La organización del equipo es clave en cualquier proyecto grande. Cuando cada persona conoce exactamente cuál es su rol dentro del proyecto, las probabilidades de éxito se disparan.
La matriz RACI (también llamada diagrama RACI o tabla RACI) fue creada para asegurar que todos los interesados estén alineados y trabajen en conjunto. Con nuestra plantilla gratuita de matriz RACI, puedes organizar tu equipo y mejorar la colaboración.
¿Qué Es una Plantilla de Matriz RACI?
Una matriz RACI es una tabla que identifica y define los roles y responsabilidades de los miembros del equipo en relación con las tareas de un proyecto. Una plantilla de matriz RACI utiliza las letras R, A, C e I para clasificar las responsabilidades del equipo. RACI significa Responsable, Aprobador, Consultado e Informado.
Para descargar esta plantilla gratuita de plantilla de matriz RACI, haz clic en la imagen.
Responsable (R)
Esta es la persona encargada de realizar el trabajo. Cuando está etiquetada como “responsable” en una matriz RACI, significa que se espera que participe activamente en la ejecución de la tarea.
Aprobador (A)
Es quien supervisa la tarea y se asegura de que se realice correctamente. No está involucrado directamente en el trabajo, sino que gestiona y garantiza su finalización.
Consultado (C)
Esta persona brinda información y apoyo sobre una tarea o entregable específico. No tiene responsabilidad directa sobre la tarea, pero proporciona información necesaria para que el responsable (R) pueda llevarla a cabo.
Informado (I)
Es la persona o grupo que debe mantenerse al tanto del progreso de una tarea o entregable. Normalmente, se trata de la alta dirección o un cliente que necesita entender el avance del proyecto, aunque no participa directamente en la ejecución.
¿Por Qué Usar una Plantilla de Matriz RACI?
Una plantilla de matriz RACI puede ser clave para el éxito de un proyecto. Cuando se usa correctamente, la matriz RACI se convierte en el documento de referencia para todo el equipo a lo largo del proyecto. Mantiene el proyecto en marcha al definir claramente quién es responsable de qué. Cuando cada miembro sabe cuál es su responsabilidad, se evitan malentendidos, pérdidas de tiempo y confusiones.
Define Claramente los Roles y Responsabilidades
Una matriz RACI es un gráfico de gestión de proyectos que ayuda a evitar el problema de “muchos cocineros en la cocina”, donde demasiadas opiniones provocan retrasos y estrés innecesario. La matriz RACI indica quién ejecuta la tarea (R), quién debe ser consultado (C) y quién tiene la última palabra (A).
Una vez que definas los roles y responsabilidades del equipo, necesitas un software de gestión de proyectos para que trabajen de forma eficiente. ProjectManager conecta a tu equipo con funciones en línea que facilitan la colaboración y los informes. Los responsables pueden gestionar sus tareas y trabajar en conjunto mediante tableros kanban. Los interesados informados reciben reportes automatizados y personalizables. Los aprobadores pueden supervisar el desempeño y el avance con paneles en tiempo real. ProjectManager es la herramienta integral para todos los miembros del equipo. ¡Pruébalo gratis hoy!
¿Quién Debería Usar una Plantilla de Matriz RACI?
Diversos roles organizacionales pueden beneficiarse del uso de esta plantilla. En los roles de gestión de proyectos, los gestores de proyectos son los principales usuarios, ya que usan matrices RACI para definir y comunicar roles y responsabilidades a su equipo y partes interesadas. Los gestores de programas y coordinadores de proyectos también pueden usarla para administrar roles en proyectos relacionados y asegurar alineación o para documentar responsabilidades.
Los responsables de operaciones, especialistas en mejora de procesos y analistas de negocio también pueden utilizar esta plantilla RACI. Les ayuda a definir roles dentro de procesos operativos para que todos entiendan sus funciones. Otros roles que podrían utilizarla incluyen gestores de cambio, consultores, responsables de calidad, líderes de equipo o jefes de departamento. En otras palabras, cualquiera que necesite aclarar roles, responsabilidades y autoridad para tomar decisiones puede beneficiarse de esta herramienta.
Ejemplos de Cuándo Usar una Plantilla de Matriz RACI
Veamos algunos ejemplos específicos de cómo utilizar esta plantilla.
- Matriz RACI para Ingeniería: Un ingeniero puede usar una matriz RACI cuando trabaja en proyectos con varios ingenieros, técnicos e interesados para definir quién se encarga de pruebas, diseño, implementación o documentación.
- Matriz RACI para Desarrollo de Software: Un desarrollador, probador de calidad, responsable de QA u otros roles similares pueden usar una matriz RACI de pruebas para aclarar funciones. Por ejemplo, durante las pruebas de rendimiento, la matriz define quién crea los scripts, ejecuta las pruebas y analiza los resultados.
- Matriz RACI para Gestión de Proyectos: Un gestor de proyectos puede usar una matriz RACI cuando se incorpora un nuevo miembro al equipo, ya que este documento ayuda a integrarlo. También puede usarse al inicio de un proyecto para establecer expectativas antes del inicio formal.
- Matriz RACI para Scrum: Un scrum master o product owner puede usar una matriz RACI en desarrollo de software para comunicar mejor los roles al equipo y las partes interesadas. Ayuda a definir responsabilidades, gestionar el backlog del producto y asegurar la rendición de cuentas.
¿Cómo Usar la Plantilla de Matriz RACI?
Paso 1: Lista las Tareas del Proyecto
En la columna 1, debajo del encabezado “Tareas del Proyecto”, debes listar todas las tareas que se completarán como parte de este plan de proyecto. En nuestro ejemplo, categorizamos las tareas en diferentes fases del proyecto para mantener todo más organizado.
Si lo deseas, puedes eliminar las fases del proyecto y simplemente hacer una lista extensa de tareas, pero hemos comprobado que usar fases del proyecto es útil.
Paso 2: Lista a Todos los Miembros del Equipo
A continuación, localiza la barra azul clara. De izquierda a derecha, vamos a agregar todos los miembros del equipo en esta sección. Incluye a todos los interesados de tu organización, incluso si no van a trabajar directamente en la ejecución del alcance del proyecto.
Nos parece útil usar el cargo o rol en esta sección, aunque también puedes usar los nombres de los interesados. Nosotros preferimos usar los cargos, ya que este documento puede ser útil para alguien que vea la matriz y no conozca los nombres de todos.
Paso 3: Asigna R, A, C, I a Cada Tarea
Ubica la primera tarea del proyecto (debe ser la que esté más arriba en la Columna A). Una vez localizada, avanza hacia la derecha a lo largo de la matriz. Decide quién será (R) Responsable de ejecutar el trabajo de esta tarea en particular. Recuerda que R es la persona que realmente realizará el trabajo.
Sigue avanzando hacia la derecha, y elige quién será (A) Aprobador de esta tarea. Esta es la persona que se encargará de asegurar que la tarea se realice correctamente y dentro de la fecha estipulada en el cronograma del proyecto.
Luego, decide quién será (C) Consultado para esta tarea. Recuerda que C significa que una persona será consultada para ayudar o dar consejos, y trabajará junto al responsable para completar la tarea. En algunos casos, no habrá una persona C para una tarea, y eso está bien.
Finalmente, para cada tarea definida en la estructura de desglose de trabajo del proyecto, decide quién será informado sobre el progreso. A este interesado se le etiquetará como (I) Informado. Si alguien está etiquetado como I, se le mantendrá al tanto del progreso de la tarea, pero no dará retroalimentación directa al responsable.
Una persona informada implica comunicación en una sola dirección, a diferencia de una persona consultada, que participa en una comunicación bidireccional sobre la tarea. La mayoría de las tareas tendrán una persona informada, aunque en algunos casos no será necesario.
Paso 4: Comparte la Tabla RACI
Una vez que tu tabla RACI esté completamente llena, es importante compartir el documento con todos los miembros del equipo del proyecto. Este paso es esencial porque una matriz RACI resulta más útil cuando cada miembro entiende exactamente cuál es su rol en cada etapa del ciclo de vida del proyecto.
ProjectManager Puede Ayudarte a Gestionar Mejor los Proyectos
Una matriz RACI es una excelente forma de organizar y visualizar un proyecto, pero no es la única herramienta que puedes usar. ProjectManager ofrece una suite completa de herramientas de gestión de proyectos que deberías probar. Aquí te mostramos algunas de ellas.
Diagramas de Gantt
ProjectManager tiene diagramas de Gantt en línea que transforman tu lista de tareas en un cronograma de proyecto. Desde el diagrama de Gantt, puedes asignar tareas a los miembros del equipo, hacer seguimiento de su progreso y mantener informados a los interesados.
Paneles de Proyecto
ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube. Esto significa que su panel en tiempo real te muestra el progreso conforme ocurre. Es una excelente forma de monitorear el avance desde una vista general.
Informes del Proyecto
Para obtener información más detallada, ProjectManager cuenta con informes fáciles de usar que puedes filtrar para mostrar solo los datos que te interesan. Esto puede ser muy útil para gestionar a los interesados que identificaste en tu diagrama RACI.
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