Las empresas necesitan toda la ayuda posible. Estas 25 plantillas para empresas gratuitas, 17 de Excel y 8 de Word, te ayudan con todo, desde el análisis costo-beneficio hasta las hojas de horas.
Las plantillas para empresas son una excelente forma de trabajar con coherencia y no tener que reinventar la rueda cada vez que debes hacer tareas repetitivas. ProjectManager es mucho más que un gran software de gestión de proyectos: también es un repositorio de decenas de plantillas gratuitas de Word y Excel para empresas que puedes descargar ahora mismo.
1. Plantilla de análisis DOFA para empresas
Las empresas necesitan hacer planes estratégicos si quieren seguir siendo competitivas y rentables. Nuestra plantilla gratuita de análisis DOFA para Word es un método que puedes usar para evaluar el entorno de tu empresa. DOFA (SWOT en inglés) significa debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, que puedes definir dentro y fuera de tu organización.
Esta plantilla gratuita para empresas está organizada en cuatro cuadrantes: uno para las fortalezas, otro para las debilidades, otro para las oportunidades y otro para las amenazas. En vertical, en el lado izquierdo de la plantilla, hay dos categorías: una para lo externo y otra para lo interno. En la parte superior también hay dos categorías: una para lo positivo y otra para lo negativo. A medida que investigas, coloca lo que encuentres en el cuadro correspondiente. Con esta herramienta visual puedes crear un plan estratégico viable para tu empresa.
Pero las plantillas para empresas son estáticas. Para llevar tu planificación empresarial a otro nivel, prueba un software de gestión de proyectos como ProjectManager. ProjectManager ofrece herramientas dinámicas de línea de tiempo de proyectos que te ayudan a planificar proyectos, crear cronogramas y asignar trabajo entre tus recursos. Incluso puedes hacer seguimiento de los costos, el avance y el tiempo sobre la marcha. Usa la hoja de ruta para seguir varios planes de proyecto a la vez, de modo que todos los proyectos de tu empresa estén en un solo lugar. Empieza hoy gratis.
2. Plantilla de panel de KPI
Tanto los equipos de gestión de proyectos como las empresas necesitan establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para monitorear su desempeño. Esta plantilla gratuita de panel de KPI es ideal para monitorear tareas, carga de trabajo, costos, presupuestos e ingresos.
3. Plantilla SIPOC para procesos empresariales
SIPOC es un acrónimo en inglés de proveedores (suppliers), entradas (inputs), proceso (process), salidas (outputs) y clientes (customers). Esta plantilla SIPOC gratuita para Excel es un diagrama visual que muestra un proceso empresarial de principio a fin. Esta plantilla de Excel para empresas ayuda a los miembros del equipo a entender mejor el proceso y contribuye a la mejora continua.
La razón para usar esta plantilla de Excel para empresas es que puede mejorar los procesos empresariales. Ayuda en la incorporación de personal, sobre todo cuando un nuevo miembro se une a un proyecto, porque lo pone al día rápidamente. Esto se debe a que ofrece una visión general de los pasos clave, incluidos los proveedores, las entradas, etc.
4. Plantilla de propuesta de presupuesto para proyectos empresariales
Antes de que un proyecto pueda comenzar, tiene que ser aprobado. La plantilla gratuita de propuesta de presupuesto para Excel es tu argumento de venta. Detalla la inversión necesaria para llevar el proyecto hasta la meta mediante la estimación de todos los costos asociados al posible proyecto. Se presenta a las partes interesadas para conseguir financiación.
Esta plantilla de Excel para empresas es lo bastante flexible como para que la usen empresas, campañas o cualquier iniciativa que quiera demostrar que sus beneficios superan sus costos. Para ello, divide el proyecto en categorías como salarios, materiales, equipos, viajes, comunicaciones, etc. Luego incluye una sección para mostrar los ingresos o beneficios previstos y compararlos con la financiación.
5. Plantilla de horario de trabajo semanal
La forma en que gestionas tus recursos humanos es clave para el éxito de tu empresa. Organizar los horarios de trabajo de tus empleados mantiene la productividad de la compañía. Gestiona el flujo de trabajo con nuestra plantilla gratuita de horario de trabajo semanal para Excel. Esta plantilla gratuita de Excel para empresas reúne a todos tus empleados, dónde y cuándo trabajan, así como sus responsabilidades a lo largo de una semana.
Esto no solo ayuda a la productividad, sino que garantiza que equilibres tu fuerza laboral de manera eficiente. Es una forma de organizar el trabajo y mantener a todos trabajando a plena capacidad sin sobreasignarlos. Así reduces el costo de tus recursos sin dejar de cumplir los plazos. Además, puedes priorizar el trabajo que debe hacerse durante la semana. También mantiene el equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que ayuda a retener a los empleados y eleva la moral.
6. Plantilla de hoja de horas
Se dice que tus empleados son tu recurso más valioso. Entonces, ¿por qué darles hojas de horas engorrosas? Nuestra plantilla gratuita de hoja de horas para Excel es una herramienta sencilla y eficaz para llevar el control del tiempo que tus empleados dedican a su trabajo. Es buena para ellos y también para que los gerentes registren el tiempo invertido en las tareas.
7. Plantilla de procedimiento operativo estándar
Esta plantilla gratuita de procedimiento operativo estándar para Word recoge un conjunto de instrucciones paso a paso que indican a una organización o a un equipo de proyecto cómo realizar una tarea. Esta plantilla gratuita para empresas sirve para garantizar que un proceso o una tarea siempre se haga correctamente.
La importancia de esta plantilla es clara: documenta los procesos de la empresa, lo que mantiene la coherencia. Establece pautas para los equipos, lo que se traduce en mayor productividad. La plantilla de procedimientos operativos estándar es útil para las empresas de rápido crecimiento que quieren establecer una comunicación clara entre la dirección y los empleados, sobre todo si no es posible dar instrucciones en persona.
8. Plantilla de caso de negocio
Usa esta plantilla para empresas para mostrar los costos relacionados con un proyecto. La plantilla gratuita de caso de negocio para Word ayudará a los clientes o a las partes interesadas a ver que obtendrán un retorno de su inversión y que vale la pena iniciar el proyecto.
Una vez terminada la investigación del proyecto, usa esta plantilla gratuita para redactar el resumen ejecutivo, compartir la declaración de misión y describir el producto o servicio que se entregará. Hay espacio para explicar cómo se organizará el proyecto, su evaluación financiera, el análisis de mercado y la estrategia. Incluso hay un apartado para la evaluación de riesgos.
9. Plantilla de documento de requisitos de negocio
Usa esta plantilla gratuita de documento de requisitos de negocio para Word para recopilar toda la información necesaria para entregar un proyecto con éxito. Esta plantilla incluye de todo, desde los objetivos que el proyecto busca alcanzar hasta el alcance, el cronograma y mucho más.
Usa este formato de documento de requisitos de negocio para dar a las partes interesadas una imagen clara de las prioridades, el diseño y la estructura del proyecto, de modo que puedan tomar mejores decisiones de negocio. También puede servir como contrato entre el cliente y los proveedores, ya que describe el proyecto y lo que se espera de los entregables.
10. Plantilla de presupuesto de proyecto
Uno de los aspectos más importantes de cualquier empresa son sus resultados. Si no puedes obtener ganancias, no puedes seguir en el negocio. Los presupuestos son estimaciones de los costos que tendrás durante un periodo de tiempo. Deben ser precisos, y ahí es donde entra nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Excel. Sin duda, es una de las plantillas de Excel gratuitas para empresas más importantes.
Hacer una previsión precisa para un presupuesto es difícil. Hay muchas incertidumbres. Pero puedes usar nuestra plantilla gratuita de Excel para empresas para registrar los costos de mano de obra, los honorarios de consultores, las materias primas, las licencias de software, los gastos de viaje e incluso los costos recurrentes, como la telefonía, el espacio de oficina y los equipos, la administración general y el seguro de la empresa. Asegúrate de usar nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto antes de emprender cualquier iniciativa empresarial.
11. Plantilla de matriz RACI
Toda empresa tiene múltiples partes interesadas. Desde los directivos hasta los empleados y los clientes, todos tienen algún interés en el negocio. Nuestra plantilla gratuita de matriz RACI para Excel te ayuda a identificar esos roles y responsabilidades, así como su relación con la empresa en su conjunto y con sus comunicaciones.
RACI es otro acrónimo en inglés que significa responsable (responsible), aprobador (accountable), consultado (consulted) e informado (informed). El valor de esta plantilla gratuita de Excel para empresas es que enumera a todas las personas de la empresa en la columna de la izquierda y la fila superior las identifica por su cargo. Luego puedes añadir la inicial correspondiente (R, A, C o I), lo que te permite entender el lugar de cada uno en la empresa y ayuda a que todos lo sepan también.
12. Plantilla de análisis de partes interesadas
Las partes interesadas son personas o entidades que tienen un interés en el proyecto. Usa esta plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel para entender mejor a los interesados del proyecto y saber cómo comunicarte con ellos para gestionar sus expectativas.
Comprende y define la estrategia para tratar con las partes interesadas con esta plantilla de Excel para empresas. Primero, identifica a las partes interesadas del proyecto y luego determina cómo gestionar a cada una. Esta es una parte clave de la gestión de interesados, ya que muestra la relación de cada parte interesada con el proyecto y su nivel de compromiso.
13. Plantilla de análisis costo-beneficio para empresas
Una plantilla gratuita de Excel para empresas que ninguna compañía debería dejar de tener es nuestra plantilla gratuita de análisis costo-beneficio para Excel. Cuando exploras oportunidades de negocio, debes asegurarte de que valen el tiempo, el esfuerzo y, sobre todo, el costo. Esta plantilla gratuita te permite tantear el terreno para saber si saldrás a flote o te hundirás si asumes el proyecto.
Las empresas usan el análisis costo-beneficio para comparar lo que esperan pagar por un proyecto con los beneficios u oportunidades que les aportará. En resumen, ¿ganarán dinero u obtendrán alguna ventaja? ¿Vale la pena? Esa respuesta puede ahorrarle a una empresa muchas frustraciones más adelante o ponerla en posición de cosechar los frutos de su esfuerzo. En cualquier caso, es una plantilla gratuita que ninguna empresa puede dejar de usar.
14. Plantilla de plan estratégico
Los líderes de una empresa pueden usar esta plantilla para definir su visión, metas y objetivos a largo plazo. Luego, la plantilla gratuita de plan estratégico para Word se puede compartir en toda la organización para que todos la entiendan con claridad, desde los empleados hasta los clientes, los socios comerciales y los inversionistas.
Todo lo que hay que definir está incluido en esta plantilla. Hay espacio para un resumen ejecutivo y para las declaraciones de visión y misión. Un análisis DOFA aborda las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la empresa. Se definen las metas de negocio, de marketing y operativas. También hay un apartado para las proyecciones financieras y para identificar al equipo que ejecutará el plan.
15. Plantilla de acta de reunión
Algo en lo que la gente de negocios parece estar de acuerdo es que hay demasiadas reuniones. Sin embargo, las reuniones son esenciales para la comunicación, la lluvia de ideas y mucho más. Eso no significa que no se vayan por las ramas, pero con una agenda pueden mantenerse enfocadas. Con nuestra plantilla gratuita de acta de reunión para Word, también puedes registrar las conclusiones importantes.
Usar nuestra plantilla gratuita para empresas te permite reunir toda la información necesaria en un formato fácil de leer y, por lo tanto, que los asistentes recuerdan mejor. Las actas también ayudan con la documentación y ahorran tiempo durante la reunión. Esto se debe a que todo está organizado, desde la agenda hasta las acciones pendientes e incluso la programación de la próxima reunión.
16. Plantilla de orden de trabajo para empresas
Usa esta plantilla gratuita de orden de trabajo para Excel para detallar la mano de obra, las herramientas y los materiales necesarios para completar una tarea. Incluye instrucciones sobre en qué consiste la tarea, una estimación de los costos, la fecha límite para terminarla, quién es responsable de hacer el trabajo y más.
Esta plantilla de Excel para empresas también sirve para hacer seguimiento de las órdenes de trabajo y para comunicar las tareas y cómo realizarlas, lo que ayuda a garantizar que se hagan correctamente. Son especialmente útiles para los proveedores de servicios o cuando se trabaja con contratistas independientes. Se usan en la construcción, el mantenimiento y otras industrias.
17. Plantilla de inventario
Las empresas deben operar de forma ágil y eficiente si quieren seguir en el negocio. Si tu empresa maneja inventario, saber exactamente qué tienes y qué necesitas es clave para el éxito. Con nuestra plantilla gratuita de inventario para Excel siempre tendrás a mano los materiales que necesitas y nunca sufrirás costosos retrasos en la producción por tener que reponer el inventario.
La plantilla gratuita de inventario registra el nivel de existencias que tienes en el almacén y hace seguimiento de la rotación. Todo está en un solo documento, lo que facilita que los gerentes sepan qué tienen y cuándo deben pedir más. No solo los fabricantes, sino también los minoristas pueden usar esta plantilla gratuita de Excel para empresas para ver qué se vende y qué no.
18. Plantilla de diagrama de flujo para operaciones empresariales
Un diagrama de flujo es una herramienta visual que representa un proceso desglosando sus pasos esenciales. La plantilla gratuita de diagrama de flujo para Word facilita la creación de un diagrama de flujo, que se compone de óvalos que representan los puntos de inicio y fin del proceso, flechas que muestran la dirección del proceso, un rombo que indica una decisión sobre una actividad y un rectángulo que muestra la acción o el entregable.
Usar esta plantilla gratuita para empresas ayuda a convertir procesos complejos en pasos visuales fáciles de entender. Aporta claridad al mostrar cómo debe realizarse el proceso. Puedes compartir la plantilla de diagrama de flujo con el equipo, que podrá ver el proceso completo y el lugar que ocupa cada uno en el conjunto.
19. Plantilla de análisis de brechas
Las empresas no pueden darse el lujo de dormirse en sus laureles. El estancamiento lleva a la desaparición. Pero querer mejorar y mejorar son dos cosas distintas. Por eso nuestra plantilla gratuita de análisis de brechas para Excel es tan importante para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva. Ayuda a las empresas a fijar metas a largo plazo y a mantenerse innovadoras.
Esta plantilla gratuita de Excel para empresas es una tabla que reúne los datos necesarios para crear un plan de acción que lleve a la empresa de su posición actual en el mercado a donde quiere estar en el futuro. Para ello, se centra en las áreas de mejora, usa un porcentaje de brecha para mostrar cuánto camino queda por recorrer e incluye un cronograma y la gestión de recursos para llegar a la meta.
20. Plantilla de matriz de priorización de proyectos
Saber qué proyecto necesita tu atención cuando gestionas un portafolio o un programa es clave para administrar con sensatez tus valiosos recursos y obtener el mejor retorno de tu inversión. Tu empresa tiene una estrategia a largo plazo, y nuestra plantilla gratuita de matriz de priorización de proyectos para Excel te ayuda a determinar de forma objetiva qué proyectos están alineados con esa estrategia y necesitan atención inmediata.
Lo hace con lo que se conoce comúnmente como matriz de Eisenhower. Es una tabla dividida en cuatro cuadrantes: hacer de inmediato, programar para un futuro próximo, delegar y eliminar o aplazar. En la parte superior de la tabla hay dos columnas, una para hacer ahora y otra para hacer más tarde. En el lado izquierdo hay dos filas: crucial y no crucial. Al ubicar tus proyectos en uno de estos cuadrantes, puedes tomar decisiones más acertadas sobre dónde concentrar los esfuerzos de tu empresa.
21. Plantilla de organigrama
A medida que las empresas crecen, pueden volverse como un buque de carga, demasiado grandes para girar con rapidez. Nuestra plantilla gratuita de organigrama para Excel no hará necesariamente que tu empresa sea más ágil, pero te ayudará a seguir siendo competitivo y a mejorar la comunicación entre departamentos. Saber quién le reporta a quién y quién tiene autoridad para hacer qué en una empresa te ayudará a responder rápidamente a las fuerzas del mercado, y eso hace que esta plantilla gratuita de Excel para empresas sea tan valiosa.
Este documento jerárquico es una representación visual de la estructura interna de una empresa que desglosa la cadena de mando de arriba abajo. Incluye el nombre y el cargo de cada persona y muestra su posición dentro de la organización. Además de mostrar las relaciones entre los empleados, también ayuda a analizar las necesidades de personal, lo que facilita saber cuándo hay que contratar o simplificar para lograr una mayor eficiencia.
22. Plantilla de plan de acción
Las empresas tienen estrategias, pero son solo ideas en papel hasta que se ejecutan. Un plan de acción convierte esa estrategia en pasos concretos que, idealmente, conducirán al resultado que planeaste alcanzar. Para definir esos pasos, usa nuestra plantilla gratuita de plan de acción para Excel. Te permitirá visualizar los pasos necesarios para cumplir los objetivos y las metas de tu empresa.
Este plan de acción se compone de tareas, y la plantilla gratuita de Excel para empresas incluso divide esas tareas en subtareas, que son las acciones concretas. También indica el equipo, el tiempo y los recursos necesarios para completar el trabajo. Esto incluye un cronograma para organizar esas tareas, priorizarlas y reunir al equipo que ejecutará el trabajo.
23. Plantilla de solicitud de cotización
Las empresas no pueden hacerlo todo por sí mismas. A menudo subcontratan trabajo y, más aún, establecen relaciones con proveedores que les suministran los materiales que necesitan para realizar su trabajo. Conseguir los suministros necesarios en el momento oportuno se hace mediante un proceso de solicitud de cotización (RFQ). Para asegurar las adquisiciones que tu empresa necesita, usa nuestra plantilla gratuita de solicitud de cotización para Word.
La RFQ suele usarse junto con la solicitud de propuesta, que es la forma en que se definen los contratos entre las empresas y los proveedores. Esta plantilla gratuita es clave para negociar el precio, la cantidad y la entrega de los suministros necesarios para tu trabajo. Mediante una RFQ, ambas partes pueden llegar a un acuerdo equitativo. Esta plantilla gratuita es ideal para mantener bajos tus costos de suministro.
24. Plantilla de registro de cambios
No hay empresa que no haya tenido que cambiar algo para seguir siendo solvente. Pero los cambios son disruptivos y, si no los gestionas, pueden terminar causando daños a tu empresa, o algo peor. Nuestra plantilla gratuita de registro de cambios para Excel recoge esos cambios y les da seguimiento durante todo su ciclo de vida hasta que se resuelven.
Esto le da a la empresa mayor visibilidad. Identificas el cambio y asignas a alguien de la empresa como responsable de atenderlo. Eso genera responsabilidad, y los gerentes pueden tener la certeza de que el cambio, sea cual sea, se resolverá. Además, no todos los cambios son iguales. En esta plantilla gratuita de Excel para empresas puedes priorizar el cambio y gestionar mejor el tiempo y el costo relacionados con él.
25. Plantilla de plan de implementación
Esta plantilla gratuita de plan de implementación para Excel traza los pasos que conducen a la entrega de un proyecto. Es un plan para implementar una estrategia y reducir el riesgo de que imprevistos afecten negativamente las metas y los objetivos del proyecto.
Esta plantilla gratuita de Excel para empresas define la estrategia, el proceso y las acciones necesarias para entregar un proyecto con éxito. Los gerentes de proyectos usan esta plantilla gratuita para tomar las ideas del equipo directivo y convertirlas en proyectos viables.
ProjectManager te ayuda con la planificación empresarial
Todas estas plantillas gratuitas de Word y Excel para empresas son útiles, pero solo te llevan hasta cierto punto. Al fin y al cabo, son documentos estáticos. Tienes que actualizarlas manualmente y, si se comparten, puede ser difícil o imposible saber qué versión tiene los datos más recientes. ProjectManager es un software en la nube que permite a las empresas trabajar de forma más productiva y optimizar sus procesos para lograr una mayor eficiencia. Además, todos están conectados en cualquier momento y lugar, y trabajan con datos en tiempo real para tomar decisiones de mayor impacto.
Planifica la estrategia empresarial con potentes diagramas de Gantt
Las empresas necesitan planificar con antelación, ya sea para implementar sus estrategias y cumplir sus metas y objetivos o para ejecutar proyectos. Eso implica programar costos, recursos y tiempo. Nuestros potentes diagramas de Gantt hacen todo eso y más. Vinculan los cuatro tipos de dependencias para ayudarte a evitar retrasos. También puedes crear hitos y establecer una línea base para comparar en tiempo real el esfuerzo planificado con el esfuerzo real y mantener tus planes estratégicos en marcha.
Haz seguimiento de los proyectos con paneles en tiempo real
Una vez que hayas establecido una línea base, puedes hacer seguimiento de tu avance y desempeño en todo el software en tiempo real. Cambia al panel en vivo, donde gráficos y tablas coloridos facilitan ver métricas como el tiempo, el costo y más. A diferencia de las herramientas más básicas, no requiere configuración. Está listo cuando tú lo estés para mostrar una vista general del trabajo que tú y tus empleados están haciendo.
Esto es solo una muestra de nuestras funciones. También hay herramientas de gestión de recursos que te ayudan a equilibrar la carga de trabajo de tus empleados para que sean más productivos. Las funciones de gestión de riesgos te permiten hacer seguimiento de esos cambios y asegurarte de que no afecten tu cronograma ni tu presupuesto. Todo esto en una plataforma colaborativa que facilita compartir archivos, comentar y mucho más. Las plantillas para empresas están bien, pero nuestro software lleva tu empresa al siguiente nivel. Empieza a usar ProjectManager hoy gratis.
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Si aún no estás listo para iniciar nuestra prueba gratuita y llevar tu empresa al siguiente nivel, pero sientes curiosidad por saber cómo ProjectManager puede ayudar a tu negocio, tenemos más contenido para ti. A continuación encontrarás una muestra del contenido gratuito de nuestro sitio, que incluye blogs semanales, guías y, por supuesto, plantillas gratuitas.
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