Un plan de projet est le document de gestion de projet le plus important, car il décrit toutes les composantes fondamentales d’un projet, telles que son périmètre, son calendrier, son budget, ses risques et l’utilisation des ressources.

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Qu’est-ce qu’un modèle de plan de projet ?

Un modèle de plan de projet est un document qui rassemble toutes les directives et procédures dont l’équipe de gestion de projet a besoin pour exécuter un projet. Les modèles de plan de projet permettent aux chefs de projet de gagner du temps pendant la phase de planification du projet et les aident également à s’assurer que rien n’est oublié.

Quand utiliser le modèle de plan de projet ?

Le cycle de vie de la gestion de projet se compose de cinq phases : la phase d’initialisation, la phase de planification, la phase d’exécution, le suivi et la phase de clôture. Ce modèle de plan de projet doit être complété pendant la phase de planification du projet, mais il est également utile durant les phases d’exécution, de suivi et de clôture du projet.

Cependant, on peut dire que le processus de création d’un plan de projet commence dès la phase d’initialisation, car cette phase produit de nombreux documents qui préparent le terrain pour le plan de projet, comme une étude de faisabilité pour identifier le problème à résoudre, le périmètre du projet et les livrables souhaités.

Cela alimente le dossier de justification, qui compare les coûts aux bénéfices. La déclaration de périmètre du projet analyse les objectifs, les buts, le périmètre et les livrables du projet. Ces documents ne constituent pas un plan de projet, mais ils posent les bases sur lesquelles ce plan sera élaboré durant la phase de planification du projet. C’est à ce moment que vous transformez les idées générales issues de la phase d’initialisation en tâches plus petites et gérables. Chacune de ces tâches doit être réalisée dans les délais du projet.

Qui devrait utiliser le modèle de plan de projet ?

Il est important de noter que le chef de projet est responsable de la création du plan de projet, mais ce travail ne se fait pas en isolation.

• Chef de projet : Le chef de projet doit travailler en collaboration avec l’équipe, des experts et d’autres personnes pouvant apporter des idées et des conseils pour élaborer un plan de gestion de projet réaliste.
• Membres de l’équipe projet : Les équipes sont formées pour leurs compétences et leur expérience sur des projets similaires, il est donc logique de les impliquer dans la planification. Bien sûr, l’équipe aura accès au modèle de plan de projet pendant la phase d’exécution. Des tâches leur seront attribuées et ils seront responsables de les livrer dans les délais et le budget impartis.
• Parties prenantes du projet : D’autres utilisateurs du plan de projet incluent les parties prenantes et les dirigeants, ou toute personne ayant un intérêt dans le succès du projet. Le chef de projet présentera le plan à ces groupes tout au long du cycle de vie du projet pour les tenir informés et s’assurer que les progrès réels correspondent à ce qui a été planifié.
• PMO (bureau de gestion de projet) : Un bureau de gestion de projet utilise un modèle de planification de projet pour assurer la cohérence dans la planification de tous les projets de l’organisation. C’est un moyen efficace d’appliquer les bonnes pratiques et de créer des représentations visuelles des jalons, des calendriers et des dépendances. De nombreux PMO utiliseront un modèle de planification de projet pour faciliter la collaboration, car il est idéal pour être consulté lors des discussions et de la prise de décision.
• Chefs de service et managers fonctionnels : Un autre exemple est celui d’un chef de service ou d’un manager fonctionnel qui utilise un modèle de plan de gestion de projet pendant les phases de planification et de suivi. Par exemple, il leur permet d’allouer plus efficacement les ressources à des tâches spécifiques et de fixer des échéances pour les tâches et les jalons. Il peut également aider à évaluer les risques et à prioriser les tâches.

Comment utiliser ce modèle de plan de projet ?

La planification de projet commence par un document de plan de projet complet. Ce modèle de plan de projet vous permet de créer un plan de gestion de projet détaillé pour tout type de projet.

Pour simplifier les choses, divisons le modèle de plan de projet en 5 sections :

• Section 1 du modèle de plan de projet : but, objectifs, critères de succès et gouvernance
• Section 2 du modèle de plan de projet : gestion de l’équipe et des parties prenantes
• Section 3 du modèle de plan de projet : gestion du périmètre et calendrier du projet
• Section 4 du modèle de plan de projet : ressources, acquisitions, budget et gestion des coûts
• Section 5 du modèle de plan de projet : changements et risques

Section 1 du modèle de plan de projet : but, objectifs et critères de succès

Dans cette première section du modèle de plan de projet, vous définirez son but, ses objectifs et les critères permettant d’évaluer s’il a été un succès ou non une fois terminé.

But, objectifs et finalités du projet
Quel est le but du projet ? Le modèle inclut un espace pour ajouter le but, ainsi que les objectifs généraux et spécifiques du projet. C’est une section générale qui offre une vision d’ensemble.

Critères de succès du projet
Déterminez ce qui rendra ce projet en particulier réussi. Ces critères de succès varient en fonction du projet, mais comprennent généralement des considérations comme le temps, le coût et le périmètre. D’autres critères incluent la qualité, la gestion des risques, la satisfaction des parties prenantes, la valeur pour l’entreprise, la conformité réglementaire et la satisfaction client, entre autres.

Section 2 du modèle de plan de projet : équipe projet, gouvernance, parties prenantes et communications

Dans cette section, vous identifierez les parties prenantes du projet et les membres de l’équipe projet, et vous définirez également les directives de gouvernance et de communication pour interagir avec ces deux groupes.

Équipe projet
Dressez la liste des membres de l’équipe projet impliqués dans ce projet particulier, en précisant leur nom, leur rôle et leurs responsabilités afin de mieux comprendre ce que l’on attend de chacun.

Gouvernance du projet
Ici, décrivez le cadre, les processus et les mécanismes pour l’évaluation, la reddition de comptes et la prise de décision tout au long du projet. Cela permet d’aligner le projet sur les objectifs stratégiques de l’organisation pour qu’il soit géré efficacement.

Parties prenantes du projet
Un plan de gestion des parties prenantes aide à identifier les parties prenantes du projet, à gérer leurs attentes et à répondre à leurs préoccupations éventuelles.

Bien que le contenu d’un plan de gestion des parties prenantes puisse varier d’un projet à l’autre, il doit au minimum inclure un registre des parties prenantes et une cartographie des parties prenantes.

• Registre des parties prenantes : La section du registre des parties prenantes dans le modèle de plan de projet énumère toutes les personnes ou groupes ayant un intérêt dans le projet.
• Cartographie des parties prenantes : Une cartographie des parties prenantes représente visuellement les groupes ou individus intéressés par le projet et aide à élaborer une stratégie pour les gérer.
• Stratégies d’engagement des parties prenantes : Une fois les parties prenantes identifiées et priorisées, énumérez des stratégies efficaces d’engagement, incluant le style de communication, le degré d’implication et de participation, la construction de relations et la résolution de conflits.

Plan de communication du projet
Enfin, mais non des moindres dans le modèle de planification de projet, se trouve le plan de communication du projet. C’est l’occasion de définir les éléments clés de la communication qui seront en place tout au long du projet.

• Rapports du projet et fréquence : Définissez le type de rapports de projet qui seront générés et à quelle fréquence.
• Réunions du projet : Des réunions de projet seront-elles organisées régulièrement ? Précisez le type de réunions et leur fréquence.
• Documentation du projet : Enfin, incluez toute documentation du projet, comme la charte de projet, la structure de découpage du travail, le plan de ressources, le calendrier du projet, le plan de gestion des changements, etc.

Section 3 du modèle de plan de projet : périmètre du projet, qualité et calendrier

Dans cette section, vous définirez le travail à réaliser, les normes de qualité des livrables et le calendrier de réalisation des tâches.

Périmètre du projet
Commencez par définir le périmètre du projet, qui inclut toutes les tâches à exécuter pour mener à bien le projet. En plus de détailler les tâches du projet, le périmètre décrit également les livrables et les jalons attendus de ces tâches.

• Ligne de base du périmètre : Une fois la liste des tâches définie, elle est utilisée comme ligne de base du périmètre, ce qui aide les chefs de projet à fixer des limites au périmètre et à s’assurer qu’aucun travail supplémentaire ne soit ajouté pendant la phase d’exécution.
• Jalons du projet : Les jalons sont des événements importants du projet atteints en complétant certaines tâches, comme la réalisation d’un objectif ou la production d’un livrable clé.
• Exclusions : Travail qui ne sera pas effectué dans le cadre du périmètre du projet.
• Hypothèses : Les hypothèses sont des conditions supposées vraies et qui peuvent influencer le périmètre du projet, de manière positive ou négative.

Qualité du projet
La section du plan de gestion de la qualité dans le modèle de plan de projet décrit les normes de qualité des livrables, les directives d’assurance qualité à suivre et les méthodes de contrôle pour vérifier si les normes sont respectées.

• Normes de qualité : Ce sont les critères et points de référence qui mesurent la qualité des processus et des livrables du projet. Ils permettent au projet de répondre aux attentes des parties prenantes.
• Guides d’assurance qualité : Ces guides aident à définir les normes de qualité et à établir les procédures de contrôle qualité. Ils peuvent contribuer à améliorer la satisfaction des clients et des parties prenantes.
• Procédures de contrôle qualité : Énumérez les actions spécifiques que vous prendrez pour garantir que le produit, service ou processus respecte les normes de qualité établies.

Calendrier du projet
Le calendrier du projet indique quand les tâches définies dans la section gestion du périmètre seront exécutées, y compris les dépendances entre tâches, les jalons et les livrables clés. Un diagramme de Gantt est l’outil idéal pour visualiser facilement ces éléments et d’autres détails du calendrier, comme le chemin critique.

Un calendrier de projet devrait également indiquer quand les ressources seront nécessaires, bien que certains chefs de projet préfèrent créer un calendrier des ressources séparé.

Section 4 du modèle de plan de projet : ressources, acquisitions, budget et gestion des coûts

Maintenant que le périmètre du projet est défini, il est temps de considérer les ressources nécessaires pour le réaliser, la façon de les acquérir, le budget et les mesures à prendre pour contrôler les coûts.

Ressources
Cela correspond à l’effort probablement nécessaire pour accomplir les tâches mentionnées. Énumérez chaque tâche avec le temps estimé pour l’achever. Cela est directement lié aux ressources, donc vous devez assigner une ressource ou un membre de l’équipe à chaque tâche. Cette personne sera responsable de son exécution.

Plan de gestion des acquisitions
Dans la section du plan de gestion des acquisitions du modèle, vous décrivez les stratégies et processus pour acquérir des sources externes pour le projet.

• Processus de sélection des fournisseurs : Quels fournisseurs sont les plus appropriés pour le travail ? Pour choisir le bon fournisseur, définissez les exigences du projet, évaluez les propositions, réalisez des entretiens et négociez les contrats.
• Calendrier des acquisitions : Il s’agit d’une chronologie détaillée définissant les délais, responsabilités et activités du processus d’acquisition.

Budget du projet
Le budget du projet est l’un des éléments les plus critiques de tout modèle de plan de projet, car il détermine le montant d’argent disponible pour votre projet. Il est donc essentiel de le préparer avec soin.

Commencez par rassembler les tâches du projet, identifiez les ressources nécessaires pour chacune et enfin estimez leurs coûts. Une fois que vous avez le coût de chaque tâche, additionnez-les pour obtenir le coût estimé du projet. Ce montant sera votre ligne de base des coûts et la base de votre budget.

Plan de gestion des coûts
Une autre partie importante d’un modèle de plan de projet est le plan de gestion des coûts. Il décrit les processus et procédures permettant de planifier, estimer, budgétiser et contrôler les coûts du projet.

• Méthodologie d’estimation des coûts : Il existe plusieurs méthodes pour estimer les coûts du projet, comme l’estimation analogique, l’estimation paramétrique et l’estimation ascendante, chacune ayant ses avantages et inconvénients selon le projet.
• Prévisions de flux de trésorerie : Ces prévisions financières estiment les entrées et sorties de trésorerie sur une période donnée.
• Processus, outils et techniques de contrôle des coûts : Ils fonctionnent ensemble pour maintenir le projet dans le budget. Certains processus incluent l’estimation ou le contrôle des coûts. Les outils et techniques peuvent inclure la gestion de la valeur acquise, les techniques de budgétisation ou de contrôle des coûts.

Section 5 du modèle de plan de projet : gestion des changements et des risques

Il est maintenant temps d’identifier comment gérer les changements ou risques pouvant affecter soudainement le plan de projet.

Plan de gestion des changements
Tout plan de projet doit être modifié pendant la phase d’exécution pour diverses raisons. Par exemple, de nouvelles exigences peuvent apparaître et entraîner des modifications du plan initial. En tant que chef de projet, vous devez surveiller la façon dont ces changements sont mis en œuvre.

• Comité de contrôle des changements : C’est un groupe formel qui examine, évalue et approuve ou rejette tout changement proposé au projet. Il est particulièrement crucial dans les projets complexes et de longue durée.
• Formulaire de demande de changement : Utilisez la modèle de demande de changement pour mieux gérer les modifications du projet et minimiser leur impact sur le périmètre, le calendrier et le budget.
• Registre des changements : Notre registre de gestion des changements vous aide à suivre tout changement apporté au plan de projet.

Plan de gestion des risques
Tout modèle de plan de projet nécessite un plan de gestion des risques. Cette section identifie les risques potentiels pouvant affecter le plan de projet, les priorise, définit des actions d’atténuation et établit les rôles et responsabilités de l’équipe.

• Matrice des risques : Une matrice des risques est une représentation visuelle des risques du projet en fonction de leur probabilité et de leur impact. Elle facilite l’identification des risques les plus critiques et de ceux qui ont peu de chances de se matérialiser.
• Registre des risques : Notre modèle de plan de projet inclut un registre des risques pour que vous puissiez lister les risques potentiels qui pourraient affecter le projet. À partir de là, vous pouvez développer des stratégies d’atténuation et assigner des responsables.
• Stratégies d’atténuation des risques : Il existe plusieurs techniques pour réduire l’impact ou la probabilité qu’un risque se produise. Parmi elles : réduction, évitement ou acceptation du risque.

Annexe
Chaque plan de gestion de projet est unique, et les composantes du modèle peuvent varier selon les exigences du projet. Certains projets peuvent nécessiter une documentation supplémentaire.

Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle de plan de projet ?

Maintenant que vous avez téléchargé le modèle gratuit de plan de projet, vous êtes prêt à mettre votre projet sur la voie d’une réalisation réussie. Le plan de projet est fondamental, car c’est le document central à partir duquel le projet est formellement géré.

Le plan de projet est composé des objectifs, activités, tâches et ressources nécessaires pour compléter le projet tel que défini dans le dossier de justification et la charte du projet. Vous devriez inclure une description des principales phases du projet, un calendrier des activités, tâches et leur durée, les dépendances, les ressources, les échéances, etc. Ensuite, énumérez les hypothèses et contraintes dans le processus de planification.

Lorsque vous créez un plan de gestion de projet, suivez ces étapes : définissez le périmètre du projet, identifiez les jalons, tâches et livrables, estimez les coûts, quantifiez l’effort requis, assignez les ressources, créez un calendrier, listez les dépendances et documentez tout pour approbation. Votre modèle de plan de gestion de projet doit incorporer des éléments comme le plan de gestion du périmètre, le plan de gestion des coûts et le plan de gestion du calendrier, entre autres.

Bien que le dossier de justification élaboré au début du processus de planification fournisse une vue d’ensemble du projet, le plan de projet va beaucoup plus en profondeur une fois que le périmètre et la charte sont formalisés et l’équipe embauchée. Bien qu’il soit rédigé pendant la phase de planification, le plan ne doit pas être mis de côté. Ce modèle doit être considéré comme un document vivant qui sera consulté et mis à jour tout au long du cycle de vie du projet. Cela s’explique par le fait que le plan de gestion de projet est une feuille de route que les chefs de projet utilisent pendant la phase d’exécution lorsqu’ils ont besoin d’informations sur le calendrier, les coûts, le périmètre et le budget du projet.

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