Al iniciar un proyecto, debes tener en cuenta algunos aspectos. ¿Estás satisfaciendo una necesidad? ¿Ofreciendo un servicio? Y lo más importante, ¿puedes hacerlo dentro de un plazo y con un costo razonable que genere un retorno sobre la inversión? Esta última consideración probablemente sea el factor más importante al decidir la viabilidad de tu proyecto.

Usa nuestra plantilla gratuita de análisis costo-beneficio para hacer los cálculos y determinar si los gastos del proyecto están justificados. Comienza ahora descargando nuestra plantilla gratuita de análisis costo-beneficio para Excel.

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¿Qué Es el Análisis Costo-Beneficio?

Un análisis costo-beneficio se utiliza para comparar lo que esperas gastar en un proyecto frente a los beneficios u oportunidades que este ofrecerá. Es una herramienta para determinar si un proyecto es viable o no desde el punto de vista económico.

Esto se hace asignando un valor monetario a cada costo y beneficio del proyecto. Cuando restas los beneficios del costo, obtienes una idea de las ganancias; tanto financieras como en términos de objetivos y metas del negocio.

Cuando los beneficios estimados son mayores que los costos, es muy probable que debas seguir adelante. Si los cálculos resultan en lo contrario, probablemente debas evitar asumir el proyecto, por eso esta plantilla de análisis costo-beneficio puede ser tan útil.

Cuantos más datos tengas, mejores serán tus decisiones. El software de gestión de proyectos te ayuda a supervisar el trabajo y obtener la información necesaria para tener éxito. ProjectManager es una herramienta basada en la nube, por lo tanto, recibes datos en tiempo real. Alimenta el panel en vivo, el cual captura métricas de alto nivel como el tiempo, los costos y más. ¿Quieres probar ProjectManager gratis? Esa es una decisión que no necesitas analizar, simplemente regístrate ahora.

¿Por Qué Necesitas una Plantilla de Análisis Costo-Beneficio?

Nuestra plantilla de análisis costo-beneficio está diseñada para ayudarte a decidir si avanzar o no con tu proyecto. Al comenzar un análisis costo-beneficio, es poco probable que examines un solo camino. Más bien, explorarás varias formas diferentes de proceder.

Nuestra plantilla facilita la ejecución de varios análisis costo-beneficio al mismo tiempo. Solo copia tantas plantillas como necesites. Así podrás trabajar con distintos escenarios de gestión de proyectos, por ejemplo, desde uno conservador hasta uno más liberal, y obtener más datos que orienten tu decisión.

La plantilla proporciona a los responsables de toma de decisiones en una organización la información necesaria para elegir con criterio. Los proyectos pueden ser costosos y no se deben emprender a la ligera. Usar nuestra plantilla gratuita de análisis costo-beneficio reduce parte del riesgo.

¿Quién Debería Usar la Plantilla de Análisis Costo-Beneficio?

La plantilla de análisis costo-beneficio debe ser utilizada por cualquier persona que intente determinar si una inversión o cualquier decisión de gestión de costos del proyecto vale la pena. También permite visualizar cuánto superan potencialmente los beneficios al costo.

Por supuesto, cualquier responsable de decisiones dentro de una organización o el gerente de un proyecto puede usar un análisis costo-beneficio para determinar si una propuesta vale la pena. Pero el análisis puede aplicarse a cualquier decisión.

• Altos Equipos Directivos: Los equipos directivos pueden usar una plantilla de análisis costo-beneficio para determinar si un proyecto o iniciativa propuesta será viable estratégicamente. Ayuda a priorizar proyectos según su posible retorno sobre la inversión y asegura que estén alineados con los objetivos estratégicos generales. Esta plantilla también puede ayudar a optimizar la asignación de recursos, ya que facilita determinar el presupuesto adecuado con base en los costos y beneficios estimados.
• Equipos de Gestión de Proyectos: Los equipos de gestión de proyectos también pueden usar la plantilla para identificar los costos y beneficios del proyecto. Ayuda a detallar los costos directos e indirectos, así como los beneficios tangibles e intangibles. La plantilla permite identificar posibles riesgos e incertidumbres que puedan afectar los costos y beneficios del proyecto. También se puede usar para obtener el respaldo de los interesados.
• Agencias Gubernamentales: Una plantilla de análisis costo-beneficio también beneficia a las agencias gubernamentales al ayudarlas a determinar el impacto social y la viabilidad económica de distintos programas, políticas y proyectos. Ayuda a los responsables a analizar compensaciones entre costos y beneficios, lo cual asegura que los recursos se asignen de manera efectiva. Por ejemplo, en un proyecto de infraestructura, un análisis puede evaluar el costo de construir carreteras o puentes frente a beneficios como mayor seguridad o reducción del tiempo de viaje.
• Firmas de Inversión: Las firmas de inversión pueden usar una plantilla de análisis costo-beneficio para evaluar distintas opciones de inversión. Esta plantilla permite evaluar de forma sistemática los costos y beneficios de una inversión para tomar decisiones informadas. Por ejemplo, pueden asignar un valor monetario a costos y beneficios tangibles e intangibles considerando también el valor del dinero en el tiempo. Como resultado, pueden maximizar el rendimiento y minimizar los riesgos.

¿Cómo Usar la Plantilla de Análisis Costo-Beneficio de ProjectManager?

Nuestra plantilla gratuita de análisis costo-beneficio está configurada para servir tanto a empresas como a proyectos y asuntos personales, y permite replicar el proceso de forma rápida y sencilla. Solo descarga la plantilla y comienza a usarla. Añade el logo de tu empresa y personalízala como desees. Es una herramienta poderosa y flexible.

Información del Proyecto

La parte superior de la plantilla está destinada a identificar el proyecto que estás analizando. El nombre del proyecto, el gerente del proyecto y la fecha de elaboración o revisión están listos para que los completes. Si estás trabajando en algo diferente a un proyecto, simplemente cambia el encabezado para que refleje lo que estás analizando.

Costos

En la parte superior están tus costos del proyecto. Se listan seis tipos: costos directos, indirectos, únicos, de oportunidad, de contingencia y de cumplimiento. Luego hay columnas para los costos asociados con cada año. Cubrimos hasta seis años en el futuro, pero puedes extenderlo tanto como necesites para ajustar la plantilla a tu cronograma de proyecto. Cada columna se suma automáticamente en la parte inferior, al igual que el costo total por tipo de costo.

Tipos de Costos

Los tipos de costos en esta plantilla de análisis costo-beneficio se definen de la siguiente manera:

• Los costos directos son aquellos que están directamente relacionados con el proyecto, como la mano de obra o los materiales utilizados para producir entregables
• Los costos indirectos suelen ser gastos fijos, como el alquiler o los servicios públicos, que están relacionados de forma indirecta con el proyecto
• Los costos únicos son los que solo se incurren una vez, como la compra de un equipo
• Los costos de oportunidad son los beneficios perdidos cuando se elige una estrategia sobre otra
• Los costos de contingencia son aquellos relacionados con la ejecución de un plan de contingencia o medidas de gestión de riesgos
• Los costos de cumplimiento son los asociados con regulaciones

Después de listar todos los costos, hay una fila que suma automáticamente el total general de cada columna.

Beneficios Cuantitativos y Cualitativos

La siguiente sección recoge tus beneficios cuantitativos. Estos se dividen en cuatro secciones: beneficios tangibles o cuantificables que pueden medirse en términos monetarios y beneficios intangibles o cualitativos que son todos aquellos beneficios que generará el proyecto pero que no pueden medirse en dinero.

¿Cuándo Usar una Plantilla de Análisis Costo-Beneficio?

El uso más claro de un análisis costo-beneficio es antes de que comience un proyecto. Normalmente se emplea al evaluar el alcance, crear criterios de éxito, identificar riesgos, etc.

Usa una Plantilla de Análisis Costo-Beneficio para Realizar un Estudio de Viabilidad

Un estudio de viabilidad ayuda a evaluar la practicidad y viabilidad de un proyecto propuesto. Examina factores técnicos, financieros y operativos para determinar si el proyecto puede implementarse con éxito. Normalmente incluye una evaluación de costos, beneficios proyectados, riesgos potenciales y soluciones alternativas. Ayuda a los responsables a decidir si los beneficios esperados superan la inversión necesaria.

Prioriza Proyectos con un Análisis Costo-Beneficio

El proceso de admisión de proyectos es un enfoque estandarizado que ayuda a evaluar, priorizar y aprobar propuestas de proyectos entrantes. Permite recopilar detalles del proyecto, evaluar la disponibilidad de recursos y alinear iniciativas con los objetivos organizacionales. Un análisis costo-beneficio compara los costos estimados con los posibles retornos para asegurar que solo se seleccionen los proyectos de mayor valor.

Evalúa Cambios en el Proyecto con la Plantilla de Análisis Cost0-Beneficio

Incluso cuando el proyecto ya está encaminado, el análisis costo-beneficio no tiene por qué quedar archivado hasta el siguiente proyecto. La plantilla puede usarse para comparar el impacto de los cambios dentro del propio proyecto.

Por tanto, el análisis costo-beneficio puede usarse siempre que no estés seguro de si seguir según lo planeado. Por ejemplo, podrías recibir una orden de cambio y querer analizar si los beneficios compensan los costos involucrados.

Usa la Plantilla de Análisis Costo-Beneficio para Decisiones de Terminación de Proyecto

Este es el proceso de finalizar un proyecto antes de que esté completado. Esto puede suceder porque el proyecto alcanzó sus objetivos, no es viable o no cumplió con los resultados esperados. Evalúa qué tan bien se desempeñó el proyecto y determina si seguir invirtiendo se alinea con las prioridades de la organización. En algunos casos, la terminación puede ser más beneficiosa que continuar, especialmente si el proyecto está dando bajo rendimiento o es de alto riesgo.

Comunica con los Interesados Usando la Plantilla de Análisis Costo-Beneficio

La comunicación con interesados se refiere a las herramientas y procesos usados para involucrar a los interesados y mantenerlos informados y alineados con las iniciativas del proyecto. Esto implica compartir actualizaciones, atender inquietudes y ofrecer información basada en datos que ayude a guiar sus decisiones. Un análisis costo-beneficio proporciona una base cuantificable para discutir el valor y justificación del proyecto. Tener una comunicación abierta y honesta ayuda a generar confianza y alinear a los interesados para el éxito del proyecto.

Beneficios de Usar Esta Plantilla de Análisis Costo-Beneficio

Un marco estructurado para evaluar los costos y beneficios potenciales de un proyecto ofrece múltiples ventajas. A continuación, te mostramos algunas de ellas.

Estimación Precisa de Costos del Proyecto

Uno de los aspectos críticos para el éxito en la gestión de proyectos es la estimación de costos. Esto ofrece una base sólida para asignación de recursos, elaboración de presupuestos y toma de decisiones. La visibilidad de los costos potenciales y el retorno sobre la inversión puede ayudar a priorizar proyectos y ofrecer transparencia a los interesados sobre la situación financiera del proyecto.

Ayuda a Asegurar la Rentabilidad del Proyecto

Lo último que desea una empresa es invertir una cantidad significativa de recursos en un proyecto que termine fracasando o generando pérdidas. Cuando hay claridad sobre qué proyectos tienen mayor potencial de devolver los costos invertidos, es más fácil avanzar con confianza. La rentabilidad del proyecto es uno de los aspectos más importantes para lograr los objetivos organizacionales.

Facilita la Optimización de Recursos

En lugar de iniciar un proyecto sin saber cuántos recursos se necesitarán y cuándo, un análisis costo-beneficio permite obtener una visión anticipada de los recursos que utilizará el proyecto. Los recursos son la parte más importante del proyecto, así que conocer estos detalles puede ayudarte a predecir y optimizar recursos, y asegurar que estén equilibrados en todo momento.

Cómo ProjectManager Te Permite Actuar Según Tu Análisis Costo-Beneficio

Si el análisis costo-beneficio indica que debes avanzar con tu iniciativa, entonces necesitarás una herramienta de software de gestión de proyectos para mantenerte organizado y productivo. ProjectManager es una solución basada en la nube para planificar, supervisar e informar, todo con datos en tiempo real para obtener mejores perspectivas.

Que el proyecto sea beneficioso no significa que se gestionará solo. Debes identificar todas las tareas necesarias para llegar a tu entregable final. Organizar este trabajo, priorizarlo y dividirlo en hitos requiere un diagrama de Gantt en línea. Calculamos automáticamente la ruta crítica y luego puedes establecer una línea base para comparar tu plan con el progreso real y saber si estás cumpliendo con el cronograma.

Monitorear el progreso y el desempeño es clave para cumplir con los plazos y mantenerse dentro del presupuesto. Nuestro panel en vivo te da una vista de alto nivel del proyecto. A diferencia de otras herramientas, no necesitas configurar el panel. Nuestros widgets ya están configurados y calculan automáticamente la variación del proyecto, costo, tiempo y más. Puedes detectar problemas antes de que se conviertan en obstáculos.

Gestionar un proyecto va más allá del tiempo, el costo y el alcance. También debes tener en cuenta las expectativas de los interesados. Ellos quieren saber que todo va bien. Mantenlos informados con nuestros informes con un solo clic. Fíltralos para mostrar solo los datos que desean ver. Luego compártelos fácilmente como PDF o incluso invítalos a usar la herramienta. Tú defines la seguridad para que tengan solo acceso de lectura. Actualiza a los interesados sin comprometer la integridad del proyecto.

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Gestionar un proyecto es una tarea compleja que puede ser abrumadora. Por esta razón, hemos creado plantillas gratuitas para Word y Excel que facilitan el proceso de planeación, programación, monitoreo, control y cierre de proyectos. Aquí hay algunos de ellos.

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• Plantilla de Informe de Estado de Proyecto para Word (Descarga Gratis)
• Plantilla de Alcance de Proyecto (Descarga Gratis)
• Plantilla de Matriz RACI para Excel (Descarga Gratis)
• Plantilla de Ruta Crítica de Proyecto (Descarga Gratis)
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Poder determinar de antemano la viabilidad de un proyecto es importante. Pero una vez que comiences el trabajo, contar con una herramienta dinámica de gestión de proyectos es lo que muchas veces separa el fracaso del éxito. ProjectManager es un software galardonado que organiza tu trabajo para lograr una mayor productividad. Únete a los miles de equipos que usan nuestra herramienta en proyectos para la NASA, el Servicio Postal de EE. UU. y el Bank of America. ¡Prueba el software gratis hoy!