama de rede do projeto em um cronograma completo, com gráficos de Gantt on-line que permitem identificar o caminho crítico, atribuir tarefas aos membros da equipe e adicionar durações e prazos. Você pode evitar gargalos no fluxo de trabalho vinculando as tarefas que dependem umas das outras. Divida os projetos em marcos para tornar as grandes fases do projeto mais fáceis de gerenciar.
Há até uma ferramenta de recursos que mostra quais membros da equipe estão com pouca ou com excesso de alocação, para manter a carga de trabalho equilibrada. Isso mantém o trabalho fluindo e evita a superalocação de recursos, que sai cara, e a perda de prazos.
Visualize fluxos de trabalho com quadros dinâmicos
O fluxo de trabalho também é gerenciado com a visualização kanban do projeto. Basta mudar para a visualização em quadro, e tudo o que está no seu gráfico de Gantt passa a aparecer em um quadro Kanban. O fluxo de trabalho é representado por colunas personalizáveis, que indicam em que ponto do projeto cada tarefa está.
Cada tarefa é um cartão que pode ser arrastado e solto de uma coluna para outra, o que dá transparência ao processo e mantém as equipes focadas apenas nas tarefas que podem concluir. Quando os membros da equipe atualizam o status, esses dados são refletidos instantaneamente em todo o software. Notificações automáticas por e-mail mantêm as equipes informadas quando há mudanças ou quando os prazos se aproximam.
O ProjectManager oferece aos gerentes de projetos e às equipes as ferramentas de que precisam para gerenciar o fluxo de trabalho, conhecer suas responsabilidades e cumprir o cronograma.
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