Qu’est-ce qu’une proposition de projet ?

Une proposition de projet est un document de gestion de projet utilisé pour définir les objectifs et les exigences d’un projet. Elle aide les organisations et les parties prenantes externes à s’accorder sur un cadre de planification initial du projet.

L’objectif principal d’une proposition de projet est d’obtenir l’adhésion des décideurs. C’est pourquoi une proposition de projet présente la proposition de valeur principale de votre projet ; elle en vend la valeur à la fois aux parties prenantes internes et externes. L’objectif est de capter l’attention des parties prenantes et des sponsors du projet. L’étape suivante consiste à les enthousiasmer à propos du résumé du projet.

Il est essentiel de se mettre à la place du public cible de la proposition : vous devez penser comme les parties prenantes du projet pour créer une proposition qui répond à leurs attentes.

Types de propositions de projet

En ce qui concerne les types de propositions de projet, il peut s’agir de propositions sollicitées formellement, sollicitées de manière informelle ou d’une combinaison des deux. Il existe également des propositions de renouvellement et des propositions complémentaires. Voici une brève description de chacune d’elles.

• Proposition de projet sollicitée : Cette proposition est envoyée en réponse à un appel d’offres (RFP). Dans ce cas, vous devez respecter les directives de l’appel d’offres émises par le propriétaire du projet.
• Proposition de projet non sollicitée : Vous pouvez envoyer une proposition de projet sans avoir reçu de demande officielle. Cela peut se produire lors d’appels d’offres ouverts pour des projets de construction, où le propriétaire reçoit des propositions spontanées de plusieurs entrepreneurs.
• Proposition de projet informelle : Ce type de proposition est rédigé lorsqu’un client demande une proposition de manière informelle, sans passer par un appel d’offres.
• Proposition de renouvellement : Une proposition de renouvellement est utilisée lorsque vous contactez d’anciens clients. L’avantage est que vous pouvez mettre en avant les résultats positifs passés et les bénéfices futurs.
• Proposition de continuation : Cette proposition est envoyée aux investisseurs et aux parties prenantes pour communiquer l’avancement du projet.
• Proposition complémentaire : Ce type de proposition est envoyé aux investisseurs pour demander des ressources supplémentaires pendant la phase d’exécution du projet.

Proposition de projet vs. Charte de projet

Une proposition de projet est un document détaillé utilisé pour convaincre le sponsor que le projet proposé mérite le temps, l’argent et les efforts nécessaires à sa réalisation. Elle démontre comment le projet résoudra un problème ou saisira une opportunité commerciale. Elle décrit également les travaux à réaliser et la manière dont ils seront exécutés.

Une charte de projet peut sembler similaire à une proposition de projet, car elle définit également le projet dans un document. Elle identifie les objectifs, le périmètre, les buts, les parties prenantes et l’équipe du projet. Cependant, elle est rédigée après que le projet a été approuvé par toutes les parties prenantes. La charte autorise officiellement le projet et documente les exigences nécessaires pour répondre aux besoins des parties prenantes.

Proposition de projet vs. Dossier de justification

Un dossier de justification est utilisé pour expliquer pourquoi un projet est justifié. Il démontre que le projet mérite d’être financé en temps et en argent. Il est plus couramment utilisé dans les grandes entreprises lors du processus de prise de décision pour prioriser un projet par rapport à un autre.

Le dossier de justification répond aux questions suivantes : quel est le projet, pourquoi doit-il être entrepris, qui sera impliqué et combien coûtera-t-il ? Il est donc lié à la proposition de projet, mais cette dernière est généralement élaborée avant le dossier de justification et en constitue souvent une partie.

Proposition de projet vs. Plan de projet

Encore une fois, la proposition de projet et le plan de projet sont des documents très similaires. Il est compréhensible qu’il puisse y avoir une certaine confusion entre ces deux termes. Ils décrivent tous deux comment le projet sera mené et quels en seront les résultats. Toutefois, ils ne sont pas identiques.

La proposition de projet est un document destiné à faire approuver et financer un projet. Elle sert à convaincre les parties prenantes de la viabilité du projet et de la pertinence de leur investissement. Le plan de projet, quant à lui, est élaboré pendant la phase de planification, une fois le projet approuvé. Il s’agit d’un plan détaillé sur la manière dont le projet sera mis en œuvre, incluant le calendrier, le budget, les ressources et plus encore.

Structure d’une proposition de projet

Voici plusieurs questions opérationnelles et stratégiques essentielles à considérer :

• Résumé exécutif : Il s’agit du pitch de vente qui résume le projet proposé et explique pourquoi il a un sens commercial. Bien qu’il aborde également les informations qui suivront dans la proposition de projet, le résumé exécutif doit rester concis et direct.
• Contexte du projet : Cette section courte, généralement d’une page, explique le problème que vous allez résoudre ou l’opportunité que vous souhaitez exploiter avec le projet proposé. Fournissez également un bref historique de l’entreprise pour contextualiser le projet et montrer pourquoi c’est un bon choix.
• Vision du projet et critères de réussite : Indiquez l’objectif du projet et comment il s’aligne avec les objectifs de l’entreprise. Soyez précis. Mentionnez également les indicateurs qui serviront à mesurer le succès du projet.
• Risques potentiels et stratégies d’atténuation : Les risques sont inévitables. Détaillez-les ici ainsi que les stratégies que vous mettrez en place pour en limiter les effets négatifs ou tirer parti des risques positifs.
• Périmètre du projet et livrables : Définissez le périmètre du projet, c’est-à-dire tout le travail à réaliser et la manière dont il sera effectué. Décrivez aussi les différents livrables attendus.
• Définir des objectifs SMART : Lors de la définition des objectifs, utilisez la méthode SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Tous vos objectifs doivent suivre ces cinq critères.
• Approche du projet : Décrivez l’approche contractuelle envisagée. Par exemple, dans le domaine de la construction, il existe plusieurs types de contrats comme le forfait global, le coût majoré, le temps et matériaux, etc. C’est aussi l’endroit idéal pour expliquer la méthode de livraison choisie.
• Bénéfices attendus : Présentez les bénéfices attendus de la réussite du projet.
• Besoins en ressources : Dressez la liste des ressources nécessaires à l’exécution du projet si celui-ci est approuvé, comme la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement, etc.
• Coûts du projet et budget : Détaillez tous les coûts requis pour exécuter le projet, y compris les ressources, et proposez un budget qui montre comment ces coûts seront répartis sur la durée du projet.
• Calendrier du projet : Élaborez le calendrier du projet, qui décrit le projet du début à la fin, en incluant la durée de chaque phase, les tâches, les jalons, etc.

Comment rédiger une proposition de projet

Pour rédiger une proposition efficace, vous devez être rigoureux et aborder tous les éléments mentionnés précédemment. Voici un guide étape par étape pour rédiger une proposition de projet convaincante.

1. Rédiger un résumé exécutif

Le résumé exécutif donne un aperçu rapide des principaux éléments de votre proposition de projet, tels que le contexte du projet, ses objectifs et ses livrables, entre autres. L’objectif est de capter l’attention de votre audience et de susciter leur enthousiasme pour le projet que vous proposez. Il s’agit en quelque sorte du “pitch ascenseur” pour le cycle de vie du projet. Il doit être court et percutant.

Le résumé exécutif doit être descriptif et donner une vision claire de ce à quoi ressemblera la réussite du projet pour le client. Mais surtout, il doit motiver le client à s’engager dans le projet.

2. Fournir un contexte au projet

Le contexte du projet est une section d’une page qui explique le problème que votre projet cherche à résoudre. Vous devez préciser quand ce problème est apparu, sa situation actuelle et comment votre projet représente la solution idéale.

• Données historiques : Cette section décrit les projets précédemment menés, qu’ils aient été des réussites ou non. Cela permet d’établir des précédents et d’améliorer l’efficacité du projet proposé en s’appuyant sur l’expérience passée.
• Solution : Cette section explique comment votre projet répondra au problème du client. Elle inclut donc les techniques de gestion de projet, compétences et procédures que votre équipe utilisera pour atteindre les objectifs efficacement.

3. Définir une vision et des critères de réussite

Vous devez définir la vision de votre projet. Le mieux est de le faire à travers une déclaration de vision, qui agit comme l’étoile polaire du projet. Ce n’est pas une description détaillée, mais plutôt une manière de présenter l’impact que votre entreprise souhaite avoir avec ce projet.

Il est également essentiel d’établir des critères de réussite afin de démontrer que le projet atteint bien ses objectifs. Les trois critères évidents sont ceux de la triple contrainte : coût, périmètre et délai. Mais vous devrez aussi définir des indicateurs précis pour mesurer ces critères et ajuster votre stratégie si les résultats ne sont pas conformes au plan.

4. Identifier les risques potentiels et les stratégies d’atténuation

Pour réduire l’impact des risques dans votre projet, vous devez d’abord identifier les risques potentiels et élaborer un plan pour les atténuer. Énumérez tous les risques, hiérarchisez-les, décrivez les actions prévues pour les atténuer ou en tirer parti, et indiquez qui dans l’équipe sera responsable de les surveiller et de les résoudre.

5. Définir le périmètre du projet et les livrables

Le périmètre du projet correspond à l’ensemble des travaux qui seront réalisés. Il définit les tâches, les lots de travail et les livrables qui seront fournis durant la phase d’exécution du cycle de vie du projet. Il est essentiel d’utiliser une structure de découpage du projet pour définir les tâches et sous-tâches, ainsi que pour les hiérarchiser.

6. Définir des objectifs SMART pour votre proposition de projet

La meilleure approche pour fixer les objectifs de votre proposition de projet consiste à utiliser le système SMART :

• Spécifique – Vos objectifs doivent être clairs, concis et précis par rapport à la tâche à accomplir.
• Mesurable – Les objectifs doivent pouvoir être mesurés afin de savoir si le projet avance comme prévu ou s’il rencontre des problèmes. Des objectifs mesurables facilitent la définition des jalons qui permettront de suivre l’avancement du projet et de fixer une date réaliste de fin ou de clôture.
• Atteignable – Il est important de viser un objectif ambitieux. Le réaliser serait un excellent résultat. Toutefois, l’objectif principal doit rester atteignable pour maintenir la motivation de l’équipe et garantir que le travail soit effectué dans les délais et avec les ressources disponibles.
• Pertinent – Tous les objectifs doivent être directement liés au projet et rester dans le périmètre défini.
• Temporel – Les objectifs doivent reposer sur des échéances et des dates précises. Cela permet de garder le projet sur les rails et de s’assurer que tous les membres de l’équipe peuvent gérer efficacement le plan de travail.

7. Expliquer votre approche projet

L’approche projet définit la méthodologie de gestion de projet, les outils utilisés et les mécanismes de gouvernance. En termes simples, elle permet au chef de projet d’expliquer aux parties prenantes comment le projet sera planifié, exécuté et contrôlé avec succès.

8. Présenter les avantages attendus de votre proposition de projet

Pour convaincre les parties prenantes internes et les investisseurs externes, vous devrez démontrer les avantages financiers que votre projet pourrait apporter à leur organisation. Vous pouvez utiliser une analyse coûts-avantages et des prévisions financières pour prouver la rentabilité du projet.

9. Identifier les besoins en ressources du projet

Les ressources du projet sont essentielles à son exécution. La proposition de projet doit décrire brièvement les ressources nécessaires et leur mode d’utilisation. Plus tard, lors de la phase de planification, vous devrez créer un plan de gestion des ressources qui fera partie intégrante du plan de projet. Les exigences du projet englobent les éléments, matériaux et ressources nécessaires. Cette section doit couvrir les besoins internes comme externes.

10. Estimer les coûts du projet et établir le budget

Toutes les ressources nécessaires à votre projet ont un coût. C’est pourquoi il est indispensable d’estimer ces coûts et d’élaborer un budget de projet. Ce budget doit inclure toutes les dépenses prévues, et en tant que chef de projet, vous devrez veiller à ne pas le dépasser.

11. Définir un calendrier de projet

Une fois le périmètre du projet défini, il faut estimer la durée de chaque tâche afin de créer un calendrier de projet. Plus tard, au cours de la phase de planification, vous établirez une ligne de base du calendrier, qui représentera la durée totale estimée du projet. Une fois le projet lancé, vous comparerez le calendrier réel à cette ligne de base pour suivre l’avancement.

Exemple de proposition de projet

Voyons maintenant quelques exemples de propositions de projet pour mieux comprendre comment une proposition pourrait fonctionner dans un contexte réel. Prenons l’exemple d’une ville qui envisage de construire un système de transport en commun rapide. Le gouvernement municipal dispose des fonds nécessaires, mais n’a ni l’expertise technique ni les ressources pour le réaliser. Il publie donc une demande de propositions (DP) qu’il envoie à des entreprises potentielles.

Les entreprises de construction intéressées par la réalisation de ce projet de transport en commun préparent alors une proposition de projet à l’intention du gouvernement municipal. Voici quelques éléments clés à inclure.

• Contexte du projet : L’entreprise de construction doit expliquer les défis techniques liés au projet, en s’appuyant sur des données historiques issues de projets similaires menés à bien par la société.
• Vision du projet et critères de succès : Rédigez une déclaration de vision et expliquez comment vous suivrez les trois contraintes (coût, délai, portée) pour garantir la réussite du projet.
• Risques potentiels et stratégies d’atténuation : Énumérez les risques, indiquez comment ils seront atténués et veillez à les classer par ordre de priorité.
• Périmètre et livrables du projet : Décrivez les travaux à réaliser, y compris tous les livrables attendus tout au long du cycle de vie du projet.
• Définir des objectifs SMART : Utilisez la méthode SMART pour définir vos objectifs de projet : spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis.
• Approche projet : Décrivez la méthodologie que le chef de projet appliquera. Précisez également le type de contrat envisagé pour encadrer le projet.
• Bénéfices attendus : Démontrez les avantages que le projet apportera à l’entreprise et définissez ces bénéfices de manière quantifiable.
• Besoins en ressources du projet : Dressez la liste des ressources nécessaires à l’exécution du projet : main-d’œuvre, matériaux, équipements, etc.
• Coûts et budget du projet : Estimez le coût du projet et présentez un budget détaillé couvrant toutes les dépenses, du début à la fin.
• Calendrier du projet : Présentez le planning du projet, y compris les phases, les jalons et la durée des tâches, sous forme de chronologie visuelle.

Conseils pour rédiger une proposition de projet

Quel que soit le type de proposition de projet que vous rédigez, il existe quelques conseils considérés comme des bonnes pratiques universelles. Bien que nous ayons mentionné plus haut un modèle de proposition avec une table des matières, donc un document de plusieurs pages, l’idéal est de limiter la proposition à une ou deux pages maximum. Rappelez-vous que l’objectif est de convaincre les parties prenantes, pas de les ennuyer.

En parlant de parties prenantes du projet, faites vos recherches. Vous devez vous adresser aux bonnes personnes. Cela ne sert à rien de consacrer autant d’efforts à rédiger une excellente proposition si elle est envoyée au mauvais destinataire. Peu importe qui la lira, la proposition doit être claire et compréhensible. Utilisez un langage simple et direct.

Concernant la rédaction, faites appel à un professionnel. Même un document professionnel comme une proposition de projet, une étude de cas ou un résumé exécutif peut perdre en crédibilité s’il contient des erreurs ou des fautes de grammaire. Si vous ne souhaitez pas embaucher un rédacteur professionnel, demandez à un membre de l’équipe de relecture, de corriger et de réviser le document. Plus il y aura de relecteurs, moins il y aura d’erreurs dans la version finale. Vous pouvez aussi utiliser un outil d’intelligence artificielle pour vous aider à corriger et clarifier votre texte.

Enfin, même si votre proposition doit rester concise, n’hésitez pas à joindre des témoignages clients. Rien ne valorise un plan de projet mieux qu’une base de clients enthousiaste à l’idée d’utiliser votre produit ou service.

ProjectManager et les propositions de projet

ProjectManager vous permet de planifier vos propositions directement dans le logiciel. Vous pouvez mettre à jour les tâches liées à la proposition pour indiquer l’état d’avancement et ce qu’il reste à faire. Les colonnes vous aident à organiser votre proposition par section, créant une sorte de structure de répartition du travail (WBS).

Lors de la rédaction d’une proposition de projet, il est essentiel de garder à l’esprit votre public cible. Celui-ci inclut des personnes enthousiastes à l’idée de voir le projet aboutir, car il représente une valeur pour leur organisation. À l’inverse, d’autres verront le projet comme une contrainte ou une source de complications. Pour satisfaire tout le monde, il est indispensable d’utiliser un langage factuel et concis.

Nos tableaux kanban en ligne vous aident à formuler ce langage et à collaborer efficacement avec les autres membres de l’équipe si nécessaire. Chaque carte affiche le pourcentage de progression afin que tous les membres de l’équipe projet sachent ce qui a été fait et ce qu’il reste à accomplir.

Comme le montre le tableau kanban ci-dessus, le travail a commencé sur des tâches telles que la documentation produit et le design. Les tâches relatives aux retours des parties prenantes, à l’idéation, à l’étude de marché et à d’autres éléments ont été terminées. Les dessins techniques, les rendus 3D, l’approvisionnement de la chaîne logistique et les services de traduction sont déjà bien avancés.

Un fichier PDF est ensuite joint à la carte, et tous les membres affectés à la tâche reçoivent un email pour les informer de la mise à jour. Ce même processus peut être utilisé tout au long du cycle de vie du projet pour que l’équipe reste informée, collabore efficacement et produise une proposition de projet de premier ordre. En plus des tableaux kanban, vous pouvez également utiliser d’autres outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord, les listes de tâches et les calendriers de projet pour planifier, programmer et suivre vos projets.

Contenu connexe en gestion de projet

Il y a beaucoup à apprendre pour maîtriser la discipline de la gestion de projet. C’est pourquoi nous avons créé des dizaines de blogs, modèles, livres numériques et autres ressources couvrant les concepts les plus importants de la gestion de projet. En voici quelques-uns.

• Suivi de projet : outils et étapes clés
• Lancement de projet : comment démarrer un projet
• Diagramme de gantt en gestion de projet : guide rapide
• Qu’est-ce qu’une étude de faisabilité ? Comment en réaliser une pour votre projet
• Qu’est-ce que la gestion du changement ? Principes, processus et modèles

Les propositions de projet ne sont que la première étape du processus de planification. Une fois votre projet approuvé, vous devrez établir un plan, allouer et gérer les ressources, surveiller le projet et enfin livrer les résultats. Ce processus nécessite un logiciel de gestion de projet flexible, dynamique et performant. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui aide toute votre équipe à collaborer et à gérer ce processus en temps réel. Essayez notre logiciel primé grâce à cet essai gratuit de 30 jours.