A medida que las pequeñas empresas crecen, su estructura interna se vuelve más compleja y puede dificultar las operaciones. Para mantener tu empresa competitiva y facilitar una mejor colaboración y comunicación entre departamentos, utiliza nuestra plantilla de organigrama gratuita para Excel. Descárgala ahora.

Para descargar esta plantilla gratuita de organigrama empresarial, haz clic en la imagen

¿Qué es una plantilla de organigrama?

Una plantilla de organigrama es un diagrama de flujo visual que muestra la estructura interna de una organización. Es un documento jerárquico con el director general, presidente o dueño en la parte superior. Debajo aparece una lista de quienes siguen en autoridad y quiénes están bajo su supervisión. Esta descomposición de empleados y sus puestos continúa hasta el nivel más bajo de la jerarquía. El nombre y el cargo de cada persona se muestran en un rectángulo. Dependiendo del diseño, también puede incluirse una fotografía de la persona, así como su información de contacto, como número de teléfono, correo electrónico, etc.

Cuando la plantilla está completa, ofrece una imagen completa de todas las personas en la empresa y cómo se relacionan entre sí. Por ejemplo, los vicepresidentes de los distintos departamentos dependen del presidente o director general, a quien reportan. Debajo de los vicepresidentes están sus equipos, y una descomposición adicional muestra a los responsables de cada equipo, si corresponde.

Para llevar tu organización al siguiente nivel, prueba un software que recopile los nombres, roles y responsabilidades de todos al asignar trabajo. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que te permite crear perfiles de todas las personas en la organización. Esto incluye su disponibilidad, lo que facilita saber quién puede hacer qué al crear asignaciones. También puedes usar un gráfico de carga de trabajo codificado por colores para equilibrar tareas rápidamente. Ah, y también hay un diagrama de Gantt galardonado para una programación aún mejor. Comienza hoy gratis con ProjectManager.

¿Por qué usar una plantilla de organigrama?

Un organigrama es una herramienta clave de planificación organizacional para cualquier empresa, ya que identifica claramente los diferentes departamentos y establece la cadena de mando. Esto puede no ser un gran problema en una startup o en una organización muy pequeña, pero a medida que crecen, incluso las pequeñas, la jerarquía puede volverse confusa.

El trabajo no se completará si no sabes a quién reportas ni a quién pedir orientación. Peor aún, el trabajo que sí se realiza podría no ser el que se necesita, lo que deja a la organización vulnerable y expuesta a riesgos.

Esta plantilla gratuita de diagrama de gestión de proyectos facilita ver quién reporta a quién, quiénes son los líderes de equipo y quién trabaja en cada grupo. Puede parecer obvio, pero como ya se mencionó, las organizaciones grandes suelen perder tiempo y dinero porque estas relaciones no están claramente definidas.

Un organigrama también ayuda a analizar las necesidades de la fuerza laboral. Ofrece una vista general para que los ejecutivos puedan ver si se necesitan más empleados o si hay áreas que podrían optimizarse para mejorar la eficiencia.

¿Cómo usar esta plantilla de organigrama?

Descarga nuestra plantilla de organigrama gratuita para Excel y encontrarás un diagrama en forma de árbol que funciona como un flujo de trabajo, con el líder de la empresa en la parte superior. Esta plantilla de gestión de proyectos es personalizable, por lo que puedes agregar el logotipo de tu empresa y tantas ramas y cuadros como necesites. También puedes añadir imágenes e información de contacto si lo prefieres. Luego, solo tienes que completarla.

1. Comienza con los líderes

Empieza en la parte superior e incluye el nombre del director general, presidente, propietario o presidente del consejo—según el cargo. Esta es la persona que dirige la organización. Toda la empresa, de una forma u otra, reporta finalmente a esta persona, quien es responsable del éxito de la organización.

2. Identifica a los jefes de departamento

El siguiente nivel incluye a quienes reportan directamente al líder. Por lo general, son los jefes de departamento, por lo que organizamos el organigrama de esta manera. Son los vicepresidentes de ventas y marketing, producto, recursos humanos, operaciones y finanzas. Cada uno de estos departamentos tiene sus propias ramas.

3. Completa la información de los miembros del equipo

Las ramas que crecen debajo del jefe de departamento incluyen a los miembros del equipo, generalmente del líder del equipo hacia abajo. En ocasiones, estos grupos tienen subgrupos que están bajo el mismo departamento, pero con una cadena de mando diferente.

Ejemplo de organigrama

Por ejemplo, en nuestra plantilla hay un vicepresidente de ventas y marketing. Esa persona supervisa tanto al equipo de ventas como al de marketing. Estos equipos colaboran porque marketing genera los contactos que ventas convierte en clientes. Sin embargo, también funcionan como entidades separadas con iniciativas propias para alcanzar objetivos comunes.

Por lo tanto, aparecen como dos ramas independientes debajo del ejecutivo que supervisa ambos equipos. En las empresas suelen darse situaciones como esta, e incluso más complejas, pero la plantilla de organigrama está diseñada para capturar dichas complejidades y representarlas claramente en un diagrama visual en forma de árbol.

¿Quién usa las plantillas de organigrama?

La plantilla de organigrama es un documento de alto nivel que traza la cadena de mando de una empresa desde su líder hacia abajo. Esto significa que será elaborada por el equipo directivo. Ellos definen la cadena de mando y los roles y responsabilidades de las personas dentro de la organización. Son quienes están en mejor posición para mapear la estructura interna de la empresa.

Para empresas o proyectos

Una plantilla de organigrama puede utilizarse para una empresa, pero también para un proyecto. Es adecuada para cualquier unidad con una jerarquía. Por ejemplo, en la gestión de proyectos, el nivel superior de la cadena de mando es el director del proyecto. Aunque este reporta al propietario, cliente u otra parte interesada que inició el proyecto, es responsable de dirigir el proyecto y liderar al equipo.

Quien complete la plantilla de organigrama, sea para una empresa o un proyecto, estará creando un documento que será utilizado por todos en esa organización para entender quién es responsable de qué y a quién reporta cada persona. El organigrama es un documento vivo que se revisa y actualiza a lo largo del ciclo de vida de lo que se esté mapeando, ya sea una empresa o un proyecto—aunque normalmente las empresas no crean un organigrama hasta que crecen lo suficiente como para necesitar uno para facilitar el flujo interno de mando.

Cuándo usar esta plantilla de organigrama

Esto nos lleva a cuándo usar la plantilla de organigrama gratuita para Excel. Como mencionamos, es una herramienta ideal para mostrar la estructura de una empresa, gobierno u otra organización, especialmente cuando se vuelve demasiado grande o compleja para operar sin directrices claras.

Planificación

Existen otras situaciones adecuadas para usar una plantilla de organigrama. Por ejemplo, pueden utilizarse como herramienta administrativa, para fines de planificación o incluso como directorio de personal.

Presupuestación

Un organigrama puede ayudar con la presupuestación. Los ejecutivos que usan un organigrama pueden ver a todos los empleados y sus funciones, lo que influye en decisiones sobre costos de salud, aumentos, operaciones y promociones. Todo esto ayuda a determinar el presupuesto que cada departamento debe recibir.

Dotación de personal

También puedes utilizar un organigrama para ayudar a los gerentes, recursos humanos y otros cuando intentan determinar las necesidades de personal dentro de la empresa. El organigrama muestra quién trabaja en cada área y qué habilidades tiene, lo que ayuda a la dirección a identificar brechas de talento.

Motivación

De hecho, el organigrama puede ser una herramienta útil de motivación. Permite que todos en la organización sepan cuál es su posición y cuál es su función dentro de la empresa. Esto también significa que pueden ver oportunidades de ascenso dentro de la organización. Eso por sí solo puede ser suficiente para aumentar la motivación y mejorar el clima laboral.

Comunicación

También debe quedar claro que una plantilla de organigrama es una excelente herramienta de comunicación. El organigrama es un mapa que muestra las líneas de comunicación de arriba hacia abajo. Si un empleado tiene una pregunta, puede ver rápidamente con quién debe hablar para obtener la respuesta. Tener estos caminos claros conduce a una mayor eficiencia y menos tiempo perdido tratando de averiguar quién es responsable de qué.

ProjectManager y los organigramas

Las plantillas son excelentes para comenzar, pero son documentos estáticos que pueden generar frustración. Si realizas algún cambio, debes empezar desde cero. Pueden mapear la estructura interna de la organización, pero no asignar tareas ni hacer seguimiento del trabajo. ProjectManager es un software en línea que te permite perfilar tu organización y luego asignar trabajo, monitoreando el progreso y rendimiento en tiempo real.

Brinda a todos las herramientas que necesitan

Los departamentos deben trabajar juntos para que la empresa tenga éxito, pero eso no significa que todos trabajen de la misma manera. Nuestras múltiples vistas de proyecto permiten que cada persona use las herramientas que prefiera y todas se actualizan simultáneamente para que todos trabajen con información actualizada. Los gerentes pueden usar diagramas de Gantt para planificar, los equipos pueden usar listas o tableros kanban para ejecutar esos planes y la vista de calendario ofrece una perspectiva general para las partes interesadas.

Mantén el control de todo en tiempo real

Un organigrama muestra la estructura interna de la empresa y los roles y responsabilidades de quienes trabajan en ella, pero no puede hacer seguimiento del trabajo. Nuestro panel en tiempo real ofrece una vista de alto nivel del progreso y desempeño del trabajo realizado por los empleados. A diferencia de otros competidores simples, no requiere configuración: está listo para monitorear tiempo, costo, carga de trabajo y mucho más, todo en tiempo real.

ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos planificar, gestionar y dar seguimiento a su trabajo de manera más eficiente. Nuestra plataforma colaborativa conecta a todos, ya sea que se encuentren en otro departamento o en otro país. Sé más productivo con nuestras funciones de gestión de recursos, tareas y riesgos. Comienza gratis con ProjectManager hoy.