Gestion des ressources de projet : guide de base

Les entreprises, les organisations à but non lucratif et même les agences gouvernementales réalisent des projets afin d’améliorer l’efficacité de leurs opérations et d’atteindre des objectifs stratégiques. Ces projets nécessitent une variété de ressources humaines et non humaines, telles que des matières premières, de l’équipement et des machines, qui doivent être gérées.

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources est le processus qui consiste à estimer les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet, à les acquérir, à planifier leur allocation et à surveiller leur utilisation pendant l’exécution d’un projet, d’un programme ou d’un portefeuille de projets. En général, ce processus est supervisé par le chef de projet ou le bureau de gestion de projet (PMO), mais certaines organisations disposent d’un gestionnaire de ressources spécialisé dans ce domaine.

Qu’est-ce qu’un gestionnaire des ressources ?

Un gestionnaire des ressources est un membre de l’équipe projet ou du PMO chargé de diriger le processus de définition des besoins en ressources, d’estimation des coûts, d’approvisionnement en ressources et de garantie de leur bonne allocation et utilisation. L’une de ses principales responsabilités est d’élaborer un plan de gestion des ressources pour orienter les efforts de planification des ressources de l’organisation.

Qu’est-ce qu’un plan de gestion des ressources ?

Un plan de gestion des ressources est un document qui décrit l’ensemble des lignes directrices, procédures opérationnelles, outils et méthodes utilisés par une organisation pour gérer ses ressources au cours de l’exécution des projets. Par exemple, il doit lister les ressources du projet, indiquer leurs coûts estimés, un calendrier de leur allocation ainsi que des informations sur les fournisseurs, entre autres détails.

Cependant, un plan de gestion des ressources ne doit pas être un document statique. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des ressources comme ProjectManager pour visualiser votre calendrier des ressources, allouer les ressources et surveiller leurs coûts en temps réel. Commencez dès aujourd’hui avec ProjectManager gratuitement.

Diagramme de Gantt dans ProjectManager pour gérer les ressources — ProjectManager vous aide à planifier et gérer les ressources en temps réel. En savoir plus

Types de gestion des ressources

Il existe trois grandes catégories de gestion des ressources : la gestion des ressources de projet, la gestion des ressources d’entreprise et la gestion des ressources humaines. Comme son nom l’indique, la gestion des ressources de projet consiste à superviser l’utilisation des ressources telles que la main-d’œuvre, les matériaux et l’équipement pour l’exécution des tâches du projet. La gestion des ressources d’entreprise, quant à elle, consiste à utiliser ces ressources pour gérer les opérations quotidiennes d’une entreprise.

La gestion des ressources d’entreprise peut être subdivisée en types de gestion spécifiques à chaque secteur, comme la gestion des ressources en construction et la gestion des ressources en fabrication. Enfin, la gestion des ressources humaines se concentre sur l’allocation des ressources humaines à la fois pour la gestion des projets et celle de l’entreprise.

Types de ressources de projet et organisationnelles

Les ressources de projet peuvent être définies simplement comme tout ce qui est nécessaire pour exécuter les tâches du projet, y compris les personnes chargées de les réaliser. Voici quelques exemples de ressources de projet.

Temps
Matières premières
Ressources humaines
Machines et équipements
Ressources financières
Informations et données

Pourquoi la gestion des ressources est-elle importante ?

La gestion des ressources est un processus important pour de nombreuses disciplines telles que la gestion de projet, la gestion de portefeuille et la gestion d’entreprise. Voici comment elle contribue dans chacun de ces domaines.

Gestion des ressources de projet

La gestion des ressources est essentielle pour la gestion de projets. Il est important d’identifier vos besoins en ressources dès les phases d’initialisation et de planification du cycle de vie du projet afin d’estimer les coûts et d’établir un budget de projet. Ensuite, il est tout aussi important de planifier les bonnes ressources au bon moment pour garantir le respect du calendrier du projet.

Gestion des ressources dans les programmes et portefeuilles de projets

La gestion des ressources est encore plus cruciale dans la gestion de portefeuille de projets que dans la gestion de projets individuels. En effet, les gestionnaires de programmes, les gestionnaires de portefeuilles et les bureaux de gestion de projets (PMO) doivent allouer les ressources de manière stratégique pour gérer plusieurs projets en parallèle. Par exemple, ils peuvent réduire les coûts en partageant les mêmes ressources entre plusieurs projets.

Gestion des ressources d’entreprise

La manière dont vous gérez les ressources de votre entreprise a un impact important sur sa capacité à fonctionner et à se développer, au-delà de la gestion de projets ou d’entreprise, notamment dans les secteurs à forte intensité de ressources comme les services professionnels, la construction ou la fabrication.

Une gestion efficace des ressources offre de nombreux avantages à votre entreprise, notamment la réduction des coûts, la rationalisation de la planification opérationnelle et l’augmentation des bénéfices.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des ressources ?

Un logiciel de gestion des ressources est un ensemble d’outils numériques qui accompagnent les différentes étapes du processus de gestion des ressources. Par exemple, ProjectManager est un logiciel de gestion des ressources de projet doté d’outils comme des diagrammes de Gantt, tableaux de bord, feuilles de temps, graphiques de gestion de la charge de travail et rapports d’utilisation des ressources.

Il existe de nombreuses alternatives de logiciels de gestion des ressources, qu’ils soient en ligne ou installés localement, avec des fonctionnalités variées. C’est pourquoi nous avons passé en revue les meilleurs logiciels de gestion des ressources pour vous aider à faire le bon choix.

Outils de gestion des ressources

Bien que la plupart de ces outils de gestion des ressources aient commencé comme des graphiques, documents et schémas analogiques, ils ont évolué et font désormais partie des logiciels de gestion des ressources, utilisables pour la planification des ressources en projet comme en entreprise.

Diagramme de Gantt : Un diagramme de Gantt aide les organisations à établir un calendrier pour les projets qu’elles exécutent et à allouer les ressources telles que les membres de l’équipe, les matériaux ou les équipements.
Feuille de temps : Les feuilles de temps permettent de suivre les heures de travail des employés pour le traitement de la paie. Elles peuvent être utilisées pour suivre le temps passé sur les tâches du projet ou simplement pour enregistrer les heures des quarts de travail.
Histogramme des ressources : Un simple graphique à barres qui permet de comprendre comment les ressources sont utilisées au fil du temps.
Graphique de gestion de la charge de travail : Un calendrier de gestion de la charge de travail aide les responsables d’équipe à comprendre comment les tâches sont réparties entre les membres de l’équipe afin d’assurer une distribution équilibrée du travail.
Calendrier des ressources : Les calendriers des ressources permettent d’estimer les ressources nécessaires pour mener à bien un projet dans les délais.
Structure de découpage des ressources : Une structure de découpage des ressources est un schéma qui aide les organisations à décomposer les projets en tâches individuelles et à spécifier les ressources nécessaires à leur exécution.

Processus de gestion des ressources

Comme mentionné ci-dessus, la gestion des ressources est un processus continu qui commence pendant la phase de planification du projet et se poursuit jusqu’à la clôture du projet. Cela correspond au cycle de vie de la gestion des ressources, composé de cinq étapes que les chefs de projet doivent comprendre pour bien gérer les ressources d’un projet.

Analyse des ressources : Le processus d’analyse des ressources permet d’évaluer les ressources actuellement disponibles afin de déterminer celles qui manquent pour exécuter un projet ou un plan d’action.
Planification des ressources : Un plan de ressources définit les besoins en ressources du projet et explique comment ils seront satisfaits. Il oriente l’équipe dans la gestion des ressources, en incluant des lignes directrices, une description des ressources, leurs quantités et le moment où elles sont requises.
Planification du calendrier des ressources : Vous devez vous assurer que les ressources seront disponibles au bon moment. Cela implique d’aligner le calendrier des ressources avec le calendrier global du projet et de garantir une chaîne d’approvisionnement solide.
Allocation des ressources : L’allocation des ressources est un processus continu qui consiste à choisir les bonnes ressources au bon moment pour accomplir les tâches du projet. Par exemple, les tâches critiques doivent être prioritaires lors de la création du calendrier de ressources.
Suivi des ressources : Il est essentiel de suivre la performance de votre équipe. Utilisez des feuilles de temps, des graphiques de charge de travail et d’autres outils de gestion des ressources pour suivre le travail des membres de votre équipe.

La plupart des chefs de projet utilisent un logiciel de gestion des ressources pour les accompagner à chaque étape du processus de gestion des ressources.

Avantages de la gestion des ressources

Les outils et techniques de gestion des ressources aident les organisations à mettre en place un processus ou un cadre de gestion des ressources qui peut offrir de nombreux avantages, tels que :

La définition précise des besoins en ressources du projet facilite grandement le processus de budgétisation et permet d’éviter des coûts imprévus, des retards et d’autres problèmes pendant l’exécution du projet
Une gestion efficace des ressources permet de maximiser le taux d’utilisation et l’efficacité des ressources, ce qui a un impact direct sur la rentabilité d’une entreprise dans des secteurs comme la construction et la fabrication
Les ressources peuvent être allouées de manière stratégique pour terminer les projets à temps lorsqu’ils sont en retard sur le calendrier
La planification des ressources permet aux organisations de s’assurer qu’elles sont bien préparées aux défis futurs, tels que la satisfaction de la demande client estimée ou la mise en œuvre de projets et programmes à long terme

Techniques de gestion des ressources

Les chefs de projet mettent en œuvre les techniques de gestion des ressources suivantes pour prévoir, planifier, allouer, équilibrer et optimiser les ressources pendant l’exécution d’un projet.

Prévision des ressources

Les chefs de projet doivent estimer au mieux les ressources nécessaires à un projet et vérifier comment ces besoins s’intègrent dans les plans actuels de l’organisation. Pour cela, il faut définir le périmètre du projet afin d’identifier toutes les tâches du projet et les ressources requises.

Planification de la capacité des ressources

La capacité des ressources d’une organisation désigne la quantité maximale de travail qu’elle peut accomplir avec les ressources disponibles sur une période donnée. La planification de la capacité vise à garantir que cette capacité est suffisante pour exécuter le projet.

Chargement des ressources

Il s’agit d’une technique d’allocation des ressources qui consiste à déterminer le nombre maximal d’heures de travail pouvant être attribuées aux employés et à s’assurer que 100 % de leur temps est utilisé pendant le projet.

Équilibrage des ressources

L’équilibrage des ressources consiste à réaffecter le travail de l’équipe projet pour résoudre les problèmes de surcharge ou de planification. En comprenant les capacités de chaque membre, vous pouvez assigner les tâches en fonction de leurs compétences afin de maximiser l’efficacité.

Suivi de l’utilisation des ressources

Une planification rigoureuse est aussi importante que le suivi des ressources. Les chefs de projet doivent surveiller l’utilisation des ressources pour repérer celles qui sont sous-utilisées. Il suffit ensuite de les réaffecter ou d’adapter le plan de gestion des ressources.

Lissage des ressources

Le lissage des ressources consiste simplement à retarder les tâches non critiques pour terminer un projet à temps avec les ressources disponibles. Cela se fait en utilisant le marge ou flottement de chaque tâche pour les décaler sans affecter le chemin critique. Cela permet de concentrer les ressources sur les tâches critiques, puis de revenir aux activités moins prioritaires.

Conseils et bonnes pratiques en gestion des ressources

Voici quelques conseils et bonnes pratiques essentiels pour éviter les erreurs courantes lors de la planification des ressources.

Identifier les contraintes de ressources avant de planifier un projet

Une contrainte de ressource est toute condition qui limite la disponibilité des ressources nécessaires à l’exécution des tâches du projet. Par exemple, un équipement peut être prévu pour une maintenance ou certains membres de l’équipe peuvent être affectés à plusieurs projets, ce qui limite leur disponibilité.

Constituer une équipe interfonctionnelle pour identifier les besoins en ressources

Dans la plupart des cas, ces projets nécessitent un effort à l’échelle de l’organisation et une utilisation intensive des ressources organisationnelles. Il est essentiel de réunir une équipe interfonctionnelle et d’impliquer les parties prenantes clés dès l’étape de prévision des ressources pour obtenir une vision globale et précise des besoins du projet.

Tenir compte du niveau d’effort du projet au-delà des tâches du projet

En gestion de projet, le niveau d’effort désigne toutes les activités de soutien nécessaires à l’exécution des tâches du projet, comme le transport de ressources depuis un entrepôt ou la formation des employés.

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Il y a beaucoup à apprendre pour maîtriser la discipline de la gestion de projet. C’est pourquoi nous avons créé des dizaines de blogs, modèles, livres numériques et autres ressources couvrant les concepts les plus importants de la gestion de projet. En voici quelques-uns.

Gérer les ressources d’un projet implique de nombreuses tâches à gérer, et le processus peut s’avérer complexe et déroutant. Cependant, avec le bon outil en ligne, vous pouvez planifier, suivre et générer des rapports sur vos ressources avec un contrôle et une précision optimaux. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous offre les outils nécessaires pour mener à bien votre projet. Essayez-le par vous-même.