Ce modèle de charte de projet vous permet de documenter toutes les informations générales sur votre projet, telles que sa portée, ses parties prenantes, ses livrables, ses buts et objectifs, entre autres. Une fois ces éléments identifiés, vous pouvez créer des listes de tâches ainsi que des plans de ressources, financiers et de qualité pour définir la portée des travaux à réaliser. La charte de projet est un document important car elle fournit une vue d’ensemble claire du projet afin que toutes les parties concernées soient alignées.
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Qu’est-ce qu’un modèle de charte de projet ?
Tel que défini par le Project Management Institute dans le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), une charte de projet « documente les informations de haut niveau sur le projet » afin de garantir une compréhension commune des livrables, des jalons et des rôles et responsabilités de l’équipe de gestion de projet.
Par conséquent, un modèle de charte de projet est simplement un formulaire qui permet aux commanditaires de créer facilement une charte avec les informations dont les parties prenantes et décideurs ont besoin pour évaluer un projet et décider de le poursuivre ou non, ce qui est particulièrement utile pour les organisations orientées projet qui en exécutent régulièrement.
Quand utiliser un modèle de charte de projet
Le modèle de charte est principalement utilisé pendant la phase d’initialisation. Ici, le commanditaire élabore la charte en rassemblant des informations générales telles que les objectifs, les besoins métier, le budget et les échéances. Il définit la portée, l’objectif, les livrables, les contraintes et les risques. Souvent, le commanditaire collabore avec le chef de projet ou les parties prenantes pour garantir la faisabilité du projet.
Une fois rédigée, la charte est présentée aux décideurs, tels que les cadres supérieurs, pour obtenir leur approbation. Les parties prenantes peuvent fournir des commentaires ou demander des ajustements. Dès que la charte est approuvée, le chef de projet est désigné et le financement est sécurisé. Tout cela se déroule durant la phase d’initialisation.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de charte de projet
Chaque projet a une raison d’être, et ce modèle de charte aide à les clarifier. C’est essentiel, car les décideurs utilisent la charte pour déterminer si un projet est approuvé ou rejeté lors du processus d’évaluation des projets.
Parmi les éléments décrits dans ce modèle pour Word, on trouve la vision, les objectifs, la portée et les livrables du projet. Vous devez également préciser les responsabilités de chacun, des parties prenantes jusqu’à l’équipe projet. Enfin, il faut expliquer la manière dont le projet sera mené—ce qui inclut la portée, les ressources, les exigences des parties prenantes, entre autres.
Pour compléter ce modèle, vous aurez besoin de recueillir des informations issues d’autres documents de gestion de projet, tels que le dossier de justification et l’étude de faisabilité. Une fois ces documents et la charte approuvés, vous êtes prêt à commencer la phase de planification.
Ainsi, le modèle de charte de projet prépare le terrain pour le plan de projet. Vous allez détailler la portée du projet, qui inclura tous les livrables à atteindre. Une fois la charte rédigée, vous devez constituer votre équipe projet et commencer les phases de planification, d’exécution et de suivi.
Une fois l’équipe projet constituée et la charte approuvée, vous pouvez commencer à utiliser un logiciel de gestion de projet pour transformer la charte en un plan suivi dans le temps. Le diagramme de Gantt de ProjectManager dispose de fonctionnalités avancées de planification qui permettent d’élaborer un calendrier, de lier les dépendances de tâches, d’allouer les ressources, de surveiller les coûts et de calculer le chemin critique. Après avoir défini la ligne de base du calendrier, vous pouvez suivre les progrès réels par rapport au plan en temps réel, tout en respectant les délais et le budget. Essayez-le vous-même avec un essai gratuit de 30 jours.
Comment utiliser ce modèle de charte de projet
Avant de passer aux éléments de la charte, certaines étapes peuvent vous aider à obtenir un meilleur résultat final. Comme pour tout projet, la recherche et la préparation effectuées en amont portent leurs fruits durant la phase d’exécution.
Tout d’abord, la création de la charte n’est pas une mission individuelle. Bien qu’elle soit souvent confiée au chef de projet, il est judicieux d’obtenir l’aide des membres de l’équipe projet pour la rédiger. Avant même de commencer à écrire, organisez une réunion incluant toutes les parties prenantes, les clients et les membres de l’équipe.
Il est important que cette discussion soit ouverte, afin que chacun puisse s’exprimer et, mieux encore, que les retours soient consignés. Cela permet de collecter des idées et différents points de vue pour la charte, tout en gardant toutes les personnes impliquées dans la planification du projet informées et en réduisant les risques de malentendus.
Cette réunion est une mine de données à analyser. Passez en revue vos notes et, lorsque vous rédigez un brouillon de la charte, partagez-le avec les participants. Ils pourront proposer d’autres idées ou révisions utiles pour améliorer le modèle.
Qui doit utiliser ce modèle de charte de projet ?
Divers rôles au sein de l’organisation peuvent utiliser un modèle gratuit de charte de projet. Voici quelques exemples.
- Commanditaire du projet : Le commanditaire utilisera le modèle pour détailler le dossier de justification et montrer comment le projet s’aligne sur la stratégie organisationnelle. Cela aide à obtenir le financement et à communiquer l’objectif du projet aux parties prenantes pour qu’elles en comprennent les objectifs globaux. Au fur et à mesure de l’avancement, le commanditaire se référera à la charte pour s’assurer qu’elle correspond aux buts initiaux.
- Bureau de gestion de projet (PMO) : Le PMO se servira aussi du modèle pour vérifier et standardiser l’alignement des projets avec les priorités organisationnelles et les contraintes de ressources. Il examine la charte pour garantir sa faisabilité et que tous les éléments essentiels (risques, portée, objectifs) y figurent. Il peut aussi l’utiliser pour attribuer des responsabilités et accompagner le chef de projet avec des méthodes ou outils. La charte sert ainsi de référence pour la gestion de portefeuille afin de s’assurer que le projet contribue aux initiatives stratégiques.
- Chef de projet : Considérez la charte comme une feuille de route que le chef de projet utilisera pour guider la planification, l’exécution et la prise de décision. Ce document de projet apporte de la clarté sur la portée, les objectifs et les livrables, permettant d’élaborer un plan détaillé. Il aide aussi à identifier les parties prenantes et leurs rôles pour définir les meilleures stratégies d’engagement et de communication.
- Chefs de service et responsables fonctionnels : Ils utiliseront également le modèle pour comprendre leurs responsabilités, rôles et engagements en ressources. La charte leur offre une vision claire de la manière dont les livrables de leur service contribueront aux objectifs du projet. Les responsables s’en serviront pour planifier les affectations, allouer les ressources et coordonner avec d’autres services afin d’éviter les conflits.
Que comprend ce modèle de charte de projet ?
Comme pour la plupart des documents de gestion de projet, les éléments d’une charte peuvent varier d’un projet à l’autre.
Pour simplifier, divisons ce modèle en 5 sections.
- Section 1 : résumé exécutif, objectif du projet, buts et critères de réussite
- Section 2 : portée du projet, gestion de la qualité et échéancier
- Section 3 : ressources, coûts et budget
- Section 4 : équipe projet et parties prenantes
- Section 5 : gestion du changement et des risques
Section 1 : résumé exécutif, objectif du projet, buts et critères de réussite
Dans cette section, vous définirez l’objectif du projet, ses buts et critères de réussite.
Résumé exécutif
Un résumé exécutif présente les différentes sections qui seront détaillées par la suite. Soyez concis, il ne s’agit que d’une synthèse, semblable à une table des matières. Cette partie couvre la définition, l’organisation et le plan, les risques, les problèmes, ainsi que les hypothèses et contraintes.
Objectif et vision du projet
Vous devez avoir une vision claire de ce que le projet vise à accomplir. C’est ici que vous formulez l’objectif et la description globale du projet. Notre modèle gratuit pour Word inclut ces sections pour définir le projet.
Pour décrire la vision, soyez concis. L’objectif doit être résumé en une phrase définissant le problème ou l’opportunité à traiter. Simplifiez et veillez à ce qu’il reste atteignable.
Buts et objectifs du projet
Pour les objectifs, listez ceux qui sont cruciaux. Chaque objectif doit être formulé comme une déclaration précisant ce que le projet doit accomplir. Ils doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis, ce que l’on retient facilement par l’acronyme S.M.A.R.T.
Les objectifs de projet peuvent être déclinés en sous-objectifs, incluant des objectifs propres à l’activité ou à la technologie.
Critères de réussite du projet
Dans cette section, vous devez lister les indicateurs ou normes qui permettront de mesurer si un projet est réussi. Cela facilite la définition d’attentes claires et offre un cadre pour évaluer la performance du projet. Parmi les critères de réussite courants inclus dans une charte figurent le temps, le coût, la portée, la qualité, la gestion des risques et la satisfaction des parties prenantes, mais vous pouvez les adapter en fonction de ce que vous souhaitez suivre.
Section 2 : portée du projet, gestion de la qualité et échéancier
Dans cette section, vous définissez l’objectif du projet, ses buts et ses critères de réussite.
Portée du projet
La portée du projet regroupe toutes les activités, jalons et livrables. L’objectif est de fixer les limites du travail à réaliser. En détaillant la portée, vous devez indiquer les ressources nécessaires, qui seront précisées dans la section consacrée à la gestion des ressources. N’oubliez pas de préciser ce qui n’est pas inclus et de réfléchir aux risques et contraintes associés.
- Dépendances des tâches : listez les dépendances. Comment influencent-elles les autres tâches et quelles seront les conséquences en cas de non-livraison ?
- Livrables du projet : les livrables peuvent être présentés dans un tableau, indiquant l’élément, ses composants, la description, les critères de réussite et les exigences qualité.
- Jalons du projet : identifiez les jalons tout au long du cycle de vie du projet. Les jalons marquent l’achèvement d’une phase. Créez un tableau avec le jalon, la date prévue et une description.
Gestion de la qualité
Définissez ensuite les normes de qualité, les processus d’assurance qualité et les directives de contrôle qualité à un niveau global. Cela garantit que les processus sont bien exécutés pour assurer le succès du projet. Listez donc les processus — gestion du changement, gestion des risques, gestion des problèmes, etc. — et décrivez-les.
Échéancier du projet
La section consacrée à la ligne de temps du projet présente une vue d’ensemble du calendrier. Elle doit inclure les jalons clés et les dates cibles afin de fixer des attentes et de préparer une planification plus détaillée.
Section 3 : ressources, coûts et budget
Une fois les tâches définies, il est temps d’identifier les ressources nécessaires et leurs coûts. Une section d’analyse coûts-bénéfices permet aussi de comparer les coûts estimés aux bénéfices potentiels afin de déterminer la valeur du projet pour l’organisation.
Gestion des ressources
Dans cette section, vous résumez la durée et l’effort de chaque membre de l’équipe projet. Commencez par leur rôle, puis indiquez les dates de début et de fin ainsi que le pourcentage d’effort.
Vient ensuite la partie financière. Ici, vous détaillez les catégories de coûts et leur valeur. Un plan financier plus détaillé pourra être développé à l’étape de planification.
Coûts estimés et budget du projet
Cette section propose une vue d’ensemble des ressources nécessaires pour terminer le projet. Elle aide à obtenir le financement et à gérer les attentes des parties prenantes. Les coûts estimés peuvent inclure la main-d’œuvre, les matériaux ou les frais généraux, tandis que le budget total du projet inclut main-d’œuvre, matériaux, équipements, logiciels, déplacements et frais généraux.
Analyse coûts-bénéfices
Une analyse coûts-bénéfices dans un modèle gratuit de charte aide à justifier l’investissement en ressources et à garantir l’alignement avec les objectifs de l’organisation. Elle favorise aussi l’adhésion des parties prenantes et réduit les risques. Les éléments incluent coûts directs, bénéfices (tangibles et intangibles) et analyse des risques.
Section 4 : équipe projet et parties prenantes
Il est maintenant temps d’identifier qui travaillera sur le projet, les rôles et responsabilités des membres de l’équipe et les parties prenantes.
Équipe projet
Définissez les rôles du projet. Quelles sont les personnes nécessaires ? Cela peut inclure un commanditaire, un groupe de revue, un chef de projet, un membre de l’équipe, etc. Recueillez ces informations dans un tableau avec rôle, organisation, nom, statut et date d’affectation. Si le projet est plus large, ne listez que les rôles clés.
Ensuite, décrivez les responsabilités. Pour chaque rôle, définissez un ensemble de responsabilités, des critères de performance et les compétences requises. Vous pouvez aussi joindre une description de poste.
Enfin, établissez un organigramme montrant les relations hiérarchiques entre les rôles clés déjà identifiés.
Parties prenantes
Les parties prenantes doivent également être incluses. Listez les personnes qui ne participent pas directement mais qui ont un intérêt majeur. Commencez par les clients. Décrivez qui ils sont et comment ils utiliseront les livrables. Ces clients peuvent être des individus ou des groupes. Le succès dépend de la concordance des livrables avec leurs exigences et critères de réussite. Créez un tableau pour collecter ces informations.
Ajoutez aussi les parties prenantes internes et externes : dirigeants, autorités législatives et organismes de régulation. Créez un tableau avec les parties prenantes dans une colonne et leur intérêt dans une autre. Pour cela, ce modèle inclut un registre et une matrice des parties prenantes.
Section 5 : gestion du changement et des risques
Il est maintenant temps d’indiquer comment les changements et les risques seront pris en compte dans le projet.
Gestion du changement
Une charte de projet doit expliquer comment les changements seront traités une fois le projet lancé. Pour ce faire, un comité de contrôle des changements doit être désigné et un formulaire de demande de changement ainsi qu’un registre des modifications doivent être créés.
Gestion des risques
C’est ici que vous traitez les risques du projet. Décrivez les risques potentiels, leur probabilité (élevée, moyenne ou faible), leur impact (élevé, moyen ou faible) et les actions de gestion des risques que vous appliquerez s’ils surviennent.
Ce modèle gratuit de charte inclut un registre des risques et une matrice des risques. Le registre permet aux équipes de lister les risques potentiels, tandis que la matrice aide à les prioriser selon leur probabilité et leur impact.
Annexe
Enfin, joignez toute documentation complémentaire dans une annexe.
Comment ProjectManager aide à transformer un modèle de charte en projet réussi
Il est clair que le modèle de charte est une ressource précieuse pour poser les bases d’un projet. Il offre une vision et un cadre, mais ce n’est pas un plan concret. La charte mène à la planification, et ProjectManager est le logiciel idéal pour planifier un projet de bout en bout.
Multiples vues de planification et de planification d’échéancier
Les équipes ont besoin d’une direction claire pour que les chefs de projet puissent se concentrer sur les objectifs à long terme. Notre logiciel offre plusieurs outils de planification, tels que notre diagramme de Gantt primé pour planifier et programmer en détail. Ajoutez des tâches, définissez une ligne de base et suivez les jalons pour éviter les blocages. D’autres vues incluent les tableaux kanban et la vue calendrier pour visualiser rapidement les échéances.
Outils et fonctionnalités robustes de gestion des ressources
Un autre aspect essentiel d’un projet réussi est la gestion des ressources. Des outils de gestion des ressources avancés permettent aux responsables de mieux suivre les heures et disponibilités de leurs équipes. La page d’équipe offre une vue d’ensemble de la charge de travail actuelle, où des ajustements en direct peuvent être effectués. Le résultat : une charge équilibrée, une équipe productive et moins de risques de surcharge. Des feuilles de temps sécurisées complètent cet outil pour suivre les ressources en temps réel.
Tableaux de bord projet en temps réel
Si la charte se concentre sur la planification, il est également crucial de suivre le projet au fur et à mesure de son avancement. Le tableau de bord projet et portefeuille est l’un des outils les plus efficaces, car il capture automatiquement les données clés. En un coup d’œil, les chefs de projet identifient les blocages et les réussites.
Quelle est la différence entre une charte de projet, un cahier des charges et une proposition de projet ?
Avant d’aller plus loin, il faut distinguer la charte de projet des autres modèles de gestion de projet. Voici les principales différences entre une charte de projet, un cahier des charges et une proposition de projet.
Charte de projet vs cahier des charges
Un cahier des charges décrit la raison du projet et présente une vue d’ensemble des livrables. La charte de projet, en revanche, s’appuie sur ce document et donne au chef de projet l’autorité de lancer le projet. Autre différence : le cahier des charges est souvent un document interne utilisé pour répondre aux besoins métier et donner une vue d’ensemble des livrables. La charte intervient après et autorise officiellement le lancement et l’utilisation du budget.
Charte de projet vs proposition de projet
La proposition de projet vise à convaincre les parties prenantes de la faisabilité du projet. La charte de projet n’est rédigée qu’une fois la proposition validée. La responsabilité diffère également : le chef de projet est propriétaire de la charte, tandis que la proposition relève traditionnellement du directeur de projet.
La charte de projet est élaborée durant la phase de planification, tandis que la proposition intervient pendant la phase d’initialisation. La charte sert de référence et définit les rôles et responsabilités, alors que la proposition identifie un problème à résoudre ou une opportunité à exploiter.
Prochaine étape
Que faire après avoir rempli notre modèle gratuit de charte de projet pour Word ? Commencez par le relire, pour vérifier contenu et cohérence. Les fautes nuisent à la crédibilité du document.
Montrez le modèle à votre équipe, aux parties prenantes et à toute personne ayant contribué. Recueillez leurs retours et mettez-le à jour si nécessaire.
Enfin, soumettez la charte aux parties prenantes et aux commanditaires pour approbation finale. S’ils n’ont pas de questions, elle peut être validée et le travail de projet peut commencer.
La charte ne doit pas être archivée à ce stade. Elle doit rester accessible à toute l’équipe comme document de référence, pour rester alignée sur les objectifs, obstacles et jalons.
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