Une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités des membres de l’équipe garantit un déroulement plus fluide du projet. La dernière chose que vous souhaitez, c’est la confusion — il est donc essentiel de communiquer clairement les distinctions de rôles dès le début du projet.

Une matrice RACI permet précisément aux chefs de projet de le faire. C’est un moyen efficace de s’assurer que tout le monde est aligné et comprend ce qu’il doit accomplir.

Que signifie RACI ?

RACI est l’acronyme de Responsable, Approbateur, Consulté et Informé. Chaque lettre correspond à une catégorie utilisée dans la matrice RACI pour définir les rôles des membres de l’équipe dans un projet.

Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?

Une matrice RACI est un outil visuel qui illustre les rôles et responsabilités des membres de l’équipe pour chaque tâche et livrable du projet. Elle permet de clarifier qui fait quoi, évitant ainsi toute confusion susceptible de ralentir la production et d’augmenter les coûts.

Un logiciel de gestion de projet doté d’outils de gestion d’équipe et de reporting facilite la définition des rôles et des responsabilités tout en tenant les parties prenantes informées. Par exemple, ProjectManager propose des outils de collaboration en ligne permettant d’assigner du travail, de suivre les progrès et de collaborer en temps réel avec votre équipe. Contrairement aux solutions légères, aucune configuration n’est nécessaire. Commencez dès maintenant gratuitement.

Examinons de plus près ce que signifie chaque lettre de la matrice RACI et l’importance de chaque catégorie dans la matrice d’attribution des responsabilités.

Responsable

Chaque tâche doit avoir au moins un membre de l’équipe responsable, chargé d’exécuter le travail jusqu’à son achèvement. Cependant, il peut y avoir plusieurs personnes responsables assignées dans la matrice RACI.

Approbateur

Ce membre de l’équipe est chargé de déléguer le travail et d’approuver les livrables avant qu’ils ne soient considérés comme terminés. Parfois, la personne responsable est également l’approbateur dans la matrice RACI. Cependant, chaque tâche doit toujours avoir une seule personne approuvant le résultat final, et ce n’est pas nécessairement le chef de projet.

Consulté

Ce membre de l’équipe examine un livrable et fournit un retour qui replace ce livrable dans le contexte du projet global ou de ses attentes spécifiques.

Informé

Ce sont les membres de l’équipe qui doivent être tenus au courant de l’avancement des tâches, mais qui n’ont pas le même niveau de responsabilité que ceux mentionnés ci-dessus. Ils reçoivent généralement un rapport d’avancement général plutôt que des détails approfondis.

Exemple de matrice RACI

Maintenant que nous avons vu les rôles de Responsable, Approbateur, Consulté et Informé, examinons un exemple de matrice RACI.

La matrice RACI ci-dessous présente les tâches du projet dans la colonne de gauche et les membres de l’équipe dans la ligne supérieure. On peut voir que la matrice RACI permet d’attribuer à chaque personne un rôle différent pour chaque tâche.

Analysons plus en détail cet exemple de matrice RACI afin de mieux comprendre les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe.

• Responsable (R) : Le chef de produit, le concepteur UI, l’analyste financier et le rédacteur en conception sont responsables de l’exécution de la majorité des tâches du projet.
• Approbateur (A) : Le vice-président produit agit comme intermédiaire entre l’équipe produit et les dirigeants tels que le CTO et le CEO ; il est donc responsable de valider les résultats des tâches exécutées par les membres responsables.
• Consulté (C) : Les vice-présidents et dirigeants sont consultés pour les tâches critiques nécessitant leur avis, comme l’étude de faisabilité, les recommandations technologiques et les décisions relatives à l’interface et au design produit.
• Informé (I) : Les dirigeants doivent être informés de l’avancement de toutes les tâches du projet. Un plan de communication doit définir les canaux et la fréquence des rapports à transmettre.

Catégories « Responsable » et « Approbateur » dans la matrice RACI

Les catégories « Responsable » et « Approbateur » peuvent prêter à confusion, car elles semblent définir un rôle similaire. Cependant, il existe une différence importante entre ces deux notions dans une matrice RACI.

Le rôle de Responsable dans une matrice RACI se concentre sur l’exécution d’une tâche, tandis que le rôle d’Approbateur en détient la responsabilité globale et en garantit le résultat. Autrement dit, le Responsable effectue le travail, prend des décisions ou atteint un objectif spécifique. Il peut y avoir plusieurs personnes responsables dans une équipe projet, mais au moins une par tâche.

Une même personne peut être à la fois Responsable et Approbateur pour une tâche donnée, mais il est préférable de séparer ces rôles, surtout dans une grande équipe projet. L’Approbateur est une partie prenante qui possède la tâche et s’assure qu’elle est exécutée correctement. Il valide le livrable une fois que le Responsable a terminé le travail. Il peut s’agir du chef de projet ou du commanditaire du projet.

Comment créer une matrice RACI

Tous les projets peuvent bénéficier de la clarté qu’apporte une matrice RACI, mais cet outil est particulièrement utile lorsque plusieurs ressources doivent être gérées ou que des dépendances entre tâches existent.

Pour illustrer le processus de création d’une matrice RACI, prenons un exemple concret : vous construisez une extension de votre maison. Voici les trois étapes qui montrent comment établir une matrice RACI.

1. Identifier les rôles et les responsabilités

En haut de votre matrice RACI, listez les personnes impliquées dans le projet, y compris le client ou le propriétaire de la maison où les travaux sont effectués. Ensuite, il y a l’architecte, responsable de la conception des plans. Le chef de projet supervise l’ensemble de l’exécution du projet du début à la fin. L’entrepreneur, quant à lui, est chargé avec son équipe de la construction proprement dite. Il peut aussi y avoir plusieurs sous-traitants, comme des électriciens, couvreurs, etc., mais nous garderons ici un modèle RACI simple.

2. Lister les tâches, livrables et jalons

Ensuite, dressez une liste complète des tâches, y compris les jalons et tout processus décisionnel, dans la colonne de gauche de votre matrice RACI. Cela comprend des tâches comme la révision des plans par l’architecte, l’estimation du budget, l’obtention des permis, la préparation du site et les travaux d’excavation nécessaires. Vous pourriez devoir poser les fondations, ajouter une poutre de ceinture et une dalle, réaliser la maçonnerie, le revêtement de sol ou la toiture, installer les portes et fenêtres, ainsi que les systèmes électriques et de plomberie, les équipements, etc.

3. Attribuer les tâches, rôles et responsabilités

Sous chaque personne de l’équipe projet, indiquez la lettre correspondante : R (Responsable), A (Approbateur), C (Consulté) ou I (Informé), selon leur rôle vis-à-vis des tâches listées dans la colonne de gauche de votre matrice RACI. Par exemple, l’architecte sera le membre responsable de livrer le plan de projet finalisé, tandis que le chef de projet sera l’approbateur chargé de vérifier la conformité du plan avec les exigences réglementaires. Le client ou propriétaire sera consulté pour s’assurer que les plans répondent à ses attentes, mais pour la majorité des travaux, il sera simplement informé de l’avancement.

Modèle de matrice RACI pour Excel

Maintenant que vous comprenez le fonctionnement des matrices RACI, vous pouvez utiliser notre modèle gratuit de matrice RACI pour Excel afin de démarrer facilement.

Quand utiliser une matrice RACI

Les matrices RACI sont un outil de planification de projet efficace qui facilite la gestion des attentes des équipes et des parties prenantes. Bien qu’elles soient polyvalentes et simples à utiliser, elles ne conviennent pas forcément à tous les projets. Voici quelques scénarios dans lesquels une matrice RACI est particulièrement utile.

• Lorsque les tâches nécessitent une collaboration : Certains projets impliquent davantage de travail interfonctionnel que d’autres. Les matrices RACI sont utiles pour les tâches qui demandent l’intervention de plusieurs parties.
• Lorsqu’il existe de nombreuses dépendances entre les tâches : Savoir qui est responsable, approbateur, consulté et informé pour une tâche donnée est très utile pour gérer les dépendances entre tâches.
• Lorsque le projet exige de nombreuses prises de décision : Certains projets, comme le développement de produits, nécessitent des retours clients constants et des décisions fréquentes sur les fonctionnalités à lancer. Les matrices RACI permettent d’attribuer clairement les rôles et responsabilités aux membres de l’équipe et aux parties prenantes afin que le processus décisionnel soit fluide et implique uniquement les bonnes personnes.
• Lors du démarrage d’un projet : Définir les rôles et responsabilités est une étape essentielle pour toute équipe projet. Utiliser une matrice RACI dès le début, pendant les phases d’idéation et de planification, est toujours conseillé.
• Lors de l’intégration de nouveaux membres : Les matrices RACI sont simples à comprendre. Leur clarté en fait un excellent outil d’intégration, car elles permettent aux nouveaux membres de situer rapidement leur rôle au sein de l’équipe.

Avantages de l’utilisation d’une matrice RACI

Plus votre équipe dispose de structure, de clarté et de directives précises, plus elle sera en mesure de livrer le projet dans les délais et sans gaspiller de ressources précieuses. Voici les principaux avantages de l’utilisation d’une matrice RACI.

• Une matrice RACI établit les attentes et la responsabilité, car chacun connaît son rôle ainsi que celui des autres membres de l’équipe.
• Les matrices RACI sont simples à lire et à utiliser, tant pour les membres de l’équipe que pour les parties prenantes.
• Elles permettent d’éviter qu’un trop grand nombre de ressources soient allouées à une seule tâche.
• En aidant les membres de l’équipe à mieux comprendre les rôles de chacun, les matrices RACI favorisent la collaboration et la cohésion.
• Elles évitent les situations où « trop de cuisiniers » participent à une même tâche ou à une même décision.

En bonus, ces définitions éliminent de nombreux problèmes de personnalité et de politique interne qui nuisent à la productivité. Grâce au cadre clair d’une matrice RACI, votre équipe sait exactement où elle se situe et comprend les rôles des autres membres. Les équipes sont plus satisfaites ainsi, et la communication devient plus fluide. À tout moment pendant le projet, les membres peuvent consulter la matrice RACI pour savoir qui est responsable de quoi, sans interrompre les autres dans leur travail.

Inconvénients de l’utilisation d’une matrice RACI

La matrice RACI présente à la fois des avantages et des limites pour la gestion des équipes projet. Voici quelques-uns des inconvénients les plus courants liés à l’utilisation d’une matrice RACI.

• Les matrices RACI peuvent devenir obsolètes si des changements sont apportés au calendrier du projet, au budget ou aux rôles de l’équipe.
• Les matrices RACI peuvent devenir difficiles à lire lorsqu’elles s’appliquent à de grandes équipes.
• Les rôles définis par la matrice RACI ne reflètent pas toujours parfaitement les fonctions réelles des membres de l’équipe et des parties prenantes.
• La matrice RACI peut ralentir certaines tâches et livrables, car elle implique la participation de plusieurs personnes.

Alternatives à la matrice RACI

La matrice RACI n’est pas la seule méthode permettant de représenter les rôles et responsabilités d’une équipe projet. De nombreux autres outils de gestion de projet permettent aux équipes de visualiser qui est responsable de quoi. Voici trois exemples d’alternatives à la matrice RACI.

RASCI vs. matrice RACI

Comme son nom l’indique, ce modèle est très proche de la matrice RACI. La seule différence est l’ajout d’une lettre supplémentaire représentant le rôle « Supportif ». Les membres « Supportifs » assistent les membres « Responsables » dans leurs tâches.

Cet outil visuel, utilisé en gestion de projet, améliore l’efficacité de l’équipe, accélère la prise de décision, réduit les conflits et favorise la communication et la collaboration. Il aide aussi à éviter les malentendus, ce qui accroît la satisfaction et la productivité des équipes. Enfin, une matrice RASCI permet d’identifier et de traiter proactivement les problèmes potentiels d’un projet.

DACI vs. matrice RACI

Une matrice DACI, comme une matrice RACI, est une matrice d’attribution des responsabilités. DACI signifie Driver (Initiateur), Approver (Approbateur), Contributor (Contributeur) et Informed (Informé). Ce modèle peut être une excellente alternative pour certaines équipes.

L’Initiateur est celui qui lance la décision et veille à informer les parties prenantes. L’Approbateur a le dernier mot sur la décision, souvent un responsable hiérarchique. Les Contributeurs fournissent leur expertise pour soutenir le projet, tandis que les Informés sont tenus au courant des principaux changements de projet, sans participer directement à la prise de décision ni à l’exécution des tâches.

RAPID vs. matrice RACI

Un autre modèle d’attribution des responsabilités, particulièrement adapté aux projets nécessitant une prise de décision intensive. RAPID signifie Recommend (Recommander), Agree (Approuver), Perform (Exécuter), Input (Contribuer) et Decide (Décider). La matrice RAPID définit clairement l’autorité et la responsabilité, réduisant ainsi les conflits.

Les organisations peuvent utiliser conjointement les matrices RAPID et RACI afin d’assurer la responsabilité et la coordination entre les équipes et les départements lors de l’exécution d’un projet. La matrice RAPID aide à décider quoi faire, tandis que la matrice RACI permet de déléguer et d’exécuter ces décisions.

ProjectManager : une solution plus performante que la matrice RACI

Avec ProjectManager, vous pouvez accomplir bien plus que ce qu’une simple matrice RACI ou d’autres documents statiques permettent. Chaque membre de l’équipe peut suivre ses tâches et les cocher une fois terminées. Le projet et la date d’échéance y figurent également. Il suffit de cliquer sur une tâche pour obtenir davantage de détails. Les membres de l’équipe peuvent aussi ajouter leur liste de tâches à faire afin de mieux organiser leur travail et rester concentrés.

Les chefs de projet peuvent suivre les progrès de l’équipe grâce au tableau de bord en temps réel, qui suit six indicateurs de performance actualisés instantanément à chaque mise à jour des tâches par l’équipe. Pour une analyse plus approfondie, ProjectManager propose des rapports en un clic fournissant des données détaillées sur l’avancement des tâches, les coûts et la charge de travail, entre autres.

Une page dédiée à la charge de travail permet aux chefs de projet de s’assurer qu’aucun membre de l’équipe n’est sous- ou surchargé. ProjectManager va bien au-delà d’une simple matrice RACI : il vous aide à mieux gérer vos équipes, à prendre des décisions fondées sur les données et à optimiser les ressources de vos projets en temps réel.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui transforme les rôles et responsabilités définis dans votre matrice RACI en un outil dynamique pour gérer les équipes et leurs charges de travail. Les chefs de projet bénéficient d’une visibilité totale sur le projet pour suivre les progrès et réallouer les ressources afin d’éviter les blocages. Découvrez comment ProjectManager peut rendre vos équipes plus responsables et productives en profitant dès aujourd’hui d’un essai gratuit de 30 jours.