La portée d’un projet est la somme de tous les travaux qui doivent être exécutés. Un énoncé de la portée du projet aide les chefs de projet à définir les limites de ce qui sera fait et de ce qui ne le sera pas. Mais un énoncé de la portée du projet ne se limite pas à la gestion du travail.

Pour rédiger un énoncé de la portée du projet, il faut comprendre les objectifs du projet, la structure de découpage du travail et les exigences, entre autres éléments. Une fois la portée définie, vous pouvez créer un document de portée.

Qu’est-ce qu’un énoncé de la portée du projet ?

Un énoncé de la portée du projet est un document qui définit tous les éléments de la portée du projet, ainsi que les hypothèses, les exigences et les critères d’acceptation. Il sert d’outil principal pour les parties prenantes et les membres de l’équipe afin de mesurer avec précision la réussite du projet.

Un énoncé de la portée du projet fait partie du plan de gestion de la portée, un document plus large qui contient toutes les stratégies, règles et procédures pour gérer la portée du projet. De la même manière, le plan de gestion de la portée est un élément important du plan de projet.

Que comprend un énoncé de la portée du projet ?

Ce document détaillé définit les limites d’un projet, en précisant ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. En général, un énoncé de la portée du projet commence par une description du projet présentant brièvement son objectif et ses buts. Il contient également une liste de livrables tangibles et intangibles ainsi que des objectifs clairs.

Les critères d’acceptation du projet doivent être inclus pour déterminer si les livrables sont acceptables, tandis que les exclusions indiquent ce qui n’est pas couvert par le projet. Le document décrit aussi les contraintes pouvant avoir un impact sur l’exécution, ainsi que les hypothèses faites pendant la planification. L’énoncé de la portée du projet comprend enfin une description détaillée de la portée, les limites du projet, les risques initiaux et les critères d’acceptation des parties prenantes.

Comment rédiger un énoncé de la portée du projet

Maintenant que nous savons ce qu’est un énoncé de la portée du projet, voyons comment rédiger ce document essentiel de gestion de projet. Comme pour les cinq W du journalisme—qui, quoi, quand, où, pourquoi—vous devez répondre à ces sept points pour bien structurer votre énoncé de la portée du projet :

1. Objectifs et buts du projet

Les buts et objectifs définissent la finalité du projet. Les objectifs sont les étapes plus petites qui mènent aux buts, qui eux sont plus larges. Commencez par les expliquer dans votre énoncé de la portée du projet. Ces buts et objectifs doivent aussi figurer dans une charte de projet.

2. Exigences du projet

Les chefs de projet et les parties prenantes doivent s’accorder sur la portée et sur d’autres exigences comme la qualité attendue, les risques, les bénéfices et les coûts.

3. Description de la portée

C’est peut-être simple en apparence, mais c’est l’étape la plus importante. C’est ici que vous définirez la portée, c’est-à-dire tout le travail nécessaire pour réaliser le projet. Voici quelques étapes simples pour y parvenir :

• Utilisez une structure de découpage du travail pour visualiser toutes vos tâches, livrables et jalons.
• Dressez la liste de ce qui est inclus dans la portée et de ce qui en est exclu. Tout ce qui n’est pas inclus correspond aux exclusions.
• Identifiez les contraintes du projet, telles que le temps ou le budget.
• Créez une référence de portée pour comparer vos progrès réels à la portée planifiée.

Les exclusions et contraintes sont essentielles car elles définissent les limites dans lesquelles le projet existe. Elles permettent aussi de gérer les attentes des parties prenantes et donnent à l’équipe des limites créatives dans lesquelles travailler.

4. Exclusions du projet

Il est crucial de définir les limites dès le départ, mais il est tout aussi important de lister ce que le projet n’inclut pas. Par exemple :

• Mises à jour d’application prévues dans un projet ultérieur et volontairement exclues de celui-ci
• Accès client restreint ou reprogrammé à certaines lignes de support ou fonctionnalités

5. Contraintes du projet

Les contraintes sont ce qui rend la gestion de projet complexe. Les trois principales sont le temps, le budget et la portée, appelées la triple contrainte. Elles sont interconnectées : si vous ajustez la portée, cela affecte aussi le temps ou le budget.

Mais il existe aussi d’autres contraintes possibles, comme le risque, les ressources, l’organisation, la méthode, les clients, etc. Listez toutes celles que vous anticipez afin de prévoir des solutions.

6. Hypothèses du projet

Vos hypothèses concernent souvent les mêmes éléments qui deviennent des contraintes : temps, budget et portée. Par exemple : « l’équipe de développement front-end sera disponible pendant cette période » ou « l’équipe support client recevra une formation produit avant telle date ». Il est important de les noter car elles informent les parties prenantes de vos besoins essentiels et mettent en lumière vos principaux risques.

7. Livrables du projet

Dressez la liste des livrables que l’équipe doit produire pour atteindre les objectifs. Cela peut inclure le produit lui-même, les manuels d’installation, les supports marketing, les communiqués de presse, les campagnes publicitaires, etc.

Le plan de votre énoncé de la portée du projet sert de guide pour rédiger le document complet. Même si prévoir l’avenir du projet reste incertain à ce stade, c’est la première étape pour s’en rapprocher le plus possible. En commençant par ces sept éléments clés, vous augmentez vos chances de succès.

Les diagrammes de Gantt sont des outils incontournables de gestion de la portée. Mais la plupart des logiciels Gantt sont limités. ProjectManager propose des diagrammes de Gantt dynamiques en ligne qui permettent d’organiser, de prioriser, de lier les dépendances et d’ajouter des jalons. Contrairement à d’autres outils, vous pouvez filtrer le chemin critique. En définissant une référence de base, vous pouvez comparer vos progrès réels à ceux planifiés. C’est la meilleure façon de surveiller la portée.

Exemples d’énoncés du contenu du projet

Voyons maintenant deux exemples simples d’énoncés du contenu du projet pour mieux comprendre leur utilisation dans différents secteurs.

Exemple d’énoncé de la portée du projet de construction

Définir la portée d’un projet est l’une des étapes les plus importantes du processus de planification. Dans la construction, définir la portée aide les propriétaires, entrepreneurs et sous-traitants à s’entendre sur ce à quoi ressemblera le projet, mais aussi à établir une estimation précise des coûts basée sur le travail, les matériaux, l’équipement et la main-d’œuvre nécessaires.

1. Objectifs et buts du projet : Construire un projet résidentiel, un complexe d’appartements qui générera des revenus pour l’entreprise de construction.
2. Exigences du projet : Des architectes, ingénieurs et chefs de projet travailleront sur la conception pour déterminer les spécifications et exigences, notamment les normes de qualité des matériaux et les exigences de sécurité. Pour bien comprendre ces exigences, ils devront produire des plans de construction et des documents comme des devis quantitatifs, des plans d’architecte et des conceptions assistées par ordinateur.
3. Description de la portée : Une fois le design établi, la portée peut être définie grâce à une structure de découpage du travail permettant à l’équipe de gestion d’entrer dans le détail des tâches comme la maçonnerie, la plomberie, l’électricité et autres activités de construction.
4. Exclusions du projet : Il est essentiel de préciser quelles activités ne seront pas exécutées. Cette explication claire aide à éviter les malentendus ultérieurs.
5. Contraintes du projet : En gestion de projet, les trois contraintes classiques sont le temps, la portée et le coût. Mais d’autres contraintes peuvent s’ajouter dans un projet de construction, comme les ressources, la qualité et le risque. Il faut aussi prendre en compte les contraintes liées à l’environnement, aux réglementations locales et aux codes du bâtiment.
6. Hypothèses du projet : Avant la phase de construction, des hypothèses sont émises par les experts, telles que les conditions météorologiques, la disponibilité des fournisseurs et la capacité de l’équipe à respecter les délais. Ces hypothèses seront confirmées ou infirmées une fois les travaux commencés.
7. Livrables du projet : Comme indiqué, le projet inclut différents travaux (CVC, électricité, menuiserie, maçonnerie, etc.). Chaque équipe ou sous-traitant sera responsable de livrables spécifiques tout au long de la phase de construction.

Exemple d’énoncé de la portée du projet de fabrication

Les projets de fabrication impliquent généralement la production de biens physiques. Cela nécessite une série d’étapes pour transformer des matières premières en produits finis. Voici un exemple simple dans ce domaine.

1. Objectifs et buts du projet : Créer un produit fini basé sur les études de marché et la planification stratégique de l’entreprise.
2. Exigences du projet : Il y aura des exigences internes et externes pour le développement et la fabrication. Les exigences internes concernent les parties prenantes de l’entreprise qui souhaitent des coûts bas, des marges élevées et un retour rapide sur investissement. Les exigences externes concernent la concurrence et les attentes des clients en termes de qualité, prix et fonctionnalités.
3. Description de la portée : Ici, la portée résume les différentes activités du cycle de production : développement du produit, approvisionnement et transport des matières premières et composants, assemblage, procédures de contrôle qualité et canaux de distribution pour mettre le produit sur le marché.
4. Exclusions du projet : Il est important d’indiquer clairement aux parties prenantes quelles fonctionnalités seront incluses et quelles normes de qualité seront suivies. Une nomenclature des composants est idéale pour préciser ces exclusions.
5. Contraintes du projet : Dans la fabrication, les contraintes incluent la capacité de production, la disponibilité des ressources, la demande des clients et l’entretien des machines.
6. Hypothèses du projet : Réunissez différents départements (marketing, ventes, production, maintenance) pour recenser un maximum d’hypothèses. Plus vous aurez de points de vue transversaux, mieux ce sera. Une bonne méthode consiste à utiliser des modèles de programmation linéaire pour simuler divers niveaux de production et de demande.
7. Livrables du projet : Les livrables comprennent les documents de développement, le prototype et enfin la version finale du produit qui sera lancée sur le marché.

Énoncé de la portée du projet vs. cahier des charges

Il arrive souvent que l’énoncé de la portée du projet soit confondu avec le cahier des charges. Ces deux documents peuvent sembler similaires, mais voici leurs principales différences.

Le cahier des charges est un accord de travail, généralement entre un consultant et un client, qui détaille le plan de travail à réaliser, incluant notamment :

• Livrables/produits/résultats
• Calendrier du projet
• Jalons du projet
• Rapports pour suivre l’avancement

Bien qu’il soit long à rédiger, le cahier des charges décrit le projet, mais pas nécessairement le plan détaillé à suivre. L’énoncé de la portée du projet, quant à lui, remplit ce rôle en définissant clairement ce à quoi s’attendre avec le plan de projet et le projet en lui-même.

Énoncé de la portée du projet vs. plan de gestion de la portée

Ces deux documents peuvent sembler proches, mais l’énoncé de la portée du projet est différent du plan de gestion de la portée. Ce dernier suit l’énoncé et décrit le processus de gestion de la portée du début à la fin du cycle de vie.

Il précise également le travail à effectuer tout au long du projet, en contrôlant et en surveillant ces processus. Il documente et suit les phases pour éviter l’élargissement du périmètre et facilite la clôture du projet, en auditant les livrables et en évaluant les facteurs de réussite.

Votre énoncé de la portée du projet est moins détaillé : c’est une sorte de cadre général, servant de référence aux parties prenantes et à l’équipe.

Comment un énoncé de la portée du projet aide une équipe projet

Ce document crucial apporte de nombreux avantages à l’équipe. Il sert de guide en clarifiant ce qui est inclus et ce qui est exclu du projet. Il précise les livrables et relie le projet aux besoins métier.

L’énoncé de la portée du projet décompose aussi le projet en tâches gérables, facilitant l’identification des ressources nécessaires. Toutes les parties prenantes (client, sponsor, équipe) partagent ainsi la même compréhension du projet, ce qui réduit les désaccords. Au final, ce document contribue à accroître les chances de réussite.

Conseils pour rédiger un énoncé de la portée du projet

Voici les meilleures pratiques à garder à l’esprit lors de la rédaction :

• Évitez le jargon technique. Vous vous adressez à des personnes de divers départements, gardez donc un langage clair et cohérent.
• Impliquez toutes les parties prenantes comme le client, le sponsor, les membres de l’équipe et les utilisateurs finaux. Leurs retours garantissent un consensus sur les limites et les objectifs.
• Restez concis. Comme c’est un document destiné à obtenir l’adhésion des parties prenantes, il sera probablement modifié plusieurs fois et doit servir de guide rapide. Gardez-le simple et réservez les détails pour le plan complet.
• Évitez les promesses vagues. Ne surchargez pas vos ressources avant même le lancement.
• Indiquez explicitement ce qui est exclu afin de mieux gérer les attentes et éviter l’expansion du projet au-delà de ses limites initiales.
• Concentrez-vous sur les livrables, car ce sont les résultats qui orientent l’équipe vers la meilleure méthode de travail.
• Assurez-vous que le document répond aux questions, comme :
  • Quels sont les avantages métier à long terme ?
  • Qu’apporte-t-il à nos clients qui n’existe pas encore ?
  • Est-ce meilleur que ce que nous proposons actuellement sur le marché ?

ProjectManager et l’énoncé de la portée du projet

Le lancement d’un grand projet peut être exigeant. Ne vous laissez pas submerger dès le départ. Vous pouvez utiliser notre logiciel de diagramme de Gantt pour créer une WBS, visualiser les livrables et les tâches à accomplir avant de soumettre votre énoncé de la portée du projet.

Ensuite, essayez ProjectManager et utilisez nos fonctionnalités de gestion des tâches pour organiser, prioriser et classer les activités par phase. Vous pouvez même solliciter l’avis des autres : les membres de l’équipe peuvent commenter directement les tâches, pour garder une communication claire et centralisée.

Suivez vos ressources, tâches, livrables et plus encore pour garder votre projet sur la bonne voie. Avec ProjectManager, vous pouvez établir votre calendrier en utilisant le diagramme de Gantt, lister les livrables via notre liste de tâches ou l’outil kanban et inviter l’équipe à valider la planification avant de soumettre l’énoncé de la portée du projet aux parties prenantes. Commencez votre essai gratuit de 30 jours.