Seguramente estás ansioso por alcanzar tus objetivos, ya sean personales o profesionales. Sin embargo, sin un plan de acción no hay una hoja de ruta para lograrlos. Aquí es donde un plan bien diseñado facilita el seguimiento y el cumplimiento de tus metas.
¿Qué es un plan de acción?
En la gestión de proyectos, un plan de acción es un documento que enumera los pasos necesarios para alcanzar los objetivos y metas del proyecto. Por lo tanto, aclara qué recursos necesitarás para lograrlos, crea un cronograma para las acciones y determina qué miembros del equipo son requeridos. Más adelante en esta guía explicaremos qué son las metas, los objetivos, las tareas y los pasos de acción.
Un plan de acción es similar a un plan de implementación del proyecto y es muy útil durante las fases de planificación y ejecución. Esto se debe a que documenta la ejecución del plan del proyecto; es una lista detallada del trabajo que debe realizarse para cumplir las metas del proyecto, desde el inicio hasta el final.
Ejecuta planes de acción en línea con ProjectManager
No solo estás identificando los pasos y el cronograma, sino también determinando quién formará parte del equipo para trabajar en esas tareas. Esto requiere un software robusto como ProjectManager.
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¿Cuál es el propósito de un plan de acción?
El objetivo principal de un plan de acción es delinear los recursos y el cronograma necesarios para alcanzar las metas del proyecto. Ayuda a aclarar los objetivos y proporciona una visión clara del resultado deseado. Como su nombre indica, desglosa la meta en pasos concretos y asigna responsabilidades para que todos entiendan los plazos clave y cómo se utilizarán los recursos.
Más allá de la logística, un plan de acción también proporciona un marco para seguir el progreso y ajustar el curso cuando sea necesario. Por ejemplo, si la meta es lanzar un nuevo producto el 1 de noviembre pero la investigación de mercado no se completa hasta el 25 de octubre, el plan deberá ajustarse. Si surgen riesgos en el camino, los planes de contingencia pueden mitigar los resultados adversos. Finalmente, sirve como base para medir el éxito cuando se alcanzan las metas.
¿Quién debe elaborar planes de acción?
Si bien los gerentes de proyecto suelen usar planes de acción, otros líderes de equipo y gerentes de negocios que ejecutan un proyecto o proceso también pueden usarlos. Los planes de acción pueden elaborarse de manera individual o en equipo; cuando el equipo está involucrado, el líder elabora el plan y recopila aportes de todos.
Aquí un resumen de quién debe participar en la creación e implementación:
- Profesionales de gestión de proyectos: Gerentes de proyecto, programas y portafolios, así como oficinas de gestión de proyectos
- Equipos de gestión de operaciones: Jefes de departamento, gerentes funcionales y supervisores
- Equipos de planificación organizacional: Alta dirección, ejecutivos, junta directiva y patrocinadores del proyecto
Por ejemplo, el gerente de proyecto desarrollará el plan de acción para supervisar el proyecto de principio a fin. Esto garantiza que el proyecto se ejecute dentro del alcance y en curso. Los patrocinadores revisarán el plan para confirmar que esté alineado con los objetivos estratégicos, y los stakeholders lo usarán para mantenerse informados sobre el progreso general y cómo afecta sus intereses.
Plan de acción vs. plan de proyecto
Aunque los planes de acción y los planes de proyecto son dos herramientas importantes en la gestión de proyectos, se usan de manera diferente. Un plan de acción delimita los pasos necesarios para alcanzar una meta específica. A menudo se usa para tareas pequeñas o iniciativas dentro de un proyecto. Los componentes de un plan de acción incluyen tareas, responsabilidades, plazos, recursos y estado. Por ejemplo, un plan de acción para lanzar un nuevo producto incluye investigación de mercado, desarrollo del producto y un plan para lanzarlo al mercado.
En cambio, un plan de proyecto es un marco más amplio para gestionar un proyecto de principio a fin. Es más general y cubre todas las áreas del proyecto. Sus componentes incluyen objetivos, enunciado del alcance, estructura de desglose del trabajo, cronograma, presupuesto, plan de gestión de riesgos, plan de comunicación y plan de calidad.
Componentes de un plan de acción
Un plan de acción responde al quién, qué y cuándo de lo que propones. Esas preguntas se responden con los diversos componentes que conforman el plan. Estos son los elementos básicos de un plan exitoso:
- Metas y objetivos: Antes de crear cualquier plan, define metas y objetivos. Es fundamental saber qué intentas lograr antes de definir los pasos para llegar allí.
- Pasos de acción: Son la respuesta al “qué”. Son las actividades que llevarán a alcanzar la meta. Cuanto más detallados, mejor.
- Acciones: Son las tareas específicas y pequeñas que conforman los pasos de acción. Cuando se ejecutan, conducen al siguiente paso. Es importante definir su prioridad y los entregables esperados.
- Cronograma: Un cronograma muestra todo el plan de acción de principio a fin, con las tareas y sus fechas de inicio y finalización.
- Recursos: Todo lo necesario para ejecutar el plan de acción: mano de obra, materiales, equipos, etc. Es conveniente identificar los recursos y asignarlos a las tareas correspondientes.
- Costos: Los recursos, como personas y equipos, tienen un costo. Identifica tanto los costos evidentes como los ocultos en tu plan.
- Matriz del plan de acción: Una herramienta para ayudarte a determinar qué tareas completar y en qué orden. Usa nuestra plantilla gratuita de plan de acción para organizar los pasos, acciones, cronograma y recursos correctamente.
- Informe del plan de acción: Para asegurarte de que el progreso real coincida con el planificado, utiliza un informe que resuma tiempo, costos y más durante un periodo determinado.
Tipos de planes de acción
Existen muchos tipos de planes de acción utilizados en diversas iniciativas estratégicas. Todos son similares en su estructura, pero varían en sus objetivos. Aquí algunos ejemplos:
Plan de acción empresarial
Un plan de acción empresarial se utiliza para establecer metas y tareas cuando se desea iniciar o hacer crecer un negocio. Describe la visión de la empresa y las acciones para alcanzarla.
Plan de acción para un proyecto
Un plan de acción para un proyecto no es muy distinto de un plan de acción general, excepto porque su objetivo es producir un entregable al final, ya sea un producto o un servicio.
Plan de acción personal
De nuevo, un plan de acción personal se diferencia solo en la meta. Por ejemplo, una persona podría crear un plan de acción para hacer más ejercicio. Su objetivo podría ser caminar media hora diaria durante la hora de almuerzo.
Cómo redactar un plan de acción para la gestión de proyectos en 10 pasos
Los beneficios de un plan de acción son claros: ahora has definido qué pasos y qué recursos son necesarios para alcanzar las metas del proyecto. Al recopilar esta información en un solo documento de gestión de proyectos, puedes planificar mejor cómo ejecutar tu plan.
Muchas personas se abruman con la jerga de la gestión de proyectos al planificar, pero la palabra “acción” es fácil de entender. Los fundamentos para crear un plan de acción para cualquier proyecto siguen estos pasos básicos:
1. Define las metas del proyecto
Hay una diferencia entre metas y objetivos del proyecto. Las metas son los logros a alto nivel que el proyecto pretende alcanzar y que generalmente están alineados con la estrategia y los objetivos empresariales.
2. Define los objetivos del proyecto
Los objetivos son más específicos que las metas. Los objetivos se refieren a los entregables e hitos que deben completarse para alcanzar las metas.
3. Define los pasos de acción
Los pasos de acción son un conjunto de tareas o acciones relacionadas que deben ejecutarse para producir los entregables del proyecto.
4. Identifica y prioriza las acciones
Las acciones son pequeñas tareas individuales que conforman los pasos de acción del plan. Primero identifica las dependencias entre ellas y luego asigna un nivel de prioridad para ejecutarlas en orden.
5. Define roles y responsabilidades
Una vez que hayas dividido el trabajo necesario, asigna las acciones a los miembros del equipo y define claramente sus roles y responsabilidades.
6. Asigna los recursos
Al igual que en tu plan de proyecto, el plan de acción tiene requisitos de recursos. Identificar los pasos y las acciones te ayudará a saber qué recursos necesitas para cada tarea y asignarlos en consecuencia.
7. Establece metas SMART
Tu plan de acción debe ser monitoreado y controlado para medir su desempeño. Por eso es importante que definas metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo) para las acciones, los pasos y los objetivos.
8. Define un cronograma para tu plan de acción
Como gerente de proyecto, debes estimar cuánto tiempo tomará completar las acciones y los pasos. Una vez hecho esto, tendrás un cronograma. Puedes usar técnicas como los diagramas PERT o el método de la ruta crítica para estimar mejor la duración.
9. Escribe una plantilla de plan de acción
Crea o usa una plantilla sencilla para registrar tareas, plazos y asignaciones. Aquí se recopila toda la información clave del plan.
Escribir una plantilla es una gran idea porque necesitarás ese formato durante todo el proyecto. Por eso hemos creado una plantilla gratuita que puedes descargar. También hay docenas de otras plantillas de gestión de proyectos gratuitas en Excel y Word para ayudarte en cada fase.
10. Usa una herramienta de gestión de proyectos
Utiliza una herramienta para mantenerte enfocado. ProjectManager tiene funciones que te ayudan a monitorear y reportar el progreso y el rendimiento del proyecto. Obtén una vista general del plan de acción con nuestros paneles en vivo, sin necesidad de configuración.
Una vez que hayas delineado tu plan, puedes usar herramientas de planificación para profundizar en los detalles. Con ProjectManager puedes calcular métricas como la variación del proyecto, la carga de trabajo y más. Se muestran en gráficos y diagramas fáciles de leer. Compártelos con los stakeholders para mantenerlos informados cuando lo deseen.
Ejemplo de metas y objetivos
Lo primero al crear un plan de acción es definir claramente las metas y los objetivos. Los objetivos son los logros o resultados específicos necesarios para alcanzar las metas generales, como se muestra en la siguiente imagen.
Ejemplo de pasos de acción
Una vez definidos, el plan de acción se desglosa en cuatro pasos: investigación de mercado, desarrollo del sitio web, lanzamiento del sitio y mantenimiento del sitio. Verás que se detallan tareas o acciones específicas para cada paso, incluyendo una descripción de la tarea, quién la ejecuta, su prioridad e incluso su estado de finalización.
Ejemplo de cronograma del plan de acción
También hay un cronograma para definir las fechas de inicio de cada tarea en los pasos de acción, incluyendo las horas planificadas. Esto permite determinar la duración de cada tarea y del plan completo, de principio a fin.
Ejemplo de recursos
Finalmente, hay un apartado para agregar los recursos. Están desglosados por departamentos, por ejemplo, marketing, desarrollo web, etc. Luego se enumeran los materiales requeridos para cada tarea, incluyendo sus costos. Esto te permite estimar el costo total del plan.
Cómo crear un plan de acción con ProjectManager
Así es como se suelen estructurar los planes de acción con un software de planificación de proyectos.
1. Planifica con múltiples vistas
ProjectManager te ayuda a construir y ejecutar tu plan. Recoge todos los pasos y tareas en nuestra vista de lista, que va más allá de las apps de listas simples porque luego puedes mapear tu plan con diagramas de Gantt, calendarios y tableros kanban. Estas potentes herramientas permiten priorizar las acciones, personalizar etiquetas y mostrar el porcentaje de avance de cada tarea. Nuestro software en línea te ofrece datos en tiempo real para que crees y sigas tu plan de acción.
2. Asigna las acciones a los miembros del equipo
Una vez que hayas mapeado los pasos de tu plan con las herramientas de planificación de ProjectManager, puedes asignar tareas a los miembros del equipo e indicar los recursos necesarios para completarlas. También puedes definir sus roles, responsabilidades y establecer prioridades para garantizar que el trabajo se ejecute correctamente.
3. Establece los pasos y entregables del plan
Es importante anotar todas las fases del cronograma del proyecto para saber qué pasos y tareas ocurrirán y cuándo. Además, el diagrama de Gantt de ProjectManager te permite identificar fases, encontrar la ruta crítica y definir las fechas de vencimiento para los hitos y entregables.
4. Haz seguimiento con paneles en tiempo real
Una vez que comience el proyecto, deberás monitorear el progreso. Aquí entra el panel de control en tiempo real, donde puedes comprobar si tu plan está dentro del presupuesto y cumpliendo los plazos.
ProjectManager te ofrece todas las herramientas que necesitas para crear e implementar un plan exitoso. Independientemente del tipo de plan de acción que necesites elaborar, nuestro galardonado software de gestión de proyectos lo hace fácil. Comienza hoy tu prueba gratuita de 30 días.