Ayuda a tu equipo a llevar un control de su tiempo con esta plantilla de horas trabajadas en Excel. Incluye cálculos para costo por hora, vacaciones y horas extra. Las hojas de horas pueden usarse para una variedad de necesidades en proyectos, así que no lo dudes y comienza hoy mismo descargando tu plantilla gratuita de horas trabajadas.
¿Qué es una plantilla de horas trabajadas?
Una plantilla de horas trabajadas es un formulario de gestión del tiempo que ayuda a los empleadores a llevar un registro de las horas trabajadas por sus empleados. Las hojas de horas se usan en todos los sectores y también pueden aplicarse a la gestión de proyectos. Las hojas mensuales son las más populares tanto para empresas como para gerentes de proyectos, pero también puedes utilizar hojas diarias o semanales si lo prefieres. Nuestra plantilla gratuita de horas trabajadas para Excel es una forma sencilla de implementar hojas de horas en tu organización, ya sea que necesites una plantilla mensual, semanal o diaria.
Para descargar esta plantilla de horas trabajadas gratuita para Excel, haz clic en la imagen.
¿Cómo usar esta plantilla gratuita de horas trabajadas en Excel?
Una vez que hayas descargado tu plantilla gratuita de horas trabajadas para Excel, querrás llenarla correctamente. Eso es tan fácil como seguir estos pasos.
1. Datos del personal
En la parte superior de la plantilla de horas trabajadas en Excel es donde se coloca el nombre del empleado, el nombre del departamento, el supervisor y su tarifa por hora. También puedes agregar las líneas que desees, como una para el gerente de proyecto si está asignado para aprobar la hoja de horas y firmarla.
2. Define un período de tiempo para la plantilla de horas trabajadas
Puedes usar este archivo de Excel como una plantilla de horas trabajadas semanal o como una plantilla de horas trabajadas mensual simplemente agregando las fechas en las columnas A y B según sea necesario.
3. Registra las horas
Esta es la sección de seguimiento de tiempo que el miembro del equipo va a utilizar. En las columnas C, D, E y F pueden anotar la hora de inicio y fin de su jornada, añadiendo cualquier hora extra y el almuerzo.
4. Agrega el total de horas trabajadas
La última parte de la plantilla gratuita de horas trabajadas para Excel es donde se suman las cifras anteriores. También es donde se anota la tarifa de pago. La línea de pago total es donde las horas trabajadas multiplicadas por la tarifa se registran. En la última columna, se captura el pago semanal. También hay un espacio para las firmas del empleado y del supervisor.
¿Por qué deberías usar una plantilla de horas trabajadas?
Una plantilla de horas trabajadas ayuda a los miembros del equipo a registrar el tiempo que han dedicado a una tarea específica y permite a los empleadores llevar un seguimiento de las tareas, el tiempo y los costos. Veamos los beneficios de usar una plantilla de horas trabajadas en Excel para la gestión del tiempo y de los costos.
Una herramienta para colaborar
En primer lugar, las hojas de horas son una forma de aprovechar la colaboración. Al registrar todos su tiempo en las hojas de horas, es más fácil saber qué parte del proyecto requiere más recursos y cuál está recibiendo demasiados. Es una visión general del esfuerzo del equipo y una gran herramienta para ajustar el flujo de trabajo en consecuencia.
Empodera a tu equipo
El uso de hojas de horas también brinda a los miembros del equipo la autoridad y autonomía para hacer su trabajo de la manera que prefieran. Pueden estructurar su jornada y gestionar sus tareas como consideren mejor, siempre y cuando cumplan con la fecha límite. Todo lo que tienen que hacer es registrar su esfuerzo. Así, el equipo contratado por su experiencia y habilidades tiene la libertad de aplicarlas. Y lo mejor es que se requiere poca o ninguna supervisión.
Una vista de alto nivel de tus costos
Las hojas de horas te dan una visión general y un registro histórico de proyectos pasados, a partir de los cuales puedes tomar mejores decisiones sobre los actuales y los nuevos. Más que ayudarte a estimar con mayor precisión, pueden impactar directamente en las finanzas al mantener a los gerentes conscientes del nivel empresarial y de cómo tu organización contabiliza el tiempo invertido en desarrollar nuevos activos.
El software de gestión de proyectos puede automatizar tus hojas de horas, ahorrándote tiempo y dinero. ProjectManager va aún más allá con seguimiento de tiempo en vivo y seguridad avanzada de datos. Los equipos pueden copiar las tareas de la semana anterior: nuestra función de autocompletar registra automáticamente todas las tareas asignadas al miembro del equipo en su hoja. Los administradores configuran permisos para PTO, bajas por enfermedad y más. Se establece un aprobador y, cuando la hoja de horas se exporta, queda bloqueada y segura. Luego, archiva las hojas de horas para contar con datos históricos la próxima vez que planifiques un proyecto. Es gestión de proyectos y del tiempo bien hecha. Comienza gratis con ProjectManager.
Desventajas de una plantilla de horas trabajadas en Excel
Las hojas de horas en Excel son excelentes para principiantes y organizaciones pequeñas. Sin embargo, si gestionas equipos grandes, las hojas en Excel no son la mejor herramienta. Aquí te explicamos algunas de sus principales desventajas.
Actualizarlas consume tiempo
Las plantillas de Excel requieren trabajo manual, especialmente si quieres usar una plantilla mensual. El proceso de llenarlas, guardarlas en tu computadora o en línea y compartirlas quita tiempo valioso a tu equipo. Esto puede ser un problema, ya que los líderes y miembros pueden olvidar actualizarlas a tiempo, lo que podría generar datos inconsistentes o problemas de seguimiento del tiempo, gestión de recursos o nómina.
Pueden ser difíciles de compartir entre equipos
Si usas una plantilla de horas trabajadas en Excel, tendrás que guardar muchas copias de tus hojas, lo que puede generar confusión entre tu equipo. Este problema solo empeora a medida que el equipo crece y puede ralentizar seriamente la creación y aprobación de las hojas de horas.
No admite colaboración en equipo
Si bien nuestra plantilla gratuita de horas trabajadas para Excel es una excelente herramienta para empezar, es un documento estático que no admite colaboración en tiempo real ni funciones de comunicación en equipo, aparte de los comentarios.
En cambio, ProjectManager te permite crear hojas de horas en línea y utilizar una variedad de herramientas de planificación, programación y seguimiento de proyectos para colaborar con tu equipo en tiempo real.
¿Quién debería usar esta plantilla gratuita de horas trabajadas en Excel?
Muchos usuarios pueden beneficiarse de esta plantilla gratuita de horas trabajadas en Excel, como empleadores, gerentes de proyecto y líderes de equipo. Básicamente, cualquier persona que necesite llevar un control de los cronogramas de proyectos y los costos laborales puede usar esta plantilla.
Sin embargo, si necesitas funciones más sólidas, deberías probar las hojas de horas en línea. El generador de hojas de horas de ProjectManager te permite crear, aprobar y ajustar hojas de horas fácilmente y de forma segura en la nube. Los equipos pueden copiar las tareas de la semana pasada: nuestra función de autocompletar registra automáticamente todas las tareas asignadas al miembro del equipo en su hoja.
Los controles administrativos establecen PTO, bajas por enfermedad y más. Se configura un aprobador y, cuando la hoja se exporta, queda bloqueada y segura. Luego, archiva las hojas para disponer de datos históricos la próxima vez que planifiques un proyecto. Es gestión de proyectos y del tiempo bien hecha.
¿Cómo crear una hoja de horas en línea en ProjectManager?
Aunque esta plantilla de horas trabajadas es una herramienta útil para registrar horas, es solo un punto de partida. Tener muchas copias de una plantilla en Excel flotando por ahí puede causar confusión y retrasos. La mejor opción para registrar horas es usar una herramienta de seguimiento dedicada como ProjectManager.
Podrás usar nuestras funciones integradas de hojas de horas para seguir mucho más que las horas de un miembro del equipo. Al filtrar las columnas, personas y proyectos, puedes personalizar informes que te darán una visión actualizada de dónde está tu proyecto. Luego puedes compartir el informe con miembros del equipo o interesados, ya sea como documento estático en correo electrónico o PDF, hoja de Excel, archivo MPP o archivo CSV.
Con tu hoja en ProjectManager ahorras tiempo: ya no solo llenas papeles, sino que optimizas tu proyecto y lo haces más eficaz con herramientas en línea que ayudan a producir hojas actualizadas. El panel de ProjectManager se actualiza automáticamente con los datos de esas hojas, para que tengas una vista en tiempo real del estado del proyecto. Esto ahorra tiempo al no tener que insistir a los miembros del equipo para generar informes ni tener que hacerlos tú mismo.
Las hojas de horas y el seguimiento del tiempo son aspectos importantes de la gestión de proyectos, pero son solo una parte de un todo mayor. ProjectManager es un conjunto galardonado de soluciones de software diseñadas para cada faceta de la gestión de proyectos, desde la planificación y el monitoreo hasta la elaboración de informes. El paquete, recientemente rediseñado, tiene más funciones para hacer que la gestión de cualquier proyecto, grande o pequeño, sea más sencilla y productiva.
Empresas grandes, medianas y pequeñas han encontrado beneficioso ProjectManager, y puedes leer sus testimonios en nuestro sitio web. Compruébalo tú mismo visitando ProjectManager y probando nuestra prueba gratuita.