Définir la portée du projet est une étape essentielle du processus de planification de projet. En effet, la portée du projet définit les limites de ce qui fera ou non partie du travail à réaliser, ce qui est crucial pour établir le budget et le calendrier du projet.
Naturellement, la gestion de la portée est un domaine important de la gestion de projet et il y a beaucoup à apprendre à ce sujet. Mais avant d’y entrer plus en détail, commençons par la définition de la portée du projet.
Qu’est-ce que la portée du projet ?
La portée du projet correspond à l’ensemble du travail nécessaire pour mener à bien un projet. Pour la définir, les chefs de projet doivent décomposer le projet en tâches et en livrables à exécuter afin d’atteindre les objectifs, répondre aux exigences des parties prenantes et livrer le projet avec succès.
Définir la portée du projet est une étape essentielle du processus de planification, car c’est à partir de cette portée que les chefs de projet constitueront leurs équipes, estimeront les ressources nécessaires et détermineront le plan, le calendrier et le budget du projet.
Qui est responsable de la portée du projet ?
Le chef de projet est principalement responsable de la définition, de la gestion et du contrôle de la portée du projet. Lorsqu’il définit la portée, il collabore souvent avec les principales parties prenantes et les membres de l’équipe projet, qui donnent leur avis sur ce que le projet inclura ou non. Le chef de projet gère également la portée tout au long du cycle de vie du projet et informe les parties prenantes de toute mise à jour.
Le sponsor du projet initie le projet et fournit les exigences de haut niveau et les besoins métiers qui déterminent la portée du projet. Il approuve également officiellement l’énoncé de la portée ou les modifications majeures. À un niveau plus stratégique, les gestionnaires de portefeuille ou les PMO peuvent aussi être impliqués, car ils veillent à ce que tous les projets et programmes du portefeuille soient alignés avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
L’équipe projet ou les experts métiers peuvent également contribuer à la définition de la portée en apportant des informations sur les tâches, les ressources et les livrables nécessaires dans leur domaine.
Qu’est-ce que la gestion de la portée du projet ?
La gestion de la portée du projet est le processus de suivi de la portée d’un projet une fois qu’il a commencé, afin de s’assurer qu’elle ne dépasse pas les limites définies. Il est essentiel qu’aucun travail ou coût supplémentaire ne soit ajouté à la portée sans la supervision du chef de projet ; si la portée change pendant la phase d’exécution, le plan, le calendrier et le budget définis au départ ne seront plus adaptés, ce qui entraînera des retards et des dépassements de coûts. C’est ce que l’on appelle l’élargissement de la portée, qui peut entraîner l’échec du projet.
Cependant, la portée d’un projet peut évoluer en toute sécurité lorsque les parties prenantes ou les membres de l’équipe projet utilisent une demande de changement formelle, acceptée par les deux parties. Cela permet aux chefs de projet de demander plus de temps et de ressources, et d’ajuster le calendrier et le budget en conséquence.
Pour contrôler la portée du projet, les chefs de projet créent deux documents clés : l’énoncé de la portée et le plan de gestion de la portée. Ces documents définissent la portée pendant la phase de planification et établissent les règles et lignes directrices pour son suivi. Nous explorerons ces documents plus en détail dans la section suivante.
Étapes de la gestion de la portée du projet
Gérer la portée signifie, dès le départ, que vous et les parties prenantes avez une ligne de communication claire. Vous devez connaître leur vision afin de comprendre leurs attentes dans un projet. Ainsi, lorsque des changements surviennent, vous pouvez les orienter pour atteindre les objectifs du projet tout en maintenant le cap. Mais ce n’est que le début.
Pour gérer la portée du projet, vous devez accomplir cinq tâches :
1. Définir la portée du projet
Définir la portée d’un projet consiste à identifier le travail qui sera réalisé. Pour cela, vous devez d’abord énoncer les principaux objectifs du projet et réfléchir aux activités nécessaires pour les atteindre. Ensuite, une fois que vous avez une idée claire des résultats attendus, vous pouvez utiliser une structure de découpage du travail pour diviser le projet en une série de tâches. Une structure de découpage du travail (WBS) est un outil de planification qui aide les chefs de projet à visualiser les tâches nécessaires pour mener à bien le projet, à les hiérarchiser et à identifier les livrables ainsi que les dépendances.
Une fois la portée du projet définie, elle doit être gérée à l’aide d’un processus appelé gestion de la portée du projet. Un logiciel de gestion de projet facilite cette tâche. ProjectManager, un logiciel de gestion de projet primé doté de puissants diagrammes de Gantt, vous aide à créer un plan de projet où toutes vos tâches planifiées sont assignées avec des responsables et des délais. De plus, nos diagrammes de Gantt incluent des barres de progression qui se mettent à jour en temps réel à mesure que les membres de l’équipe accomplissent leurs tâches, vous offrant ainsi une transparence totale. Vous pouvez également définir une référence de base pour comparer l’effort prévu à l’effort réel en temps réel et ainsi éviter l’élargissement de la portée. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.
Une fois les tâches du projet définies, vous devez également considérer ce qui ne fera pas partie de la portée, ce qu’on appelle les exclusions du projet. Les identifier est tout aussi important que définir la portée. Cela permet d’éviter tout malentendu avec les parties prenantes lors de la soumission d’une proposition de projet. Il est aussi important de noter les contraintes clés telles que les coûts pouvant affecter la portée du projet.
2. Rédiger un énoncé de la portée du projet
Une fois que vous avez défini la portée du projet, vous pouvez rédiger un énoncé de la portée du projet, également appelé document de portée, qui décrit les éléments suivants :
- Objectifs du projet : Les exigences du projet ou les critères d’acceptation.
- Livrables du projet : Les résultats des tâches du projet.
- Exclusions et contraintes : En tant que chef de projet, vous devez expliquer ce qui ne peut pas être fait et pourquoi.
- Hypothèses du projet : Certaines hypothèses initiales formulées par l’équipe projet avant l’exécution.
- Jalons du projet : Moments clés du cycle de vie du projet, comme la fin d’une phase.
- Référence de la portée : La portée d’origine telle qu’elle a été planifiée. Elle permet de comparer les résultats réels à ce qui est défini dans l’énoncé de la portée.
L’énoncé de la portée sert également de guide au chef de projet. Il l’aide à prendre des décisions concernant les demandes de changement tout au long du cycle de vie du projet. Le changement est inévitable dans tout projet, aussi bien préparé soit-il, c’est pourquoi il est utile d’en anticiper la probabilité dans l’énoncé de la portée pour mieux la gérer par la suite.
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3. Créer un plan de gestion de la portée
Le plan de gestion de la portée est un document qui décrit les lignes directrices et les procédures pour définir, suivre et ajuster la portée. Le plan de gestion de la portée est un élément essentiel du plan de projet global. Il n’existe pas de méthode unique pour l’établir, mais il doit :
- Inclure l’énoncé de la portée
- Présenter la structure de découpage du travail utilisée pour définir la portée
- Décrire la référence de la portée
- Expliquer qui sont les membres de l’équipe et leurs rôles et responsabilités
- Définir les critères d’acceptation des livrables
- Décrire les principaux jalons et phases du projet
- Expliquer les procédures de contrôle du changement à appliquer pour modifier la portée du projet
4. Définir une référence de la portée pour contrôler la portée
Une référence de la portée décrit la portée du projet qui a été approuvée par les parties prenantes et l’équipe de gestion de projet. Elle est utilisée pendant la phase d’exécution pour s’assurer que la portée est respectée telle que prévue.
5. Surveiller et contrôler la portée du projet pendant son cycle de vie
En plus de créer des documents de projet, la plupart des chefs de projet utilisent des outils de gestion de projet comme des diagrammes de Gantt, des tableaux kanban et des tableaux de bord pour suivre la portée. Par exemple, les diagrammes de Gantt de ProjectManager permettent de créer un calendrier visuel du projet où vous pouvez ajouter des tâches, lier leurs dépendances et fixer des dates d’échéance.
Ensuite, le tableau de bord en temps réel de ProjectManager vous permet de surveiller l’état du projet et de vérifier si les tâches sont terminées dans les délais et le budget. Nous proposons également des tableaux de bord de portefeuille pour suivre les données de tous vos projets.
Pourquoi la portée du projet est-elle importante ?
La gestion de la portée est l’un des domaines les plus critiques de la gestion de projet, car elle permet également de gérer le calendrier et le budget. En effet, la gestion de la portée consiste à atteindre les objectifs du projet dans les délais et les coûts approuvés par les parties prenantes. Un processus efficace de gestion de la portée permet aux chefs de projet d’atteindre les objectifs suivants :
- Créer des plans de projet réalistes
- Éviter les problèmes comme le dépassement de budget et l’élargissement de la portée
- Définir des attentes claires pour les parties prenantes
- Recruter des membres de l’équipe possédant les compétences et qualifications nécessaires
- Respecter les échéances du projet
- Produire des livrables de haute qualité
- Mettre en place des procédures de gestion des changements
Comment éviter l’élargissement de la portée en gestion de projet
L’élargissement de la portée peut survenir dans n’importe quel projet, entraînant des retards, des dépassements de budget et même une baisse de moral de l’équipe. Voici cinq façons de l’éviter.
Définir et documenter la portée dès le début
Établir les limites du projet dès le départ permet de mieux gérer les attentes. Définissez ce qui est inclus et exclu pendant la phase de planification et documentez les hypothèses prises. Les représentations visuelles de la portée, comme une structure de découpage du travail, sont également utiles pour garantir une compréhension partagée.
Mettre en place un processus formel de contrôle des changements
Décrivez les étapes de demande, d’évaluation et d’approbation des changements apportés à la portée. Toutes les demandes doivent être soumises par écrit et une analyse d’impact sur le budget, les ressources, le calendrier et les objectifs du projet doit être réalisée. Respectez ce processus de manière cohérente sans faire d’exceptions.
Maintenir une communication active et régulière avec les parties prenantes
Les parties prenantes doivent être informées de l’avancement du projet et de toute discussion liée à la portée. Soyez proactif pour communiquer et traiter les malentendus rapidement. Écoutez leurs retours ou préoccupations, mais référez-vous toujours à la portée documentée.
Mettre en œuvre la vérification et la validation de la portée
Organisez des revues périodiques des livrables avec les parties prenantes pour vous assurer qu’ils respectent la portée définie et les critères d’acceptation. Si nécessaire, obtenez une validation formelle des livrables et des phases du projet pour garantir la conformité avec les exigences convenues. Cela évite les demandes de fonctionnalités supplémentaires par la suite.
Encourager une culture de sensibilisation à la portée dans l’équipe projet
L’équipe doit être consciente de la portée du projet et de la manière dont ses responsabilités y contribuent. Comprennent-ils l’importance de respecter la portée ? Encouragez-les à signaler toute tâche ou demande qui semble hors portée. En cas de changement perçu, l’équipe doit suivre le processus de contrôle du changement établi.
Conseils pour la gestion de la portée du projet
Voici quelques-uns des meilleurs conseils pour la gestion de la portée destinés aux chefs de projet.
Commencer par définir les objectifs du projet
Les objectifs et les buts d’un projet ne sont pas identiques. Les buts sont plus généraux, tandis que les objectifs sont plus spécifiques. Ils doivent être définis avant de pouvoir établir la portée.
Recueillir les exigences du projet
Les parties prenantes ont des exigences en matière de qualité, de budget et d’autres types d’exigences projet. Ces exigences vous aident à déterminer ce qui peut ou ne peut pas être inclus dans votre portée.
Élaborer un plan de gestion des ressources
En fonction de la portée de votre projet, vous devez créer un plan de gestion des ressources qui guidera l’acquisition, l’affectation et l’ajustement des ressources tout au long du projet. Cela inclut les membres de l’équipe, les équipements et les matériaux. Estimez les coûts liés à ces ressources et intégrez-les dans votre budget de projet. C’est essentiel pour garantir que l’exécution de la portée se déroule comme prévu.
Mettre en place un processus de contrôle des changements
La portée du projet peut être compromise lorsque des changements, comme de nouvelles exigences, passent inaperçus. Ces changements génèrent du travail supplémentaire non pris en compte. Pour éviter cela, vous devez mettre en place des procédures de contrôle des changements, comme les demandes de modification, afin que l’équipe projet puisse ajuster le plan de gestion de la portée.
Comment gérer la portée du projet avec ProjectManager
ProjectManager dispose de nombreux outils pour aider les chefs de projet à suivre leur portée. Notre logiciel en ligne vous fournit des données en temps réel pour prendre des décisions éclairées et favoriser la collaboration, en permettant aux équipes de partager des fichiers, commenter et bien plus encore.
Fonctionnalités de gestion des tâches pour exécuter le travail
ProjectManager propose différentes vues pour travailler sur les tâches : diagrammes de Gantt, tableaux kanban et listes de tâches. Ces trois vues peuvent être utilisées sur un même projet, ce qui signifie que chaque membre de l’équipe peut travailler de la manière qui lui convient. Cette flexibilité améliore la productivité de l’ensemble de l’équipe, ce qui permet d’éviter le redouté élargissement de la portée.
Tableaux de bord pour un meilleur suivi
Les tableaux de bord sont vos meilleurs alliés pour détecter l’élargissement de la portée. Notre tableau de bord en temps réel vous offre une vue directe sur les indicateurs clés de votre projet. Ces données en direct vous permettent d’identifier les blocages et les problèmes plus rapidement que vous ne l’auriez imaginé. De plus, tout est présenté sous forme de graphiques simples à partager avec les parties prenantes ou les membres de l’équipe.
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La meilleure façon de gérer la portée d’un projet est d’utiliser un outil de gestion de projet en ligne qui fournit des données en temps réel, afin d’agir dès qu’un problème survient. ProjectManager est une solution en ligne : lorsque votre équipe met à jour son statut, peu importe l’heure ou l’endroit, les informations sont actualisées immédiatement et vous pouvez suivre la progression du projet avec précision. Essayez-le vous-même avec cet essai gratuit de 30 jours.