Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?

Une feuille de temps est un outil de suivi du temps qui aide les employeurs à contrôler les coûts de main-d’œuvre. Les feuilles de temps sont utilisées par la direction, les ressources humaines et les services comptables pour enregistrer le temps de travail et rémunérer les employés sur la base du calcul de leurs heures travaillées totales. Elles sont le plus souvent associées aux cartes de pointage ou aux pointeuses.

En gestion de projet, les logiciels de feuilles de temps sont devenus indispensables pour permettre aux entreprises de suivre le temps passé et de maintenir les projets sur la bonne voie. Les feuilles de temps peuvent également servir d’outil de gestion pour le suivi des dépenses, la planification des capacités ou l’estimation de la disponibilité des équipes.

ProjectManager associe la gestion des feuilles de temps à un logiciel de gestion de projet de pointe afin de proposer un outil complet répondant à vos besoins en matière de suivi du temps et des projets. Inscrivez-vous dès aujourd’hui pour un essai gratuit et découvrez à quel point vous pouvez gagner en efficacité en combinant la gestion du temps et la gestion de projet.

Types de feuilles de temps

Il existe quatre principaux types de feuilles de temps pour les employés : quotidiennes, hebdomadaires, bimensuelles et mensuelles. Elles sont utilisées selon la nature du travail à effectuer et la période de paie privilégiée. La plupart des cartes de pointage, des pointeuses et des calculateurs de feuilles de temps proposent ces quatre options.

Qu’est-ce qu’un logiciel de feuilles de temps ?

Un logiciel de feuilles de temps peut également être appelé calculateur de cartes de pointage, calculateur de pointeuse, calculateur d’heures de travail ou encore calculateur d’heures de paie. Tous ces termes désignent généralement un logiciel permettant de créer des feuilles de temps, des cartes de pointage ou des pointeuses afin de suivre les heures facturables de vos employés.

Les logiciels de feuilles de temps sont utilisés pour simplifier le processus de paie. Les solutions logicielles modernes intègrent également des fonctionnalités permettant de suivre le temps nécessaire à l’exécution de chaque tâche et d’aider les responsables à maintenir le projet dans les délais.

En réalité, presque tous les aspects liés à la gestion du temps dans un projet peuvent être surveillés et suivis à l’aide d’un logiciel de feuilles de temps. Au-delà de la simple collecte du temps consacré par une équipe à une tâche, le logiciel permet également de suivre la planification, les ressources et d’autres variables associées à l’exécution des tâches.

Microsoft Project est l’un des logiciels de gestion de projet les plus utilisés, mais il présente des inconvénients majeurs qui font de ProjectManager un meilleur choix pour la gestion des feuilles de temps.

La gestion des feuilles de temps est un élément clé pour mener un projet à bien. Les chefs de projet doivent suivre précisément le temps consacré aux projets afin de réduire les coûts et de respecter les délais. Plus votre logiciel de feuilles de temps est performant dans ce domaine, plus il bénéficie à votre projet. Les logiciels de feuilles de temps permettent aux responsables de rationaliser le processus de paie bien plus efficacement que les méthodes traditionnelles telles que les cartes de pointage et les pointeuses.

Comment créer une feuille de temps de projet

Il existe plusieurs façons de créer et d’utiliser des feuilles de temps. La plus simple consiste à utiliser une feuille de temps physique sur papier. L’utilisation d’un modèle de feuille de temps papier pour calculer les heures de travail permet de réduire les coûts, mais peut entraîner des problèmes tels que la perte de feuilles de temps et des archives difficiles à consulter.

Les feuilles de temps électroniques peuvent être créées dans Excel ou Google Sheets avec une ventilation des tâches, des projets, des programmes, de la facturation client et plus encore. L’utilisation d’un modèle de feuille de temps Excel permet de gagner du temps et de simplifier une grande partie de la gestion du temps et du processus de paie. Toutefois, cette méthode peut s’avérer peu rentable, car elle nécessite davantage de temps pour la saisie des données et la circulation de la feuille de temps entre les services.

La meilleure façon de créer une feuille de temps pour le traitement de la paie est d’utiliser un calculateur de feuilles de temps comme ProjectManager. Voici quelques étapes simples à suivre pour créer une feuille de temps à l’aide de notre logiciel de feuilles de temps et remplacer les cartes de pointage et les calculateurs de pointeuse obsolètes.

1. Créer un planning de travail

Avant de pouvoir calculer les heures de travail de vos employés, il est important de leur établir un calendrier. Les feuilles de temps sont beaucoup plus faciles à gérer lorsque vous savez à l’avance sur quelles tâches les employés vont travailler.

Nous vous recommandons de commencer par élaborer votre planning de travail en listant les tâches à réaliser au cours des prochains jours, semaines ou mois, selon le type de feuille de temps que vous choisissez.

Avec ProjectManager, vous pouvez utiliser différents outils de gestion du travail tels que les listes de tâches, les calendriers de projet, les tableaux kanban ou les diagrammes de Gantt pour structurer les tâches à accomplir.

2. Affecter les tâches à vos employés

Une fois que vous avez structuré les tâches de votre projet à l’aide de l’un de ces outils de gestion du travail, vous devez les affecter à vos employés. Dans le logiciel, invitez les membres de l’équipe au projet. Ils recevront une notification par e-mail confirmant leur ajout.

Lorsque vous affectez des tâches aux membres de l’équipe, le calculateur de feuilles de temps calcule automatiquement leurs heures de travail et assure le suivi des coûts de main-d’œuvre.

3. Suivre les heures de travail des employés

Chaque membre de l’équipe est responsable du suivi des heures qu’il consacre à une tâche. Ces informations sont ensuite regroupées dans la feuille de temps. Vous pouvez saisir les heures directement sur chaque tâche ou les renseigner dans la feuille de temps. Il est également possible d’utiliser le remplissage automatique pour importer toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Ensuite, attribuez un taux horaire à vos employés afin que le logiciel puisse calculer automatiquement les coûts de main-d’œuvre en fonction des heures travaillées par chacun.

4. Désigner un approbateur de feuilles de temps

Désignez une personne de l’équipe chargée de recevoir les feuilles de temps soumises. Cette personne, généralement un responsable, s’assure que les heures facturables correspondent bien aux tâches réalisées.

Dans l’onglet de gestion des utilisateurs, choisissez un approbateur à qui le membre de l’équipe soumettra sa feuille de temps pour validation. Cette personne est responsable du processus d’approbation et agit comme intermédiaire entre les employés et la paie ou les ressources humaines.

5. Examiner et approuver les feuilles de temps

Un responsable peut être averti lorsque les feuilles de temps sont prêtes à être approuvées, puis celles-ci sont verrouillées après validation, ce qui crée un processus de paie fluide permettant d’économiser du temps et de l’argent. Les calculateurs de cartes de pointage en ligne comme ProjectManager permettent également de créer des feuilles de temps imprimables.

Une grande partie du processus de feuilles de temps dans ProjectManager est automatisée afin de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité. Toutefois, une personne doit toujours vérifier la feuille de temps pour s’assurer de son exactitude avant de la transmettre à la paie.

Une fois la période requise écoulée (généralement hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle ou semimensuelle), il est temps d’examiner la feuille de temps avant sa soumission. Accédez à la feuille de temps en cliquant sur le temps dans le menu de navigation principal, puis sélectionnez la semaine à examiner.

6. Partager les feuilles de temps et les rapports de charge de travail avec les parties prenantes et les clients

Une fois votre feuille de temps approuvée, vous pouvez aller plus loin dans le suivi du temps en utilisant les rapports. Les rapports sont utiles pour analyser vos données et identifier les goulots d’étranglement, les dépassements et autres écarts. Ils constituent également un outil essentiel de gestion des feuilles de temps pour tenir les parties prenantes informées.

Vous pouvez créer des rapports à partir des données des feuilles de temps pour des utilisateurs individuels ou des projets sur une période donnée afin d’obtenir des informations plus détaillées sur l’avancement. Personnalisez et partagez les rapports au format PDF ou tableur lors de présentations aux parties prenantes.

ProjectManager est un logiciel primé et reconnu qui a aidé les chefs de projet à mener à bien plus de deux millions de projets. L’accès à notre logiciel de feuilles de temps robuste peut être exactement ce dont vous avez besoin pour atteindre un nouveau niveau de productivité.

Si vous n’êtes pas encore prêt à utiliser notre calculateur automatisé de cartes de pointage, vous pouvez toujours utiliser notre modèle gratuit de feuille de temps pour Excel afin de calculer les heures de travail.

Modèle gratuit de feuille de temps pour Excel

Pour vous familiariser avec une feuille de temps classique, nous avons créé un modèle gratuit de feuille de temps que les débutants peuvent utiliser et explorer par eux-mêmes. Il s’agit d’un exemple type de feuille de temps hebdomadaire qui inclut le taux horaire, le total des heures, les heures normales, les heures supplémentaires et la prise en compte des congés.

Si vous décidez par la suite d’utiliser ProjectManager, le modèle Excel ci-dessus peut être importé directement afin de poursuivre votre travail.

À lire aussi : Modèles gratuits de gestion de projet

Que doit contenir une feuille de temps ?

Que vous utilisiez des pointeuses, des cartes de pointage, des modèles de feuilles de temps ou un logiciel de feuilles de temps pour créer et gérer les feuilles de temps de votre organisation, celles-ci doivent inclure les données suivantes :

• Nom de l’utilisateur : Il s’agit de la personne qui remplit la feuille de temps. Les responsables peuvent avoir accès aux feuilles de temps des employés afin de vérifier que les heures facturables ont été correctement enregistrées.
• Date : Les feuilles de temps hebdomadaires sont les plus courantes. Le champ de date permet de parcourir le calendrier et de saisir le temps de travail pour une semaine donnée.
• Projet : Les feuilles de temps peuvent regrouper les tâches par projet (comme dans ProjectManager), ce qui permet à l’utilisateur d’identifier rapidement ce qu’il enregistre.
• Tâche : La liste des tâches attribuées à l’utilisateur qui ne sont pas encore marquées comme terminées.
• Copier la semaine précédente : Si vous travaillez chaque semaine sur des tâches similaires ou identiques, vous pouvez remplir automatiquement la feuille de temps avec les tâches de la semaine précédente plutôt que de les saisir à nouveau.
• Jours de la semaine : Les autres colonnes de la feuille de temps affichent les jours de la semaine. Indiquez les heures travaillées pour chaque tâche en face des jours correspondants. Certains projets peuvent nécessiter l’utilisation de feuilles de temps quotidiennes, qui détaillent les tâches effectuées sur une journée ainsi que d’autres informations comme les heures travaillées, les heures d’entrée et de sortie, entre autres.
• Pourcentage d’avancement : Indique le pourcentage de tâches achevées.
• Totaux automatiques : Les colonnes et les lignes se totalisent automatiquement afin de visualiser rapidement le nombre d’heures travaillées sur une journée ou sur une tâche donnée. Cela aide les employeurs comme les employés à calculer le total des heures, les heures normales, les heures supplémentaires et les heures majorées pour la paie.
• Soumettre : Si un approbateur a été désigné, la feuille de temps peut lui être envoyée pour validation une fois prête. Les feuilles de temps électroniques se partagent facilement en ligne, tandis que les feuilles imprimables peuvent être remises en main propre.
• Notes : Ajoutez des commentaires et téléversez des fichiers dans les entrées de la feuille de temps afin de vous rappeler le contexte de la tâche ou d’indiquer pourquoi elle a pris plus ou moins de temps que prévu.

Vous verrez également, le plus souvent, des lignes dans la feuille de temps qui ne sont pas directement liées aux tâches du calendrier de projet. Ces lignes peuvent représenter des éléments tels que les congés payés, les réunions d’équipe, la formation, etc. Ces activités prennent du temps pendant la semaine de travail, mais ne contribuent pas nécessairement directement à un projet.

À quoi servent les feuilles de temps ?

Les employeurs ont besoin de logiciels de feuilles de temps pour calculer le nombre d’heures de travail à rémunérer pour leurs employés. Elles sont utilisées pour le traitement de la paie par les entreprises ou les équipes de projet, quel que soit le secteur d’activité. Voici leurs deux usages les plus courants.

Feuilles de temps, paie et facturation client

Les feuilles de temps sont essentielles aux processus de paie et de facturation client. Les employeurs les utilisent pour enregistrer les données liées au temps de travail de leurs employés afin de les rémunérer avec précision. Pour créer une feuille de temps, les responsables doivent prendre en compte de nombreuses variables telles que les cartes de pointage des employés, la période de paie, le taux horaire, les heures normales, les heures supplémentaires, les relevés de kilométrage, entre autres. Les feuilles de temps peuvent être soumises de manière hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle ou semimensuelle.

Les feuilles de temps sont principalement utilisées pour les employés non exemptés, car elles permettent aux employeurs non seulement de payer les heures travaillées, mais aussi de les suivre afin de rester conformes aux réglementations étatiques et fédérales, telles que le Fair Labor Standards Act. Cela est connu sous le nom de conformité des feuilles de temps, et les normes varient selon le secteur et les organismes de réglementation. Pour les entreprises qui facturent régulièrement leurs clients, les feuilles de temps constituent également un moyen de suivre les heures facturables pour chaque client.

L’importance des feuilles de temps est multiple, allant de la réduction des coûts liés à une facturation inexacte au suivi du temps des employés et à l’utilisation de ces données pour adapter les rôles et améliorer la performance. Elles offrent également une protection contre d’éventuels litiges en fournissant des enregistrements détaillés.

Feuilles de temps et gestion de projet

L’époque où les employés de bureau pointaient leurs heures à l’aide de feuilles de pointage obsolètes ou de machines de pointage est révolue, mais cela ne signifie pas que les feuilles de temps ne sont plus utilisées pour le suivi du temps. En réalité, leur utilité n’a fait que croître à mesure que les outils de gestion de projet se sont perfectionnés. Aujourd’hui, les feuilles de temps constituent un outil de suivi du temps extrêmement polyvalent.

La gestion de projet moderne repose sur des activités intellectuelles et la connaissance, ce qui nécessite le suivi et le traitement de grandes quantités de données en temps réel, y compris le temps consacré aux tâches. Certaines équipes de projet travaillant dans des environnements de conseil ou d’agence facturent les heures de travail passées sur les projets à partir de ces données.

Les chefs de projet avisés exploitent pleinement l’utilisation rigoureuse des feuilles de temps en ligne afin d’identifier des opportunités d’optimisation et d’amélioration pour leurs projets ou leurs opérations. La véritable valeur des outils de feuilles de temps réside dans leur capacité à offrir une visibilité simple et immédiate sur ce sur quoi l’équipe travaille, à tout moment, et à déterminer si ce travail est exécuté correctement.

Grâce à une utilisation appropriée d’une feuille de temps de projet, vous pouvez facilement identifier :

• Qui travaille sur quoi
• Quelles tâches sont encore en attente
• Quelles tâches risquent de dépasser leur temps planifié
• Qui est réellement très sollicité et enregistre de nombreuses heures
• Qui enregistre peu d’heures et peut disposer de capacité pour prendre davantage de travail et optimiser la disponibilité de l’équipe
• Des données utiles pour la planification des capacités et le suivi des dépenses

Feuilles de temps et construction

Le secteur de la construction est l’un des plus intensifs en main-d’œuvre, ce qui signifie que les chefs de projet en construction doivent suivre de près toutes les activités qui se déroulent sur le chantier. Cela inclut le travail de leur propre équipe de construction ainsi que celui des sous-traitants susceptibles d’être sollicités.

Le calculateur de feuilles de temps de ProjectManager est idéal pour les projets de construction, car il peut être utilisé conjointement avec d’autres outils tels que les calendriers de projet, les diagrammes de Gantt et les listes de tâches, parfaitement adaptés à la gestion de la construction.

Avantages de l’utilisation d’un logiciel de feuilles de temps

Les feuilles de temps permettent de suivre les heures de l’équipe — c’est indispensable — mais vaut-il la peine d’investir dans un logiciel de feuilles de temps en ligne, ou un calculateur de pointeuse classique, un calculateur de cartes de pointage ou un tableur de suivi du temps suffisent-ils ?

Il est certain qu’une petite entreprise qui n’a pas à suivre des dizaines d’employés peut se contenter de feuilles de temps imprimables, voire de simples feuilles de pointage ou cartes de pointage. Mais à mesure qu’une organisation se développe, la complexité liée à la rémunération correcte des employés augmente également.

Un logiciel de feuilles de temps est personnalisable

L’un des avantages d’une feuille de temps en ligne par rapport aux méthodes traditionnelles de consignation des heures à l’aide de feuilles de pointage et de cartes de pointage est la possibilité de la personnaliser en fonction de la structure de votre entreprise. Toutes les entreprises ne se ressemblent pas : elles opèrent dans des secteurs différents et ont des besoins distincts en matière de traitement de la paie. Les feuilles de temps en ligne offrent la flexibilité nécessaire pour assurer un suivi plus précis.

Un logiciel de feuilles de temps facilite le reporting

Le principal inconvénient des modèles de feuilles de temps imprimables ou même des feuilles de temps électroniques créées dans Excel ou Google Sheets est qu’ils constituent des silos de données. Bien qu’ils soient fonctionnels, ils ne dépassent pas les besoins de base d’une feuille de temps. À l’inverse, une feuille de temps en ligne dispose d’un référentiel central qui peut être exploité pour générer des rapports offrant aux responsables une visibilité sur la manière dont les équipes travaillent et des informations pour suivre le temps dans les projets.

Un logiciel de feuilles de temps est sécurisé

L’utilisation d’un logiciel de feuilles de temps en ligne permet de verrouiller électroniquement les données, empêchant toute modification non autorisée. Une fois la feuille de temps approuvée par un responsable, elle peut être sécurisée afin de garantir que les informations transmises à la paie correspondent exactement à celles validées. Personne ne peut modifier les chiffres par la suite.

Un logiciel de feuilles de temps permet d’accéder et de modifier facilement les feuilles de temps des employés

Les feuilles de temps imprimables doivent être distribuées physiquement, et même les versions numériques doivent être envoyées par voie électronique. En revanche, un logiciel de feuilles de temps en ligne est accessible à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Si vous gérez des équipes travaillant sur différents sites ou dans différents fuseaux horaires, elles peuvent se connecter à leur feuille de temps quand elles en ont besoin, sans que vous ayez à la leur transmettre.

Sans même évoquer le fait que les feuilles de temps peuvent être intégrées à un logiciel de gestion de projet plus large et se mettre à jour automatiquement à mesure que les équipes renseignent leur avancement. Sans rejeter totalement les feuilles de temps traditionnelles, les feuilles de temps en ligne d’aujourd’hui correspondent aux besoins de la main-d’œuvre de demain.

Pourquoi les feuilles de temps sont-elles importantes ?

L’importance des feuilles de temps est multiple, qu’il s’agisse de réduire les coûts liés à une facturation inexacte ou de suivre le temps de travail des employés afin d’adapter les rôles et d’améliorer la performance. Elles servent également de protection contre d’éventuels litiges en fournissant des registres de paie détaillés.

Nous avons déjà abordé ce point, et nous allons maintenant approfondir l’importance des feuilles de temps en tant qu’outil de suivi de projet.

Les données des feuilles de temps vous aident à constituer une base de données pour les projets futurs

Les données issues du suivi du temps se présentent sous forme de feuilles de temps indiquant combien de temps une personne a consacré à une tâche donnée. Ces données sont précieuses, car nombre de ces tâches se répéteront à l’avenir. Votre référentiel de données de suivi du temps vous permettra d’effectuer des estimations plus fiables en vous appuyant sur des données réelles.

Par exemple, supposons que vous estimiez que la préparation des maquettes fonctionnelles d’un nouveau site web prendra cinq jours. Vous l’inscrivez dans le calendrier de projet, et cette information est automatiquement transmise aux feuilles de temps des ressources concernées. Elles renseignent ensuite les heures réellement consacrées à la création des maquettes. Deux personnes y consacrent quatre jours, soit huit jours d’effort au total.

La prochaine fois que vous devrez estimer cette tâche, vous pourrez vous appuyer sur ces données réelles de huit jours et élaborer un calendrier de projet beaucoup plus précis.

Les feuilles de temps rationalisent le processus de facturation

Comme expliqué précédemment, si votre modèle économique repose sur la facturation du temps passé aux clients, vous devez savoir précisément combien d’heures leur facturer. Les feuilles de temps fournissent également le niveau de détail nécessaire pour expliquer exactement ce qui a été réalisé dans le cadre d’un projet.

Cela s’avère particulièrement utile en cas de contestation de factures, notamment lorsque le travail prend plus de temps que prévu en raison de modifications demandées par le client. Les feuilles de temps hebdomadaires constituent la norme pour tenir les clients informés. Toutefois, les feuilles de temps quotidiennes peuvent être plus efficaces pour les projets de courte durée.

Les feuilles de temps vous aident à gérer la charge de travail de votre équipe

Les responsables comme les employés sont souvent surpris lorsqu’ils commencent à suivre leur temps, car ils peuvent voir précisément où se concentre leur effort. Et ce n’est pas toujours là où ils l’imaginaient.

Les feuilles de temps permettent d’identifier les raisons pour lesquelles l’efficacité n’est pas au niveau attendu, en mettant en évidence l’utilisation réelle du temps. Cela vous aide à gérer la charge de travail de manière plus efficace, aussi bien au cours d’une journée que sur une période plus longue.

Pourquoi ProjectManager est le meilleur logiciel de feuilles de temps de projet

ProjectManager est bien plus qu’un simple outil de pointage ou un calculateur de cartes de pointage. Il s’agit d’un logiciel de gestion de projet robuste qui vous permet de créer des feuilles de temps automatisées et sécurisées, d’élaborer des calendriers, de gérer la charge de travail de votre équipe et bien plus encore. Voici quelques fonctionnalités dédiées au suivi du temps et à la gestion des ressources.

Plusieurs vues de gestion de projet

ProjectManager propose plusieurs outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour affecter, planifier et suivre le travail. Choisissez entre des diagrammes de Gantt en ligne, des tableaux kanban, des calendriers de projet et d’autres vues de projet pour créer des plans de travail. Les feuilles de temps se remplissent automatiquement à mesure que les membres de l’équipe enregistrent leurs heures de travail.

Tableaux de bord de projet en temps réel

Nos tableaux de bord de projet en temps réel vous permettent de suivre le temps que chaque membre de l’équipe consacre à chaque tâche, ainsi que les coûts de main-d’œuvre et la capacité de charge de travail.

Graphiques de charge de travail

Les graphiques de charge de travail, tout comme nos feuilles de temps, suivent les heures à mesure que les membres de l’équipe accomplissent les tâches qui leur sont attribuées à l’aide de nos vues de gestion de projet.