Aquí tienes una buena noticia: un resumen ejecutivo es breve. Forma parte de un documento más amplio, como un plan de negocio, un caso de negocio o una propuesta de proyecto y, como su nombre lo indica, resume el informe más largo.

Pero también hay una mala noticia: es un documento crítico que puede ser difícil de redactar porque cumple varias funciones importantes. Por un lado, los resúmenes ejecutivos se utilizan para resumir cada sección de un plan de negocio, una propuesta de inversión o una propuesta de proyecto. Por otro lado, se utilizan para presentar tu empresa o proyecto a inversores, patrocinadores y otros grupos potencialmente interesados, por lo que deben ser persuasivos.

¿Qué es un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo es una sección breve de un documento más amplio, como un plan de negocio, una propuesta de inversión o una propuesta de proyecto. Se utiliza principalmente para dar a los inversores una visión rápida de la información clave de un plan de negocio, como la descripción de la empresa, el análisis del mercado y la información financiera.

Incluye una breve declaración que aborda el problema o la propuesta que se detalla en los documentos adjuntos e incluye información de contexto, un análisis conciso y una conclusión. Un resumen ejecutivo está diseñado para ayudar a los ejecutivos e inversores a decidir si seguir adelante con la propuesta, por lo que es un documento fundamental. Los pitch decks suelen utilizarse junto con los resúmenes ejecutivos para explicar los beneficios y los principales puntos de venta de un plan de negocio o proyecto.

A diferencia de un abstract, que es una visión general corta, un resumen ejecutivo es una versión condensada de los documentos contenidos en la propuesta. Los abstracts se utilizan más en la escritura académica o de investigación y actúan como un gancho para que el lector decida si quiere seguir leyendo.

Beneficios de redactar un resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo ofrece varios beneficios, ya que es una parte importante de cualquier informe, plan o propuesta. Aquí resumimos algunas de sus principales ventajas:

• Ofrece una visión general breve pero completa que ayuda a los lectores a entender la información clave rápidamente
• Mejora la comunicación, especialmente de ideas complejas, para que los interesados comprendan los puntos principales
• Capta la atención de los lectores y los anima a explorar el documento completo
• Ayuda a los inversionistas y otros interesados en un negocio o proyecto a tomar decisiones informadas
• Alinea los objetivos y metas del proyecto al resumir los mensajes clave

Cuándo redactar un resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo solo debe elaborarse una vez que el documento principal esté terminado. Esto puede incluir un plan de negocio, propuestas de proyecto, planes estratégicos o proyectos de investigación.

• Planes de negocio: Piensa en el resumen ejecutivo como una forma de invitar a los lectores a profundizar en tu plan. Idealmente, el resumen ejecutivo debe redactarse una vez que las secciones principales del plan de negocio estén completas. Esto asegura que represente de forma correcta y precisa los elementos más importantes.
• Propuestas de proyecto: La propuesta de proyecto incluye la descripción del proyecto, objetivos, metodología, presupuesto y cronograma. Una vez comprendidos estos puntos clave, el resumen ejecutivo puede ayudar a resumir los aspectos principales de la propuesta. También es útil al presentarla a responsables de la decisión.
• Planes estratégicos: Finaliza todas las secciones del plan estratégico como la misión, visión, objetivos, estrategias, planes de acción y métricas de rendimiento. A partir de ahí, redacta el resumen ejecutivo para resaltar los principales hallazgos y brindar recomendaciones basadas en el plan.
• Proyectos de investigación: De forma similar, una vez finalizados los aspectos principales de tu proyecto o propuesta de investigación —como metodología, resultados y conclusiones—, redacta el resumen ejecutivo al final para extraer los mensajes y hallazgos clave que deseas mostrar.

Qué incluir en un resumen ejecutivo

El contenido de tu resumen ejecutivo debe reflejar lo que se expone en el documento más amplio del que forma parte. Encontrarás muchos ejemplos de resumen ejecutivo en la web, pero para simplificar, nos centraremos en planes de negocio y propuestas de proyecto.

Organizar toda la información para tu resumen ejecutivo puede ser un desafío. ProjectManager puede ayudarte a poner tus ideas en orden y colaborar con tu equipo. Nuestras potentes herramientas de gestión de tareas facilitan priorizar y terminar todo a tiempo. Pruébalo gratis hoy mismo.

Formato y plantilla de ejemplo de resumen ejecutivo

Para reunir toda esa información, aquí tienes el formato básico de un resumen ejecutivo. Puedes encontrar esta misma información en nuestra plantilla gratuita de resumen ejecutivo:

• Introducción: asegúrate de conocer a tu audiencia
• Tabla de contenidos en forma de lista con viñetas
• Explica el rol de la empresa e identifica sus fortalezas
• Expón la necesidad o el problema y su importancia
• Recomienda una solución y explica su valor
• Justifica dicha solución explicando cómo encaja en la organización
• Una conclusión sólida que vuelva a resaltar la importancia del proyecto

Puedes usar esto como un ejemplo de resumen ejecutivo y agregar o eliminar elementos para adaptarlo a tus necesidades. Nuestro ejemplo de resumen ejecutivo incluye los elementos principales que necesitarás en un resumen ejecutivo de proyecto.

Cómo redactar un resumen ejecutivo

La presión de redactar un resumen ejecutivo viene del hecho de que todos le prestarán atención, ya que se encuentra en la parte superior del montón de documentos. Explica todo lo que sigue y puede impulsar o arruinar tu plan de negocio o plan de proyecto. El resumen ejecutivo debe conocer las necesidades de los posibles clientes o inversores y centrarse en ellas como un láser. Afortunadamente, aquí te mostramos cómo redactar y dar formato a tu resumen ejecutivo para lograrlo.

Como se indicó anteriormente, los resúmenes ejecutivos varían según el documento al que acompañan. Puedes escribir un resumen ejecutivo para un plan de negocio, propuesta de proyecto, documento de investigación o caso de negocio, entre otros documentos e informes. Sin embargo, al redactar un resumen ejecutivo, hay ciertas pautas para asegurarte de cubrir todos los aspectos importantes.

1. Establece la longitud del resumen ejecutivo

Según los muchos libros, cursos de formación, seminarios y conferencistas profesionales, se ha consensuado que la longitud del resumen ejecutivo debe ser aproximadamente del cinco al diez por ciento de la longitud total del informe.

2. Usa el lenguaje adecuado

El lenguaje utilizado debe ser apropiado para el público objetivo. Una de las cosas más importantes antes de escribir profesionalmente es entender a quién te diriges. Si escribes para un grupo de ingenieros, el lenguaje será muy diferente al que usarías para un grupo de financieros.

Esto incluye más que solo las palabras: también el contenido y la profundidad de la explicación. Recuerda, es un resumen, y la gente lo leerá para extraer rápida y fácilmente los puntos principales.

3. Comienza el resumen ejecutivo con una introducción concisa

También debes captar la atención del lector de inmediato en el primer párrafo. Así como un discurso a menudo comienza con un chiste para romper el hielo, un párrafo introductorio sólido puede enganchar al lector y motivarlo a seguir leyendo. Eso no significa que debas comenzar con un chiste. Mantente en tus fortalezas, pero recuerda que la mayoría de los lectores solo te darán unas pocas frases para convencerlos antes de pasar a otra cosa.

No olvides explicar quién eres como organización y por qué tienes las habilidades, el personal y la experiencia para resolver el problema planteado en la propuesta. Esto no tiene que ser una biografía extensa; a menudo bastará con tu nombre, dirección e información de contacto, aunque también querrás resaltar tus fortalezas en relación con el plan de negocio o la propuesta de proyecto.

4. Solo incluye información relevante

El resumen ejecutivo no debe desviarse del material que sigue. Es un resumen, no un lugar para presentar nuevas ideas. Hacerlo sería confuso y pondría en riesgo toda tu propuesta.

Establece la necesidad o el problema y convence al público objetivo de que debe resolverse. Una vez planteado esto, es importante recomendar la solución y mostrar cuál es su valor. Sé claro y firme en tu recomendación.

Justifica tu causa. Asegúrate de señalar las principales razones por las que tu organización es la adecuada para la solución que propones. Este es el punto en el que te diferencias de la competencia, ya sea por tu metodología, testimonios de clientes satisfechos o cualquier otra característica única que ofrezcas. Pero no lo conviertas demasiado en algo sobre ti. Mantén siempre en primer plano el nombre del cliente potencial.

No olvides una conclusión sólida, donde puedas cerrar y volver a resaltar los puntos principales. Los pasos anteriores cubren lo básico para elaborar un resumen ejecutivo. Sin embargo, los pasos específicos que necesitarás dependerán del tipo de documento para el que se esté preparando el resumen. Ahora, veamos el proceso para redactar un resumen ejecutivo para un plan de negocio o una propuesta de proyecto, junto con algunos ejemplos.

Cómo redactar un resumen ejecutivo para un plan de negocios

Como hemos visto, tu resumen ejecutivo debe extraer los puntos principales de todas las secciones de tu plan de negocios. Un plan de negocios es un documento que describe todos los aspectos de una empresa, como su modelo de negocio, productos o servicios, objetivos y plan de marketing, entre otras cosas. Son comúnmente utilizados por startups para presentar sus ideas a inversores.

A continuación, las secciones más utilizadas en un plan de negocios:

• Descripción de la empresa: Proporciona una breve reseña de tu empresa, como cuándo fue fundada, su misión, visión y valores fundamentales.
• Productos y servicios: Describe los productos o servicios que tu empresa ofrecerá a los clientes.
• Organización y gestión: Explica la estructura legal de tu negocio y los miembros del equipo directivo.
• Análisis FODA: Un análisis FODA expone las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de tu negocio, describiendo los factores internos y externos que afectan su competitividad.
• Análisis de la industria y el mercado: Esta sección debe dar una visión general de la industria y del mercado en el que competirá tu empresa.
• Operaciones: Explica los principales aspectos de las operaciones del negocio y lo que las hace distintas de la competencia.
• Plan de marketing: Tu plan de marketing describe las diversas estrategias que utilizará tu negocio para llegar a los clientes y vender productos o servicios.
• Plan financiero: Aquí debes dar un panorama del estado financiero de tu empresa. Incluye estados de resultados, balances y estados de flujo de efectivo.
• Solicitud de financiamiento: Si estás creando el plan para solicitar fondos, explica qué tipo de financiamiento necesitas, el plazo de la solicitud y cómo se utilizarán los fondos.

Hemos creado un ejemplo de resumen ejecutivo para ayudarte a entender mejor cómo funciona este documento al resumir un plan de negocios.

Ejemplo de resumen ejecutivo

En este ejemplo de resumen ejecutivo, imaginemos una empresa llamada ABC Clothing, una pequeña empresa que fabrica productos de ropa ecológicos y está preparando un plan de negocios para conseguir financiamiento de nuevos inversores.

Descripción de la empresa

Somos ABC Clothing, un fabricante ecológico de ropa. Hemos desarrollado un método único de producción y abastecimiento de materiales que nos permite crear productos ecológicos a bajo costo. Contamos con propiedad intelectual para nuestros procesos y materiales, lo que nos da ventaja en el mercado.

• Misión: Nuestra misión es usar materiales reciclados y métodos de producción sostenibles para crear productos de ropa que sean excelentes para nuestros clientes y para el planeta.
• Visión: Convertirnos en un líder de la industria textil mientras generamos un impacto positivo en el medio ambiente.

Productos y servicios

Ofrecemos productos de ropa de alta calidad para hombres, mujeres y todas las identidades de género. (Aquí deberías incluir imágenes de tu portafolio de productos para captar el interés de los lectores).

Análisis de la industria y el mercado

Aunque el crecimiento anual de la industria de la moda se ha visto afectado por las pandemias en los últimos años, se espera que el mercado global de ropa siga creciendo a un ritmo constante. Además, la cuota de mercado de la ropa sostenible ha crecido año tras año a un ritmo mayor que el de la industria de la moda en general.

Plan de marketing

Nuestro plan de marketing se basa en el uso de estrategias de marketing digital y ventas online, lo que nos da una ventaja competitiva frente a los minoristas tradicionales que centran sus esfuerzos en tiendas físicas.

Operaciones

Nuestra planta de producción es capaz de reciclar distintos tipos de desechos plásticos y de algodón para transformarlos en materiales que usamos para fabricar nuestros productos. Nos hemos asociado con una empresa de transporte que clasifica y distribuye nuestros productos en Estados Unidos de manera eficiente y rentable.

Plan financiero

Nuestro negocio es rentable, como lo documentan nuestro balance, estado de resultados y estado de flujo de efectivo. La empresa no tiene deudas significativas que puedan comprometer su continuidad. Estos y otros factores financieros la convierten en una inversión saludable.

Solicitud de financiamiento

Solicitamos financiamiento para la expansión de nuestra capacidad de producción, lo que nos permitirá aumentar nuestro volumen de producción para satisfacer la creciente demanda, entrar en nuevos mercados, reducir costos y mejorar nuestra competitividad.

Si deseas ver más ejemplos de resumen ejecutivo para tu plan de negocios, puedes visitar el sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU.. Allí tienen planes de negocio con ejemplos de resúmenes ejecutivos que puedes descargar y usar.

Los resúmenes ejecutivos también son una excelente manera de resumir los elementos de un plan de proyecto para una propuesta de proyecto. Vamos a conocer cuáles son esos elementos.

Cómo redactar un resumen ejecutivo para una propuesta de proyecto

Un resumen ejecutivo para tu propuesta de proyecto capturará la información más importante de tu plan de gestión de proyectos. Aquí tienes la estructura de nuestra plantilla de resumen ejecutivo:

• Introducción: ¿Cuál es el propósito de tu proyecto?
• Descripción de la empresa: Explica por qué tu equipo es el indicado para ejecutar el proyecto.
• Necesidad/problema: ¿Qué problema resuelve el proyecto?
• Solución única: ¿Cuál es tu propuesta de valor y cuáles son los principales puntos de venta del proyecto?
• Pruebas: Evidencia, investigación y estudios de viabilidad que respalden cómo tu empresa puede resolver el problema.
• Recursos: Describe los recursos necesarios para el proyecto.
• Retorno de la inversión/solicitud de financiamiento: Explica la rentabilidad del proyecto y qué ganan los inversores.
• Competencia/análisis de mercado: ¿Cuál es tu mercado objetivo? ¿Quiénes son tus competidores? ¿Cómo se diferencia tu empresa de ellos?
• Plan de marketing: Crea un plan que describa las estrategias de marketing, ventas y alianzas de la empresa.
• Presupuesto/planificación financiera: ¿Cuál es el presupuesto que necesitas para tu proyecto?
• Cronograma: ¿Cuál es el cronograma estimado para completar el proyecto?
• Equipo: ¿Quiénes son los miembros del equipo del proyecto y por qué están calificados?
• Conclusiones: ¿Cuáles son las conclusiones clave del proyecto?

Consejos para redactar un resumen ejecutivo

Como con cualquier documento, siempre debes comenzar con un borrador. El primer borrador debe incluir todos los puntos anteriores, pero no te preocupes por la perfección. Piensa en el primer borrador como una misión exploratoria para reunir toda la información relevante. Luego, puedes utilizar una herramienta de resumen con IA para extraer las ideas clave y refinar el borrador.

Después, revisa a fondo el documento para asegurarte de que no falte nada importante. Asegúrate de que el enfoque sea claro y hable directamente a las necesidades del cliente potencial.

Revisa el estilo y la gramática

No descuides la escritura. Evita repetir palabras, caer en clichés u otros errores comunes de redacción. No aburras al lector al punto de que pierda interés en tu propuesta.

Además del contenido, cuida el estilo. Debes escribir de forma natural y acorde a tu público objetivo. Si son una empresa conservadora, quizás conviene un tono formal. Pero muchas empresas modernas prefieren un lenguaje más relajado.

Por último, revisa cuidadosamente para detectar errores ortográficos y gramaticales. Quien redactó el resumen no debería ser quien lo corrija, ya que puede pasar por alto errores por familiaridad. Busca a alguien con buen ojo para la edición. Un contenido descuidado transmite falta de profesionalismo.

Críticas a los resúmenes ejecutivos

Aunque promovemos el uso adecuado de los resúmenes ejecutivos, es importante mencionar algunas críticas. La más común es que, por diseño, un resumen ejecutivo puede ser demasiado simple para reflejar la complejidad de un proyecto grande.

Es cierto que muchos ejecutivos solo leen el resumen y, al hacerlo, podrían perderse matices importantes. Sin embargo, si el resumen sigue las pautas adecuadas, debería ofrecer una visión completa y despertar el interés por profundizar en los documentos adjuntos.

Un resumen ejecutivo mal redactado puede fallar en enfocarse en los resultados o la solución del problema, o hacerlo de manera vaga y sin impacto. Si sigues las reglas, la responsabilidad recae en el lector.

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Ya investigaste y redactaste un resumen ejecutivo convincente para encabezar tu propuesta. El cliente potencial lo vio y te contrató para el proyecto. Sin embargo, si no cuentas con herramientas confiables de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, tableros kanban y calendarios para planificar, monitorear y reportar el trabajo, toda esa preparación será en vano.

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