KPI son las siglas en inglés de indicadores clave de rendimiento (key performance indicators), es decir, mediciones cuantificables del progreso y el desempeño. Un panel de KPI es una herramienta visual que ofrece una visión general de alto nivel del progreso y el desempeño de una organización o proyecto mediante métricas clave e indicadores de rendimiento. Supervisa, analiza y muestra los KPI para gestionar mejor las organizaciones y los proyectos. Descargue esta plantilla de panel de KPI gratuita para Excel para comenzar.
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¿Por qué usar esta plantilla de panel de KPI?
Una plantilla de panel de KPI es esencial para realizar un seguimiento y analizar el progreso y el desempeño. Se utiliza en empresas y en la gestión de proyectos para supervisar el rendimiento de personas, equipos, departamentos, proyectos y organizaciones. También puede monitorear la salud financiera y el avance hacia los objetivos estratégicos.
Esta plantilla de panel de KPI ayuda a la dirección a identificar tendencias rápidamente y a mantenerse alerta cuando los KPI superan un umbral establecido. Las empresas pueden así responder con rapidez a los desafíos o las oportunidades, y tomar decisiones más informadas basadas en métricas clave. Esta información facilita la comprensión de lo que es importante al desarrollar estrategias o cumplir con los plazos.
Identifique los problemas con mayor rapidez gracias a una plantilla de panel de KPI. Cuanto antes se detecta un problema, más rápido se puede abordar y resolver para minimizar su impacto negativo en el proyecto o la organización. Como la plantilla de panel de KPI es una herramienta visual que se puede compartir en toda la organización, crea una accesibilidad a los datos que todos pueden aprovechar, lo que permite detectar los problemas con más facilidad.
Por supuesto, un panel de KPI no es perfecto. No puede recopilar ni mostrar datos en tiempo real, lo que deja a los usuarios un paso atrás con respecto a los datos. El software de gestión de proyectos puede ayudar. ProjectManager es un galardonado software de gestión de proyectos y portafolios con paneles en tiempo real que no requieren configuraciones largas y complicadas como las alternativas más básicas. A diferencia de las plantillas, recopila datos en vivo de forma continua y los muestra en gráficos fáciles de interpretar que realizan un seguimiento del tiempo, los costos, la carga de trabajo y más. Es un informe de estado instantáneo que brinda a los directores y sus equipos mayor control en el seguimiento de su trabajo. Comience a usar ProjectManager hoy de forma gratuita.
Cuándo usar esta plantilla de panel de KPI
Existen dos formas principales de utilizar una plantilla de panel de KPI. Una es para la gestión de proyectos y la otra es para la gestión operativa en empresas u organizaciones.
Gestión de proyectos
Los directores de proyectos pueden usar una plantilla de panel de KPI para realizar un seguimiento del progreso, identificar problemas, analizar el rendimiento, tomar decisiones y mejorar la comunicación. Utiliza datos para medir los factores que hacen que un proyecto sea exitoso, identificando las áreas que muestran señales de debilidad para que puedan reforzarse y entregar el proyecto según lo previsto.
Gestión operativa
Una empresa puede usar una plantilla de panel de KPI para supervisar su crecimiento mensual en ventas, la tasa de conversión de clientes potenciales, los plazos del proyecto, la puntuación de satisfacción del cliente y más. Esto permite a las empresas u organizaciones identificar áreas de fortaleza y debilidad, tomar decisiones informadas y alinear sus operaciones con los objetivos estratégicos.
¿Quién debe usar esta plantilla de panel de KPI?
Cualquier persona que necesite realizar un seguimiento del progreso y el desempeño de un proyecto u objetivos empresariales usará una plantilla de panel de KPI. Esto puede incluir equipos operativos, gerentes de ventas y representantes. En el ámbito de la gestión de proyectos, varias personas usan una plantilla de panel de KPI para supervisar su trabajo. Se enumeran a continuación.
- Directores de proyectos, directores de programas y oficinas de gestión de proyectos (PMO): Los directores de proyectos usan las plantillas de panel de KPI para identificar áreas de debilidad y posibles problemas que podrían llevar al fracaso del proyecto, como el calendario planificado frente al real, el presupuesto y más. Los directores de programas pueden realizar un seguimiento del progreso de los objetivos empresariales para tomar decisiones basadas en datos. Las PMO pueden usar plantillas de panel de KPI para garantizar la alineación con los objetivos y orientar la asignación de recursos y las decisiones de inversión.
- Directores funcionales o jefes de departamento: Los directores funcionales y los jefes de departamento usan plantillas de panel de KPI para realizar el seguimiento del desarrollo de los objetivos de la empresa. Esto les permite tomar decisiones empresariales más informadas, detectar tendencias y recibir alertas cuando los KPI superan ciertos niveles.
- Alta dirección y ejecutivos de nivel C: El panel de KPI ayuda a los ejecutivos a supervisar el rendimiento de la empresa y tomar decisiones basadas en datos. El formato fácil de interpretar ofrece una instantánea de la salud de la empresa, identifica áreas de mejora y orienta las actividades empresariales.
Cómo usar esta plantilla gratuita de panel de KPI para Excel
Una vez que los usuarios descarguen la plantilla gratuita de panel de KPI, podrán ver diversas métricas en gráficos y tablas. Esta herramienta visual es un dispositivo de seguimiento esencial que proporciona una visión general de alto nivel de los proyectos o las tareas de un proyecto. A continuación se explica cómo usar la plantilla de panel de KPI.
Elabore un cronograma para la finalización de tareas o proyectos
Como esta plantilla de panel de KPI puede realizar el seguimiento de proyectos u organizaciones, los usuarios elaborarán un cronograma para la finalización de las tareas o proyectos. Por ejemplo, los equipos de gestión de proyectos realizarán el seguimiento de las tareas, pero las organizaciones pueden usar esta plantilla para hacer el seguimiento de portafolios de proyectos.
Supervise los costos del proyecto y realice un seguimiento de los presupuestos
A continuación, los usuarios querrán supervisar los costos del proyecto o realizar un seguimiento de los presupuestos de los distintos proyectos que se están monitoreando. El presupuesto puede ser un presupuesto del proyecto, el presupuesto anual de un departamento de la empresa o el presupuesto anual de la organización.
Realice un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo y los costos laborales
Esta sección ayuda a los equipos de proyectos u organizaciones a conocer las horas de trabajo asignadas a los empleados, su disponibilidad total, las horas restantes, la tarifa salarial y los costos laborales. Esta información ayuda a los directores a saber si necesitan equilibrar la carga de trabajo de sus equipos para mantenerlos trabajando a plena capacidad y ser productivos.
Supervise el uso de materiales, equipos y otros recursos
Esto ayuda a realizar un seguimiento de la cantidad y el costo de los recursos organizacionales no humanos, como materias primas, equipos, maquinaria, activos de capital e incluso suscripciones de software. Todos los costos deben contabilizarse. Entre esta sección y la anterior, todos los recursos deben ser contemplados.
Identifique las tareas de alta prioridad
Las tareas pueden etiquetarse como críticas, muy altas, altas, medias, bajas y muy bajas. Luego se cuenta el número de tareas que caen en estas categorías y se calcula un porcentaje para cada una. Estos datos se representan en un gráfico con código de colores para facilitar la identificación de las tareas que requieren atención inmediata.
Realice un seguimiento de ingresos, gastos y ganancias mensuales, trimestrales y anuales
Por último, hay gráficos para capturar los ingresos, gastos y ganancias mensuales, trimestrales y anuales. Una vez que se ingresan los datos, la información se representa en gráficos que permiten ver fácilmente en qué punto se encuentra un proyecto u organización en términos de ingresos, gastos y ganancias de un vistazo.
Más plantillas relacionadas para el seguimiento de KPI de proyectos
La plantilla de panel de KPI es solo una de las más de 100 plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word. Algunas plantillas cubren cada fase del proyecto y pueden usarse en múltiples sectores. A continuación se muestran otras plantillas de seguimiento de KPI que los usuarios pueden descargar gratuitamente de inmediato.
Plantilla de panel de gestión de proyectos
La plantilla gratuita de panel de proyectos para Excel está diseñada para realizar el seguimiento de las métricas del proyecto. Incluye gráficos para registrar tareas, carga de trabajo, costos y más. Esta información se muestra en un solo lugar para obtener una visión general de alto nivel del trabajo.
Plantilla de objetivos y resultados clave (OKR)
Use esta plantilla gratuita de OKR para Excel para asegurarse de que la visión, las metas y los objetivos de la empresa, el equipo o la persona siempre estén en primer plano. Esta plantilla gratuita ayuda a motivar a las personas y alinea a las organizaciones para trabajar juntas hacia un objetivo común.
Plantilla de cuadro de mando integral
El cuadro de mando integral es una forma de analizar las métricas de rendimiento de gestión estratégica que las empresas utilizan para mejorar sus operaciones internas y sus resultados externos. Esta plantilla gratuita de cuadro de mando integral para Excel ayuda a desarrollar objetivos estratégicos y los KPI para medirlos.
ProjectManager es ideal para el seguimiento de los KPI del proyecto
Medir los KPI con plantillas de panel de KPI no es lo ideal, ya que las plantillas son documentos estáticos que deben actualizarse manualmente. Eso aleja a los usuarios de la tarea en cuestión y los datos siempre llegan tarde. El software de gestión de proyectos es una forma más eficiente de supervisar los KPI del proyecto o de la organización. ProjectManager es un galardonado software de gestión de proyectos y portafolios con datos en tiempo real que permite a los directores tomar decisiones más informadas. Hay más formas de realizar el seguimiento de los KPI que con nuestros paneles de proyectos y portafolios en tiempo real.
Realice un seguimiento de los costos laborales y use informes personalizables
Use las hojas de horas seguras para algo más que agilizar el proceso de nómina. Los directores pueden realizar el seguimiento de los costos laborales mientras los equipos registran las horas en cualquier lugar y en cualquier momento con nuestra aplicación móvil. También pueden ver hasta qué punto ha avanzado cada miembro del equipo en la realización de su trabajo. Para obtener más información, use informes personalizables que se pueden filtrar para centrarse en los detalles o ser más generales y compartirse para mantener a las partes interesadas actualizadas. Hay informes de estado y de portafolio, así como informes sobre variaciones, hojas de horas, carga de trabajo y más.
Funciones avanzadas de gestión de recursos para proyectos y empresas
Realice el seguimiento de los recursos cambiando a la página del equipo o al gráfico de carga de trabajo con código de colores. Muestra la asignación de recursos y permite a los directores identificar a los miembros del equipo que están sobreasignados o subutilizados. Luego pueden equilibrar la carga de trabajo del equipo desde el gráfico de carga de trabajo para mantener a todos trabajando a plena capacidad y siendo productivos. Los recursos no humanos y sus costos pueden rastrearse en el diagrama de Gantt o en la vista de hoja, lo que permite el seguimiento de costos y tiempos en tiempo real.
Contenido relacionado
Medir las métricas va más allá de una plantilla de panel de KPI. Supervisar y realizar el seguimiento de los KPI es la forma en que los directores mantienen los proyectos y las organizaciones en el cronograma y dentro del presupuesto, al tiempo que cumplen los objetivos estratégicos. Para obtener más información sobre este importante tema, explore los siguientes enlaces.
- Software de panel de proyectos
- Plantillas de informes de proyecto
- KPIs de producción y manufactura
- Plantillas de seguimiento en Excel
- Línea de tiempo de proyecto
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