Saber qué proyectos valen tu tiempo y esfuerzo, o incluso qué tareas dentro de un proyecto son importantes, es fundamental para la gestión de proyectos y portafolios. Usa nuestra plantilla gratuita de matriz de prioridades en Excel para ayudarte a separar lo importante de lo secundario. Descárgala ahora y comienza a priorizar.
¿Qué es una plantilla de matriz de prioridades?
Una plantilla de matriz de prioridades es una herramienta que ayuda a los gestores de proyectos y sus equipos a comparar objetivamente distintas opciones para determinar qué es urgente y crucial, qué aporta valor a la organización y qué tiene más probabilidades de éxito. Usada junto con un software de gestión de proyectos y portafolios, resulta útil tanto para equipos pequeños como para grandes corporaciones al momento de tomar decisiones.
Para descargar esta plantilla gratuita de matriz de prioridades, haz clic en la imagen.
Existen varios tipos de matrices de prioridades, pero la más común es la matriz de Eisenhower. Es una forma sencilla pero poderosa de tomar decisiones que divide un cuadrado en cuatro cuadrantes. En la parte superior están las categorías “hacer ahora” y “hacer después”. En el lado izquierdo se ubican “crucial” y “no crucial”. El proyecto o tarea se coloca en el cuadrante correspondiente y así se guía la toma de decisiones.
La plantilla de matriz de prioridades es una herramienta versátil que permite identificar qué iniciativas y tareas son más relevantes para el éxito del proyecto. También se puede evaluar en función de la triple restricción de tiempo, costo y alcance.
Para que funcione correctamente, la plantilla debe utilizarse en conjunto con el equipo, las partes interesadas y demás involucrados. Primero hay que definir qué se quiere priorizar y luego usar los datos disponibles para ubicar cada elemento en el cuadrante correspondiente.
¿Quién debe usar esta plantilla de matriz de prioridades?
Cualquier persona que necesite tomar decisiones dentro de un proyecto puede beneficiarse de esta plantilla de matriz de prioridades en Excel. Puede ser utilizada por una oficina de gestión de proyectos (PMO), gestores de proyectos, programas o portafolios para facilitar decisiones estratégicas.
Los equipos de trabajo también pueden emplearla cuando estén decidiendo cómo abordar sus tareas. La plantilla les permite identificar cuáles son urgentes y esenciales para el éxito del proyecto, cuáles pueden aplazarse y cuáles podrían incluso eliminarse.
Incluso un miembro individual del equipo puede usar esta herramienta para organizar su carga de trabajo. Le servirá para enfocarse en lo importante y evitar distracciones. A veces, no es evidente qué tarea es prioritaria hasta que se analiza desde una perspectiva más objetiva.
Quien utilice la plantilla de matriz de prioridades debe basarse en datos. Pueden ser datos históricos o, en el caso de priorizar un portafolio, información extraída de los proyectos activos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que genera informes con un solo clic usando datos en tiempo real para apoyar una toma de decisiones más informada. Usa nuestro informe de estado del portafolio o informes específicos de tiempo, tareas y más para obtener visibilidad en tiempo real. Personaliza los informes para enfocarte en lo que necesitas y compártelos fácilmente con las partes interesadas. Empieza a usar ProjectManager gratis hoy mismo.
Cuándo usar esta plantilla de matriz de prioridades
Como se mencionó antes, cada vez que necesites tomar una decisión, la plantilla de matriz de prioridades te permite hacerlo de forma objetiva. En la gestión de proyectos, hay tres momentos clave para usar esta herramienta.
Priorizar proyectos
Es ideal para priorizar proyectos. Aunque haya muchas iniciativas en marcha, no todas son adecuadas para la organización. De hecho, la mayoría de las organizaciones no tienen los recursos para ejecutar todos los proyectos propuestos. Por eso necesitas una plantilla de matriz de prioridades para evitar perder tiempo y dinero en iniciativas que no aportan valor.
Gestionar el tiempo
La plantilla de matriz de prioridades también puede ayudarte a gestionar tu tiempo de manera más eficaz que una lista de tareas tradicional. Te permite identificar qué tareas son críticas y deben completarse de inmediato. También te muestra cuáles pueden esperar hasta mañana sin afectar el éxito del proyecto.
Lograr consenso
Por último, la plantilla de matriz de prioridades puede ayudar a fomentar el consenso. Todos los miembros del equipo tienen objetivos, algunos más alineados con el proyecto que otros. Esta herramienta permite mostrar de forma objetiva qué debe priorizarse primero por el bien común del proyecto.
Cómo usar esta plantilla de matriz de prioridades
La plantilla gratuita de matriz de prioridades en Excel es una herramienta poderosa para tomar decisiones. Fue diseñada pensando en la simplicidad, por eso se representa como una caja dividida en cuatro cuadrantes.
En el lado izquierdo se encuentra una línea vertical que separa las actividades por importancia, “baja” o “alta”. A lo largo de la caja hay una línea horizontal que tiene dos categorías para clasificar tareas según su urgencia, que también puede ser “baja” o alta”. Cada cuadrante combina una de estas categorías verticales y horizontales.
Después de hacer una investigación y una lluvia de ideas con tu equipo, coloca el proyecto o tarea en el cuadrante que le corresponde. La esquina superior izquierda es para lo absolutamente esencial. Aquí va la tarea o el proyecto que sí o sí debe completarse.
La casilla superior derecha también es importante, pero no tan urgente. Representa un proyecto o tarea clave que aún no tiene una fecha límite cercana. Sin embargo, a medida que se aproxima el vencimiento, puede pasar al cuadrante izquierdo.
En el nivel inferior están las tareas de menor prioridad. El cuadrante inferior izquierdo es para lo urgente pero no importante. Puede que no influya en el resultado del proyecto, pero requiere atención inmediata. Si puedes, delega este tipo de tareas.
Por último, el cuadrante inferior derecho agrupa las tareas que no son ni urgentes ni importantes. Todo lo que sea una pérdida de tiempo o no contribuya al retorno de inversión termina aquí. También puede incluir tareas no esenciales para el éxito del proyecto.
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