Les projets de construction sont sujets aux changements. Il peut y avoir des intempéries qui causent des retards, des parties prenantes aux attentes changeantes ou des problèmes de chaîne d’approvisionnement qui mettent à mal votre planning et votre budget. Le changement est presque inévitable, alors comment le gérer pour éviter que votre projet ne déraille ?
La réponse est d’utiliser un modèle d’ordre de changement. Consigner le changement, le définir puis le faire approuver ou rejeter permet de maintenir le périmètre du projet sous contrôle. Assurez-vous que votre projet reste sur les rails en utilisant notre modèle gratuit d’ordre de changement pour Excel.
Pour télécharger ce modèle gratuit d’ordre de changement, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce qu’un modèle d’ordre de changement ?
Un modèle d’ordre de changement consigne toute modification du périmètre des travaux d’un projet. Il détaille les travaux proposés, leur coût et s’ils entraîneront des retards sur le planning établi.
Le modèle d’ordre de changement révise non seulement le planning mais aussi le budget. La modification aura un impact sur le moment où les entrepreneurs sont payés pour leur travail, et un modèle d’ordre de changement est un mécanisme utilisé pour gagner du temps lors de la mise en œuvre de ces changements et des paiements.
En résumé, un modèle d’ordre de changement est un amendement au plan de construction ou au contrat. Il modifie le périmètre des travaux et nécessite donc une approbation avant de commencer, car il entraînera probablement une augmentation du budget. Le modèle d’ordre de changement doit donc être approuvé à la fois par le propriétaire et par l’entrepreneur.
Pourquoi utiliser un modèle d’ordre de changement ?
Les modèles d’ordre de changement donnent aux propriétaires et aux entrepreneurs la flexibilité de répondre aux changements qui surviennent tout au long du cycle de vie du projet. Utiliser un modèle d’ordre de changement est utile, car il permet de standardiser votre processus de gestion des changements et de minimiser les coûts ou retards engendrés par la modification.
Après approbation ou rejet de la modification, le modèle d’ordre de changement crée une trace écrite expliquant pourquoi la modification a été acceptée ou non. C’est essentiel pour le contrôle des changements, car cela réduit les risques que l’une ou l’autre partie accuse l’autre du changement de périmètre (ou pire, entame un litige), puisque les détails ont tous été consignés dans un modèle standard que les deux parties peuvent utiliser.
Bien sûr, les papiers peuvent se perdre ou être mal classés. Un logiciel de gestion de projet permet de garder les modèles d’ordre de changement faciles à accéder et à suivre, et ProjectManager va encore plus loin en les gérant en temps réel. Joignez les modèles d’ordre de changement aux cartes de votre tableau kanban et gagnez en transparence pendant leur mise en œuvre. Définissez la priorité pour que votre équipe sache quoi traiter en premier. Des balises personnalisées simplifient les recherches. Voyez le pourcentage d’avancement et partagez même un tableau kanban en lecture seule pour que tout le monde soit aligné.
Avantages de l’utilisation de ce modèle d’ordre de changement
Nous avons expliqué l’importance d’utiliser un modèle d’ordre de changement de façon générale, voyons maintenant quelques avantages clés à son utilisation.
Aide à éviter la dérive des objectifs
La dérive des objectifs se produit lorsque le périmètre des travaux d’un projet est modifié en ajoutant, supprimant ou modifiant des tâches du plan de construction après le début du projet, ce qui entraîne une augmentation du périmètre sans la supervision de l’équipe de gestion de projet.
Comme ces changements de périmètre ne sont pas contrôlés par le chef de projet, ils affecteront le planning et le budget, car ces tâches supplémentaires nécessitent des ressources et du temps qui n’étaient pas prévus dans le plan de projet initial.
Heureusement, un modèle d’ordre de changement peut vous aider à suivre tous les changements apportés à votre périmètre, ce qui permet d’éviter la dérive des objectifs.
Permet de mettre en place un processus de gestion des changements
Ce modèle d’ordre de changement peut vous aider à établir un processus de gestion des changements pour votre équipe ou votre organisation. En utilisant un modèle standard, vous pouvez mieux comprendre les ordres de changement dans l’ensemble de vos projets.
L’un des principaux avantages de ce modèle est qu’il s’agit d’un format très polyvalent qui peut être utilisé par les propriétaires de projets de construction, les entreprises de construction, les entrepreneurs généraux et les sous-traitants.
Qui devrait utiliser ce modèle d’ordre de changement ?
Tant le propriétaire du projet que l’entrepreneur peuvent utiliser ce modèle d’ordre de changement. Cela inclut les entrepreneurs généraux, les sous-traitants et les sous-sous-traitants. Tous doivent participer au processus d’approbation s’ils sont impliqués dans le changement.
Une fois le modèle d’ordre de changement approuvé, il est intégré dans le corps du contrat initial pour les travaux en cours. C’est une question juridique, car en cas de retard de paiement, l’entrepreneur a le droit de déposer un privilège du constructeur.
Quand utiliser ce modèle d’ordre de changement
Ce modèle peut être utilisé chaque fois qu’une demande de modification du contrat est faite entre le propriétaire du projet et l’un des entrepreneurs engagés pour exécuter ce contrat.
Lorsqu’une modification est demandée, un modèle d’ordre de changement est utilisé pour gérer ce changement et maintenir le projet dans le planning et le budget. Un modèle d’ordre de changement est généralement utilisé uniquement pendant les phases d’exécution, de contrôle et de suivi d’un projet. C’est lors de la réalisation de vos livrables que ces changements apparaissent le plus souvent.
Comment utiliser ce modèle d’ordre de changement
Le modèle gratuit d’ordre de changement de ProjectManager est essentiel pour gérer les changements dans votre projet, respecter votre planning et rester dans le budget. Il a été conçu pour être utilisé dans tous les secteurs, y compris le secteur de la construction où les modèles d’ordre de changement sont fréquemment utilisés pour modifier le contrat de projet.
Projet
Le modèle commence par les informations internes, telles que le nom du projet, le numéro de l’ordre, s’il s’agit d’un changement externe ou interne, ainsi que la date de la demande de modèle d’ordre de changement.
Raison du changement
La section suivante définit le changement ainsi que la raison de ce changement. L’opportunité est expliquée, ce qui précise pourquoi le changement est nécessaire ou comment il peut améliorer le livrable final du projet.
Description du changement
C’est ici que le changement est décrit. Ce changement est détaillé afin de clarifier les travaux à réaliser. Cela peut inclure les matériaux et la main-d’œuvre nécessaires. La durée est estimée, donnant une idée précise du temps que prendra l’ensemble du travail. Le coût est également estimé.
Signature et date
Enfin, le modèle d’ordre de changement se termine par l’indication de la personne ayant demandé le changement, son entreprise et ses coordonnées. En dessous se trouve une ligne pour la signature d’approbation et la date indiquant quand le modèle d’ordre de changement a été approuvé.
ProjectManager est un meilleur outil de gestion des changements qu’un simple modèle d’ordre de changement
ProjectManager est un logiciel primé qui organise le travail et assure l’efficacité de votre projet. Ses fonctionnalités permettent de planifier, suivre et rendre compte des progrès pour augmenter la productivité lors de la gestion d’un projet. Ces mêmes outils peuvent simplifier votre processus de gestion des modifications.
Plutôt que d’utiliser un modèle statique, vous pouvez créer des bons de modification directement dans notre logiciel. Utilisez le tableau kanban, un outil visuel pour suivre le flux de travail. Vos changements peuvent être représentés par des cartes placées sous des colonnes illustrant le cycle de production, de à faire, en cours à terminé.
Les cartes peuvent contenir des descriptions et vous pouvez y joindre tous les fichiers pertinents. Des balises peuvent être ajoutées pour indiquer le service, la priorité, etc. Les heures, le coût et la date limite peuvent tous être définis. Il suffit ensuite de l’assigner à la personne responsable de l’exécution des travaux.
Son avancement est mis à jour à mesure que le statut de l’ordre change et ces données sont instantanément reflétées dans tout le logiciel, ce qui vous permet de vérifier que le travail avance comme prévu. Ajoutez la tâche à une feuille de temps pour suivre les heures consacrées et simplifier le processus de paiement.
Comme notre logiciel est basé sur le cloud, toutes les informations que vous recevez sont en temps réel. Il y a également un stockage illimité de fichiers, ce qui vous permet de sauvegarder tous vos bons de modification dans un hub centralisé. Bien sûr, ce n’est qu’un aspect du logiciel, qui peut vous aider à gérer le projet dans toutes ses phases, sans avoir à passer d’une application à l’autre.
Utiliser ProjectManager pour gérer votre projet et les changements qui surviennent tout au long de son cycle de vie est un moyen de contrôler vos coûts et de rester sur la bonne voie. Assignez, suivez et archivez les modifications du projet tout en planifiant, surveillant et rendant compte de l’avancement et de la performance du projet. Bénéficiez de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour mener vos projets à bien dans les délais et le budget. Essayez ProjectManager gratuitement avec cet essai de 30 jours.