Para gestionar bien un proyecto, debes identificar y organizar sus partes para cumplir con los plazos y ajustarte al presupuesto. Un documento de requisitos de negocio (BRN) reúne todo lo que necesita un proyecto en un solo lugar para guiar al equipo e informar a las partes interesadas. Usa nuestra plantilla gratuita de documento de requisitos de negocio para Word y asegúrate de no pasar por alto ningún detalle esencial para alcanzar el éxito.

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¿Qué es un documento de requisitos de negocio?

Un documento de requisitos de negocio recopila toda la información necesaria para ejecutar un proyecto con éxito. Esto incluye los objetivos que el proyecto pretende alcanzar, el alcance del proyecto, el cronograma y mucho más.

En cierto modo, estás creando una hoja de ruta o guía para las partes interesadas, quienes tomarán decisiones empresariales sobre prioridades, diseño, estructura, etc. Durante todas las fases del proyecto, el documento de requisitos de negocio garantiza que la ejecución se mantenga alineada con los objetivos del proyecto.

Además, puede actuar como un contrato entre clientes y proveedores al detallar las expectativas del proyecto y sus entregables. El documento también establece el estándar para definir si un proyecto se ha completado con éxito.

¿Por qué necesitas una plantilla de documento de requisitos de negocio?

Usar nuestra plantilla gratuita de documento de requisitos de negocio para Word es útil porque te permite definir todos los requisitos desde el inicio del proyecto. De esta forma, ahorras tiempo y esfuerzo. También proporciona consistencia si necesitas consultar proyectos anteriores para tomar decisiones futuras.

Pero sus beneficios van más allá del simple hecho de ser una plantilla. Por ejemplo, con una plantilla de BRN hay menos probabilidad de que el proyecto fracase, ya que los requisitos estarán claramente alineados y documentados.

También puedes vincular los objetivos del proyecto individual con los objetivos generales de la empresa. Esto mantiene el proyecto alineado con las metas estratégicas y promueve la salud de la organización.

Es una excelente herramienta para monitorear la salud del proyecto, generar consenso entre las partes interesadas y los miembros del equipo. Además, mejora la colaboración gracias a la transparencia y reduce costos al disminuir las solicitudes de cambio.

La plantilla de documento de requisitos de negocio forma parte de la fase de planificación de un proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que te permite planificar, gestionar y dar seguimiento a tus proyectos en tiempo real. Organiza tareas, recursos y costos en una línea de tiempo, filtra por la ruta crítica y establece una línea base para comparar el esfuerzo planificado frente al real en todo momento. Empieza hoy gratis con ProjectManager.

¿Cómo usar esta plantilla de documento de requisitos de negocio?

Una vez que descargues nuestra plantilla gratuita de documento de requisitos de negocio para Word, podrás empezar a aprovechar sus beneficios. Nuestra plantilla es totalmente personalizable y puedes modificarla para añadir o eliminar secciones según tu proyecto. Incluye las siguientes nueve secciones, que forman la base de cualquier documento de requisitos de negocio completo.

1. Resumen ejecutivo

Para comenzar tu plantilla de BRN, incluye un resumen de lo que se detallará más adelante. El resumen ejecutivo es más que un índice; es una visión general de los puntos clave. Es una excelente introducción para que las partes interesadas obtengan una perspectiva general sin entrar en demasiado detalle. Para eso habrá tiempo después.

2. Objetivos empresariales

Utiliza objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo definido) para establecer el objetivo del proyecto. Esto requiere análisis y una comprensión clara de dónde se quiere llevar a la empresa y cómo el proyecto contribuirá a ello.

3. Declaración de necesidades

Aquí se identifica la necesidad que el proyecto busca resolver. En esta sección de la plantilla, detallarás el problema u oportunidad para demostrar que lo entiendes dentro del contexto general y que el proyecto está diseñado para abordarlo.

4. Alcance del proyecto

Aquí debes enumerar todos los objetivos, entregables, tareas, costos y fechas límite del proyecto. Esto servirá como base del plan de proyecto, en el cual se organizarán las tareas, se asignarán recursos y se generará un cronograma para entregar el proyecto a tiempo.

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5. Requisitos

En esta sección se identifican tres tipos de requisitos para la plantilla de documento de requisitos de negocio: requisitos de negocio, requisitos de solución y requisitos de las partes interesadas.

• Los requisitos de negocio definen lo que la empresa desea lograr al finalizar el proyecto. Indican cómo cambiarán las capacidades una vez completado.
• Los requisitos de solución describen las características de la solución que cumplirá con los requisitos de negocio y de las partes interesadas. Están dirigidos a quienes ejecutan el proyecto.
• Los requisitos de las partes interesadas se enfocan en quienes utilizarán los resultados del proyecto, como usuarios finales o stakeholders. Explican cómo se verán beneficiados.

6. Partes interesadas

Enumera las partes interesadas más importantes del proyecto. Esto puede incluir usuarios finales, clientes, miembros del equipo, patrocinadores del proyecto o cualquier persona afectada por el mismo. Entrevistarlos es clave para recopilar requisitos adecuados.

7. Cronograma del proyecto

Incluye un cronograma detallado del proyecto. Este debe incluir fechas límite e hitos que permitan monitorear el progreso y garantizar la entrega puntual de los entregables. Ayuda a que los miembros del equipo conozcan sus responsabilidades y mantiene informadas a las partes interesadas.

8. Análisis costo-beneficio

Aquí registrarás los costos asociados al proyecto y los beneficios esperados. Un análisis costo-beneficio te ayudará a determinar si los beneficios financieros superan la inversión.

9. Restricciones del proyecto

Incluye todo lo que pueda limitar o restringir el proyecto, como presupuesto, tiempo, recursos, nivel de habilidades del equipo, entre otros. Es importante analizar cuidadosamente estas restricciones y justificarlas en el documento.

¿Quién debe usar esta plantilla de documento de requisitos de negocio?

A la hora de completar los campos de la plantilla gratuita de documento de requisitos de negocio, varias personas deben participar. En primer lugar, el cliente. El cliente define los requisitos, ya que será quien utilice los entregables del proyecto.

Aunque el cliente no llene directamente la plantilla, es quien la informa desde su base. Un analista de negocio es el responsable de identificar el problema u oportunidad que el proyecto abordará. Esto puede implicar entrevistas con el cliente, investigación de mercado y análisis demográfico.

El director de proyecto es el responsable de la plantilla de documento de requisitos de negocio y normalmente será quien la complete. Su tarea es entregar una solución al problema identificado por el analista de negocio a partir de los datos recogidos del cliente.

Si se trata de un proyecto de TI, un analista de sistemas se encargará de diseñar los requisitos. Un responsable de marketing liderará la estrategia de marketing y un gerente de producto ayudará a definir el por qué, cuándo y qué se desarrollará por el equipo técnico.

ProjectManager te ayuda a implementar tu documento de requisitos de negocio

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en la nube que te permite planificar, gestionar y hacer seguimiento en tiempo real. Una vez que hayas creado tu documento de requisitos de negocio, necesitas planificar cómo coordinar tus recursos, costos y cronograma para cumplir con los plazos y el presupuesto. Nuestros datos en tiempo real te ayudan a tomar mejores decisiones gracias a funciones que te permiten monitorear el rendimiento mientras trabajas.

Haz seguimiento del progreso y rendimiento en tiempo real

Para asegurarte de que estás cumpliendo con tu plan de proyecto, necesitas supervisar el progreso y el rendimiento del equipo. Estos datos son clave. Contar con paneles en tiempo real te brinda una visión general del proyecto mientras está en marcha, lo que te permite responder más rápido y mantener el rumbo. No necesitas configurar el panel como ocurre con otros productos; está listo para usar desde el primer momento.

Ofrece a los equipos las herramientas que quieren

Implementar un proyecto requiere la cooperación de varios departamentos, desde TI hasta marketing y ventas. Mientras que los gestores prefieren diagramas de Gantt, el equipo de TI probablemente quiera una herramienta más ágil. Por eso ofrecemos múltiples vistas de proyecto, como tableros kanban para visualizar el flujo de trabajo, listas, calendarios y vistas de hoja. Cada vista se actualiza en tiempo real y permite que todos los equipos colaboren con la herramienta que prefieren.

ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos alcanzar el éxito. Con funciones para gestionar riesgos, tareas y recursos, e informes personalizables que analizan datos en tiempo real para informar a los gestores y actualizar a los stakeholders, nuestro software es la herramienta ideal para entregar proyectos exitosos. Únete a equipos como los de NASA, Siemens y Nestlé que ya lo usan. Empieza hoy gratis con ProjectManager.