Qu’est-ce qu’un livrable en gestion de projet ?

Les projets produisent des livrables, qui sont simplement les résultats des activités du projet. Les livrables peuvent être grands ou petits, et leur nombre varie selon le projet. Ils sont convenus entre l’équipe de gestion de projet et les parties prenantes lors de la phase de planification du projet.

Autrement dit, tout projet comprend des intrants et des extrants. Les intrants sont ce que vous investissez dans le projet, comme des données, des ressources, etc., et les extrants sont les livrables. Encore une fois, ces livrables peuvent varier considérablement. Par exemple, un livrable peut être un produit ou un service, ou encore la documentation faisant partie de la clôture du projet.

Livrables vs jalons du projet

Il est compréhensible de confondre un livrable avec un jalon du projet. Un livrable est en effet un résultat, tout comme un jalon peut l’être dans une certaine mesure. Mais ces deux éléments sont différents. Définissons un jalon de projet pour clarifier les choses.

Un jalon est utilisé pour marquer une étape importante dans le projet. Il peut donc coïncider avec un livrable. Cependant, les jalons servent souvent à indiquer la fin d’une phase du projet. Par exemple, le passage de la planification du projet à l’exécution ne serait pas un livrable, bien que cette transition soit composée de livrables qui apparaissent généralement à la fin d’une tâche.

Rappelez-vous qu’un livrable est quantifiable. C’est quelque chose qui a été créé au fil du temps, à l’aide de ressources et d’efforts. Un jalon, même s’il englobe des livrables, est un repère temporel indiquant une transition d’une étape à une autre.

Les outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux kanban et les calendriers de projet permettent de suivre l’avancement des livrables. En plus de ces outils, ProjectManager propose des rapports en un clic qui affichent des données sur les écarts, les délais, les coûts, etc. Ces rapports peuvent être partagés au format PDF ou imprimés, selon les préférences des parties prenantes. Mieux encore, chaque rapport peut être filtré pour ne montrer que les données pertinentes sur les livrables. Commencez gratuitement dès aujourd’hui.

Livrables tangibles et intangibles

Un livrable tangible est un résultat concret. Autrement dit, il a une forme et une substance. Parmi les exemples de livrables tangibles, on trouve un bâtiment, un produit fabriqué sur une ligne de production ou encore un magazine ou un journal.

Un livrable intangible est un résultat mesurable, mais de nature conceptuelle, que l’on ne peut ni toucher ni manipuler. Par exemple, un programme de formation pour votre équipe projet afin de lui apprendre à utiliser un nouvel outil logiciel ou un nouvel équipement est un livrable intangible.

Comment identifier les livrables d’un projet avec une structure de découpage du travail

Lors de la planification d’un projet, notamment de son calendrier, vous avez besoin d’une structure de découpage du travail (SDT), un outil qui permet d’identifier tous les livrables tangibles d’un projet. À partir de cela, vous pouvez déterminer les tâches nécessaires pour produire ces livrables.

1. Lister toutes les activités du projet

Dans une SDT, les activités du projet représentent le « comment » du projet. Elles constituent les lots de travail ou les étapes à suivre pour produire les livrables. Vous devrez donc lister toutes les tâches nécessaires pour livrer le projet.

2. Regrouper les tâches par phase du projet

À ce stade, vous devrez répartir les tâches en phases. Il existe cinq phases dans la gestion de projet : initiation, planification, exécution, contrôle et clôture. Prenez maintenant toutes les activités identifiées et organisez-les selon les phases du projet correspondantes.

3. Déterminer quelles tâches produiront des livrables

Les livrables sont les résultats attendus des activités et des tâches que vous avez listées. En vous basant sur ce que vous avez recueilli à l’étape 1, déterminez le livrable associé à chaque activité.

Qui est responsable des livrables ?

Il n’y a pas un seul rôle responsable des livrables d’un projet, car de nombreux membres de l’équipe interviennent à différentes étapes. Toutefois, le chef de projet a la responsabilité ultime de s’assurer que tous les livrables sont finalisés et respectent les normes requises. Il aide à définir et à documenter les livrables, à suivre l’avancement et à faciliter la communication.

Les membres de l’équipe de projet se concentrent sur l’exécution des livrables spécifiques. Par exemple, ils accomplissent les tâches selon les spécifications et fournissent des mises à jour régulières au chef de projet. Ils collaborent également si nécessaire.

Le client ou le sponsor du projet est chargé d’examiner et d’accepter les livrables finaux. Dans certains cas, il peut donner un retour en cours de projet afin de s’assurer que les livrables répondent aux attentes. À la clôture du projet, il les approuve officiellement.

Quels documents de projet permettent de définir les livrables ?

Tous les projets ont un point commun : la documentation. Il n’est donc pas surprenant qu’il existe des documents de gestion de projet qui peuvent vous aider à définir les livrables. Voici quelques exemples.

Charte de projet

Une charte de projet est un document court qui explique la raison d’être du projet et, une fois approuvé, donne le feu vert au lancement. Une partie de la charte est le plan de mise en œuvre, qui sert de feuille de route pour exécuter le projet. Ce document inclut les principaux livrables du projet.

Déclaration de portée du projet

La déclaration de portée du projet répertorie le livrable final, qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service. Tous les livrables du projet y seront décrits en détail, ce qui permet d’éviter les malentendus avec les parties prenantes plus tard dans le projet.

Structure de découpage du travail

Une structure de découpage du travail (SDT) est un graphique de gestion de projet qui permet aux chefs de projet de décomposer la portée de leur projet en toutes les tâches et tous les livrables à accomplir pour livrer le projet.

Exemples de livrables de projet

Comme on peut l’imaginer, il existe autant de livrables que de projets. Les livrables ne sont pas seulement le produit ou le service final, même si c’est souvent ainsi qu’on les perçoit. Il existe des livrables tout au long du projet. Voici quelques types de livrables.

1. Livrables de documentation

Un livrable est le résultat d’une tâche, donc des documents de projet tels qu’un plan de projet, une charte de projet ou une déclaration de portée peuvent être considérés comme des livrables. En plus des documents clés, des rapports de gestion de projet tels que les rapports d’état, les rapports budgétaires ou les rapports d’avancement sont aussi des livrables.

2. Livrables de services et de résultats

Les services et résultats peuvent représenter des livrables dans divers secteurs comme le marketing, l’informatique ou les services professionnels. Parmi ces livrables figurent les sessions de formation, les ateliers, les prestations de conseil, les plans stratégiques, les recommandations, etc.

3. Livrables de données et d’informations

Les livrables de projet concernent souvent les ensembles de données. Cela peut inclure des données collectées et analysées, des rapports d’analyse de marché ou des rapports d’intelligence économique produits à partir de l’analyse de données.

Livrables de projet vs. livrables de produit

Il existe une distinction entre les livrables de projet et les livrables de produit. Les livrables de projet sont des résultats tels que les plans de projet, les rapports de projet et même les comptes rendus de réunion. Les livrables de produit, en revanche, peuvent être du matériel, des logiciels, des applications mobiles, des contrats ou encore des résultats de tests d’évaluation.

Les livrables que les clients et les parties prenantes attendent à la fin du projet sont bien sûr le produit ou le service, mais il y a aussi des documents, comme mentionné. Une fois finalisés, ces documents sont des livrables que les clients et les parties prenantes utilisent pour évaluer l’avancement ou l’achèvement du projet.

Cette documentation peut inclure :

• Contrats signés
• Rapports de dépenses finalisés
• Autres types de rapports montrant la progression par rapport aux estimations du plan de projet

Les livrables peuvent varier selon les spécifications du projet et les exigences des parties prenantes. Mais tous les clients et parties prenantes souhaitent obtenir des livrables qui clôturent le projet de manière complète et permettent de mesurer la performance par rapport aux attentes tout au long du projet. Lors de la définition des livrables, il est essentiel d’utiliser un logiciel de planification de projet comme ProjectManager pour créer un calendrier qui permet de visualiser facilement les tâches, d’attribuer le travail et de suivre le temps.

5 conseils et techniques pour suivre les livrables

Il est impossible de respecter les normes du projet sans assurer un suivi des livrables. Voici quelques conseils et techniques à mettre en œuvre dans un prochain projet.

• Définir clairement les livrables et les critères d’acceptation : Avant de lancer le projet, veillez à ce que chaque livrable, y compris sa portée, ses exigences et ses critères d’acceptation, soit bien défini. Pour cela, créez un document de définition des livrables décrivant son objectif, son format, ses spécifications et les normes applicables. Ce processus peut nécessiter une approbation des parties prenantes.
• Utiliser une matrice ou un registre de suivi des livrables : Un système de suivi centralisé permet de suivre efficacement les livrables. Par exemple, une feuille de calcul ou une base de données peut suivre le nom du livrable, sa description, son responsable, ses dates de début et d’échéance, son statut, ses critères d’acceptation et ses commentaires. Mettez régulièrement à jour cette matrice pour garantir sa fiabilité.
• Organiser des points d’avancement réguliers : Les réunions régulières sont un bon moyen de résoudre les problèmes et de vérifier l’état d’avancement de chaque livrable. Identifiez les blocages et assignez des actions si un livrable est en attente. Des outils visuels comme les diagrammes de Gantt sont particulièrement utiles pour représenter l’avancement.
• Mettre en œuvre un processus formel de validation des livrables : Un processus formel de révision et d’acceptation permet de s’assurer que les livrables répondent aux attentes des parties prenantes. Les révisions formelles permettent d’évaluer la qualité, et les check-lists d’acceptation garantissent que chaque livrable a été bien vérifié. Veillez à documenter ce processus.
• Exploiter un logiciel de gestion de projet : Un logiciel de gestion de projet peut automatiser le suivi et les rapports sur les livrables sans avoir à mettre à jour manuellement des documents statiques. Par exemple, le logiciel permet d’attribuer des tâches, de fixer des échéances et de suivre la progression. Il peut aussi créer des jalons de livrables et générer des rapports à partager avec les parties prenantes.

Comment présenter les livrables d’un projet aux parties prenantes

Les chefs de projet et les bureaux de gestion de projet (PMO) préparent des rapports sur les livrables afin de tenir les clients et les parties prenantes informés de leur avancement tout au long du cycle de vie du projet. Les besoins varient selon les parties prenantes, ce qui rend la flexibilité et la personnalisation essentielles pour produire des rapports efficaces. Pour répondre à ces exigences, un logiciel de gestion de projet doit être capable de filtrer les nombreuses données saisies afin de fournir les bons résultats.

ProjectManager vous aide à rendre compte de l’avancement des livrables

Créer des livrables pour la gestion de projet et en rendre compte est simple grâce aux rapports suivants :

• Rapport d’avancement du projet
• Rapport de variance
• Rapport de feuille de temps

Compiler des rapports d’avancement est un excellent moyen de :

1. Montrer aux parties prenantes comment le travail progresse
2. Indiquer quels membres de l’équipe portent la plus grande charge de travail et s’il faut rééquilibrer les tâches
3. Identifier les pistes d’amélioration au fur et à mesure de l’avancement ou à la clôture du projet

Rapport d’avancement

Nos rapports d’avancement sont hautement personnalisables, avec des options pour sélectionner différentes colonnes et jeux de données afin d’extraire précisément les informations souhaitées sur l’état du projet et l’exécution des livrables.

Voici un exemple de rapport d’avancement généré avec plusieurs variables telles que la structure de découpage du travail (WBS), les dates de début et de fin prévues, les heures planifiées, le pourcentage d’achèvement, les affectations, les dates de début réelles et les heures réellement travaillées :

Rapport de variance

Les rapports de variance peuvent être personnalisés pour n’inclure que les tâches récapitulatives, les pourcentages de réalisation et une comparaison entre l’avancement réel et l’avancement prévu du projet.

Le rapport généré permet une comparaison côte à côte des dates de début et de fin prévues, des heures planifiées par rapport aux heures réellement consacrées, ainsi que de l’écart de durée estimée et du temps réellement écoulé :

Rapport de feuille de temps

Les rapports de feuille de temps offrent une vue d’ensemble des heures travaillées par chaque personne sur un projet.

Ils indiquent également :

• L’affectation des tâches aux membres de l’équipe et l’importance de ces tâches
• Le taux horaire de chaque individu
• De nombreux autres facteurs liés aux ressources, au temps et aux coûts

La feuille de temps affiche la personne ayant soumis ses heures, la date de soumission, le nombre d’heures travaillées pendant la période sélectionnée, sa structure de découpage du travail (WBS) et le nombre d’heures restantes pour cette période :

Ci-dessus, un exemple de feuille de temps pour une personne travaillant sur plusieurs projets pendant une même période.

L’utilisation régulière de ces trois rapports permet à votre équipe de respecter les délais, le budget et le périmètre lors de la livraison des livrables du projet. Les bibliothèques de leçons apprises peuvent également être des outils précieux pour capitaliser sur les réussites et éviter de répéter les erreurs dans les futurs projets.

Bibliothèques de leçons apprises

Créer une bibliothèque de leçons apprises est un excellent moyen de compiler les enseignements tirés des projets. Il s’agit d’un lieu centralisé permettant de consulter ce qui a dépassé les attentes, mais aussi ce qui aurait pu être amélioré. Lorsqu’un nouveau projet démarre, les chefs de projet utilisent cette ressource pour anticiper les obstacles connus.

ProjectManager fait office de hub en ligne pour tous vos documents de projet, vous permettant de rester organisé et de garder tout à portée de main, que vous soyez au bureau, sur le terrain ou à la maison. Utilisez notre vue en liste pour regrouper tous vos rapports sur les livrables. Bien plus qu’une simple liste de tâches, elle permet d’assigner, commenter et suivre l’avancement de chaque élément. Conservez vos anciens projets comme données historiques pour la planification de nouveaux projets. Nos balises personnalisées facilitent le classement de votre travail afin qu’il soit toujours facile à retrouver.

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Les parties prenantes et les clients peuvent demander des livrables à tout moment. Être capable de réagir rapidement et de produire ce qu’ils attendent nécessite un puissant outil de gestion de projet pour rester organisé et à jour. ProjectManager est entièrement en ligne, ce qui permet à l’équipe de collaborer sur les livrables et de produire rapidement les meilleurs résultats possibles. Essayez notre logiciel primé avec ce essai gratuit de 30 jours.