Vous ne pourrez jamais anticiper tous les événements de risque pouvant survenir dans un projet, mais en utilisant un registre des risques, vous êtes prêt à réagir rapidement avant que ces risques ne deviennent de véritables problèmes qui détournent tout le projet de sa trajectoire.

Qu’est-ce qu’un registre des risques ?

Un registre des risques, ou journal des risques, est un outil de gestion des risques utilisé pour identifier les risques potentiels pouvant affecter l’exécution d’un plan de projet. Bien que le registre des risques soit surtout utilisé pendant l’exécution, il doit être créé dès la phase de planification. Il n’est jamais trop tôt pour réfléchir à l’analyse des risques d’un projet et avoir un registre des risques prêt est essentiel pour gérer les risques.

Un registre des risques est la première étape de la gestion des risques projet et constitue un élément important de tout cadre de gestion des risques. Il aide les chefs de projet à lister les risques, leur niveau de priorité, les stratégies d’atténuation et les responsables, afin que toute l’équipe sache comment réagir face aux risques.

Quel est l’objectif d’un registre des risques ?

Si vous connaissez la gestion des risques, vous savez que l’étape suivante consiste à travailler de manière stratégique pour contrôler les problèmes les plus susceptibles de survenir lors de la gestion d’un projet. Vous devez donc disposer d’un mécanisme d’analyse des risques pour recenser les risques potentiels et définir une voie pour les atténuer et remettre le projet sur les rails si jamais ils se concrétisent.

Tenir un journal des risques pour suivre les risques projet, que ce soit avec une simple feuille de calcul ou au sein d’un logiciel de gestion de projet plus robuste, est toujours une bonne idée. Le risque est inhérent à tout projet, surtout lorsque de nombreux éléments doivent être coordonnés.

Utiliser un registre des risques en ligne avec ProjectManager

Un logiciel de gestion de projet permet de suivre les risques plus efficacement qu’une simple feuille statique. Avec ProjectManager, vous pouvez créer un registre des risques en ligne pour identifier les risques, calculer leur impact et les gérer avec votre équipe.

• Rédigez une description, ajoutez des étiquettes, définissez une résolution, indiquez l’impact et la probabilité, et visualisez même une matrice de risques
• Des licences invitées gratuites offrent aux parties prenantes une visibilité en temps réel sur les risques et l’avancement du projet
• Des rapports détaillés vous permettent de suivre et de gérer les indicateurs clés de performance qui comptent pour vous. Essayez gratuitement.

Registre des risques vs. matrice des risques

Un registre des risques et une matrice des risques sont deux outils similaires. Tous deux évaluent le niveau de risque et sont essentiels à tout plan de contingence ou plan de gestion des risques. Mais il existe des différences. La matrice des risques est un outil visuel : elle représente chaque risque sur une grille.

La matrice mesure la probabilité qu’un risque survienne, de rare à quasi certain, et sa gravité, d’insignifiante à sévère. Elle est aussi codée par couleur pour indiquer la priorité de chaque risque identifié.

Un registre des risques, en revanche, traite aussi de l’impact d’un risque sur un projet. Toutefois, il s’agit d’un tableau et non d’une représentation graphique. Il fournit donc plus de détails, comme une description du risque, la réponse prévue et la personne responsable de l’identification et de l’atténuation du risque.

Exemple de registre des risques

Voyons concrètement comment fonctionne un registre des risques avec l’exemple ci-dessous. Imaginons que vous êtes une entreprise de construction internationale qui démarre un projet complexe impliquant plusieurs parties prenantes et fournisseurs. Voici à quoi ressemble un registre des risques basé sur notre modèle gratuit de registre des risques pour Excel. Vous pouvez le télécharger pour l’adapter à vos propres besoins.

La première étape consiste à identifier les risques et leur attribuer un identifiant unique pour assurer un suivi clair. Dans notre exemple, le premier risque est un retard du fournisseur, qui pourrait repousser le lancement du projet. Pour y répondre, l’équipe a décidé de confirmer les dates de livraison dès la phase 2. Comme ce risque a un impact élevé, il est attribué à Claire, qui sera responsable du suivi.

Un autre risque important est la panne du serveur principal. Si cela se produit, l’ensemble du service est interrompu. La réponse prévue est de basculer sur un serveur de secours sous 24 heures. Ce risque est évalué comme élevé et confié à Laurence, avec une note spécifique : vérifier la sauvegarde chaque semaine pour garantir la reprise rapide.

Tous les risques n’ont pas la même criticité. Par exemple, l’indisponibilité du comité de pilotage peut retarder le lancement marketing, mais il s’agit d’un risque jugé faible car il est facilement atténué en définissant les plans marketing dès le mois de mars. De la même façon, des conflits entre départements peuvent ralentir certaines décisions, mais une réunion de médiation suffit généralement à limiter l’impact.

Le registre contient aussi des risques liés aux conditions externes, comme les conditions climatiques extrêmes pouvant interrompre la construction. Pour s’y préparer, l’équipe a prévu d’ajuster le calendrier avec des jours de réserve. Enfin, d’autres risques portent sur les aspects financiers (surestimation du budget) ou organisationnels (manque de formation de l’équipe), avec des réponses adaptées comme la révision mensuelle du budget ou un plan de formation avant le démarrage.

Chaque risque est associé à un responsable clairement identifié. Le registre prévoit aussi une colonne notes, utile pour ajouter des informations complémentaires : par exemple, noter qu’un client a un historique exigeant, ce qui renforce la nécessité d’organiser des réunions hebdomadaires pour obtenir son approbation.

En résumé, ce registre des risques aide à anticiper les problèmes, définir des réponses appropriées et attribuer la responsabilité à des personnes précises. C’est un outil essentiel pour rester maître du projet, éviter les mauvaises surprises et maintenir le cap sur les objectifs.

Modèle de registre des risques

Notre modèle de registre des risques pour Excel vous aide à identifier, évaluer et suivre les menaces qui peuvent affecter votre projet. Il inclut des colonnes pour la description du risque, son impact, la réponse prévue, le niveau de risque, le responsable et les notes associées. Téléchargez ce modèle gratuit pour structurer efficacement la gestion des risques et améliorer la communication avec les parties prenantes.

Comment utiliser un registre des risques en gestion de projet

La première étape du processus de gestion des risques est l’identification des risques. Les projets sont tous différents, bien sûr, mais pour les organisations qui réalisent des projets similaires année après année, il peut être utile d’analyser des données historiques afin d’identifier les catégories de risques courants pour ce type de projets.

De plus, certains risques projet peuvent être anticipés en fonction des forces du marché (par exemple les risques liés à l’offre et la demande), des problèmes fréquents de gestion de projet ou encore des conditions météorologiques.

Recenser les risques du projet

Recenser les risques potentiels qui peuvent apparaître dans un projet exige une approche systématique afin d’être aussi exhaustif que possible. Le registre des risques est un système qui permet ensuite de suivre ces risques s’ils se matérialisent et d’évaluer les actions mises en place pour les résoudre.

En inscrivant ces risques dans un tableau de suivi ou directement dans votre logiciel de gestion de projet, vous disposez d’un espace pour centraliser les données et suivre chaque événement de risque tout au long du projet, afin de vérifier si les actions de réponse prévues fonctionnent réellement. Un document de suivi des risques permet de garder les risques sous contrôle et de limiter leur impact afin qu’ils ne compromettent pas le projet.

Documenter les risques du projet

Documenter les risques projet à l’aide d’un registre des risques est essentiel à la réussite. Cela fournit un emplacement unique pour identifier le risque, noter son historique — de son apparition jusqu’à sa résolution — et l’attribuer à la personne qui l’a identifié et qui le gère. Dans le registre des risques, vous pouvez consigner le score de risque, sa probabilité d’occurrence, son impact potentiel sur le projet et bien plus encore.

Surveiller les risques du projet

Comme mentionné, vous pouvez attribuer chaque risque à un membre de l’équipe dans votre registre des risques. Cette personne est alors responsable de surveiller le risque et de diriger les actions de réponse nécessaires pour atténuer son impact ou y faire face une fois qu’il devient un problème réel. En documentant ce processus dans le registre des risques, vous réduisez la probabilité de perdre le suivi des risques au fil d’un projet chargé, ce qui évite que ces risques ne se transforment en problèmes impactant négativement le budget ou le calendrier.

Résoudre les risques

Enfin, lorsqu’un risque projet est résolu, vous pouvez le clôturer. Rien n’est plus satisfaisant que de cocher un risque comme réglé dans le registre des risques. Si le problème est résolu, il est inutile de continuer à mobiliser des ressources dessus. Cela vous donne plus de contrôle sur votre plan de gestion des risques et favorise une meilleure communication avec l’équipe projet et les parties prenantes.

Que contient un registre des risques ?

Les registres des risques varient selon l’organisation et le projet. Cependant, la plupart des modèles de registre des risques partagent des éléments communs :

• ID d’identification du risque : Un nom ou un numéro permettant d’identifier le risque.
• Description du risque : Une brève explication du risque.
• Structure de découpage des risques : Une structure de découpage des risques est un schéma qui permet d’identifier tous vos risques projet et de les catégoriser.
• Catégories de risques : Il existe de nombreuses catégories pouvant impacter un projet comme le calendrier, le budget, les aspects techniques ou encore les risques externes.
• Analyse des risques : L’objectif est de déterminer la probabilité et l’impact d’un risque. Vous pouvez réaliser une analyse qualitative ou quantitative.
• Probabilité du risque : Vous devez estimer la probabilité de chaque risque et lui attribuer une valeur qualitative ou quantitative.
• Priorité du risque : Elle est déterminée en attribuant un score obtenu en multipliant l’impact et la probabilité. Si vous utilisez des mesures qualitatives, donnez la priorité aux risques les plus probables et ayant le plus grand impact.
• Réponse au risque : Chaque risque doit avoir une réponse afin d’atténuer son effet sur le projet. Ces réponses sont aussi documentées dans un plan de réponse aux risques.
• Responsable du risque : Chaque risque doit être assigné à un membre de l’équipe, appelé « propriétaire du risque ». Il est chargé de déployer la réponse appropriée et de la superviser.

Comment créer un registre des risques

Voyons les étapes pour créer un registre des risques et tirer le meilleur parti de cet outil de gestion.

1. Identification des risques

Réunissez l’équipe projet pour un brainstorming des risques potentiels. Chaque membre est responsable d’un domaine particulier, utilisez donc leur expertise pour identifier les risques pouvant perturber le projet. Vous devez aussi consulter les parties prenantes afin d’intégrer leurs préoccupations et de suivre leurs risques. Pensez à couvrir toutes les catégories de risques, qu’ils soient liés au marché, aux ressources ou à la météo.

2. Décrire les risques du projet

La deuxième étape consiste à décrire chaque risque. Soyez aussi précis que possible tout en allant à l’essentiel. Une description trop vague rend difficile l’évaluation du risque. Par exemple, ne notez pas simplement « la météo » si elle peut affecter votre projet. Préférez quelque chose de spécifique comme : « La saison de la mousson en Inde pourrait retarder les expéditions de cuivre, ce qui impactera le calendrier du projet. »

Lorsque vous identifiez et décrivez les risques, ProjectManager vous aide à attribuer un responsable, définir la priorité et joindre des fichiers pertinents. Les équipes peuvent collaborer, partager le risque, ajouter des commentaires et taguer des personnes. Les managers bénéficient d’une visibilité claire et tout le monde travaille avec des données actualisées en temps réel.

3. Estimer l’impact des risques

Incluez tous les éléments que le risque peut influencer, afin d’élaborer une stratégie efficace pour y faire face. Par exemple, si des licenciements sont évoqués dans votre secteur, identifiez l’impact potentiel sur votre calendrier projet si cela se concrétise. Exemple : « Des licenciements annoncés dans l’industrie manufacturière en Asie du Sud-Est pourraient perturber les calendriers de production en juin. Cela pourrait retarder toute l’exécution du projet de trois mois, sauf si des options de production alternatives sont envisagées. » Cela indique au responsable du risque d’étudier des sites de production alternatifs afin qu’un plan de gestion des risques réaliste soit mis en place.

4. Créer un plan de réponse aux risques

C’est l’étape la plus exigeante dans le registre des risques, donc accordez-lui le temps et les efforts nécessaires. Vous devez être précis sans tomber dans l’excès. Gardez le plan de réponse aux risques concis et clair. Faites vos recherches pour que, si le risque se produit, vous puissiez agir immédiatement. Documentez tous les plans de réponse et les stratégies de mise en œuvre. Si cela nécessite un document plus long, ajoutez un lien ou une pièce jointe pointant directement vers le plan de réponse prévu.

5. Prioriser les risques du projet

Tous les risques projet ne se valent pas. Certains ont un impact plus important que d’autres. Vous devez donc décider lesquels doivent passer en priorité et lesquels peuvent être ignorés si vous manquez de temps ou de ressources. C’est ici que vous déterminez le niveau de risque : élevé, moyen ou faible. De cette façon, vous pouvez filtrer votre registre et hiérarchiser en conséquence.

6. Définir les responsables des risques

Enfin, attribuez un responsable à chaque risque. Si vous n’avez pas de responsable désigné pour chaque risque potentiel, vous risquez de ne le découvrir que lorsque son impact sera déjà irréversible.

7. Notes

Il reste une dernière colonne dans votre registre des risques, destinée à recueillir toutes les notes qui n’entrent pas dans les catégories déjà mentionnées. Il est important d’avoir un espace pour ces idées afin qu’elles ne se perdent pas dans le flux continu d’un projet.

Utiliser les fonctionnalités de suivi des risques de ProjectManager

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé, doté de fonctionnalités intégrées de suivi des risques qui vous permettent de les lister, de les gérer et de collaborer facilement. Une fois un risque sélectionné, vous pouvez modifier rapidement chaque aspect : son nom, sa description, son responsable et son niveau de priorité. Mieux encore, vous pouvez ajouter des notes, fichiers, images et autres pièces jointes liés à ce risque spécifique.

Une autre fonctionnalité puissante de gestion des risques est notre tableau de bord en temps réel. Ce tableau de bord vous donne une vue d’ensemble de l’état du projet et permet de détecter les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Cette fonctionnalité unique est utilisée et appréciée par les chefs de projet du monde entier, dans de grandes entreprises comme Volvo, la NASA et Bank of America.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui offre un outil collaboratif de suivi des risques, avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour identifier, suivre et résoudre les risques dès qu’ils apparaissent dans votre projet. Essayez-le par vous-même et découvrez comment il peut simplifier la gestion des risques et de l’ensemble du projet. Profitez de notre essai gratuit de 30 jours dès aujourd’hui !