SIPOC es un acrónimo de proveedores (suppliers), entradas (inputs), proceso (process), salidas (outputs) y clientes (customers). Es un diagrama visual que se utiliza para documentar un proceso empresarial de principio a fin. Se crea antes de la implementación y sirve como un mapa de procesos de alto nivel para ayudar a los gerentes a tomar mejores decisiones, ofrecer claridad al equipo y fomentar la mejora continua.
Descarga esta plantilla de diagrama SIPOC gratuita en Excel para definir las especificaciones de las entradas del proceso y determinar quién es responsable de suministrarlas. Usar esta plantilla de diagrama SIPOC gratuita ayuda a alinear al equipo del proyecto y a identificar a los clientes y sus requisitos específicos.
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¿Por qué usar una plantilla de diagrama SIPOC?
Una organización emplea una plantilla de diagrama SIPOC para mejorar sus procesos empresariales. Es una excelente herramienta para mostrar gráficamente todos los elementos de un proceso. Esto resulta útil para la incorporación de nuevos empleados, ya que les proporciona una visión clara de las diferentes etapas del proceso.
Una plantilla de diagrama SIPOC ofrece una vista de alto nivel del proceso, incluyendo proveedores, entradas, salidas, clientes, etc. Al visualizar cómo fluye la información o los materiales entre las partes, es posible identificar áreas de mejora para aumentar la eficiencia o comprender mejor cómo impacta el proceso al cliente.
A diferencia de crear un SIPOC desde cero, una plantilla de diagrama SIPOC ya está diseñada y lista para completar con datos. Esto ahorra tiempo y proporciona coherencia. Además, las versiones antiguas se pueden archivar y reutilizar como referencia en futuros proyectos.
¿Cuándo usar esta plantilla de diagrama SIPOC?
Una plantilla de diagrama SIPOC es ideal cuando se busca la mejora continua. Proporciona un mapa de alto nivel del proceso, lo que permite identificar problemas, analizar procesos y explicar las operaciones empresariales a otras partes interesadas.
También es útil cuando el proceso no está bien definido. Usar la plantilla obliga al equipo a centralizar información clave, como contactos de proveedores, especificaciones del proyecto y clientes objetivo.
Una plantilla de diagrama SIPOC puede complementar la planificación y gestión de un proyecto dentro de un software de gestión. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y portafolios galardonado que permite visualizar procesos con tableros kanban e incluso automatizar tareas. Puedes configurar activadores que automaticen acciones para ahorrar tiempo y garantizar la calidad con aprobaciones de tareas. Comienza hoy gratis con ProjectManager.
¿Quién debería usar esta plantilla de diagrama SIPOC?
Una plantilla de diagrama SIPOC es comúnmente utilizada por quienes trabajan en entornos lean Six Sigma, una metodología que mejora procesos empresariales al eliminar desperdicios y reducir variaciones mediante el trabajo en equipo. Dado que ofrece una visión general del proceso, ayuda a identificar áreas de mejora.
Aunque los expertos en lean Six Sigma son usuarios frecuentes, esta herramienta también es útil para cualquier persona que desee comprender mejor un proceso empresarial y encontrar oportunidades para mejorar su eficiencia. Por eso, los gerentes de proyecto y sus equipos la utilizan para entender el proceso y comunicarlo de forma clara.
Otro grupo que utiliza la plantilla de diagrama SIPOC son los interesados del proyecto. Aunque no necesitan tantos detalles como el equipo, sí requieren estar al tanto del panorama general. Una plantilla de diagrama SIPOC ofrece esa visión de alto nivel ideal para mantener informados a todos.
¿Qué incluye esta plantilla de diagrama SIPOC para Excel?
Como se mencionó, la plantilla de diagrama SIPOC documenta los proveedores, entradas, proceso, salidas y clientes de una empresa. Aunque no contiene una gran cantidad de datos, incluye información clave que brinda a los responsables la capacidad de gestionar y mejorar los procesos empresariales que necesita la organización para operar y servir a sus clientes. A continuación, se ofrece una breve explicación de cada componente de la plantilla de diagrama SIPOC.
- Proveedores (S): Son los vendedores o entidades que suministran las entradas necesarias para el proceso.
- Entradas (I): Recursos como materias primas, piezas, equipos u otros elementos físicos o digitales necesarios para ejecutar el proceso.
- Proceso (P): Conjunto de tareas realizadas para alcanzar un objetivo. Generalmente, los diagramas SIPOC se utilizan para mapear procesos empresariales, es decir, actividades que las empresas llevan a cabo regularmente para operar.
- Salidas (O): Los resultados de transformar las entradas a través del proceso, convertidas en entregables.
- Clientes (C): Los destinatarios de las salidas generadas por el proceso.
¿Cómo usar la plantilla de diagrama SIPOC de ProjectManager para Excel?
Ahora que está claro qué es una plantilla de diagrama SIPOC y para qué se utiliza, veamos cómo emplearla. Esta herramienta visual de gestión de procesos ayuda a definir quién suministra las materias primas, cuáles son los requisitos del cliente y mucho más. Una vez descargada la plantilla de diagrama SIPOC, sigue estos seis pasos:
1. Identifica a los proveedores de recursos
Los recursos son cualquier elemento necesario para ejecutar un proyecto o proceso. En este caso, se trata de las materias primas necesarias para las entradas y deben listarse aquí. Puede haber diferentes proveedores para cada entrada.
2. Enumera las entradas necesarias para ejecutar el proceso
Ahora, identifica las entradas o materias primas y otros recursos necesarios para llevar a cabo el proceso empresarial. Recuerda incluir solo los más importantes para evitar complicaciones innecesarias.
3. Mapea los pasos del proceso
Describe el proceso enumerando únicamente algunos pasos clave de alto nivel. Piensa en los puntos de inicio y final como si se tratara de un diagrama de flujo simple.
4. Define las salidas del proceso
Al describir las salidas, que pueden ser materiales, productos, servicios o información, utiliza sustantivos para mayor claridad.
5. Identifica a los clientes e interesados
Especifica quiénes recibirán los resultados del proceso, ya sean clientes internos o externos, o partes interesadas clave.
6. Mapea el flujo de trabajo del proceso
Con toda la información reunida, analiza los requisitos del cliente y visualiza el flujo de trabajo del proceso.
Ventajas de usar una plantilla de diagrama SIPOC
Usar una plantilla de diagrama SIPOC ofrece numerosos beneficios. A continuación, algunos ejemplos clave:
- Aumenta la transparencia en toda la organización
- Proporciona una visión general del proyecto para los interesados
- Facilita la formación de nuevos empleados durante la incorporación
- Apoya iniciativas de resolución de problemas
- Permite reutilizar la plantilla para distintos procesos y proyectos
- Garantiza que todo el equipo tenga una comprensión común del proceso
Usa ProjectManager para gestionar proyectos, procesos y flujos de trabajo
Todas estas plantillas gratuitas ayudan a crear procesos empresariales, pero tienen limitaciones. En el mejor de los casos, son un buen punto de partida, pero como deben actualizarse manualmente, pueden consumir mucho tiempo. Tampoco son colaborativas, algo esencial durante la ejecución del proceso. El software de gestión de proyectos lleva a los gerentes de proyecto y sus equipos al siguiente nivel. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios que permite crear flujos de trabajo personalizados y automatizados para gestionarlos de manera más eficiente.
Crea un cronograma visual de procesos con diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt permiten visualizar el cronograma y sus procesos con mayor detalle que una plantilla de diagrama SIPOC. Una vez que las tareas están organizadas, se pueden vincular los cuatro tipos de dependencias en el diagrama de Gantt para evitar retrasos costosos, filtrar la ruta crítica para identificar tareas esenciales y establecer una línea base para hacer seguimiento de las desviaciones en tiempo real. Los gerentes de proyecto pueden editar fácilmente el diagrama de Gantt y su línea de tiempo visual para ajustar el cronograma conforme surjan cambios, y compartir actualizaciones al instante con el equipo para mantener a todos alineados.
Asigna recursos y haz seguimiento de costos con múltiples herramientas
La gestión de recursos es una parte esencial para ejecutar un proceso de forma eficiente. Para garantizar que el proceso cuente con los recursos adecuados en el momento oportuno y se mantenga dentro del presupuesto, primero se debe incorporar al equipo. Los gerentes de proyecto pueden establecer la disponibilidad del equipo, incluyendo días libres, vacaciones y feriados globales, lo que facilita la asignación de tareas.
Luego, pueden visualizar la carga de trabajo codificada por colores o acceder a la página del equipo para ver la asignación de cada miembro y equilibrar el trabajo para mantener el rendimiento óptimo. Los gerentes pueden monitorear los costos a nivel general con tableros en tiempo real o revisar los costos laborales mediante hojas de tiempo seguras que brindan transparencia sobre el avance de cada miembro en sus tareas asignadas.
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