Una plantilla de horario de trabajo para empleados es un elemento crucial para gestionar tus recursos humanos y la planificación de operaciones, de modo que puedas controlar tu proyecto a medida que avanza en el calendario hasta su finalización exitosa. Usa la plantilla de horario de trabajo de ProjectManager para Excel para gestionar mejor la carga de trabajo de tu equipo. Incluye tanto una plantilla de horario semanal como una plantilla de horario mensual.
Para descargar esta plantilla de horario de trabajo gratuita para Excel, haz clic en la imagen.
¿Qué Es un Horario de Trabajo?
Un horario de trabajo para empleados es una lista de empleados, su ubicación, horarios y responsabilidades durante un período específico, como un día, una semana o un mes.
¿Por Qué Necesitas una Plantilla de Horario de Trabajo?
Ya sea que gestiones un proyecto o un negocio, una plantilla de horario de trabajo para empleados es un elemento crucial para asegurarte de que tu equipo se mantenga productivo y eficiente. Las plantillas de horario de trabajo te ayudan a llevar el control de la utilización de recursos, agilizar el proceso de programación y cumplir con los plazos.
Las plantillas de horario de trabajo también te ayudan a priorizar tareas y equilibrar la carga de trabajo de tu equipo al mostrar lo que debe hacerse en un calendario. Tener un horario de trabajo bien definido permite que tu equipo sepa claramente las fechas en las que se espera que trabajen y cuándo no. Esto es especialmente importante para los empleados remotos, que pueden terminar agotándose.
Ahora, revisemos algunos ejemplos de horarios de trabajo para ver cuál de ellos puede ser adecuado para tu negocio o proyecto.
Ejemplos de Horarios de Trabajo
Las empresas son libres de elegir el formato de horario de empleados que mejor se adapte a sus necesidades comerciales y al tipo de trabajo que realizan. Algunas empresas realizan trabajos intensivos en mano de obra que requieren turnos más largos, mientras que otras tienen menos empleados y horarios flexibles. Aquí están algunos de los tipos de horarios de trabajo más utilizados.
Horario de Trabajo Semanal
Los horarios de trabajo semanales son el estándar para la mayoría de las organizaciones. Son fáciles de usar tanto para gerentes como para empleados, ya que la mayoría está familiarizada con ellos. Son especialmente buenos para empresas con cargas de trabajo variables que planifican su horario en función de pronósticos de demanda de clientes. A continuación se muestra una captura de pantalla de nuestra plantilla gratuita de horario semanal.
Horario de Trabajo Mensual
Los horarios de trabajo mensuales son adecuados para proyectos a largo plazo, donde los miembros del equipo tienen tareas y entregables claramente definidos que suelen estar interrelacionados y es mejor coordinarlos en un horario mensual. A continuación se muestra una captura de pantalla de nuestra plantilla gratuita de horario mensual.
Horario de Trabajo Diario
Los horarios de trabajo diarios se utilizan cuando las organizaciones necesitan monitorear el desempeño de los empleados a diario, como en el caso de obras de construcción, donde los trabajadores reciben tareas diarias que son seguidas de cerca en informes diarios por los propietarios del proyecto, gerentes de obra, gerentes de proyectos de construcción y contratistas.
Horario de Turnos
Luego está el horario de turnos, cuando una empresa divide el día en turnos, generalmente porque el trabajo es 24/7. Los equipos se asignan a períodos de tiempo específicos, generalmente en intervalos de ocho horas. Estos turnos pueden ser fijos o variar día a día o semana a semana, lo que se conoce como horario rotativo de empleados.
Horario de Trabajo Flexible
Un horario de trabajo flexible para empleados es cuando el miembro del equipo puede variar su hora de llegada y salida, e incluso elegir los días del calendario en los que quiere trabajar, siempre que complete sus tareas dentro del plazo establecido.
Horarios de Trabajo de Medio Tiempo y Tiempo Completo
Finalmente, existen los horarios de trabajo de medio tiempo y de tiempo completo. Tiempo completo son 40 horas a la semana, aunque esto no es una definición legal. El estándar para medio tiempo es cualquier cantidad inferior a 40 horas por semana. Nuevamente, ninguna de estas definiciones está escrita en piedra y varía de una organización a otra. Por lo general, los empleados de tiempo completo reciben beneficios, pero no son elegibles para horas extra cuando trabajan más de 40 horas en una semana.
¿Cómo Usar la Plantilla de Horario de Trabajo en Excel de ProjectManager?
Aquí tienes algunos pasos que puedes seguir para usar nuestras plantillas de horario de trabajo en Excel, ya sea en la versión semanal o mensual.
1. Ingresa Información Básica del Horario de Trabajo
El primer paso al crear tu horario de trabajo es definir información básica como quién supervisa a los empleados, a qué departamento pertenecen y cuál es el período de tiempo de tu horario de trabajo.
2. Asigna Tareas a los Miembros del Equipo
Luego hay 3 columnas donde puedes asignar tareas a los miembros de tu equipo y explicar en qué proyecto están trabajando actualmente. Al hacer esto, podrás usar la plantilla de horario de trabajo para verificar en qué está trabajando cada empleado de un solo vistazo.
3. Estima las Horas Que los Miembros del Equipo Dedicarán a las Tareas
Luego, una vez que hayas listado las tareas y sus responsables, puedes asignar las horas de trabajo a tus empleados. Nuestra plantilla de horario de trabajo calculará las horas totales por ti a medida que llenas el horario.
Ventajas de Usar una Plantilla de Horario de Trabajo
La plantilla de horario semanal puede recopilar datos sobre tu equipo y su horario de trabajo. Tiene espacio para que hagas una fila para cada empleado con su nombre, tarea y proyecto en el que trabajan. Incluso hay un espacio para una lista de sus tareas y los días que están programados para trabajar. Pero la plantilla de horario de empleados en Excel, por diseño, es un documento estático. Si deseas actualizarlo, debe hacerse manualmente, lo cual consume mucho tiempo valioso.
Como alternativa, un software de gestión de proyectos equipado con una herramienta de planificador de horarios semanales y una vista de calendario acelerará el proceso de crear un horario semanal para empleados.
Desventajas de Usar una Plantilla de Horario de Trabajo
Como se señaló anteriormente, la plantilla es un documento independiente de Microsoft Excel. Sí, es una hoja de cálculo y puedes descargarla en tu computadora y cambiar la disponibilidad según sea necesario, pero ten cuidado de no tener más de una versión de tu plantilla de horario de empleados circulando o podrías programar con datos inexactos.
Piensa en tu plantilla gratuita de horario de trabajo en Excel como el primer paso en tu plan para gestionar la carga de trabajo. Es una buena manera de organizar a tu equipo y recopilar días y horas. Ahora tienes toda esa información de programación en un solo lugar.
Debido a que la plantilla de horario de trabajo en Excel está aislada en una computadora, los miembros del equipo no pueden colaborar ni actualizar su estado y esos datos no se recopilan en tiempo real. Con una herramienta en línea como ProjectManager, hay un solo horario semanal o mensual que siempre se actualiza en tiempo real, por lo que los gerentes conocen la disponibilidad de su equipo. Crea un mejor horario de recursos hoy con una prueba gratuita de ProjectManager.
¿Cómo Crear un Horario de Trabajo con ProjectManager?
Una vez que hayas descargado tu plantilla de horario de trabajo en Excel, sigue estos sencillos pasos y podrás empezar a disfrutar de sus beneficios.
- Abre tu plantilla gratuita de horario de trabajo en Excel
- Abre la pestaña de horario de trabajo de empleados
- Haz clic en la celda debajo de la columna titulada empleado
- Enumera a todos tus empleados por nombre en una fila diferente
- Junto a su nombre, anota las tareas y el proyecto del empleado
- Marca los días en los que cada empleado está programado para trabajar
Es así de fácil. La plantilla de horario de empleados está dispuesta en una vista de calendario mensual, pero puedes ajustarla a semanal o diaria según tus necesidades.
ProjectManager Te Ayuda a Gestionar Horarios de Trabajo
Tener un horario de trabajo para empleados gestionado a través de tu herramienta de gestión de proyectos en línea, como ProjectManager, hace que gestionar la carga de trabajo de tu equipo sea mucho más fácil que saltar de un documento a otro o de una aplicación a otra, lo que conduce a una mayor productividad del proyecto.
Cuando ingresas manualmente los datos de tu plantilla gratuita de horario de trabajo en Excel en ProjectManager, ahora tienes visibilidad de las asignaciones de todos tus miembros del equipo a lo largo de uno o más proyectos. De un vistazo, puedes ver qué tareas están a tiempo, cuáles están en horario y cuáles están atrasadas. Aquí tienes cómo puedes usar ProjectManager para la programación de trabajo.
Múltiples Vistas de Programación de Trabajo
El diagrama de Gantt de ProjectManager es ideal para crear horarios de trabajo. Sin embargo, no es la única vista de programación disponible. También puedes usar tableros kanban, calendarios de proyectos, paneles y otras funciones de programación para planificar tu horario de trabajo.
Haz Seguimiento a los Costos Laborales con Hojas de Tiempo
El diagrama de Gantt de ProjectManager es ideal para crear horarios de trabajo. Sin embargo, no es la única vista de programación disponible. También puedes usar tableros kanban, calendarios de proyectos, paneles y otras funciones de programación para planificar tu horario de trabajo.
Monitorea la Carga de Trabajo de Tu Equipo en Tiempo Real con Gráficas de Carga de Trabajo
Mantener equilibrada la carga de trabajo de tu equipo es una de las cosas más importantes al crear un horario de trabajo. Con la gráfica de carga de trabajo de ProjectManager, puedes comprobar quién está trabajando en qué, cuál es la carga planificada versus la real de tus recursos, quién está disponible para trabajo adicional y quién está sobrecargado.
ProjectManager es un software en línea que ofrece diagramas de Gantt, calendarios de proyectos y otras herramientas de programación para ayudarte a gestionar equipos de manera más eficiente. Al ser una herramienta de gestión de proyectos en línea, no hay necesidad de instalaciones complicadas en servidores. El software se puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Aún mejor, obtienes la imagen más precisa de tu horario de empleados en ese momento gracias a sus informes en tiempo real. Luego puedes ver todos los aspectos del proyecto a la vez en una sola página con su panel, una representación gráfica de las métricas del proyecto, que son fáciles de compartir para informes sencillos. ¡Haz clic aquí para comenzar una prueba gratuita de 30 días!