Las organizaciones buscan constantemente mejorar, alcanzar sus objetivos a largo plazo y mantenerse innovadoras. Una de las herramientas para analizar estratégicamente dónde estás, dónde quieres estar y cómo llegar allí es una plantilla de análisis de brechas.
Para descargar esta plantilla gratuita de análisis de brechas, haz clic en la imagen.
¿Qué es una plantilla de análisis de brechas?
Una plantilla de análisis de brechas es un gráfico de gestión de proyectos que te ayuda a reunir la información necesaria para crear un plan de acción que lleve a tu organización desde su estado actual hasta el estado futuro deseado.
Esa información incluye las áreas de mejora, un porcentaje de brecha, un cronograma, los requisitos de recursos y más. Esta plantilla de análisis de brechas gratuita para Excel es un excelente punto de partida para comenzar tu análisis de brechas.
Utiliza nuestra plantilla de análisis de brechas gratuita en Excel para crear una visión inicial de cómo tu organización puede cerrar la brecha entre la situación actual y su destino deseado. Descarga hoy mismo nuestra plantilla gratuita de análisis de brechas y comienza.
El análisis de brechas funciona mejor cuando tienes la imagen más precisa de tus proyectos actuales. El software de gestión de proyectos puede ayudarte a obtener más información. ProjectManager está en línea, por lo que recibes datos en tiempo real sobre todos tus proyectos para obtener mejores análisis. Enfócate en las áreas donde deseas mejorar con reportes filtrados sobre carga de trabajo, costos y más. Es fácil comparar el progreso del proyecto y entender las brechas cuando usas nuestra vista de hoja de ruta de portafolio. Esta muestra proyectos, hitos y entregables en una línea de tiempo visual, permitiéndote entender mejor las brechas que deben identificarse para alcanzar el éxito. Comienza a usar ProjectManager gratis hoy mismo.
¿Cuándo deberías usar una plantilla de análisis de brechas?
Como se mencionó, la plantilla de análisis de brechas debe usarse cuando exista un objetivo estratégico o meta empresarial que alcanzar. Determina las acciones necesarias para lograr ese objetivo. El análisis de brechas es un método muy versátil que puede utilizarse en la gestión de proyectos, la mejora de procesos empresariales y la gestión de productos. Usar una plantilla de análisis de brechas puede ayudarte a identificar por qué no estás cumpliendo plazos en cualquiera de estos casos.
¿Cómo usar la plantilla de análisis de brechas de ProjectManager?
Descarga nuestra plantilla de análisis de brechas gratuita para Excel y comienza a alcanzar esos objetivos empresariales y mejorar procesos. Hemos estructurado la plantilla para su uso en proyectos con espacio para el nombre del proyecto, el gerente del proyecto y la fecha, pero la plantilla totalmente personalizable puede aplicarse a cualquier trabajo que requiera un análisis de brechas.
1. Enumera tus áreas de enfoque
El primer paso para usar esta plantilla de análisis de brechas en Excel es enumerar tus áreas de enfoque. Estas pueden ser, por ejemplo, los procesos empresariales que deseas mejorar en tu organización o incluso una brecha de habilidades en recursos humanos.
2. Determina el estado actual y futuro de tus áreas de enfoque
La siguiente columna corresponde al estado actual del área de enfoque en la que estás trabajando. Después viene el estado futuro o deseado, es decir, a dónde deseas llegar en el corto plazo. En nuestro ejemplo de análisis de brechas, el equipo de desarrollo quiere pasar de 10 a 20 empleados. Ahora tienes el área de enfoque, su estado actual y el estado deseado que planeas alcanzar.
3. Estima el porcentaje de brecha
El siguiente paso es determinar la brecha que necesitas cerrar, normalmente representada por un porcentaje. Siguiendo el ejemplo, si el equipo de desarrollo quiere crecer de 10 a 20 empleados, esa es una brecha del 50 por ciento por cerrar. Simplemente añade el porcentaje en la columna “brecha”.
4. Enumera las acciones necesarias para cerrar la brecha
La siguiente sección trata sobre cómo vas a cerrar esa brecha. Para comenzar, vas a necesitar recursos. Estos pueden ser personas, equipos, materiales, etc. En nuestro ejemplo, se trata de contratar a un gerente de reclutamiento para incorporar nuevos desarrolladores al equipo existente.
5. Identifica a la persona responsable
A continuación, identifica a la persona en tu organización que será responsable de liderar la iniciativa. Esa persona estará encargada de gestionar las acciones necesarias para cerrar la brecha entre el estado actual y el estado futuro.
6. Añade notas
Finalmente, la plantilla de análisis de brechas en Excel incluye una columna para indicar el estado de la acción. Puede designarse como no iniciada, en progreso, atrasada, detenida o completada. Estos valores pueden modificarse según tus necesidades. También hay una columna adicional para registrar cualquier nota relevante que no encaje en las otras columnas.
¿Quién debería usar una plantilla de análisis de brechas?
El análisis de brechas se utiliza en muchos contextos empresariales y las personas que lo realizan varían según el uso. Por ejemplo, los gerentes de proyecto en entornos de TI suelen generar un análisis de brechas para mejorar los procesos del equipo.
Cuando se trata de una empresa que busca avanzar al siguiente nivel, normalmente es el propietario quien lidera las iniciativas estratégicas. Este involucrará a los empleados relevantes que puedan ayudar a desarrollar una imagen más precisa del estado actual del negocio. Estas personas también participarán en el plan de acción.
Los desarrolladores de software también utilizan la plantilla de análisis de brechas. Les ayuda a identificar servicios u otras funciones que podrían haber sido descuidadas, así como aquellas que necesitan desarrollo.
Las plantillas de análisis de brechas también se utilizan frecuentemente en cumplimiento normativo. Ayudan a quienes son responsables de mantener el cumplimiento a comparar los requisitos con lo que se está haciendo actualmente en el lugar de trabajo o en otras áreas. Varios profesionales pueden utilizar la plantilla de análisis de brechas para mejorar y desempeñar mejor sus funciones.
¿Por qué deberías usar una plantilla de análisis de brechas?
El análisis de brechas es una forma de evaluar estratégicamente un estado actual y compararlo con el estado deseado. Las organizaciones pueden usar esta plantilla de análisis de brechas en cualquier situación en la que necesiten pasar del punto A al punto B y desarrollar un plan de acción.
Ventajas de usar una plantilla de análisis de brechas en Excel
Esta plantilla de análisis de brechas en Excel es una alternativa básica para quienes son nuevos en el análisis de brechas. Primero, es fácil de usar: simplemente enumera las áreas de enfoque, el estado actual y futuro, los elementos de acción, los niveles de prioridad y las fechas de entrega. Eso es todo lo que necesitas para crear un plan de acción.
Otra ventaja es que la mayoría de las personas están familiarizadas con Excel, aunque no sea un software de gestión de proyectos. Y por último, ¡es gratis de descargar!
Desventajas de usar una plantilla de análisis de brechas en Excel
Una plantilla de análisis de brechas en Excel es solo un documento estático. Si bien ayuda a planificar, no es la herramienta adecuada para hacer seguimiento de un plan de acción. Las plantillas de Excel consumen tiempo porque deben actualizarse manualmente. Otro problema es que tu equipo podría terminar con múltiples copias de la plantilla, lo que puede generar confusión.
En su lugar, deberías usar un software de gestión de proyectos como ProjectManager. Con ProjectManager puedes usar diagramas de Gantt y otras herramientas para crear planes de acción visuales y colaborar con tu equipo en tiempo real.
ProjectManager y el análisis de brechas
Una vez que tienes clara tu situación actual y tu meta, necesitas poner ese plan en marcha. ProjectManager organiza tus tareas para ayudarte a llegar más rápido y a menor costo al optimizar la eficiencia.
Los diagramas de Gantt en línea trazan tu plan de acción de principio a fin. Es fácil añadir hitos, esfuerzo planificado y más. De esta manera, cuando empieces a ejecutar el plan, podrás comparar el esfuerzo real con el planificado y saber si estás retrasado o excediendo el presupuesto.
Comparte reportes con los interesados para mantenerlos actualizados sobre el progreso. De hecho, puedes compartir todo el proyecto con ellos. Los gerentes establecen las reglas administrativas, de modo que los interesados pueden consultar la información con archivos de solo lectura, sin riesgo de que tu trabajo sea eliminado o modificado por error.
Nuestra plantilla de análisis de brechas es una excelente herramienta para impulsar tu negocio o mejorar procesos. Pero para mantenerte competitivo, necesitas un software que pueda encargarse de todo: planificar, monitorear y reportar tu rendimiento y progreso. ProjectManager es una herramienta galardonada utilizada por decenas de miles de equipos que trabajan mejor juntos gracias a nuestro software. Por qué no lo pruebas gratis hoy mismo?