Un diagrama de flujo es una representación visual de un proceso que muestra la solución a un problema paso a paso. Desglosa cada una de las etapas esenciales que llevan a completar el proceso. Descarga nuestra plantilla de diagrama de flujo gratuita para Word cuando necesites planificar un proceso, identificar los pasos esenciales y al mismo tiempo tener una visión general de tu proyecto.
¿Por qué usar una plantilla de diagrama de flujo?
Usar nuestra plantilla de diagrama de flujo gratuita crea la estructura sobre la cual puedes construir tu proceso. Es una plantilla reutilizable y también personalizable. Puedes crear tantas como necesites y adaptar nuestro diseño para reflejar tu proceso.
En general, un diagrama de flujo de proyecto ayuda a organizar visualmente un proceso complejo para que sea más fácil de entender al dividirlo en pasos. Aporta claridad sobre lo que debe hacerse de una manera fácil de compartir y comunicar.
Un diagrama de flujo de proyecto se ilustra con símbolos y cada uno tiene el siguiente significado:
- Un óvalo indica el inicio o fin del proceso
- Una flecha representa la dirección del proceso de un paso a otro
- Un rombo indica una decisión dentro de una actividad
- Un rectángulo representa un proceso
Al usar una plantilla de diagrama de flujo para Word y compartirla con el equipo, los gestores pueden coordinar un esfuerzo colaborativo. Todos pueden ver visualmente el proceso completo, lo que les ayuda a cumplir su parte y entender cómo su trabajo se conecta con el de los demás. Esto genera mayor eficiencia y expone ineficiencias dentro del proceso. El diagrama de flujo se centra únicamente en las tareas esenciales, lo que ayuda a los equipos a trabajar en lo más importante y a identificar los puntos débiles que pueden eliminarse.
Aunque la plantilla de diagrama de flujo ayuda a comunicar el proceso, no es ideal para ejecutarlo. Ahí es donde el software de gestión de proyectos puede ayudar. ProjectManager es un software premiado que convierte un diagrama de flujo en un plan de proyecto accionable. Usa nuestros potentes diagramas de Gantt para organizar tareas, vincular dependencias y filtrar la ruta crítica. Luego puedes asignar equipos y hacer seguimiento de su progreso en tiempo real.
¿Quién puede usar esta plantilla de diagrama de flujo para Word?
Nuestra plantilla de diagrama de flujo gratuita para Word es útil para cualquiera que quiera organizar sus tareas en un proceso que se centre en los elementos esenciales del trabajo. El diagrama de flujo permite a los gestores de proyectos comprender, analizar y optimizar sus procesos.
El diagrama de flujo se utiliza en una variedad de industrias, desde el desarrollo de software y la ingeniería hasta los negocios y la educación. En la gestión de proyectos, nuestra plantilla gratuita puede ayudar a un gestor de proyectos a determinar la mejor manera de ejecutar un proyecto o alguno de los muchos procesos dentro de ese proyecto.
Sin embargo, la plantilla de diagrama de flujo no es exclusiva del gestor de proyectos. Como es una herramienta de comunicación muy eficaz que define visualmente un proceso de manera rápida y sencilla, puede compartirse tanto con el equipo del proyecto como con los interesados para ayudar al equipo a comprender sus tareas y ofrecer a los interesados en el proyecto una visión general del trabajo que se realizará.
¿Cuándo deberías usar esta plantilla de diagrama de flujo?
Una plantilla de diagrama de flujo es una herramienta importante que puede ser útil para muchas actividades al gestionar un proyecto. Ya hablamos de su uso más obvio, que es facilitar el mapeo y la documentación de un proyecto o proceso. Pero hay más usos.
Parte del poder de un diagrama de flujo es que puede tomar una idea o proceso complejo y visualizarlo de manera que resulte fácil de entender. Esto ayuda a comunicar ideas con mayor claridad al equipo del proyecto, que puede no tener tiempo de investigar tan a fondo como el gestor del proyecto.
Organizar al equipo con un diagrama de flujo
El gestor del proyecto no solo puede documentar y comunicar el proceso, sino que un diagrama de flujo ayuda a organizar al equipo y asignar tareas. También le da apoyo al gestor del proyecto en la toma de decisiones, ya que el diagrama ilustra las consecuencias de cada decisión.
Identificar cuellos de botella
Otro beneficio de usar una plantilla de diagrama de flujo es que puede ayudar a los gestores de proyectos a identificar cuellos de botella en sus procesos. Al hacerlo, pueden reasignar recursos según sea necesario para evitarlos, lo cual puede retrasar un proyecto y generar riesgo de sobrecostos.
Hacer seguimiento del progreso
También está el seguimiento del progreso del proyecto. Los pasos están claramente definidos, lo que permite a los gestores ver dónde se encuentran en comparación con dónde deberían estar según el plan del proyecto.
Estandarizar procesos
Finalmente, la plantilla de diagrama de flujo ayuda a estandarizar procesos. Una vez que completes el proyecto, el diagrama de flujo puede archivarse y utilizarse nuevamente en futuros proyectos con procesos similares. Esto ahorra tiempo al planificar.
Cómo usar esta plantilla de diagrama de flujo para Word
Descarga nuestra plantilla de diagrama de flujo gratuita para Word y reúne a todo el equipo del proyecto. Lo ideal es que las personas involucradas en el proceso participen en la creación del diagrama de flujo. Esto puede incluir no solo al equipo, sino también a proveedores, clientes y otros. Todos van a aportar información valiosa.
Luego, usa nuestra plantilla de diagrama de flujo personalizable. Puedes agregar o quitar elementos según tu proceso o proyecto. Primero tendrás que identificar el proceso o proyecto. Sin embargo, la preparación del mapeo del diagrama de flujo es relativamente sencilla y sigue estos siete pasos.
1. Enumera tus tareas
Comienza realizando una lluvia de ideas con tu equipo. Sé minucioso. Asegúrate de incluir todo lo necesario para ir del inicio al final. No te preocupes por el orden en esta etapa, simplemente reúne todas las tareas que se necesitan para completar el proceso o proyecto.
2. Ordena las tareas cronológicamente
Una vez que tengas todas las tareas, querrás priorizarlas o, más precisamente, organizarlas en orden cronológico. Esto implica definir los límites del proceso, es decir, dónde empieza y dónde termina.
3. Elige la forma correcta para cada tarea del diagrama de flujo
El diagrama de flujo está compuesto por símbolos estandarizados por el American National Standards Institute (ANSI) en la década de 1960 y adoptados por la Organización Internacional de Normalización (ISO) en 1970. Aunque han sido actualizados con el tiempo, los siguientes son los símbolos más comunes.
- Óvalo (Inicio / Fin): Marca el punto de inicio o finalización del proceso. Se utiliza para abrir y cerrar el flujo.
- Flechas y conectores (Conectores de flujo): Indican la dirección del proceso de un paso a otro. Pueden ser líneas rectas, curvas o conectores que enlazan partes separadas del diagrama.
- Rectángulo (Proceso): Representa una acción, actividad o tarea dentro del proceso. Es el símbolo más común en un diagrama de flujo.
- Rombo (Decisión): Indica un punto de decisión en el que el flujo se divide según la respuesta (Sí / No, Verdadero / Falso). El resultado define la ruta a seguir.
- Símbolo de documento (Documento): Representa la generación, recepción o uso de un documento físico o digital. Útil cuando el proceso crea un entregable.
- Paralelogramo (Entrada / Salida): Se usa para mostrar datos que entran o salen del sistema, como ingreso de información o resultados generados.
- Rectángulo con bordes redondeados (Actividad predefinida / Subproceso): Indica un proceso ya definido en otra parte o un conjunto de pasos que se manejan como una unidad.
- Conector circular (Conector dentro de página): Se usa para enlazar partes distantes del diagrama sin dibujar líneas largas, manteniendo el diseño limpio.
- Conector fuera de página (Continuación a otra página): Indica que el flujo continúa en otro diagrama o en otra página cuando el proceso es demasiado extenso.
4. Identifica las tareas de decisión y sus resultados
En este punto, querrás identificar los criterios que ayudarán a definir los puntos de decisión en tu diagrama de flujo. Las decisiones y sus resultados pueden basarse en diversos criterios, como costo, viabilidad, tiempo, restricciones u otras consideraciones.
5. Dibuja tu diagrama de flujo
Ahora debes dibujar el diagrama de flujo utilizando la información anterior. Usa nuestra plantilla de diagrama de flujo para Word para copiar y pegar los símbolos y flechas adecuados que representen el proceso o proyecto, desde el inicio hasta el final.
6. Revisa tu diagrama de flujo
Finalmente, revisa lo que has creado y asegúrate de que sea preciso. Será útil revisarlo con todas las personas involucradas, tal como hiciste al inicio del proceso. No solo podrán ayudarte a verificar el trabajo, sino que también necesitarán entenderlo para avanzar.
Más plantillas gratuitas para ayudarte a planificar flujos de trabajo
La plantilla de diagrama de flujo es solo una de las decenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que puedes descargar en nuestro sitio. Tenemos plantillas gratuitas para ayudarte en cada etapa de tu proyecto, desde la iniciación hasta el cierre. Aquí tienes algunas que pueden ayudarte en el proceso de planificación.
Plantilla de estructura de desglose de trabajo
Parte de elaborar un diagrama de flujo consiste en conocer las tareas involucradas en ese proceso. Usar nuestra plantilla gratuita de estructura de desglose del trabajo en Excel te ayuda a identificar todos los entregables del proyecto y, al hacerlo, las tareas necesarias para alcanzarlos.
Plantilla de plan de proyecto
La plantilla gratuita de plan de proyecto para Word es un documento extenso que reúne todas las directrices y procedimientos de tu proyecto. Incluye la definición del alcance, las fases de gestión del proyecto, las tareas, dependencias, presupuesto y mucho más.
Plantilla de diagrama de Gantt
Una vez que hayas identificado las tareas y definido tu plan, nuestra plantilla gratuita de diagrama de Gantt te permite programar esas tareas de principio a fin. Cuando introduces todas las tareas en la plantilla, junto con su duración, se genera automáticamente una línea de tiempo visual para que puedas ver el proyecto completo en un solo lugar.
Cómo ProjectManager te ayuda a dar seguimiento a tus proyectos
Las plantillas son útiles, pero tienen limitaciones. Si estás gestionando un proyecto, lo último que quieres es algo que te haga avanzar más lento. Por eso, las plantillas inevitablemente llevan al software de gestión de proyectos, que aumenta la eficiencia de tu trabajo. ProjectManager es un software premiado que tiene las funciones que necesitas para planificar, gestionar y hacer seguimiento de tus proyectos en tiempo real.
Usa múltiples vistas de proyecto para ejecutar los planes
Ya mostramos cómo los diagramas de Gantt programan tareas y organizan un proyecto completo en una línea de tiempo visual, pero no todos los encargados de ejecutar ese trabajo se sienten cómodos usando diagramas de Gantt. Por eso ofrecemos múltiples vistas de proyecto para que los usuarios trabajen como prefieren. Por ejemplo, los tableros kanban visualizan el flujo de trabajo, mientras que las listas de tareas son ideales para completar trabajo paso a paso. También hay una vista de hoja y otra de calendario que gustan a los interesados para monitorear el progreso. Todos obtienen la herramienta que prefieren, pero todas las vistas se actualizan en tiempo real.
Haz seguimiento en tiempo real con paneles en vivo
La plantilla de diagrama de flujo puede utilizarse para dar seguimiento a tu proyecto o proceso mientras se ejecuta, pero nuestro panel en tiempo real es una herramienta de monitoreo más potente. Captura datos en vivo y los muestra en gráficos fáciles de leer que rastrean métricas como tiempo, tareas, costos y más. Puedes obtener una visión general cuando quieras. No pierdas tiempo con alternativas más limitadas que requieren configuración manual. ¿Para qué esperar por datos importantes del proyecto cuando puedes obtenerlos al instante?
ProjectManager es el único software de gestión de proyectos que necesitas
ProjectManager es un software de gestión de proyectos online que conecta equipos sin importar si están en campo, en la oficina o en casa. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mucho más para fomentar una mejor colaboración. Agrega nuestras funciones de gestión de riesgos, recursos y tareas para mantener tu proyecto en calendario y evitar sobrecostos, y tendrás la herramienta ideal para entregar un proyecto exitoso. Empieza a usar ProjectManager gratis hoy mismo.