Il est indéniable que la gestion de projet peut être complexe, mais pourquoi réinventer la roue lorsqu’il s’agit des outils et des techniques de gestion de projet ? Les chefs de projet du monde entier s’appuient sur des stratégies éprouvées pour planifier, organiser et exécuter des projets, quelle que soit leur taille ou leur complexité.
Ne sous-estimez pas l’impact des outils et des techniques de gestion de projet pour rendre la planification et la gestion des projets plus simples et plus efficaces. Ils peuvent être appliqués à tout type de projet, quel que soit le secteur ou le domaine. Lorsqu’ils sont utilisés conjointement avec un logiciel de gestion de projet, ils permettent de gagner du temps et de réduire les coûts.
Quelle est la différence entre les techniques et les outils de gestion de projet ?
Bien que les outils et les techniques puissent sembler similaires et qu’ils constituent tous deux des éléments essentiels d’une gestion de projet réussie, il est important de comprendre la différence entre les deux. Les outils de gestion de projet sont des ressources concrètes, telles que des logiciels, qui aident à gérer et à exécuter différents aspects d’un projet. Parmi les autres exemples d’outils figurent les diagrammes de Gantt, les tableaux kanban, les calendriers de projet, les listes de tâches ou les modèles de gestion de projet. Les outils représentent le « comment » de la gestion de projet pour atteindre des objectifs tels que l’amélioration de la communication, le suivi des performances ou la facilitation de la planification.
Les techniques de gestion de projet, en revanche, correspondent au « quoi » et relèvent d’un niveau plus stratégique. Il s’agit de méthodologies et de processus qui aident à planifier, exécuter et superviser un projet. Parmi les exemples de techniques de gestion de projet figurent la méthodologie agile, la gestion de projet lean, la méthode en cascade, Scrum ou la méthode du chemin critique (CPM).
22 techniques et outils de gestion de projet
Nous avons rassemblé 22 des meilleurs outils et techniques de gestion de projet que tout chef de projet devrait connaître afin de maîtriser ses projets et de les mener à bien. Commençons par passer en revue les outils de gestion de projet, puis examinons les techniques de gestion de projet dans lesquelles ils peuvent être utilisés.
1. Diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt comptent parmi les outils de gestion de projet les plus importants en raison de leur grande polyvalence. Ils peuvent être utilisés à toutes les phases d’un projet pour faciliter la planification, l’ordonnancement et le suivi des projets.
Les diagrammes de Gantt facilitent la création d’une ligne de temps de projet. Si vous utilisez le diagramme de Gantt en ligne de ProjectManager, il suffit d’ajouter des tâches et des dates d’échéance pour créer automatiquement des plans de projet interactifs. Vous pouvez ensuite ajuster les calendriers selon les besoins et lier les tâches dépendantes par simple glisser-déposer sur la ligne de temps. Les diagrammes de Gantt peuvent également servir à créer des feuilles de route pour suivre l’exécution de plusieurs projets au sein d’un programme ou d’un portefeuille de projets.
Les dépendances entre les tâches peuvent être liées dans ProjectManager afin d’éviter les goulets d’étranglement ou les temps d’arrêt. Les chefs de projet peuvent automatiser les notifications concernant les échéances à venir pour maintenir le projet sur la bonne voie. Lorsque l’équipe met à jour son avancement, les informations de gestion des tâches et de gestion des ressources sont instantanément répercutées dans l’ensemble de ProjectManager, ce qui garantit que tout le monde dispose des mêmes informations. Commencez dès aujourd’hui gratuitement.
2. Structure de découpage du projet (SDP)
Les projets, qu’ils soient de grande ou de petite envergure, peuvent sembler accablants au premier abord tant il y a de travail à accomplir. Se lancer sans préparation revient souvent à voir les projets dériver en termes de délais et de coûts. Comme tout chef de projet expérimenté le sait, toute action doit être précédée d’un plan.
Une structure de découpage du projet (SDP) est un moyen d’organiser le travail en éléments plus petits et plus faciles à gérer. Selon le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), la SDP est une « décomposition hiérarchique orientée livrables du travail à exécuter par l’équipe ».
La SDP est une représentation graphique de l’ensemble des tâches du projet. En haut figure le produit final, relié par une ligne à un ou plusieurs blocs représentant les tâches principales menant à l’achèvement du projet. Chacun de ces blocs est ensuite relié à des tâches plus petites situées en dessous.
Les diagrammes de structure de découpage du projet sont des outils de gestion de projet très populaires, généralement utilisés dans des techniques de gestion de projet telles que la méthode du chemin critique (CPM) ou la technique d’évaluation et de revue de programme (PERT).
3. Structure de découpage des coûts (SDC)
Une structure de découpage des coûts (SDC) est un cadre hiérarchique qui catégorise et organise les coûts associés à un projet. Elle décompose le coût global du projet en éléments plus faciles à gérer, tels que la main-d’œuvre, les équipements et les frais généraux.
Cet outil de structuration des coûts facilite la budgétisation, le suivi des coûts et l’analyse financière en offrant une vision claire de l’affectation des dépenses.
4. Structure de découpage des ressources (SDR)
La structure de découpage des ressources est un autre cadre hiérarchique qui permet de catégoriser et d’organiser les ressources du projet afin de garantir que les bonnes ressources sont utilisées correctement tout au long du projet. Cet outil de gestion de projet analyse différents éléments tels que le personnel, les matériaux, les équipements et les installations pour aider à identifier, suivre et gérer les ressources. La clarté qu’apporte une structure de découpage des ressources au processus de planification des ressources en fait un outil particulièrement utile pour les bureaux de gestion de projet, qui doivent répartir les ressources sur plusieurs projets.
Cette technique offre une vue synthétique des ressources nécessaires, favorisant une meilleure planification, allocation et optimisation.
5. Diagrammes de réseau de projet
Les diagrammes de réseau de projet sont des représentations graphiques d’un projet. Ils se présentent sous la forme d’une série de flèches reliant des blocs et illustrent la manière dont les activités interagissent au sein d’un projet. Les blocs, appelés nœuds, représentent les activités du projet, tandis que les flèches indiquent les relations entre celles-ci.
Les diagrammes de réseau constituent une technique de gestion de projet efficace, car ils comportent un point de départ et un point d’arrivée, à l’image d’un projet. Il n’existe pas une seule manière de représenter un diagramme de réseau, mais les méthodes les plus courantes sont la méthode des antériorités (PDM) et la méthode des flèches (ADM).
Dans le cadre des techniques de gestion de projet, l’objectif du diagramme de réseau est d’aider les chefs de projet à suivre chaque composant du projet. Il facilite également le partage d’informations et la communication au sein de l’équipe projet. Les diagrammes de réseau sont utilisés dans diverses techniques de gestion de projet nécessitant une représentation graphique des séquences de tâches, telles que PERT ou la méthode du chemin critique. En raison de leur simplicité, ils sont également considérés comme un outil utile de gestion de programme, car ils permettent aux responsables de programme de visualiser facilement les échéanciers estimés de plusieurs projets côte à côte.
6. Tableaux kanban
Les tableaux kanban sont un outil visuel de gestion des tâches composé d’un tableau et de cartes mobiles représentant des activités. Les chefs de projet et les membres de l’équipe les utilisent pour collaborer tout au long du projet. Les tableaux kanban permettent de visualiser les flux de travail, d’assigner des tâches et de rendre compte de leur avancement. Ils peuvent être utilisés pour la gestion des flux de travail par de nombreuses équipes, du marketing au développement logiciel agile. Ils font également partie de techniques telles que le lean manufacturing.
Les logiciels de gestion de projet portent le kanban à un niveau supérieur. ProjectManager propose une vue tableau synchronisée avec toutes les autres vues du projet, permettant aux équipes de travailler selon leurs préférences. Toutes les mises à jour sont reflétées dans l’ensemble de l’outil et les équipes apprécient la gestion du backlog et la planification des sprints. Les responsables bénéficient de la transparence nécessaire pour identifier les blocages potentiels et réaffecter rapidement les ressources afin de maintenir la production sur la bonne voie.
Le tableau de projet aide les membres de l’équipe à visualiser ce qu’ils doivent accomplir aujourd’hui, en replaçant leurs tâches dans le contexte global du projet. Cela limite le travail en cours (WIP) et équilibre le flux de travail afin d’éviter la surcharge de l’équipe. Comme les cartes peuvent être priorisées, le flux de travail s’en trouve amélioré. Une fois une tâche terminée, la carte passe dans la colonne suivante et le membre de l’équipe commence la carte située en haut de sa colonne à faire.
7. Registre des risques
Un autre élément important dans la discussion sur les outils et les techniques de gestion de projet est le registre des risques. Cet outil permet de documenter et de suivre les risques potentiels tout au long d’un projet, en détaillant leur probabilité, leur impact potentiel et les stratégies d’atténuation afin de limiter les perturbations.
Un registre des risques comprend généralement des informations telles que la description des risques, les responsables des risques, une évaluation de leur gravité et les plans d’action associés. Cet outil simple mais puissant permet aux équipes projet de surveiller les risques et de réduire leur impact sur le projet.
8. Matrice des risques
Une matrice des risques est un autre outil clé de gestion de projet que tout chef de projet devrait connaître. Il s’agit d’un outil simple qui permet d’évaluer la probabilité et la gravité des risques potentiels d’un projet. En évaluant les risques de cette manière, il est possible de mesurer leur impact sur le projet. Cela permet aux chefs de projet de hiérarchiser les risques et de déterminer la réponse appropriée s’ils se concrétisent. Pour ces raisons, il est recommandé d’utiliser une matrice des risques, un registre des risques ou d’autres outils de gestion des risques lors de la planification des projets, quelles que soient les techniques de gestion de projet retenues.
Il existe de nombreux types de risques dont les chefs de projet doivent tenir compte. Les risques courants incluent les risques stratégiques, opérationnels, financiers, techniques et externes. Il est important de rappeler que tous les risques ne sont pas négatifs : certains peuvent être exploités et avoir un impact positif sur le projet.
9. Feuilles de temps
Les équipes doivent être rémunérées et les feuilles de temps sont un outil qui permet d’y parvenir. Comme dans tout emploi, les feuilles de temps servent à suivre le nombre d’heures travaillées sur une période donnée, généralement hebdomadaire ou bimensuelle.
En gestion de projet, les feuilles de temps ne servent pas uniquement à faciliter la paie. Elles sont utilisées comme mécanisme de contrôle du projet pour enregistrer le temps passé par chaque membre de l’équipe sur ses tâches spécifiques, mais aussi, le cas échéant, sur un projet ou pour un client particulier.
Les feuilles de temps peuvent être utilisées de différentes manières, sur papier, dans des feuilles de calcul ou à l’aide de logiciels. Les feuilles de temps en ligne peuvent même se mettre à jour en temps réel. Quelle que soit la méthode utilisée, elles sont essentielles pour assurer le paiement, respecter les échéances et maîtriser le budget.
10. Tableaux de bord de projet
Tout comme le tableau de bord d’un véhicule indique la vitesse, le niveau de carburant et le kilométrage, les tableaux de bord de projet permettent de suivre les indicateurs clés d’un projet. Il s’agit d’une vue unique qui offre un aperçu immédiat de l’avancement et des performances du projet.
C’est un outil essentiel pour obtenir des données de haut niveau sur un projet ou réaliser un audit de gestion de projet. Il s’agit d’un outil visuel qui transforme des données complexes en graphiques et tableaux faciles à lire, rendant l’information plus accessible.
Les indicateurs affichés sur un tableau de bord peuvent concerner les coûts, les tâches ou l’état global du projet. Les tableaux de bord peuvent également présenter la charge de travail et d’autres indicateurs liés à la gestion des ressources. Ils constituent un élément indispensable de tout logiciel de gestion de projet.
11. Registre des modifications
Un registre des modifications, comme son nom l’indique, est un registre rigoureux qui suit l’ensemble des changements demandés et mis en œuvre tout au long du projet. En général, cet outil de projet inclut des informations telles que la raison du changement, le demandeur, la date de la demande, l’impact sur le projet et le statut global du changement.
Ce registre formel des changements permet d’éviter le glissement de périmètre, de renforcer la communication avec les parties prenantes et d’aider les équipes à comprendre l’impact des changements sur la portée, le calendrier et le budget.
12. Rapports de projet
Les rapports de projet sont des documents qui présentent soit une vue d’ensemble, soit des informations détaillées sur un projet. Il existe de nombreux types de rapports de projet, chacun répondant à un objectif différent, mais tous fournissent au chef de projet des données sur l’avancement et les performances du projet.
Un autre aspect du reporting de projet en tant que technique de gestion de projet est son rôle de communication. Comme indiqué, il transmet des informations clés au chef de projet, mais il lui permet également de tenir les parties prenantes informées, toutes directement intéressées par la réussite du projet.
Parmi les rapports de projet les plus courants figure le rapport d’état, généralement hebdomadaire ou mensuel. On trouve également des rapports d’avancement et des rapports de charge de travail, essentiels à la gestion des ressources. Certains rapports portent aussi sur les risques, l’analyse coûts-avantages et les écarts du projet.
13. Diagramme RACI
Le RACI est une technique de gestion de projet qui signifie responsable, redevable, consulté et informé. Un diagramme RACI permet de clarifier les rôles et responsabilités au sein d’un projet ou d’un processus. Le rôle « responsable » correspond à la personne ou à l’équipe chargée d’exécuter la tâche ou le livrable. Le rôle « redevable » désigne la personne ultimement responsable, qui prend les décisions finales. Le rôle « consulté » regroupe les personnes qui apportent leur expertise, tandis que le rôle « informé » concerne celles qui doivent être tenues au courant de l’avancement et des résultats.
Par exemple, si la tâche consiste à élaborer un plan marketing, l’équipe marketing sera responsable. Le directeur marketing sera redevable, car il approuvera le plan. L’équipe commerciale sera consultée pour apporter sa vision des besoins du marché et la direction devra être informée des mises à jour d’avancement.
14. Journal RAID
L’acronyme RAID signifie risques, hypothèses, problèmes et dépendances. Cet outil de gestion de projet permet de collecter et de suivre les principaux éléments liés à la gestion des risques de projet de manière structurée, afin d’aider le chef de projet à garder le contrôle du projet.
Il identifie les risques, documente les hypothèses, enregistre les problèmes et répertorie les dépendances pour permettre aux équipes de gérer les situations de manière proactive avant qu’elles ne prennent une ampleur critique. Les journaux RAID contribuent également à améliorer la communication avec les parties prenantes et à soutenir la prise de décision.
15. Gestion de projet agile
L’agilité est une approche itérative de la gestion de projet fondée sur des cycles de travail courts. Ces périodes sont appelées des sprints. Les sprints agiles commencent par une phase de planification, généralement réalisée à l’aide de listes de tâches et de tableaux kanban. Le product owner formule les demandes de travail et l’équipe de développement décide des tâches à réaliser durant le sprint.
L’équipe de développement a le dernier mot sur le travail qui sera accompli pendant le sprint, tandis que le product owner définit les critères selon lesquels le travail sera considéré comme terminé et approuvé.
Dans ce cadre, le scrum master est l’expert du cadre Scrum et détermine la durée du sprint. Des artefacts fournissent des informations à l’équipe Scrum, notamment le backlog, les graphiques d’avancement (burndown charts) et les user stories.
16. PERT
PERT est un acronyme qui signifie technique d’évaluation et de revue de programme. Il s’agit d’une technique de gestion de projet utilisée pour estimer les durées. L’ordonnancement est essentiel pour achever un projet dans les délais, tout en respectant le budget établi.
Comment fonctionne PERT ? Cette technique gère les probabilités à l’aide de diagrammes de réseau et de méthodes statistiques simples. PERT décompose les tâches en activités détaillées, en s’appuyant sur la structure de découpage du projet (SDP) évoquée précédemment, puis les intègre dans un diagramme PERT afin d’identifier les activités interdépendantes. À partir de ces données, une représentation du réseau d’activités et de leurs interdépendances est créée.
Sur ce schéma, un nœud représente un événement et les activités sont illustrées par des flèches reliant un événement à un autre selon leur ordre. Cela permet de déterminer, pour chaque activité, le temps au plus tôt (TE), le temps au plus tard (TL) ainsi que la marge disponible.
17. Méthode du chemin critique (CPM)
La méthode du chemin critique (CPM) est un pilier des techniques de gestion de projet. Elle repose sur l’utilisation de diagrammes de réseau, de structures de découpage du projet (SDP) et de diagrammes de Gantt. La CPM consiste à utiliser ces outils pour créer une ligne de temps de projet et identifier le chemin critique, c’est-à-dire la plus longue séquence d’activités du projet. Les activités du chemin critique, appelées tâches critiques, ont la priorité la plus élevée en matière de planification. Vous savez ainsi quelles tâches sont essentielles au projet et lesquelles disposent d’une marge ou peuvent être retardées sans allonger la durée totale du projet. Grâce à ces informations, il est possible de déterminer la durée minimale nécessaire pour achever le projet.
Tous les outils de gestion de projet ne permettent pas de filtrer automatiquement le chemin critique. En revanche, le diagramme de Gantt en ligne de ProjectManager identifie le chemin critique en un clic, ce qui permet de gagner un temps précieux. Une fois le calendrier établi, définissez une référence de base dans la vue Gantt. Cela permet de comparer l’avancement réel à l’effort planifié et de rester sur la bonne trajectoire.
18. Analyse coûts-avantages
Une analyse coûts-avantages consiste à examiner l’investissement requis pour un projet et le retour potentiel associé. Il s’agit d’une technique de gestion de projet précieuse pour déterminer quels projets sont viables et lesquels il vaut mieux écarter.
Le principe est simple : additionner les coûts du projet, puis évaluer sa valeur d’un point de vue organisationnel, qu’il s’agisse de bénéfices ou d’opportunités. Si les bénéfices dépassent les coûts, le projet mérite probablement d’être poursuivi. Dans le cas contraire, refuser le projet peut éviter une perte.
La valeur de cette technique de gestion de projet est évidente pour la prise de décision au niveau organisationnel. Elle permet d’évaluer un projet en termes de retour sur investissement (ROI) et par rapport à la chaîne de valeur de l’organisation. Il s’agit d’une approche fondée sur les données, plutôt que sur l’intuition.
19. Gestion de la valeur acquise
La gestion de la valeur acquise (EVM) est utilisée en gestion de projet pour intégrer le calendrier, les coûts et la portée afin de mesurer la performance du projet. En comparant les valeurs planifiées et réelles, l’EVM permet d’établir des prévisions aidant les chefs de projet à mieux piloter leurs projets. Pour mettre en œuvre l’EVM, ils utilisent des outils tels que la structure de découpage du projet (SDP), les diagrammes de Gantt et les tableaux de bord de projet.
Prédire l’avenir n’est jamais totalement précis, mais selon des études, une fois qu’un projet a dépassé 20 % d’avancement, l’EVM fournit des estimations relativement fiables. Elle est souvent utilisée pour le contrôle des coûts du projet.
Parmi les autres avantages figurent la transformation des incertitudes en facteurs quantifiables ainsi que la comparaison et le benchmarking de l’état actuel du projet par rapport à la référence de base. Elle offre également une meilleure visibilité sur les projets et les portefeuilles.
20. Cartographie des parties prenantes
Les parties prenantes ont un intérêt direct dans le projet, mais elles peuvent également l’influencer. Les chefs de projet doivent donc identifier les parties prenantes du projet et comprendre de quelle manière elles peuvent en affecter le déroulement.
C’est précisément l’objectif de la technique de gestion de projet appelée cartographie des parties prenantes. Il s’agit d’un processus visuel qui présente les parties prenantes du projet et indique au chef de projet comment les gérer, quelles informations communiquer et à quel moment.
Les parties prenantes peuvent être très diverses. Les clients ou utilisateurs d’un produit en font partie, tout comme les secteurs et marchés, les fournisseurs et les investisseurs. Il peut s’agir de clients nouveaux ou existants, de distributeurs ou encore des membres de l’équipe projet, tels que le chef de projet, les développeurs, les équipes de conception ou la direction. De manière générale, elles se répartissent en deux catégories : internes et externes. Les tableaux de bord de projet et les diagrammes de Gantt peuvent ensuite être utilisés pour rendre compte de l’avancement et tenir les parties prenantes informées.
21. Étude de faisabilité
Il existe plusieurs moyens de déterminer si un projet mérite d’être entrepris. L’une de ces techniques de gestion de projet est l’étude de faisabilité. Elle permet d’évaluer si le plan de projet est réaliste et s’il peut conduire à un résultat concluant.
Une étude de faisabilité examine si les ressources nécessaires sont disponibles pour mener à bien le projet et si le retour sur investissement (ROI) le rend pertinent ou financièrement avantageux.
L’étude de faisabilité intervient après la présentation du projet, mais avant le démarrage de toute activité. Elle fait partie de la phase de planification du projet et s’appuie notamment sur une analyse SWOT ou une évaluation des risques du projet. Elle prend en compte des éléments tels que les opportunités de marché, les avantages et les inconvénients, entre autres.
22. Gestion du pipeline de projets
Un pipeline de projets est un système qui permet aux organisations de suivre leurs projets en cours et à venir au sein de leur portefeuille de projets. Cette technique de gestion de projet aide les bureaux de gestion de projet (PMO) lors du processus de sélection et de priorisation des projets opérationnels et stratégiques d’une entreprise. Il est possible de mettre en place un système de gestion du pipeline de projets à l’aide de différents outils de gestion de projet, tels que des feuilles de route de portefeuille, des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord, etc.
Autres modèles et outils gratuits de gestion de projet
Les techniques de gestion de projet sont plus efficaces lorsqu’elles sont mises en œuvre à l’aide d’un logiciel de gestion de projet, qui améliore l’efficacité et favorise la collaboration des équipes. Si vous n’êtes pas encore prêt à adopter un logiciel de gestion de projet, ProjectManager propose également des modèles gratuits à télécharger. Il existe des dizaines de modèles applicables à toutes les phases d’un projet. Voici quelques-uns des nombreux modèles gratuits de gestion de projet pour Excel et Word que vous pouvez utiliser.
Modèle de budget de projet
Chaque projet nécessite un financement, mais les coûts doivent être estimés avec précision en amont. Notre modèle gratuit de budget de projet pour Excel vous aide à estimer la main-d’œuvre, les matériaux et les autres coûts afin de poser des bases financières solides pour votre projet.
Modèle de plan de projet
L’ensemble des travaux nécessaires à la réalisation d’un projet peut sembler complexe tant qu’un plan n’est pas établi pour organiser les tâches. L’utilisation de notre modèle gratuit de plan de projet pour Word vous permet de définir la portée du projet et de le décomposer en phases plus petites et plus faciles à gérer.
Modèle de diagramme de Gantt
Les diagrammes de Gantt sont des outils visuels de planification et d’ordonnancement qui ont parfois la réputation d’être difficiles à créer. En téléchargeant notre modèle gratuit de diagramme de Gantt pour Excel, il vous suffit de renseigner vos tâches pour que le graphique en barres se génère automatiquement.
Modèle de plan d’action
Les objectifs d’un projet ne peuvent être atteints sans une stratégie claire. En utilisant notre modèle gratuit de plan d’action pour Excel, vous pouvez définir les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs. Ce modèle gratuit vous aide à organiser vos tâches (actions) et sous-tâches (éléments d’action).
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui propose des fonctionnalités renforçant les techniques de gestion de projet et les intègre à un tableau de bord en temps réel pour suivre et communiquer l’avancement. Les diagrammes de Gantt en ligne permettent d’importer des structures de découpage du projet et des feuilles de calcul pour un meilleur contrôle, tandis que les tableaux kanban visualisent les flux de travail et aident les équipes à collaborer plus efficacement. Essayez-le gratuitement grâce à cet essai de 30 jours.