Qu’est-ce qu’un rapport de projet ? 12 rapports de projet essentiels

Qu’est-ce que le reporting de projet ?

Le reporting de projet est l’une des principales responsabilités de tout chef de projet. Il consiste à créer différents types de rapports pour suivre les calendriers, les budgets et l’avancement des projets afin de tenir les parties prenantes informées.

Que vous soyez un professionnel expérimenté ou un débutant en gestion de projet, il est probable que vous ayez déjà rédigé un rapport de projet, à la main ou à l’aide d’outils de reporting. Cependant, vous ne savez peut-être pas qu’il existe plusieurs types de rapports de gestion de projet, ni comment les adapter à des publics spécifiques.

Qu’est-ce qu’un rapport de projet ?

Un rapport de projet est un document qui fournit des détails sur l’état général du projet ou sur des aspects spécifiques de son avancement ou de ses performances. Quel que soit le type de rapport, il repose sur des données de projet économiques, techniques, financières, managériales ou de production.

En raison de leur niveau de détail, la création de rapports de projet prend du temps. Un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager peut accélérer ce processus. Créez des rapports de gestion de projet ou consultez simplement notre tableau de bord en temps réel pour obtenir un aperçu de l’état actuel de votre projet. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.

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Avantages d’un rapport de projet

Les rapports de gestion de projet sont des outils de communication importants pour tenir les parties prenantes informées du projet et de ses avancées. Mais ils sont également utiles pour les chefs de projet, en les aidant à allouer les ressources et à gérer le projet jusqu’à son aboutissement. La plupart des rapports comparent les efforts réels aux efforts planifiés afin de maintenir le projet dans les limites du budget et du calendrier.

Les rapports de projet permettent non seulement de suivre les progrès, mais aussi de prévoir les menaces et de développer des réponses pour les éviter. Ils aident à contrôler les coûts, à respecter le budget, à suivre les performances de l’équipe et à améliorer la visibilité sur le projet pour en faciliter la gestion.

Types courants de rapports de projet

Voici un aperçu de 12 types de rapports de projet courants qui sont néanmoins essentiels au bon déroulement d’un projet.

1. Rapports d’état du projet

« Peux-tu me donner ce rapport d’état dans une heure ? » C’est le genre de question que les chefs de projet entendent souvent. Cela peut venir du sponsor du projet, du responsable du bureau de projet ou d’un collègue. C’est le type de rapport de projet le plus courant, et probablement celui que vous rédigez le plus régulièrement.

Vous pouvez produire des rapports d’état chaque semaine ou chaque mois — et pour certains projets, vous pouvez être amené à en produire quotidiennement pendant la phase de mise en œuvre. La fréquence dépend de l’étape du projet et de la quantité d’informations à transmettre. Il n’est pas utile de faire un rapport quotidien si vos tâches durent plus d’une semaine, car vous n’aurez aucun progrès significatif à signaler d’un jour à l’autre.

Étant donné le temps que vous consacrez à la production de rapports de gestion de projet, il est pertinent de chercher des moyens de rendre leur rédaction plus rapide. Mieux encore, automatisez autant que possible le reporting de projet.

2. Rapport d’avancement de projet

L’un des rapports de projet les plus importants que vous générerez au cours de l’exécution d’un projet est le rapport d’avancement. Il met à jour les informations sur votre projet, notamment en vérifiant s’il respecte la ligne de base définie par le calendrier et le budget. C’est un autre moyen d’informer les parties prenantes de la situation actuelle du projet.

Il est important d’être précis lors de la rédaction d’un rapport d’avancement. Notez les données, puis rédigez une brève introduction contenant le titre du projet, les coordonnées, un résumé de l’état du projet et des informations générales sur le calendrier, le coût et la date d’achèvement prévue.

3. Rapports sur les risques

De nombreux chefs de projet rédigent des rapports sur les risques au moins une fois par mois, et ces rapports sont généralement produits à la suite d’une réunion de revue des risques. Bien entendu, vous pouvez mettre à jour votre registre des risques à tout moment, et vous devriez encourager tous les membres de l’équipe projet à y consigner tout risque dès qu’ils estiment qu’un élément doit être signalé.

Le rapport sur les risques doit inclure un résumé du profil de risque du projet, mais la manière de le présenter vous appartient. Une bonne approche consiste à ne détailler que les risques susceptibles de poser les plus gros problèmes au projet. Ensuite, ajoutez une brève mention des risques de niveau inférieur, en résumant la manière dont vous les gérez.

Vous souhaiterez également pouvoir générer un rapport incluant tous vos risques, quelle que soit leur gravité. Le plus simple est d’effectuer un téléchargement automatique depuis votre logiciel de gestion de projet, ou, si vous utilisez un autre format comme une feuille de calcul, d’en diffuser une copie complète.

4. Rapports destinés au comité de direction

Les rapports de projet doivent être adaptés à leur public. Ainsi, le rapport que vous préparez pour le comité de direction comportera un niveau de détail différent de celui que vous envoyez chaque semaine à votre équipe projet et aux parties prenantes de l’entreprise.

Pour les rapports destinés au comité, adoptez une approche stratégique. Ils veulent des informations pertinentes pour eux, comme les problèmes sur lesquels ils peuvent intervenir, un résumé de la situation budgétaire et un état d’avancement par rapport aux jalons clés.

Assurez-vous que le format du rapport soit facile à lire pour eux. Par exemple, si vos dirigeants sont souvent en déplacement et consultent leurs e-mails sur leur téléphone, évitez les fichiers complexes comme des tableurs ou des images lourdes à télécharger. Un PDF sera lisible sur tous les appareils si vous envoyez un rapport statique par e-mail. Vous pouvez aussi accorder des licences aux membres du comité ou à la direction pour qu’ils consultent les rapports en temps réel via un tableau de bord. ProjectManager propose des tableaux de bord en direct avec des données toujours à jour.

5. Rapport d’analyse coûts-avantages

Lorsqu’il s’agit de déterminer si un projet est viable, l’un des rapports à produire est le rapport d’analyse coûts-avantages. Il permet de comparer les avantages ou opportunités qu’offre le projet à votre organisation par rapport à l’investissement requis. C’est une étape clé pour évaluer si le projet a du sens d’un point de vue commercial.

Ce processus est essentiel pour déterminer si l’initiative envisagée a de la valeur. Il permet à votre entreprise de mieux utiliser ses ressources si elle décide de poursuivre le projet, tout en fournissant des documents à l’appui de cette décision. Vous pouvez utiliser l’analyse des coûts pour suivre vos dépenses et vous assurer que les fonds sont bien alloués.

L’analyse coûts-avantages montre ce que vous prévoyez de dépenser pour un projet et compare cela aux bénéfices ou opportunités attendus une fois le projet terminé.

6. Rapports sur les ressources

Comment savoir qui fait quoi et quand ? Vous pourriez passer en revue l’ensemble du plan de projet et calculer manuellement les allocations de ressources. Cela prendrait beaucoup de temps.

Ou vous pourriez laisser votre logiciel de planification de projet le faire à votre place. La plupart des outils, qu’il s’agisse de logiciels Gantt autonomes ou de plateformes complètes avec feuilles de temps intégrées, permettent de créer un rapport sur les ressources.

Le rapport sur les ressources vous montre quelle personne de l’équipe projet est affectée à quelle tâche et à quel moment. Il permet également d’identifier les problèmes de surallocation – lorsqu’un membre de l’équipe est affecté à plusieurs tâches à la fois. Évidemment, une personne ne peut pas accomplir deux tâches en même temps. Si ces conflits ne sont pas détectés, votre projet risque de prendre du retard. Utilisez le rapport sur les ressources pour éviter ces conflits et réorganiser les tâches si nécessaire.

Dans l’ensemble, les rapports sur les ressources comptent parmi les types de rapports de projet les plus utiles pour un chef de projet, même s’ils peuvent être un peu difficiles à interpréter au début. Il vaut la peine d’apprendre à les lire pour pouvoir ajuster votre calendrier de projet en conséquence.

7. Rapports de variance du projet

Comment savoir si le projet progresse comme prévu ? C’est tout l’intérêt d’un rapport de variance : il compare les résultats planifiés aux résultats réels, ce qui vous permet de mesurer si vous êtes dans les temps, en avance ou en retard. Le rapport de variance collecte et organise les données que vous comparez, qu’il s’agisse du budget, du calendrier ou de la portée. Il vous permet d’effectuer une analyse de variance, c’est-à-dire de mesurer les écarts par rapport à la ligne de base.

Il existe plusieurs types de rapports de variance, comme la variance des coûts, la variance à l’achèvement (excédent ou déficit budgétaire), la variance de calendrier, etc. En général, ces rapports sont utilisés pour les analyses budgétaires, les rapports de tendance et l’analyse des dépenses.

Le rapport de variance est un excellent outil pour le chef de projet, qui a besoin d’un aperçu précis de l’avancement afin de prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources. Mais les chefs de projet ne sont pas les seuls à bénéficier des rapports de gestion de projet. Les parties prenantes s’intéressent aux rapports globaux, et les rapports de variance leur donnent une vision claire de l’état d’avancement du projet, notamment en ce qui concerne le respect du calendrier et du budget.

8. Rapport d’analyse des écarts

Que vous gériez un projet ou que vous cherchiez à faire passer votre entreprise à un niveau supérieur, vous avez besoin d’un rapport de gestion de projet qui montre comment passer du point A au point B. C’est ce qu’on appelle un rapport d’analyse des écarts. Il vous permet de vérifier si vous atteignez vos objectifs et si vous utilisez efficacement vos ressources.

Le rapport d’analyse des écarts mesure l’état actuel du projet ou de l’entreprise en termes de temps, d’argent et de main-d’œuvre, puis le compare à l’état cible à atteindre. En définissant et en analysant l’écart entre ces deux points, vous pouvez ensuite élaborer un plan d’action pour organiser les tâches nécessaires à l’atteinte de vos objectifs.

9. Rapport de charge de travail

Votre équipe est votre ressource la plus précieuse. Il est donc essentiel de surveiller ses activités pour s’assurer qu’elle travaille à pleine capacité, sans être surchargée au point de provoquer un épuisement. Cela signifie disposer d’un rapport de charge de travail permettant de visualiser les ressources sur- et sous-utilisées.

Les rapports de gestion de la charge de travail surveillent le nombre de tâches attribuées à chaque membre de l’équipe. Grâce à ces rapports, vous pouvez vérifier si les tâches sont réparties de manière équilibrée. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez réaffecter certaines tâches afin d’égaliser la charge. Cela contribue non seulement à une meilleure productivité, mais aussi au bien-être de l’équipe.

Une meilleure délégation des tâches permet aux responsables d’éviter les retards et les livrables de mauvaise qualité. ProjectManager propose des rapports de charge de travail ainsi qu’un graphique de charge coloré, ce qui facilite l’identification des ressources surchargées. Vous pouvez ensuite réaffecter les ressources directement depuis ce graphique.

10. Rapport de feuille de temps

Un autre rapport de projet important pour la gestion de l’équipe est le rapport de feuille de temps. Une feuille de temps est un document qui suit les heures passées par un membre de l’équipe sur ses tâches. Le rapport de feuille de temps est un outil permettant de suivre le travail de chaque membre de l’équipe sur une période donnée du projet.

Les rapports de feuilles de temps sont des outils de gestion du temps qui permettent de suivre les heures travaillées ainsi que la progression des tâches. Ils responsabilisent les membres de l’équipe, favorisent la collaboration et offrent aux chefs de projet une vue d’ensemble des coûts.

11. Rapport budgétaire de projet

Le budget du projet correspond au montant que vous pouvez dépenser pour mener à bien votre projet. Lors de l’élaboration du budget, vous essayez d’obtenir l’estimation la plus précise possible. La dernière chose que vous souhaitez est de devoir demander des fonds supplémentaires au sponsor du projet. Au mieux, vous devrez ajuster la portée et le calendrier du projet.

Pour vous assurer que vous respectez votre budget, vous devez utiliser un rapport budgétaire de projet. Ce rapport suit vos dépenses sur une période donnée, afin que vous puissiez comparer les dépenses prévues aux dépenses réelles. C’est un outil puissant pour suivre et maîtriser votre budget.

12. Rapport de clôture de projet

Les projets ne se terminent pas simplement avec la livraison de votre produit ou service, dans les délais, dans le respect du budget et des standards de qualité attendus par les parties prenantes. Il reste des documents à faire valider, des équipes à libérer et d’autres tâches administratives à finaliser. C’est ce qu’on appelle la clôture de projet. Pour vous assurer que toutes ces tâches sont bien réalisées, vous avez besoin d’un rapport de clôture de projet.

La clôture de projet est le livrable final du projet, et la direction l’utilise pour évaluer le succès du projet. Ce rapport contient la validation finale du sponsor du projet et lance des actions telles que la documentation des bonnes pratiques pour les projets futurs. Ce processus est requis pour tous les projets, quelle que soit leur taille.

Comment rédiger un rapport de projet

Voici quatre étapes simples pour commencer à rédiger vos rapports de projet.

1. Définir votre objectif

Créez des rapports de projet pour suivre tous les domaines de la gestion de projet comme la portée, le temps, les coûts, la qualité ou la gestion des risques. Ce sont les principaux éléments que les parties prenantes souhaitent surveiller et qui doivent être la priorité des chefs de projet lors de la création des rapports.

2. Penser à votre public

Un projet implique de nombreux acteurs internes et externes, tels que les investisseurs, les dirigeants, les clients ou même l’équipe de gestion de projet. En tant que chef de projet, vous pouvez créer un rapport à destination de n’importe lequel de ces publics. Certains auront besoin d’une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que d’autres souhaiteront accéder à des détails précis sur le projet.

3. Collecter les données du projet

La donnée est l’élément le plus important dans la création d’un rapport de projet. Vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de projet ou, à défaut, de feuilles de calcul pour suivre les dépenses ou le calendrier du projet. Par exemple, ProjectManager permet de générer des rapports à partir des données saisies, comme les dates d’échéance des tâches, les coûts de main-d’œuvre, les dépenses en ressources et d’autres aspects du projet.

4. Mettre en forme votre rapport

Une fois que vous avez identifié votre public et les données disponibles, vous pouvez choisir le type de rapport de projet le plus adapté à vos besoins. Le rapport d’état est généralement le choix standard, car il offre une vue rapide et synthétique de la santé du projet.

Créer des rapports de projet automatisés avec ProjectManager

ProjectManager peut générer plusieurs types de rapports en un seul clic. Notre logiciel de gestion de projet primé permet aux responsables de créer des rapports d’état, des rapports de tâches, de disponibilité, de variance et bien plus encore. Il est facile de les partager en ligne ou de les exporter en PDF pour votre prochaine réunion avec les parties prenantes. Nous fournissons aux chefs de projet tous les outils nécessaires pour suivre et rendre compte de leurs projets dans notre solution en ligne.

Création de rapports de projet avec ProjectManager

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