Las operaciones de tu empresa pueden definirse como la suma de todas las actividades diarias que tú y tu equipo ejecutan para crear productos o servicios y relacionarse con los clientes, entre otras funciones empresariales críticas. Aunque organizar todas estas partes móviles pueda parecer difícil, puede hacerse fácilmente al redactar un plan de operaciones para el negocio. Pero antes de aprender a crear uno, primero entendamos cuál es la relación entre la estrategia empresarial y la planeación operacional.
Planeación operacional vs. planificación estratégica
La planeación operacional y la planificación estratégica se complementan entre sí. Esto se debe a que los planes estratégicos definen la estrategia del negocio y los objetivos a largo plazo de la organización, mientras que los planes de operaciones definen los pasos necesarios para lograrlos.
¿Qué es un plan estratégico?
Un plan estratégico es un documento empresarial que describe los objetivos del negocio y las acciones de alto nivel que se llevarán a cabo para alcanzarlos durante un periodo de 1 a 3 años.
¿Qué es un plan de operaciones?
Los planes de operaciones detallan las operaciones diarias, semanales o mensuales que ejecutará el departamento para cumplir los objetivos definidos previamente en el plan estratégico. Estos planes profundizan en las operaciones del negocio, ya que explican roles y responsabilidades, cronogramas y el alcance del trabajo.
Pon un plan de operaciones en línea con ProjectManager
Los planes de operaciones funcionan mejor con un software de gestión de proyectos que facilite la comunicación entre departamentos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y portafolios reconocido, con potentes diagramas de Gantt para planificar, gestionar y hacer seguimiento de los planes en tiempo real. Luego, usa otras vistas del proyecto como el tablero, la hoja, la lista o el calendario para ejecutar el plan.
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¿Qué es la planeación operacional?
La planeación operacional es el proceso de convertir los planes estratégicos en planes de acción, lo que simplemente significa desglosar los objetivos estratégicos y las actividades de alto nivel en pasos más pequeños y accionables. El objetivo principal de la planeación operacional es coordinar distintos departamentos y niveles de gestión para asegurar que toda la organización trabaje hacia el mismo propósito: alcanzar los objetivos establecidos en el plan estratégico.
Cómo hacer un plan de operaciones
No existe un único método para crear un plan de operaciones para tu empresa. Sin embargo, hay una regla de oro en la gestión de operaciones: tus planes estratégicos y tus planes de operaciones deben estar alineados. Con base en ese principio, aquí tienes siete pasos para crear un plan de operaciones.
- Mapea los procesos y flujos de trabajo del negocio: ¿Qué pasos deben ejecutarse a nivel operativo para cumplir los objetivos estratégicos a largo plazo?
- Establece objetivos a nivel operacional: Describe qué metas operacionales contribuyen al logro de los objetivos estratégicos mayores.
- Determina el cronograma operacional: ¿Existe algún plazo para cumplir el plan de operaciones?
- Define los requisitos de recursos: Estima qué recursos se necesitan para ejecutar el plan de operaciones.
- Estima el presupuesto operacional: Con base en tus requisitos de recursos, estima los costos y define un presupuesto operacional.
- Establece un plan de contratación: ¿Hay brechas de habilidades que deban cubrirse en tu organización?
- Define indicadores clave de rendimiento: Establece métricas y procedimientos de seguimiento del desempeño para medir el rendimiento de tu equipo
¿Qué debe incluir un plan de operaciones?
Tu plan de operaciones debe describir las operaciones del negocio con la mayor precisión posible para que los equipos internos entiendan cómo funciona la empresa y cómo pueden contribuir al logro de los objetivos estratégicos. Aquí tienes una lista de algunos de los elementos clave que debes considerar al redactar un plan de operaciones.
Resumen ejecutivo
Un resumen ejecutivo es un documento breve que resume el contenido de documentos más extensos, como planes de negocio, planes estratégicos o planes de operaciones. Su propósito principal es ofrecer una vista general rápida para los interesados con poco tiempo disponible.
Presupuesto operacional
Un presupuesto operacional es una estimación de los costos operativos y los ingresos esperados durante un periodo determinado. Como ocurre con otros tipos de presupuesto, el presupuesto operacional define la cantidad de dinero disponible para adquirir materias primas, equipos o cualquier otro recurso necesario para las operaciones del negocio.
Es importante limitar los gastos para no superar el presupuesto operacional; de lo contrario, la empresa podría quedarse sin recursos para ejecutar sus actividades normales. Puedes usar nuestra plantilla gratuita de presupuesto operativo para Excel y hacer seguimiento de tus costos operativos.
Objetivos operacionales
Es fundamental alinear tus objetivos operacionales con tus objetivos estratégicos. Por ejemplo, si uno de tus objetivos estratégicos es aumentar las ventas en un 25 por ciento durante los próximos tres años, un posible objetivo operacional sería contratar nuevos empleados de ventas. Siempre debes tomar los objetivos de tu plan estratégico y convertirlos en un plan de acción.
Procesos y flujos de trabajo
Explica los distintos procesos del negocio, flujos de trabajo y tareas que deben ejecutarse para lograr tus objetivos operacionales. Asegúrate de explicar qué recursos se necesitan, como materias primas, equipo o recursos humanos.
Cronograma operacional
Es importante establecer un cronograma para tu plan de operaciones. En la mayoría de los casos, un plan de operaciones tendrá la misma duración que el plan estratégico; sin embargo, en algunos escenarios podrías crear varios planes operacionales para fines específicos. No todos los planes de operaciones son iguales, por lo que la duración de tu cronograma operacional dependerá de la duración de tus proyectos, los flujos de trabajo y los procesos.
Plan de contratación
Identifica cualquier brecha de habilidades que pueda existir en tu equipo. Podrías necesitar contratar a un par de personas o incluso crear nuevos departamentos para ejecutar tus procesos de negocio.
Aseguramiento y control de calidad
La mayoría de las empresas implementan procedimientos de aseguramiento de la calidad y control por diversas razones, como la seguridad del cliente y el cumplimiento normativo. Además, los problemas de aseguramiento de la calidad pueden costarle millones a tu negocio, por lo que establecer protocolos de gestión de la calidad es un paso clave en la planeación operacional.
Indicadores clave de rendimiento
Es importante establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la productividad de tus operaciones del negocio. Puedes definir tantos KPI como sean necesarios para todos tus procesos empresariales. Por ejemplo, puedes definir KPI para marketing, ventas, desarrollo de productos y otros departamentos clave de tu empresa. Esto puede incluir fechas límite de lanzamientos de productos, número de bienes fabricados, número de casos de servicio al cliente resueltos, cantidad de reseñas de 5 estrellas recibidas, número de clientes adquiridos, aumento de los ingresos en cierto porcentaje, entre otros.
Riesgos, supuestos y restricciones
Anota cualquier posible riesgo, supuesto o restricción de tiempo o recursos que pueda afectar tus operaciones del negocio.
¿Cuáles son los beneficios de la planeación operacional?
Todo plan tiene un efecto significativo en todos los miembros del equipo involucrados, y estos pueden beneficiar o perjudicar a tu empresa. Si el efecto es negativo, es mejor descubrirlo lo antes posible para modificar tu plan de operaciones y pivotar con facilidad.
Pero ese es justamente el propósito de la planeación operacional: puedes ver en tiempo real, o en cada punto de control, el efecto de tus operaciones en los resultados del negocio, lo que te permite saber exactamente cuándo realizar un giro. Y con un plan tan personalizado para cada departamento como un plan de operaciones, sabes exactamente dónde ocurren los problemas y por qué.
Cómo puede ayudarte ProjectManager con la planeación operacional
Crear e implementar un plan de operaciones de alta calidad es la mejor manera de asegurar que tu organización inicie un proyecto con el pie derecho. ProjectManager tiene herramientas de gestión de proyectos reconocidas que te ayudan a diseñar y ejecutar dicho plan.
Los diagramas de Gantt son esenciales para crear y monitorear planes de operaciones de forma efectiva. ProjectManager te permite acceder a tu diagrama de Gantt en línea para agregar puntos de control de evaluación del desempeño operacional. También puedes crear tareas con dependencias para asegurar el éxito de la operación.
Ya seas un equipo de administradores de sistemas de TI, expertos en marketing o ingenieros, ProjectManager incluye sólidas herramientas de planificación y generación de informes. Planifica en sprints, asigna fechas de entrega, colabora con los miembros del equipo y realiza seguimiento de todo con solo hacer clic. Además, contamos con numerosos informes de proyectos listos para usar que pueden generarse al instante, incluidos informes de estado, de variación, de hojas de tiempo y más.
La planeación operacional no se realiza de manera aislada y no funciona sin el respaldo total del equipo. Asegura que tu departamento tenga éxito en cada punto de control. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado, diseñado para ayudar a las empresas a optimizar sus planes de operaciones y preparar un mejor año por delante. Regístrate hoy para nuestra prueba gratuita de 30 días.