Las organizaciones deben coordinar los esfuerzos de equipos internos y externos para llevar a cabo sus operaciones, ejecutar proyectos y alcanzar sus objetivos. Pero, ¿cómo pueden hacer un seguimiento del trabajo realizado por cada equipo? Ahí es donde entra esta plantilla de orden de trabajo. Puede usarse como un contrato básico entre la empresa y el departamento interno o contratista externo que llevará a cabo la orden de trabajo.
Este formato de orden de trabajo agiliza el proceso y es útil sin importar la industria en la que trabajes. Descarga nuestra plantilla gratuita de orden de trabajo en Excel para organizar tus tareas solicitadas, generar una orden de trabajo y mantener tu proyecto en marcha sin problemas.
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¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento que explica la mano de obra, herramientas y materiales necesarios para completar una tarea. Generalmente, la orden de trabajo también incluye instrucciones sobre en qué consiste el trabajo, una estimación de su costo, la fecha límite para completarlo, quién está asignado y cualquier otra información relevante.
Las órdenes de trabajo se utilizan para establecer un acuerdo entre una empresa y un contratista externo, aunque también pueden usarse internamente en organizaciones para la colaboración entre departamentos. Los formatos de orden de trabajo son habituales en los procesos de producción, pero también son comunes en la industria de servicios y en la construcción. Pueden asignarse a técnicos de campo al instalar equipos, por ejemplo, así como para trabajos de mantenimiento o reparación.
Por qué necesitas una plantilla de orden de trabajo
Cualquier organización que necesite una herramienta para crear y dar seguimiento a órdenes de trabajo puede usar esta plantilla. Sirve como un formato estandarizado que proporciona información del proyecto, detalles solicitados del trabajo, actualizaciones necesarias, fechas de entrega y más.
Las plantillas de orden de trabajo comunican las tareas y los detalles para ejecutarlas. Son un documento regulador que garantiza que el trabajo se realice correctamente y a tiempo. Los proveedores de servicios y cualquier persona que trabaje con contratistas independientes o que reciba encargos de clientes se beneficiarán de nuestra plantilla gratuita de orden de trabajo en Excel.
Cuándo usar esta plantilla de orden de trabajo
Utiliza una plantilla de orden de trabajo al contratar a un trabajador externo o para procesar reparaciones y trabajos de servicio.
La orden de trabajo debe crearse al asignar la tarea. En cierto sentido, es un contenedor para recopilar toda la información necesaria para ejecutar el trabajo. Al completar nuestra plantilla gratuita de orden de trabajo, estás haciendo una asignación y proporcionando instrucciones detalladas sobre la tarea, incluyendo cuándo debe completarse.
Una vez que la plantilla esté completada y firmada, actúa como un contrato vinculante. La organización, el contratista y el cliente pueden consultarla como una hoja de ruta para saber cuándo se realizará el trabajo y cuánto costará. Por lo tanto, aunque el formato de orden de trabajo se envía antes de ejecutar cualquier trabajo, se consulta durante todo el proceso hasta la finalización de la tarea.
Veamos ahora algunos ejemplos de órdenes de trabajo para entender mejor cómo puedes utilizar la plantilla de orden de trabajo de ProjectManager.
Ejemplos de órdenes de trabajo
Las órdenes de trabajo pueden usarse para muchos fines diferentes, pero se emplean principalmente para la planificación del mantenimiento y la gestión de la construcción.
Plantilla de orden de trabajo para construcción
Las órdenes de trabajo en construcción son utilizadas por propietarios de proyectos o contratistas generales que necesitan subcontratar parte del trabajo a un subcontratista especializado en un área específica de la construcción, como trabajos eléctricos, fontanería o albañilería. Al usar órdenes de trabajo para construcción, puedes llevar un mejor control de los costos y el progreso.
Plantilla de orden de trabajo de mantenimiento
Las órdenes de trabajo de mantenimiento se usan para documentar todo el trabajo de mantenimiento realizado en una línea de producción. Normalmente, las órdenes de trabajo de mantenimiento comienzan con una solicitud de trabajo enviada por los equipos internos al departamento de manufactura cada vez que detectan problemas que requieren atención, ya sea para mantenimiento preventivo o correctivo.
La gestión de órdenes de trabajo se agiliza con ayuda de un software de gestión de proyectos. Por ejemplo, ProjectManager te permite establecer costos de mano de obra y registrar el tiempo de los contratistas en sus tareas mediante hojas de horas seguras, lo que también facilita el proceso de pago. Los tableros kanban te dan transparencia en su flujo de trabajo, y los gráficos de carga de trabajo te permiten equilibrar tareas para una mayor productividad. Durante todo el proceso, los contratistas pueden consultar su orden de trabajo adjunta a la tarjeta kanban para asegurarse de cumplir con el acuerdo.
Quién debe usar la plantilla de orden de trabajo
El personal que crea las órdenes de trabajo suele ser alguien de la organización responsable de supervisar la finalización del trabajo indicado en la orden, normalmente el director del proyecto. Esta persona creará el documento con las instrucciones, la fecha límite y otros detalles.
El contratista suele ser responsable de detallar sus costos, como mano de obra y materiales. El contratista y el gerente de la organización llegan a un acuerdo y la orden de trabajo se firma. Aunque el cliente a menudo no participa en el proceso, normalmente recibe la orden de trabajo final para su aprobación.
Cómo usar la plantilla de orden de trabajo de ProjectManager
Con la plantilla gratuita de orden de trabajo en Excel de ProjectManager, puedes agilizar el proceso de gestión de órdenes de trabajo, ya sea trabajando con contratistas o gestionando tus propios equipos. La plantilla es una excelente herramienta para capturar los detalles del trabajo y ayudarte a añadir los costos. Sigue estos pasos para usar nuestra plantilla gratuita de orden de trabajo. Puedes personalizarla fácilmente con el logotipo de tu empresa y cualquier otro detalle que necesites.
1. Comienza con la información de seguimiento de la orden de trabajo
El formato de orden de trabajo muestra el nombre, dirección e información de contacto de tu empresa, así como la persona a la que se asigna el trabajo. Todo esto se ubica en la parte superior izquierda de la plantilla.
En la parte superior derecha hay más datos internos, como quién creó primero la solicitud de trabajo, el nivel de prioridad de la orden y un número para facilitar su seguimiento y búsqueda. También hay espacio para otros datos básicos de seguimiento, como la fecha de emisión.
2. Establece fechas de entrega en tu formato de orden de trabajo
Esta sección muestra 3 fechas clave para tu orden de trabajo. Primero, define cuándo se espera que comience el trabajo y cuándo debe finalizar. Luego, incluye un espacio para anotar la fecha real de finalización y así poder dar seguimiento al cierre de las órdenes y comparar los tiempos estimados con la línea de tiempo real del proyecto.
3. Descripción de la orden de trabajo
En la parte superior de esta sección hay un espacio para describir las tareas que se deben realizar para cumplir con la orden. Detalla lo más posible lo que se hará para que haya una guía clara para el contratista o el equipo interno. Luego, especifica a quién facturar y cuándo enviar, si es necesario. Los costos de envío pueden agregarse al final de la plantilla.
4. Estima los costos de mano de obra para tu orden de trabajo
En la sección de mano de obra, hay varias filas para escribir en qué consistirá el trabajo, cuántas horas llevará y la tarifa por hora. Simplemente introduce las horas y la tarifa, y nuestra plantilla calculará automáticamente el costo total de la mano de obra por ti.
5. Estima los costos de materiales para tu orden de trabajo
Debajo de la sección de mano de obra se encuentra la de materiales, que también tiene filas para anotar la cantidad, el precio por unidad y el impuesto de cada materia prima necesaria para la orden. Una vez que ingreses el precio, la cantidad y el valor del impuesto, nuestra plantilla de orden de trabajo calculará automáticamente tus costos de materiales.
6. Incluye los impuestos que puedan aplicarse a tu orden de trabajo
Las tasas de impuestos pueden variar según tu ubicación, así que asegúrate de revisar la legislación local para determinar cómo se debe gravar tu orden de trabajo. En la parte inferior del formato hay un campo donde puedes añadir el monto que se cobrará al cliente como impuestos.
7. Agrega detalles adicionales a tu formulario de orden de trabajo
La última sección incluye un cuadro para añadir cualquier información adicional que no se haya cubierto antes. También hay un espacio para agregar una firma y la fecha en el documento.
Si bien nuestra plantilla de orden de trabajo es una buena herramienta para comenzar, es recomendable usar un sistema de gestión de órdenes que automatice el proceso y te permita colaborar con tu equipo en tiempo real, a diferencia de Microsoft Excel. Aquí te mostramos cómo puedes usar ProjectManager para una gestión de órdenes más dinámica.
Cómo gestionar órdenes de trabajo en ProjectManager
ProjectManager es un software galardonado que organiza el trabajo para lograr mayor eficiencia. Nuestra herramienta cuenta con funciones de gestión de tareas y seguimiento de recursos que cubren todas las fases de un proyecto y te ayudan a recopilar y monitorear órdenes de trabajo para mantener a tu organización encaminada. Aquí tienes algunas funciones que puedes usar para gestionar órdenes de trabajo.
Consulta el progreso de las órdenes de trabajo en tiempo real con tableros kanban
Usa nuestro tablero kanban para seguir tus órdenes de trabajo a medida que avanzan por las distintas etapas de producción. Los tableros kanban visualizan el flujo de trabajo mediante columnas personalizadas, como por hacer, en progreso y hecho, bajo las cuales se apilan tarjetas que representan tareas u órdenes.
Guarda todas tus plantillas de órdenes de trabajo con almacenamiento ilimitado
Como nuestro software tiene almacenamiento ilimitado, cualquier imagen o documento puede adjuntarse a la tarjeta kanban. De hecho, todas tus órdenes pueden almacenarse en el software, creando un centro centralizado donde encontrarás lo que necesitas cuando lo necesites.
Haz seguimiento de costos con hojas de horas, paneles e informes de carga de trabajo
Para facilitar los pagos y registrar las horas que tus contratistas dedican a sus tareas, usa nuestra función de hojas de tiempo. Estas son fáciles de usar, permitiendo autocompletar tareas asignadas e incluso añadir tareas recurrentes de la semana anterior. A medida que los contratistas actualizan sus hojas de tiempo, los gerentes pueden supervisar el progreso.
ProjectManager es un software en línea que puede gestionar tus órdenes de trabajo y mucho más. Sus funciones te ayudan a planificar, supervisar e informar sobre tus proyectos de principio a fin, grandes o pequeños, para aumentar la productividad. Equilibra las cargas de trabajo, visualiza la disponibilidad y vincula las dependencias de tareas para añadir eficiencia y evitar cuellos de botella. Prueba ProjectManager hoy con esta prueba gratuita de 30 días.