Hay algo constante en todos los proyectos: el cambio. La gestión del cambio es cómo los proyectos se mantienen en curso. Un registro de cambios es la herramienta que lo hace posible. Si buscas una forma de controlar y gestionar los cambios en tus proyectos, descarga la plantilla gratuita de registro de cambios para Excel de ProjectManager.

Para descargar esta plantilla de registro de cambios gratuita para Excel, haz clic en la imagen.

¿Qué es un registro de cambios?

Un registro de cambios es un documento de proyecto que registra y sigue sistemáticamente las modificaciones realizadas a un sistema, documento o proceso del proyecto. Se utiliza como un registro histórico que detalla el “qué”, “cuándo”, “por qué” y “quién” detrás de cada cambio.

El objetivo de usar un registro de cambios es mantener una clara pista de auditoría que ayude a los equipos a entender la evolución de un proyecto o sistema. Este registro es especialmente útil en áreas como el desarrollo de software, donde ocurren frecuentes correcciones de errores y actualizaciones. Sin embargo, una plantilla de registro de cambios puede ser valiosa en cualquier contexto donde los cambios deban documentarse.

¿Por qué necesitas una plantilla de registro de cambios?

Los proyectos se planifican cuidadosamente. Antes de comenzar, ya se ha realizado una gran cantidad de investigación y estudio para definir el camino correcto. Pero cuando un plan se encuentra con el mundo real, las cosas cambian. No importa cuán bien hayas hecho tu evaluación de riesgos, algo inesperado sucederá. Quizá se rompa un equipo, un miembro del equipo se enferme, el clima intervenga… puede ser cualquier cosa.

Un registro de cambios, registro de gestión de cambios, registro de órdenes de cambio o registro de control de cambios —como prefieras llamarlo— es un documento de gestión de cambios que te permite capturar el cambio cuando ocurre y seguirlo durante el proyecto hasta que el problema planteado se resuelva.

Mayor visibilidad

Cuando usas una plantilla de registro de cambios, sacas el cambio de las sombras, donde puede causar más daño, y lo colocas a la luz. Ahora hay visibilidad. El cambio ha sido identificado y hay miembros del equipo asignados para resolverlo, creando responsabilidad. El equipo puede continuar con el proyecto con la confianza de que el cambio que trabaja en su contra está siendo atendido.

La plantilla de registro de cambios es una herramienta para seguir el esfuerzo de resolver el cambio. Le da al gerente del proyecto un lugar no solo para identificar el cambio, sino para asignar un miembro del equipo para atenderlo e incluso establecer un cronograma para resolverlo.

Ese cambio se prioriza y se sigue de principio a fin. La plantilla de registro de cambios es donde se pueden guardar los comentarios y notas relacionados con el cambio. Esta es una característica vital de cualquier proyecto. Como ya se ha expresado, el cambio es una constante. Es parte de la responsabilidad del gerente de proyecto y, si se ignora el registro de cambios, es como dirigir un proyecto sin timón. Antes de que te des cuenta, encallarás.

El cambio impacta el tiempo y el costo de un proyecto, que son restricciones críticas que deben gestionarse de forma inteligente. El software de gestión de proyectos como ProjectManager da a los equipos la responsabilidad sobre el cambio para que el proyecto se mantenga en curso. Los equipos pueden gestionar su propia carga de trabajo y usar tableros kanban o listas para colaborar en los problemas en tiempo real. Los gerentes obtienen visibilidad del proceso y pueden reasignar recursos para mantener a los equipos trabajando a plena capacidad y terminar el trabajo más rápido. Además, todos esos cambios se guardan en una ubicación central, donde se incorporan automáticamente en los informes del proyecto.

¿Quién debe usar un registro de cambios?

Cualquier rol involucrado en la gestión de proyectos, sistemas o documentación que sufra cambios frecuentes puede usar un registro de cambios. Por ejemplo, un desarrollador o ingeniero de software puede usar un registro de cambios para seguir las modificaciones en el código, las versiones del software o las correcciones de errores y asegurarse de que haya un historial de cambios para que su equipo y las partes interesadas lo consulten.

Los gerentes de proyecto, por otro lado, pueden usar esta plantilla de registro de cambios para documentar los cambios en el alcance del proyecto, los cronogramas y los entregables. Actúa como un registro de la evolución del proyecto y ayuda a facilitar la comunicación con las partes interesadas.

¿Qué incluye nuestra plantilla de registro de cambios?

Una vez que descargues nuestra plantilla gratuita de registro de cambios, verás que nuestra hoja de cálculo tiene un lugar para cada aspecto de tu gestión del cambio. Puedes numerarlos, ya que probablemente serán más de uno, y hacer un seguimiento de los cambios que ocurran a lo largo del proyecto.

La plantilla te permite anotar cuándo se detectó por primera vez el cambio, quién lo posee y es responsable de resolverlo, así como el estado y la prioridad del cambio específico que se destaca.

Cada fila está diseñada para recopilar un cambio, con las columnas marcando su progreso desde el descubrimiento hasta la resolución. Esto es útil, ya que garantiza que ninguna orden de cambio que ocurra durante tu proyecto corra el riesgo de pasar desapercibida y ser ignorada.

¿Cómo usar nuestra plantilla de registro de cambios?

Después de abrir la plantilla de registro de cambios, verás que hay muchos encabezados de columna con campos en blanco debajo. Estas celdas en blanco son para que ingreses los datos correspondientes. Por supuesto, toda la plantilla es editable, así que siéntete libre de cambiar los encabezados para que se ajusten a tu proceso de trabajo y nomenclatura.

A continuación, se presenta una breve explicación de las diferentes secciones de nuestra plantilla.

• Nombre del proyecto: Aquí es donde nombras el proyecto en el que estás trabajando, ya que podría haber varios proyectos de un mismo programa en curso simultáneamente.
• Nombre del gerente de proyecto: Anota la persona que lidera el proyecto, si quieres, incluye su información de contacto.
• Nombre del gerente del programa: Si el proyecto forma parte de un programa mayor, indica el nombre de la persona que lo gestiona con su información de contacto.
• N.º de cambio: Simplemente una lista numérica de los cambios recopilados en esta hoja de cálculo para facilitar su seguimiento.
• Tipo de solicitud de cambio: Identifica el tipo de cambio, por ejemplo, si está relacionado con un producto, entregable u otro aspecto del proyecto.
• Fecha de identificación: Cuando se detectó por primera vez el cambio, este campo captura esa fecha.
• Descripción: Describe brevemente en qué consiste el cambio.
• Estado: Indica el estado actual del cambio, ya sea abierto (identificado pero aún no atendido), en progreso (cuando ya se ha comenzado a ejecutar los pasos para resolverlo) o cerrado (cuando ya está resuelto). Esta columna también puede indicar si el cambio está retrasado o combinado, como cuando se fusionan dos solicitudes de cambio similares. Este es un menú desplegable.
• Prioridad: Indica qué tan importante es atender el cambio marcándolo como crítico, alto, medio o bajo. Este es un menú desplegable.
• Asignado: Persona encargada de resolver la solicitud de cambio.
• Resolución esperada: Indica cuándo debería resolverse la solicitud de cambio.
• Acción: Aquí se enumeran los pasos que deben seguirse para resolver la solicitud de cambio.
• Impacto: Indica cómo está afectando el cambio al proyecto, por ejemplo, en el cronograma, alcance, recursos, etc.
• Fecha de inicio del trabajo: ¿Cuándo comenzó el trabajo para resolver la solicitud de cambio?
• ¿Se requiere escalamiento?: ¿Es necesario involucrar más recursos para resolver la orden de cambio?
• Fecha de resolución del trabajo: ¿Cuál es la fecha en que la solicitud se resolvió y cerró?
• Aprobación: El gerente que supervisa esta solicitud de cambio firma aquí su finalización exitosa.
• Comentarios: Si hay notas adicionales que no encajan en ninguna de las categorías anteriores, deben ir aquí.

¿Cuándo usar una plantilla de registro de cambios ?

Profesionales de casi cualquier industria pueden beneficiarse al usar esta plantilla de registro de cambios.

• Registro de cambios en construcción: Esta plantilla es esencial para documentar y gestionar modificaciones como órdenes de cambio, cambios de diseño, sustituciones de materiales, cambios en las condiciones del sitio, cambios en el alcance y más.
• Registro de cambios en proyectos de TI: Los equipos tecnológicos pueden beneficiarse de una plantilla de registro de cambios en escenarios tan variados como la gestión de incidentes o solicitudes de cambio. Por ejemplo, si se modifica una regla del firewall o se actualiza un software de seguridad, la plantilla es el lugar perfecto para registrar esta información.
• Registro de cambios en desarrollo de software: Cualquier cambio realizado en el software puede incluirse en la plantilla. Esto incluye situaciones como adiciones de funciones, implementaciones, parches de seguridad o actualizaciones del sistema. Ayuda a proporcionar un historial de la evolución del software para garantizar la responsabilidad y la transparencia.
• Registro de cambios en manufactura: Los fabricantes pueden utilizar un registro de cambios para documentar cualquier modificación en los diseños de productos, procesos de fabricación y procedimientos de control de calidad. Es una forma sencilla de mantener la consistencia y trazabilidad del producto.
• Registro de cambios en gestión de proyectos: Los gerentes de proyecto usan una plantilla de registro de cambios para llevar un control cuidadoso de los cambios en el alcance, cronograma, presupuesto o entregables de un proyecto. Por ejemplo, si hay cambios en los plazos debido a circunstancias imprevistas, el gerente de proyecto puede anotarlos en la plantilla.

¿Cómo importar el registro de cambios en ProjectManager?

Nuestra plantilla gratuita de registro de cambios es una gran herramienta, pero es solo el primer paso hacia una gestión del cambio más dinámica. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en la nube que lleva tu plantilla de registro de cambios al siguiente nivel.

Cuando abras un nuevo proyecto en ProjectManager, solo ve a la vista de Gantt. Allí, en la esquina superior derecha, verás un botón de importar. Haz clic e importa la plantilla de registro de cambios como lo harías con una lista de tareas.

Ahora todos los datos que ingresaste en la plantilla de registro de cambios aparecerán en el diagrama de Gantt, que tiene una línea de tiempo visual a la derecha que muestra las tareas a lo largo del proyecto. Aún mejor, la hoja de cálculo ahora es dinámica. Eso significa que puedes asignar cada orden de cambio a un miembro del equipo, quien recibirá una notificación.

No solo recibirán notificaciones, sino que, como ProjectManager está en la nube, cuando actualicen su estado sobre la orden de cambio, tú también serás notificado. También se pueden agregar alertas automáticas para avisar a un miembro del equipo cuando se acerque la fecha límite o para informarte si se están retrasando en atender la orden de cambio.

También hay una forma de dialogar, para que los miembros del equipo puedan comunicarse entre sí o con el líder si tienen preguntas. Durante la resolución o asignación de una orden de cambio, probablemente habrá muchos documentos de apoyo y otros archivos, que pueden adjuntarse a la orden de cambio específica en ProjectManager.

Una plantilla de registro de cambios es el primer paso en la gestión del cambio. El siguiente paso es un software sólido de gestión de proyectos como ProjectManager en la nube. Nuestras funciones hacen que la gestión del cambio sea más eficiente y eficaz al asignar tareas a los miembros del equipo y poder seguir su progreso en tiempo real. ¿Quieres probarlo en tu próximo proyecto? Haz clic aquí para obtener una prueba gratuita de 30 días y comenzar.