La propuesta de presupuesto es el argumento de venta que determina si un proyecto se inicia o se rechaza. Muestra qué inversión se necesita para ejecutar y entregar un proyecto exitoso, además del potencial retorno de la inversión. Descarga nuestra plantilla gratuita de propuesta de presupuesto para Excel y captura las dimensiones financieras de un posible proyecto para determinar si vale la pena.
Para descargar esta plantilla gratuita de propuesta de presupuesto para Excel, haz clic en la imagen.
¿Qué es una propuesta de presupuesto?
Una propuesta de presupuesto es un documento que estima todos los costos asociados con un proyecto próximo. Se presenta a los posibles interesados de ese proyecto para asegurar la financiación y, luego, se convierte en un presupuesto de proyecto aprobado. Sin embargo, una propuesta de presupuesto también puede usarse para una empresa, una campaña o cualquier iniciativa en la que se quiera demostrar que los beneficios superan los costos.
Independientemente del propósito de la propuesta de presupuesto, todas comparten un desglose detallado del apoyo financiero que se busca, ya sea de interesados, patrocinadores o clientes. Cuanto más detalle añadas a la propuesta de presupuesto, más precisa será y menos problemas encontrarás si recibes la aprobación para ejecutar el proyecto.
La propuesta de presupuesto describe los costos directos e indirectos. Los costos indirectos son aquellos que no están directamente relacionados con el proyecto pero que ayudan a gestionarlo. Estos incluyen servicios públicos, seguros, servicios de TI, tarifas de servidor, etc. Los costos directos son aquellos relacionados directamente con el proyecto, como mano de obra, software, equipos y materiales.
Poder recopilar costos y hacer su seguimiento si el proyecto se aprueba requiere un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software en línea que te ayuda a planificar, gestionar y hacer seguimiento de recursos y costos en tiempo real. Usa nuestros diagramas de Gantt en línea para listar todas tus tareas y asignar los recursos necesarios para completarlas, incluyendo costos, para ayudarte a programar y monitorear tu progreso. Así, cuando consigas ese proyecto, lo completarás sin excederte del presupuesto.
¿Por qué deberías usar una plantilla de propuesta de presupuesto?
Los proyectos son costosos, pero idealmente se pagarán solos y aún más. Para asegurarte de que tienes los fondos necesarios para contratar al equipo adecuado, reunir recursos, etc., necesitas una plantilla de propuesta de presupuesto. Es una manera de tantear el terreno antes de lanzarse a la piscina.
Al prever el costo de cada elemento de trabajo en el proyecto propuesto, un gerente de proyecto puede obtener una estimación precisa de cuánto costará el proyecto. Esto incluye costos directos, costos indirectos y las ventas o activos que el proyecto entregará al finalizar. Al restar los beneficios de los costos, puedes ver rápidamente si el proyecto será rentable o no.
Tener la capacidad de evaluar la viabilidad del proyecto es clave para mantenerse en el negocio. Si no tuvieras una propuesta de presupuesto, podrías estar invirtiendo muchos fondos en una causa perdida. También es una herramienta útil al licitar proyectos: puedes mostrar a los clientes cuánto costará el proyecto y cuál será su retorno si usan tu empresa en lugar de la competencia.
¿Cuándo deberías usar esta plantilla de propuesta de presupuesto?
Hay muchas razones para usar una plantilla de propuesta de presupuesto. Primero, te ayuda a determinar la rentabilidad de un proyecto propuesto o uno que carece de ella. Puedes decidir cómo desplegar tus recursos de manera inteligente y no desperdiciar dinero.
La plantilla gratuita de propuesta de presupuesto para Excel también es beneficiosa cuando estás licitando un proyecto. Te permite presentar tu oferta de manera profesional, detallando todos los costos y las posibles ganancias asociadas con el proyecto si lo vas a gestionar tú.
También es una excelente herramienta para la gestión de interesados. Puedes proporcionarles una estimación del presupuesto del proyecto y conseguir su aprobación cuando vean que el proyecto será rentable. Los gerentes de proyecto también se benefician al saber cómo asignar sus recursos y, si el proyecto se aprueba, pueden hacer seguimiento de los costos reales frente a la propuesta de presupuesto para asegurarse de no gastar de más.
Cómo usar esta plantilla de propuesta de presupuesto
Cuando descargues tu plantilla gratuita de propuesta de presupuesto para Excel, encontrarás un documento totalmente personalizable que hemos formateado para facilitarte la estimación de costos y determinar si el proyecto vale la inversión. Si lo deseas, añade más columnas y categorías para adaptarlas a las necesidades de tu proyecto. También puedes añadir el logotipo de tu empresa.
La parte superior de nuestra plantilla gratuita de propuesta de presupuesto es simplemente para definir quién la elabora y para qué proyecto. Hay campos para completar con el nombre del proyecto, la fecha de la propuesta, quién es el gerente de proyecto y cualquier información de contacto. Puedes añadir campos para otra información general si es necesario.
A continuación está la sección de costos directos de la plantilla gratuita. Los costos directos se dividen en categorías, como salarios del equipo de proyecto, materiales necesarios, equipos que se utilizarán, viajes, herramientas de comunicación y elementos varios. Nuevamente, puedes añadir tantas categorías como necesites. Cuantas más añadas, más precisa será la estimación. En la parte inferior están los costos directos totales, que se suman automáticamente en la plantilla.
Ahora quieres recopilar tus costos indirectos. Nuevamente, puedes formatearlos para incluir todos los costos indirectos que correspondan a tu proyecto. Los más comunes son facturas de servicios públicos, seguros, servicios de TI, tarifas de servidor, alquiler y una sección para elementos varios. Estos costos se suman para darte el total de costos indirectos.
Luego está la sección dedicada a los ingresos o beneficios anticipados. Esto puede incluir ventas de productos, servicios o cualquier activo que surja del proyecto. El valor de cada uno se registra y se suma al final. A continuación hay una línea para el beneficio, que resta los ingresos o beneficios anticipados de los costos totales. Si ese número es positivo, estás generando ganancias; si no, perderás dinero.
Más plantillas gratuitas para la presupuestación de proyectos
Nuestra plantilla gratuita de propuesta de presupuesto para Excel es una de las decenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos que puedes descargar de nuestro sitio. Hay plantillas gratuitas para cada fase de tu proyecto. Las siguientes son solo algunas relacionadas con presupuestos.
Plantilla de estructura de desglose de trabajo
Una estructura de desglose de trabajo (EDT) es un diagrama jerárquico en árbol que muestra los entregables de tu proyecto. Usar nuestra plantilla gratuita de EDT te ayuda a estimar mejor los costos al saber exactamente qué tendrás que entregar en el proyecto propuesto.
La precisión es clave al proponer un presupuesto de proyecto. Nuestra plantilla gratuita de estimación para Excel te ayuda a identificar todos los costos del proyecto para mano de obra, materiales y más. Esta plantilla de estimación es especialmente útil si ganas la licitación, ya que puedes convertirla fácilmente en un cronograma de proyecto.
Plantilla de presupuesto de proyecto
Un presupuesto de proyecto difiere del presupuesto propuesto en que puede usarse para hacer seguimiento de tus costos si terminas gestionando el proyecto. La plantilla de presupuesto de proyecto también es útil para estimar costos de mano de obra, honorarios de consultores, materiales, licencias de software, viajes, etc., lo que informa la propuesta.
Vídeo sobre gestión de costos
Una vez que obtengas el proyecto, debes gestionar el presupuesto, los costos y los recursos. ProjectManager tiene herramientas para ayudarte a hacerlo en tiempo real, lo que significa que puedes tomar decisiones más informadas. Aprende todo sobre las funciones de gestión de costos de nuestra herramienta viendo el breve vídeo a continuación.
Contenido relacionado
ProjectManager tiene decenas de plantillas gratuitas y también sirve como centro de recursos para todo lo relacionado con la gestión de proyectos en línea. Tenemos nuevas entradas de blog semanales, vídeos tutoriales, guías, libros blancos y, por supuesto, nuestro galardonado software. Aquí hay una selección de contenido gratuito relacionado con presupuestos en nuestro sitio.
- 7 pasos para un presupuesto de proyecto exitoso
- Cómo escribir una propuesta de proyecto (pasos y plantilla incluidos)
- Cómo hacer un plan de gestión de costos
ProjectManager ayuda con el seguimiento del presupuesto del proyecto
ProjectManager es un software en línea que te ayuda a gestionar presupuestos en tiempo real. Nuestro software facilita el seguimiento de tus recursos y costos planificados frente a los reales para asegurarte de mantenerte dentro del presupuesto.
Usa paneles de control en tiempo real para monitorear costos
La mejor manera de mantenerse al tanto del presupuesto es contar con una herramienta que te ofrezca una visión general de tus gastos. Nuestro panel de control en tiempo real hace exactamente eso, sin la larga configuración que requieren los competidores más básicos. El panel recopila automáticamente datos en vivo del proyecto y los muestra en gráficos y tablas fáciles de leer. Puedes ver cuáles son tus costos en cualquier momento que quieras cambiar al panel de control.
Obtén funciones de informes detallados
Cuando necesitas más información, te tenemos cubierto. Nuestros informes personalizables pueden generarse con un par de pulsaciones de teclas y filtrarse para mostrar solo lo que quieres ver. También pueden compartirse con los interesados para mantenerlos al día sobre el progreso y el rendimiento del proyecto, incluyendo los costos.
ProjectManager es un software galardonado que te ayuda a planificar, gestionar y hacer seguimiento de tus proyectos en tiempo real. Empodera a los equipos con una plataforma colaborativa que les ayuda a trabajar mejor juntos y garantiza el éxito del proyecto con funciones de gestión de tareas, recursos y riesgos. Únete a equipos de Avis, Nestlé y Siemens que usan nuestro software para entregar proyectos exitosos. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.