Si no sabes qué tienes en stock, puedes quedarte sin los materiales necesarios. Eso significa retrasos en la producción que pueden afectar significativamente tus ganancias. Para llevar un mejor control de lo que hay en el almacén, necesitas nuestra plantilla gratuita de inventario para Excel. Descárgala sin costo y mantén el control de tu inventario.
¿Qué es una Plantilla de Inventario?
Una plantilla de inventario es un documento para registrar el nivel de inventario y hacer seguimiento a esa rotación de inventario. Una plantilla de inventario está diseñada para proporcionar a los gerentes todos los detalles de su inventario en una hoja de papel.
La plantilla de inventario es una lista de todo el inventario que las empresas utilizan en sus operaciones diarias. Pueden ver rápidamente el volumen, el precio y más. Por lo general, hay un espacio para anotar cuándo volver a pedir y cuánto tiempo tomará tener los materiales en stock.
Hay docenas de formas en que los gerentes pueden llevar el control de su inventario, pero una plantilla de inventario lo calcula de la misma manera cada vez. Esto proporciona consistencia y permite que el trabajo sea más ágil.
Para descargar esta plantilla de inventario gratuita para Excel, haz clic en la imagen.
¿Por Qué Usar una Plantilla de Inventario?
Como se mencionó, usar una plantilla de inventario es útil en términos de procedimiento. Ayuda a mantener tu documentación consistente y proporciona un lugar para listar y hacer seguimiento a todo tu inventario. Lo último que quieres es reinventar la rueda. Tener una plantilla significa que el trabajo tedioso ya está hecho por ti. Pero todas las plantillas hacen eso. ¿Qué hace única a esta?
Supervisa los Niveles de Stock
Una razón para usar específicamente una plantilla de inventario es que te muestra lo que tienes en stock. Eso es útil tanto si eres fabricante como minorista. Casi todo el mundo necesita herramientas o materiales para hacer su trabajo. Si no tienes lo que necesitas, el trabajo se detiene en seco. Eso significa que no estás ganando dinero; de hecho, lo estás perdiendo.
Gestiona el Proceso de Reabastecimiento
No basta con tener lo que necesitas en stock; tienes que hacer seguimiento de esos materiales. Piénsalo. Si esperas hasta que las estanterías estén vacías, el nuevo material no va a aparecer mágicamente al instante. Hay un proceso de solicitud, compra y entrega de inventario que puede tardar días, semanas o más. Mientras esperas, no eres productivo. La plantilla de inventario te muestra cuánto tienes, cuándo debes reabastecer y cuánto tiempo tomará ese proceso.
Haz Seguimiento a la Rotación de Inventario
Usar una plantilla de inventario también te ayuda a entender la rotación de inventario. Eso significa cuántas veces se vende y se reemplaza tu inventario en un período de tiempo. Se llama índice de rotación de inventario y revela tu eficiencia como negocio. Esto ayuda a evitar que tus costos de inventario se disparen.
La plantilla de inventario también es útil para que los minoristas sepan qué se vende y qué no. Esto les permite ajustar lo que están pidiendo y evitar un almacén lleno de stock no deseado. Tener más inventario del que necesitas te costará, ya seas minorista o fabricante. La plantilla de inventario puede ayudarte a gastar menos en costos de almacenamiento, y es útil para registrar ingresos en tus impuestos al final del año.
Las plantillas son excelentes para hacer seguimiento al inventario y a los costos, pero son documentos estáticos que deben actualizarse manualmente. El software de gestión de proyectos puede darte información en tiempo real sobre costos, inventario, progreso de tareas, carga de trabajo del equipo y más. Usa la suite de herramientas de ProjectManager para mantenerte al tanto de tu inventario y de tu equipo. Prueba usar nuestra vista de hoja para hacer seguimiento a compras, costos, inventario y más. Comienza hoy gratis.
¿Cuándo Usar una Hoja de Cálculo de Inventario?
Casi cualquier tipo de organización que gestione niveles de inventario puede usar una hoja de cálculo de inventario de diferentes maneras. Dependiendo de cómo se use, puede consultarse en varios momentos a lo largo de un proyecto a medida que evolucionan las necesidades de seguimiento del inventario. Úsala para:
- Llevar el control de las cantidades de stock en tiempo real
- Automatizar o hacer seguimiento a los procesos de reabastecimiento
- Verificar el inventario físico frente a los datos registrados
- Monitorear los costos de producción
- Proporcionar una vista general del inventario en distintas ubicaciones
Tipos Comunes de Inventario
Como puedes ver, no hay un solo tipo de inventario. Otros tipos incluyen materias primas, componentes, trabajo en proceso (WIP), productos terminados, mantenimiento, reparación y operaciones, empaques y materiales de empaque, stock de seguridad y de anticipación, inventario de desacoplamiento, inventario cíclico, inventario de servicio, inventario en tránsito, inventario teórico, exceso de inventario y así sucesivamente. Pero vamos a ser un poco más generales y hablar de los tipos de inventario por industria.
Hay varias industrias que requieren una plantilla de inventario para listar, hacer seguimiento y ordenar inventario para sus negocios. Hemos hablado del inventario en términos generales, por lo que podría resultar útil ser más específicos y mostrar algunos ejemplos reales de tipos comunes de inventario. A continuación, se muestra cómo se usa el inventario en diferentes tipos de negocios.
Inventario en la Manufactura
Al trabajar en manufactura, tendrás un stock de materias primas o componentes necesarios para ensamblar el producto que fabricas. Los fabricantes necesitan hacer seguimiento a su inventario para asegurarse de no quedarse sin él, lo que detendría cualquier trabajo en la línea de producción. Por eso, los fabricantes suelen dividir su conteo de inventario en materias primas, WIP y productos terminados, cada uno con diferentes costos de almacenamiento.
Inventario de Equipos
Otro tipo de inventario hace seguimiento a los equipos, lo que incluye cualquier dato relacionado con los equipos en tu negocio. Puede ser la fecha de compra, dimensiones, número de serie y así sucesivamente. Esto ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos del departamento y a completar los pedidos. Por ejemplo, una empresa de construcción que gestiona muchos equipos encontrará útil un inventario de equipos.
Inventario en el Comercio Minorista
Ya hemos mencionado el comercio minorista, pero veamos más de cerca cómo el sector minorista usa las plantillas de inventario. El proceso de inventario es similar al de la manufactura, pero en lugar de fabricar productos, los venden. Estos productos pueden ser alimentos, ropa, ferretería, electrónicos, electrodomésticos y más. Sea cual sea el producto, el minorista necesita saber qué hay en stock y qué se está vendiendo para determinar qué debe reabastecer y qué puede descontinuar.
Inventario de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO)
Como su nombre lo indica, una plantilla de inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) permite a las organizaciones gestionar el stock de materiales y suministros necesarios para actividades de reparación o mantenimiento. Ayuda a garantizar que los artículos estén disponibles cuando se necesitan, lo que minimiza el tiempo de inactividad de la producción y aumenta la eficiencia operativa.
¿Quién Debería usar esta Plantilla de Inventario?
En cuanto a quién debería usar plantillas de inventario, la lista es amplia. Es evidente que industrias tan variadas como la construcción, la manufactura y el comercio minorista se benefician del uso de plantillas de inventario o de la gestión de inventario.
Aunque varía según la empresa, la mayoría de los negocios cuentan con un gerente de inventario. Esta persona es responsable del inventario almacenado en el almacén o la fábrica. Supervisa los niveles de inventario y, nuevamente, dependiendo del tamaño de la empresa, lidera un equipo de empleados de almacén que reciben y hacen seguimiento al stock a medida que se entrega y se envía.
Los gerentes de inventario registran las entregas diarias, evalúan los nuevos envíos y analizan a los proveedores. Estas funciones son más amplias de lo que una plantilla de inventario puede manejar, pero sin duda, una plantilla de inventario es una herramienta más en su arsenal para gestionar el inventario de su negocio.
¿Cómo Ayuda ProjectManager con la Gestión de Inventario?
Como puedes ver, nuestra plantilla gratuita de inventario para Excel puede hacer mucho, pero no lo hace todo. Para empezar, es un documento estático. Todo debe ingresarse manualmente, lo que requiere tiempo y esfuerzo. Tiene que haber una mejor manera. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que hace seguimiento a tu inventario en tiempo real para ayudarte a mantenerte bien abastecido y evitar cuellos de botella.
Gestiona el Inventario con Diagramas de Gantt en Línea
Los diagramas de Gantt son conocidos por planificar, programar y asignar trabajo, pero el nuestro también es una gran herramienta para gestionar tus recursos, incluidos tus empleados y el inventario. Cuando asignas recursos en el Gantt, puedes hacer seguimiento a sus costos y progreso. Todo esto se hace en tiempo real, por lo que ves datos en vivo, no números que ya podrían estar desactualizados. Puedes hacerlo para un proyecto o a lo largo de un portafolio para saber siempre qué inventario tienes y cuándo necesitarás más.
Obtén una Vista General con Paneles en Tiempo Real
Una vista general de todo el proyecto siempre es útil y puede informar tus decisiones al gestionar el inventario. Nuestros paneles en tiempo real recopilan y calculan automáticamente los datos y muestran los resultados en gráficos y diagramas coloridos. Obtienes seis métricas del proyecto, desde tiempo, costo y carga de trabajo hasta tareas, progreso y salud general. No se requiere configuración, solo tienes que abrir el panel y obtener una vista panorámica del trabajo para ayudarte a tomar decisiones sobre el inventario.
Otro beneficio del software en línea es que fomenta una mejor colaboración. Los gerentes de inventario pueden mantenerse en estrecho contacto con su equipo y con todos los demás involucrados en el negocio, comentando y compartiendo archivos. Las notificaciones por correo electrónico y las alertas en la aplicación aseguran que siempre estés al tanto.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que te ayuda a planificar, programar y hacer seguimiento a los recursos. Conectamos equipos, departamentos e incluso proveedores externos, facilitando una mejor colaboración. Usa nuestra herramienta para agregar eficiencias que conduzcan a una mayor productividad. Únete a los equipos exitosos de NASA, Siemens y Nestlé que ya usan nuestro software. Comienza con ProjectManager hoy gratis.