Cuando planificas un proyecto, necesitas una estrategia para ejecutar tu plan. El plan de acción es ese documento. Describe los pasos de acción que debes seguir para alcanzar tus objetivos. Descarga gratis tu plantilla de plan de acción para Excel y empieza el camino hacia el éxito. Una plantilla de plan de acción de proyecto, plantilla de plan de acción de contingencia, plantilla de plan de acción correctivo y plantilla de plan de acción estratégica están incluidas en nuestro archivo de Excel gratuito.
Para descargar esta plantilla de plan de acción gratuita para Excel, haz clic en la imagen.
¿Qué es una plantilla de plan de acción?
Una plantilla de plan de acción es una herramienta que ayuda a los gerentes de proyecto a visualizar los pasos a seguir para completar con éxito un proyecto. Esos pasos de acción se desglosan en subtareas conocidas como elementos de acción. La plantilla de plan de acción de ProjectManager para Excel te ayuda a organizar estos elementos en una hoja de cálculo.
Una plantilla de plan de acción de proyecto es una herramienta importante de planificación de proyectos porque también describe el equipo, el tiempo y los recursos necesarios para completar el proyecto con éxito. Incluye una línea de tiempo que organiza las tareas, su prioridad y los miembros del equipo responsables.
Aunque tienen los mismos elementos básicos como objetivos, pasos de acción, tareas y una línea de tiempo, hay varios tipos de plantillas de plan de acción, como las plantillas de plan de acción empresarial, estratégico y correctivo. Nuestra plantilla de plan de acción en Excel puede servir para cualquiera de esos propósitos, y su hoja de cálculo se puede ajustar fácilmente para adaptarse a tus necesidades.
¿Por qué usar una plantilla de plan de acción?
La plantilla de plan de acción es un documento útil de planificación porque proporciona un marco para pensar de manera pragmática sobre cómo realizar el trabajo de forma eficiente y eficaz. Usar un plan de acción ayuda a ordenar los pasos de acción del proyecto de manera lógica y asegura que no pases por alto una tarea crítica en el camino. Las plantillas de plan de acción facilitan el proceso de planificación porque incluyen todos los campos esenciales para un plan de acción.
Cuando terminas de completar tu plantilla de plan de acción, todos los objetivos, pasos de acción y tareas están dispuestos en un solo lugar. Esto ayuda al líder del proyecto a asignar o contratar tareas, así como a anotar niveles de prioridad. Sería casi imposible planificar un proyecto, grande o pequeño, si no escribes un formato de plan de acción que te permita trazar el tiempo y los recursos necesarios para realizar el trabajo. El nombre del plan de acción también es útil. Evita la jerga para que los miembros del equipo comprendan claramente su propósito.
El software de gestión de proyectos puede convertir un plan de acción en un cronograma viable del proyecto. ProjectManager toma tus tareas y las coloca en un diagrama de Gantt, donde el progreso se actualiza automáticamente a medida que tu equipo completa sus tareas. Si surge un conflicto de programación, arrastra y suelta tu línea de tiempo del proyecto y todas las fechas límite se ajustan en consecuencia. Además, los gerentes pueden monitorear la asignación de la carga de trabajo del equipo para equilibrar las tareas y mantener la productividad del equipo.
¿Quién debe usar una plantilla de plan de acción?
Los gerentes de proyecto suelen ser los encargados de crear el plan de acción, hacer seguimiento a su progreso y asegurarse de que todo el equipo del proyecto esté actualizado. Sin embargo, el plan de acción en sí tiene asignados a miembros individuales del equipo para cada paso y elemento de acción, de los cuales son responsables de completar.
Por lo general, el gerente de proyecto define los objetivos, pasos de acción, tareas, fechas de entrega y niveles de prioridad del plan de acción. Pero en proyectos más grandes con equipos más numerosos, un coordinador de proyecto u otro personal podría ser responsable del plan de acción. Sin importar quién complete la plantilla de plan de acción, el gerente de proyecto tendrá la última palabra y la autoridad para actualizarla a medida que los planes cambien.
Sin embargo, los planes de acción tienen muchas aplicaciones más allá de la gestión de proyectos, como la gestión de operaciones, la planificación estratégica o cualquier equipo que necesite coordinar sus esfuerzos para lograr objetivos.
¿Cuándo usar una plantilla de plan de acción?
Debes usar un formato de plan de acción siempre que necesites planificar proyectos sencillos, gestionar el trabajo personal o de tu equipo, implementar iniciativas en tu organización y otros propósitos similares. Las plantillas de plan de acción están pensadas para facilitar la ejecución del trabajo al ayudar a los líderes y miembros del equipo a comprender mejor las distintas tareas por completar.
Para proyectos más grandes, se recomienda usar un software de gestión de proyectos como ProjectManager, para que puedas planificar con diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas, calendarios de proyectos y más.
¿Cómo usar esta plantilla gratuita de plan de acción para Excel?
Nuestra plantilla de plan de acción para Excel se divide en tres secciones. Una para enumerar los pasos de acción, otra para construir un cronograma de actividades y otra para identificar los recursos necesarios.
1. enumera tus pasos de acción y elementos de acción
Como se mencionó antes, los pasos de acción están compuestos por tareas o elementos de acción. La primera parte de esta plantilla de plan de acción te permite enumerar los elementos de acción para cada paso de acción, así como el estado de la tarea, el responsable y la fase a la que pertenece.
- Prioridad: Cada tarea tendrá asignada una prioridad. Es decir, se determinará si la tarea es de alta, media o baja prioridad, lo que te ayuda a elaborar un plan más realista.
- Tareas: Aquí es donde enumeras cada tarea que debe realizarse para completar los pasos de acción y alcanzar el objetivo del proyecto. Sé minucioso y haz una lluvia de ideas con el equipo. Cuanto más detallado, mejor.
- Fase: Aquí anotarás en qué parte del ciclo de vida del proyecto se lleva a cabo el paso de acción, como en la etapa de planificación, ejecución, cierre, etc.
- Asignado: Determina la responsabilidad de cada tarea individual asignándola a un miembro específico del equipo. Él o ella será responsable de completarla.
- Estado: Aquí es donde registras el estado o avance en cada tarea. Ingresa un porcentaje de finalización o cualquier estado que desees asignar para hacer seguimiento.
2. estima el tiempo para cada tarea
Una vez que hayas definido tus pasos de acción y elementos de acción, puedes empezar a asignar una fecha de inicio y de finalización a cada tarea y estimar su duración. Esta información será necesaria para crear una línea de tiempo.
- Fecha de inicio: Esta sección es tu calendario. Cada tarea tiene asignado un momento en el que debe comenzar para mantener el proyecto en curso.
- Fecha de entrega: Aquí se determina la fecha límite, para que todos los que trabajen en esa tarea tengan claro cuándo debe estar terminada.
- Horas planificadas: Durante la planificación, has determinado cuánto tiempo se puede dedicar a cada tarea. Aquí es donde colocas esa información.
3. identifica los recursos necesarios
Aquí puedes enumerar los recursos necesarios para cada tarea. Simplemente estima qué recursos se necesitarán y calcula un costo para ellos. También hay un campo para indicar qué departamento está a cargo de cada elemento de acción.
- Departamento: ¿Qué departamento es responsable de la tarea: marketing, equipo de desarrollo, etc.?
- Materiales requeridos: ¿Qué materiales son necesarios para completar esa tarea: software, equipo, materiales, sitio, etc.?
- Costo: ¿Qué cantidad de fondos ha destinado el presupuesto para esta tarea?
- Notas: Finalmente, este es un espacio para cualquier información que deba registrarse y que no encaje en ninguna de las otras categorías.
La mejor parte de esta plantilla de plan de acción para Excel es que te permite crear cuatro tipos diferentes de planes de acción, según si necesitas un plan de acción de proyecto, correctivo, estratégico o de contingencia. Conozcamos más sobre estas plantillas de plan de acción.
¿Cómo crear un plan de acción con ProjectManager?
Aunque las plantillas de plan de acción son un buen punto de partida para tu camino en la gestión de proyectos, son documentos estáticos. Si quieres llevar tu planificación al siguiente nivel, necesitas usar un software de planificación de proyectos como ProjectManager.
Como ProjectManager es un software en línea, puedes invitar a tu equipo a la herramienta. No importa dónde estén ni cuándo trabajen; a medida que actualicen su progreso, este se reflejará instantáneamente en el panel en tiempo real del software, que puede filtrar la información para mostrar solo lo que necesites.
Luego puedes crear gráficos y diagramas para que esos datos sean fáciles de leer y compartir con las partes interesadas o los miembros del equipo, formateando los gráficos de manera general o específica, según las necesidades de cada persona.
Como se señaló, se pueden crear alertas para que los miembros del equipo sepan cuándo las tareas del plan de acción están próximas a vencer. También se pueden configurar alertas para que el líder del equipo esté al tanto de esas fechas límite inminentes o si una tarea está atrasada, lo que puede ayudarle a reasignar recursos u hacer otras acciones para que el proyecto vuelva a encarrilarse.
Si buscas llevar tu plantilla de plan de acción al siguiente nivel, no busques más: ProjectManager es un software de gestión de proyectos en la nube que tiene todas las funciones de planificación que necesitas para crear y ejecutar tus planes de acción. Desde un panel en tiempo real hasta diagramas de Gantt en línea y tableros kanban dinámicos, nuestro software amplía tu gestión de proyectos. Pruébalo gratis con esta prueba gratuita de 30 días.