Lors de la gestion d’un projet, de nombreuses décisions clés doivent être prises. Les chefs de projet cherchent à maîtriser les coûts tout en obtenant le meilleur retour sur investissement et d’autres avantages pour leur entreprise ou organisation. Une analyse coûts-avantages (ACA) est exactement ce dont ils ont besoin pour y parvenir. Avant d’expliquer comment effectuer une analyse coûts-avantages, définissons brièvement ce que c’est.

Qu’est-ce qu’une analyse coûts-avantages ?

Une analyse coûts-avantages (ACA) est un processus utilisé pour estimer les coûts et les avantages d’un projet ou d’un investissement afin d’évaluer sa rentabilité pour une organisation. C’est une méthode polyvalente qui est souvent utilisée dans l’administration des entreprises, la gestion de projet et la prise de décision en matière de politiques publiques. Une ACA efficace évalue les coûts et avantages suivants :

Coûts

• Coûts directs
• Coûts indirects
• Coûts intangibles
• Coûts d’opportunité
• Coûts liés aux risques potentiels

Avantages

• Avantages directs
• Avantages indirects
• Avantages totaux
• Avantages nets

Ces coûts de projet et ces avantages sont ensuite traduits en valeurs monétaires et utilisés pour déterminer le ratio coûts-avantages. Cependant, une analyse coûts-avantages peut aussi inclure d’autres calculs tels que le retour sur investissement (ROI), le taux de rentabilité interne (TRI), la valeur actuelle nette (VAN) et la période de remboursement (PDR).

Objectif de l’analyse coûts-avantages

L’objectif de l’analyse coûts-avantages est d’adopter une approche systématique pour évaluer les avantages et les inconvénients de différentes propositions commerciales ou de projet. Elle permet d’envisager plusieurs options et de choisir la meilleure approche budgétaire pour atteindre l’objectif tout en économisant sur les coûts d’investissement.

Quand effectuer une analyse coûts-avantages

L’analyse coûts-avantages est une technique de gestion des coûts de projet qui aide les décideurs à sélectionner les meilleures opportunités d’investissement selon différents scénarios. Voici quelques-unes des applications les plus courantes de l’analyse coûts-avantages en gestion de projet.

Analyse coûts-avantages et plan de gestion des coûts

Un plan de gestion des coûts de projet est un document important qui décrit comment les coûts seront estimés, budgétisés, suivis et maîtrisés tout au long du cycle de vie du projet. Il explique en détail les outils, les techniques, les procédures et la documentation associée afin que l’équipe projet et les parties prenantes soient alignées.

Analyse coûts-avantages et études de faisabilité

Une étude de faisabilité permet de déterminer si un projet ou une initiative commerciale est réalisable en fonction de critères techniques, économiques, juridiques et de marché.

Analyse coûts-avantages et cahier des charges fonctionnel

Une analyse coûts-avantages devrait être incluse dans un cahier des charges fonctionnel, un document qui décrit les objectifs du projet et les besoins à satisfaire pour assurer sa réussite.

Analyse coûts-avantages et projets gouvernementaux

Les projets gouvernementaux exigent également une analyse coûts-avantages. Toutefois, dans ce type de projet, les décideurs ne doivent pas uniquement se concentrer sur les gains financiers, mais aussi prendre en compte l’impact sur les communautés et les parties prenantes externes qui pourraient en bénéficier.

Suivre les coûts du projet est plus facile avec un logiciel de gestion de projet. Par exemple, ProjectManager propose une vue en feuille, qui fonctionne comme un diagramme de Gantt sans la ligne du temps visuelle. Vous pouvez basculer entre la vue Gantt et la vue feuille lorsque vous souhaitez uniquement consulter vos coûts sous forme de tableau. Vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez et filtrer la feuille pour afficher uniquement les données pertinentes. Le suivi des coûts et des bénéfices est essentiel pour la réussite d’un projet. Commencez gratuitement dès aujourd’hui.

Comment réaliser une analyse coûts-avantages

Selon The Economist, l’analyse coûts-avantages (ACA) existe depuis longtemps. En 1772, Benjamin Franklin en a évoqué l’usage. Mais le concept tel que nous le connaissons aujourd’hui remonte à Jules Dupuit, un ingénieur français, qui a décrit le processus dans un article publié en 1848.

Depuis, le processus d’ACA a beaucoup évolué. Voici une liste de contrôle pour apprendre à réaliser une analyse coûts-avantages de base à l’aide du ratio coûts-avantages et des formules de valeur actuelle :

1. Quels sont les objectifs du projet ?

Rédigez un dossier de justification de projet et définissez ses objectifs principaux.

2. Examiner les données historiques

Avant de déterminer si une proposition de projet est pertinente, comparez-la à des projets similaires réalisés par le passé pour identifier la meilleure option. Analysez leurs indicateurs de réussite tels que le retour sur investissement, le taux de rentabilité interne, le délai de récupération et le ratio bénéfice-coût.

3. Qui sont les parties prenantes ?

Dressez la liste de toutes les parties prenantes du projet. Ce sont celles qui seront affectées par les coûts et les bénéfices. Précisez lesquelles sont les décideurs.

4. Quels sont les coûts et bénéfices du projet ?

Estimez la valeur future des coûts et des bénéfices de votre projet, et tenez compte des avantages non financiers qu’une proposition de projet pourrait apporter. Il existe plusieurs outils et techniques d’estimation des coûts, comme la structure de répartition des coûts, l’estimation paramétrique ou les logiciels d’estimation.

Une fois les coûts estimés avec précision, un coût de référence peut être défini, c’est-à-dire le coût prévu du projet sur lequel repose l’établissement du budget.

Ce processus peut être grandement facilité par un logiciel de gestion de projet. ProjectManager permet de générer des rapports en un clic pour obtenir des données sur l’état d’avancement du projet, les écarts, et bien plus. Ces rapports peuvent être imprimés ou partagés en PDF avec les parties prenantes, et filtrés selon les données pertinentes à chaque instant.

5. Définir une période de temps pour le projet

Analysez les coûts et les bénéfices du projet, attribuez-leur une valeur monétaire et répartissez-les sur une période de temps pertinente. Il est essentiel de comprendre que la formule du ratio coûts-avantages prend en compte le nombre de périodes pendant lesquelles le projet devrait générer des bénéfices.

6. Quel est le taux de rendement ?

Comme expliqué précédemment, le taux de rendement est utilisé pour calculer la valeur actuelle des coûts et des bénéfices du projet, ce qui est nécessaire pour déterminer le ratio coûts-avantages.

Qu’est-ce que le ratio coûts-avantages ?

Le ratio coûts-avantages, ou ratio bénéfices-coûts, est la relation mathématique entre les coûts et les bénéfices financiers d’un projet. Il compare la valeur actuelle estimée des coûts et des bénéfices d’un projet ou d’un investissement.

Formule du ratio coûts-avantages

Voici une version simplifiée de la formule du ratio coûts-avantages.

Ratio coûts-avantages = Somme des valeurs actuelles des bénéfices / Somme des valeurs actuelles des coûts

Voici comment interpréter le résultat de cette formule.

• Si le résultat est inférieur à 1 : Le ratio bénéfices-coûts est négatif, ce qui signifie que le projet n’est pas un bon investissement car ses coûts attendus dépassent ses bénéfices.
• Si le résultat est supérieur à 1 : Le ratio est positif, ce qui indique que le projet générera des bénéfices financiers pour l’organisation et constitue donc un bon investissement. Plus le chiffre est élevé, plus les bénéfices seront importants.

Formule de la valeur actuelle

La valeur actuelle des bénéfices et des coûts d’un projet est calculée à l’aide de la formule suivante :

VA = VF / (1 + r)ⁿ

• VF : Valeur future
• r : Taux de rendement
• n : Nombre de périodes

Nous appliquerons ces formules dans l’exemple d’analyse coûts-avantages ci-dessous.

Exemple d’analyse coûts-avantages

Voyons maintenant comment appliquer les formules présentées ci-dessus à un cas pratique. Pour cet exemple d’analyse coûts-avantages, prenons un projet de construction résidentielle, la rénovation d’un complexe d’appartements. Après avoir utilisé des méthodes d’estimation des coûts de projet et évalué les données de projets antérieurs, la société de gestion conclut que :

• Les coûts du projet s’élèvent à 65 000 $. Ils sont payés d’avance, donc il n’est pas nécessaire d’en calculer la valeur actuelle.
• Le projet devrait générer un bénéfice de 100 000 $ par an pendant 3 ans.
• Le taux de rendement basé sur les données d’inflation est de 2 %.

Ensuite, il faut calculer la valeur actuelle des bénéfices futurs en utilisant la formule de la valeur actuelle :

VA = (100 000 / (1 + 0,02)¹) + (100 000 / (1 + 0,02)²) + (100 000 / (1 + 0,02)³) = 288 000

Maintenant, utilisons cette valeur pour calculer le ratio coûts-avantages :

Ratio coûts-avantages = 288 000 / 65 000 = 4,43

Étant donné que nous avons obtenu un ratio positif, nous pouvons conclure que ce projet sera rentable pour l’entreprise. Ce résultat implique que le projet générera environ 4,43 dollars pour chaque dollar investi dans les dépenses.

Ceci est un exemple simple d’analyse coûts-avantages qui utilise le ratio coûts-avantages pour évaluer la rentabilité. Dans d’autres cas, il peut être nécessaire de calculer également le retour sur investissement (ROI), le taux de rendement interne (TRI), la valeur actuelle nette (VAN) et la période de récupération (PBP). Il est aussi recommandé de réaliser une analyse de sensibilité pour évaluer différents scénarios et leurs impacts sur l’analyse.

Enfin, il est important de noter qu’une analyse coûts-avantages est une prévision. Des techniques de contrôle des coûts doivent être mises en œuvre pour s’assurer que les prévisions se concrétisent pendant l’exécution du projet.

Quelle Est La Précision D’une Analyse Coûts-Avantages ?

Quelle est la précision d’une ACA ? La réponse courte est qu’elle dépend de la qualité des données utilisées dans le processus. Plus vos estimations sont précises, plus les résultats le seront aussi.

Certaines imprécisions peuvent être causées par les éléments suivants :

• S’appuyer excessivement sur des données issues de projets antérieurs, en particulier lorsque ces projets diffèrent par leur fonction, leur taille, etc.
• Utiliser des impressions subjectives lors de l’évaluation
• Utiliser de manière incorrecte des heuristiques (méthodes pratiques non garanties) pour estimer les coûts des éléments intangibles
• Ne pas prendre en compte les risques potentiels pouvant entraîner un dépassement des coûts
• Biais de confirmation ou utilisation exclusive des données qui appuient les résultats attendus

Limites De L’Analyse Coûts-Avantages

L’analyse coûts-avantages est mieux adaptée aux projets de petite ou moyenne envergure ou aux plans de travail qui ne prennent pas trop de temps à exécuter. Dans ces cas, l’analyse peut aider les décideurs à optimiser le ratio avantages-coûts de leurs projets.

Cependant, les grands projets de longue durée peuvent poser problème en termes d’ACA. Des facteurs externes, tels que l’inflation, les taux d’intérêt, etc., peuvent affecter la précision de l’analyse. Dans ces cas-là, le calcul de la valeur actuelle nette, la valeur temporelle de l’argent, les taux d’actualisation et d’autres indicateurs peut devenir complexe pour la plupart des chefs de projet.

Il existe d’autres méthodes qui complètent l’ACA dans l’évaluation des grands projets, telles que la VAN et le TRI. Globalement, l’utilisation de l’ACA est une étape essentielle pour déterminer si un projet mérite d’être entrepris, mais elle ne garantit pas qu’il n’y aura pas de problèmes comme une variance des coûts ou un dépassement budgétaire.

Rendez N’importe Quel Projet Rentable Avec ProjectManager

Peu importe à quel point votre retour sur investissement semble élevé sur le papier, une mauvaise exécution peut faire disparaître une grande partie de cette valeur. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé avec tous les outils nécessaires pour concrétiser le potentiel de votre projet. La première étape est d’élaborer un plan solide.

Planification Avec Des Diagrammes De Gantt

Nos diagrammes de Gantt en ligne sont dotés de fonctionnalités permettant de planifier vos projets et d’organiser vos tâches afin d’atteindre les livrables finaux. Si les choses changent — et elles changeront — le Gantt est facile à modifier pour s’adapter rapidement.

Outils De Gestion Des Ressources

Un autre obstacle à la réussite d’un projet peut être la gestion des ressources. ProjectManager propose des outils de gestion des ressources qui suivent les matériaux, les fournitures et votre ressource la plus précieuse : l’équipe projet. Si l’équipe est surchargée, le moral baisse et la productivité s’effondre.

La page de gestion de la charge de travail dans ProjectManager est codée par couleur pour montrer qui travaille sur quoi, et fournit les outils pour redistribuer les tâches afin de garder l’équilibre et maintenir la productivité.

Suivi Des Coûts En Temps Réel

Le moyen le plus sûr de faire échouer un projet est de perdre le contrôle des coûts. ProjectManager vous permet de définir un budget dès le début. Ce chiffre est ensuite reflété dans les rapports ainsi que dans les graphiques et indicateurs du tableau de bord en temps réel, pour que vous sachiez toujours comment les coûts affectent votre projet. ProjectManager dispose des fonctionnalités nécessaires pour mener votre projet à la rentabilité.

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Il y a beaucoup à apprendre pour maîtriser la discipline de la gestion de projet. C’est pourquoi nous avons créé des dizaines de blogs, modèles, livres numériques et autres ressources couvrant les concepts les plus importants de la gestion de projet. En voici quelques-uns.

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L’analyse coûts-avantages est un processus basé sur les données et nécessite un logiciel de gestion de projet suffisamment puissant pour collecter, traiter et partager ces informations. ProjectManager est un logiciel en ligne de gestion de projet doté d’outils comme un tableau de bord en temps réel qui collecte, filtre et présente vos résultats sous forme de graphiques faciles à comprendre. Essayez-le dès aujourd’hui avec un essai gratuit de 30 jours.