Gerenciar com sucesso empresas, equipes e projetos significa cumprir prazos e manter-se dentro do orçamento, e os modelos de planilhas Excel para controle podem ajudar você a fazer exatamente isso. Embora não sejam tão dinâmicos quanto um software de gerenciamento de projetos, os modelos gratuitos para controlar tarefas, tempo e custos são uma ótima forma de começar a gerar relatórios sobre o progresso.
Como usar o Excel para controlar tarefas
Os gerentes têm mais controle sobre seus projetos e operações com os modelos de controle em Excel. Por sua natureza quantitativa, os modelos de planilhas do Microsoft Excel são uma ótima ferramenta para acompanhar métricas ricas em dados. Seja um painel de KPIs para ter uma visão geral do progresso ou um modelo de linha do tempo para organizar visualmente as tarefas em um só lugar, as planilhas de controle de tarefas no Excel podem ajudar você a entregar no prazo e dentro do orçamento. Sem essas ferramentas, você corre o risco de fazer parte dos 78% dos projetos que, segundo relatos, estouram o orçamento.
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Os melhores modelos de planilhas Excel gratuitos para controle
Reunimos os 17 melhores modelos de planilhas Excel da ProjectManager para controle, que você pode baixar e usar gratuitamente. Quer mais do que planilhas de controle de tarefas para Excel? Visite nossa página de modelos de gerenciamento de projetos, onde criamos mais de 100 modelos gratuitos para Excel e Word.
1. Modelo de painel de projeto
Um painel é a forma de acompanhar o seu trabalho, incluindo o tempo gasto nas tarefas, quanto você está gastando e se está progredindo conforme o planejado. O modelo gratuito de painel da ProjectManager para Excel oferece uma visão geral de como anda o seu trabalho. Essa informação é essencial para saber se você está gastando demais ou atrasado no cronograma.
O modelo gratuito de painel da ProjectManager tem vários widgets que monitoram as métricas do seu trabalho. Por exemplo, há um gráfico de tarefas com cores que mostra se as tarefas estão concluídas, em andamento, não iniciadas ou atrasadas. Há também um gráfico de carga de trabalho para gerenciar equipes e garantir que a carga de trabalho esteja equilibrada.
Há outro gráfico de tarefas que mede a duração das tarefas, útil para ver o que está sendo feito no prazo e o que está demorando demais. Por fim, há um gráfico de barras de custos para ajudar você a manter o orçamento.
Este modelo de painel em Excel pode gerenciar o seu trabalho, mas é um documento estático que precisa ser atualizado manualmente. Um software de gerenciamento de projetos automatiza esse processo. A ProjectManager é melhor do que os modelos de planilhas Excel porque reúne dados em tempo real, faz os cálculos e os exibe. Além disso, conta com diversos recursos de planejamento e colaboração, como gráficos de Gantt, listas de tarefas, relatórios e muito mais. Comece a usar a ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.
Nem todo software de gerenciamento de projetos oferece os mesmos painéis de projeto. O painel de projeto da ProjectManager vem equipado com os recursos de gerenciamento de projetos certos para ajudar você a acompanhar tempo, tarefas, custos e muito mais.
2. Planilha de acompanhamento de tarefas
O modelo gratuito de acompanhamento de tarefas da ProjectManager para Excel pode organizar e controlar o seu trabalho. Ele é parecido com uma lista de tarefas, em que basta adicionar o trabalho e gerenciá-lo. Ter uma lista de tarefas é o primeiro passo para controlar o seu trabalho.
Esta planilha de acompanhamento de tarefas reúne os detalhes do seu plano de trabalho. Adicione o nome da tarefa e inclua as tarefas dependentes. Você pode atribuí-la a si mesmo ou a alguém da sua equipe.
Em seguida, defina a prioridade e quando você espera terminar. Por fim, há uma coluna para marcar o status, essencial para acompanhar o seu trabalho. Ela tem tudo o que você precisa para controlar suas tarefas em um nível básico com uma planilha Excel.
3. Planilha de orçamento para controle de custos
Gerenciar os custos do seu trabalho é tão importante quanto cumprir os prazos. O modelo gratuito de orçamento da ProjectManager para Excel ajuda você a manter o orçamento ao registrar seus dados financeiros em uma única planilha.
As tarefas custam dinheiro, e o orçamento define os custos dos recursos que você vai empregar para concluir essas tarefas. Primeiro, o modelo de planilha tem uma lista numerada que corresponde à sua estrutura analítica do projeto (EAP). Depois, há os custos de mão de obra, incluindo horas planejadas versus reais e o custo por hora. Os materiais são detalhados por unidades e custo por unidade.
Também há espaço para outros itens do orçamento, como viagens, equipamentos, custos fixos e custos diversos. Por fim, há colunas para registrar o custo orçado e o custo real de cada item, além de um saldo que mostra se o item está acima ou abaixo do orçamento.
4. Modelo de linha do tempo para acompanhamento de tarefas
O modelo gratuito de linha do tempo da ProjectManager para Excel é perfeito para programar o seu projeto do início ao fim no Excel. É uma forma de visualizar todas as suas tarefas e manter o cronograma. Você pode até adicionar marcos!
Para começar a usar este modelo gratuito de linha do tempo, primeiro liste suas tarefas e dê um nome a cada uma. Cada tarefa precisa ter uma data de início e uma data de término, além do tempo que você acha que levará para concluí-la.
Você adiciona todos esses dados no lado esquerdo do modelo, que é uma planilha de controle comum. Então, à direita, você verá a linha do tempo, que dispõe suas tarefas como barras horizontais ao longo do tempo. É fácil ver quanto tempo levará para concluir cada tarefa.
Os modelos de planilhas Excel são bons para iniciantes, mas se você quiser levar o seu planejamento ainda mais longe, passe para um software online que permite criar linhas do tempo em minutos. A ProjectManager tem linhas do tempo de projeto online que se atualizam instantaneamente à medida que a equipe colabora nas tarefas. Acompanhe custos, carga de trabalho, progresso planejado versus real e muito mais. Comece gratuitamente.
5. Modelo de painel de rastreamento de tarefas
Quando as tarefas passam por várias equipes, ter um painel unificado ajuda todos a se manterem alinhados e focados nas prioridades. Em vez de lidar com várias listas de tarefas ou atualizações espalhadas por diferentes aplicativos, um painel reúne as principais métricas de progresso em uma única visão. Os gerentes podem ver na hora o que está dentro do cronograma, o que está atrasando e quem pode precisar de apoio adicional. Com o acompanhamento em tempo real, as equipes respondem mais rápido às mudanças, reduzem gargalos e mantêm o ritmo do planejamento até a conclusão.
Nosso modelo de painel de rastreamento de tarefas para Excel exibe atribuições, prazos, prioridades e indicadores de status em um layout estruturado e fácil de consultar. Detalhamentos com cores mostram quanto trabalho está concluído, em andamento ou atrasado, ajudando os usuários a avaliar rapidamente a distribuição da carga de trabalho. Campos de observações permitem registrar o contexto de atrasos ou pendências, enquanto o acompanhamento das datas reais versus planejadas melhora a precisão do cronograma ao longo do tempo. Além disso, ele traz gráficos que facilitam ainda mais o acompanhamento de tarefas em grande escala e garantem que nada passe despercebido.
6. Modelo de painel de controle do orçamento
Controlar um orçamento é mais fácil quando os números fazem sentido de imediato. Um painel de controle do orçamento dá às equipes controle visual sobre os gastos, destacando para onde o dinheiro está indo e como isso se compara ao plano original. Em vez de vasculhar planilhas longas, os usuários podem identificar rapidamente estouros, avaliar a eficiência dos custos e fazer ajustes bem fundamentados antes que os problemas se agravem. Essa visão centralizada favorece decisões financeiras melhores, mais responsabilização e resultados mais previsíveis para qualquer tipo de projeto ou operação.
Este modelo de painel de orçamento para Excel organiza as despesas em categorias claras, como materiais, mão de obra, equipamentos e custos indiretos, comparando os totais planejados e reais para mostrar se os gastos estão dentro da meta. Gráficos de rosca mostram visualmente o orçamento disponível, o orçamento gasto e o saldo restante, para que os usuários acompanhem a saúde financeira de relance. Com totais automáticos e indicadores de variação claros, o painel simplifica os relatórios e ajuda as equipes a manter total visibilidade do desempenho do orçamento do início ao fim.
7. Planilha de controle de tarefas diárias
Gerenciar as tarefas dia a dia mantém as prioridades claras e evita que o trabalho seja esquecido. Uma planilha de controle diário ajuda pessoas e equipes a se concentrarem no que importa agora, mantendo ao mesmo tempo a visibilidade do progresso ao longo do tempo. Ela incentiva a responsabilização, favorece um melhor planejamento da carga de trabalho e destaca cedo tanto as conquistas quanto os obstáculos que surgem. Com um controle diário estruturado, os projetos avançam com mais fluidez, porque as decisões se baseiam em informações atuais e precisas, e não em suposições.
Nosso modelo de controle de tarefas diárias para Excel divide cada dia em intervalos de uma hora, para que responsabilidades, entregas e atualizações de progresso possam ser registradas em tempo real. Indicadores de status claros mostram o que está concluído, programado ou ainda pendente, ajudando os usuários a ajustar rapidamente o fluxo de trabalho.
8. Painel de acompanhamento de KPIs
O ideal é que um modelo de controle em Excel ofereça uma visão geral das principais métricas de uma organização. Este modelo gratuito de painel de KPIs para Excel foi criado para exibir uma visão de alto nível do progresso e acompanhar os indicadores-chave de desempenho. Isso permite que os gerentes garantam que campanhas e operações estejam funcionando conforme o planejado.
Esta planilha de controle de tarefas no Excel exibe os dados do projeto inseridos pela equipe. Esses dados são então convertidos automaticamente em gráficos fáceis de ler, que tornam simples ver o status dos KPIs de relance.
Esta planilha de controle de tarefas para Excel acompanha tudo, desde as linhas do tempo até o orçamento, e ainda oferece um resumo de custos. Há gráficos que analisam a carga de trabalho para manter as equipes produtivas, o status das tarefas e muito mais.
9. Planilha de plano de ação
Gerenciar o trabalho significa definir as etapas que você precisa concluir para atingir seus objetivos. Use a planilha gratuita de plano de ação da ProjectManager para Excel para acompanhar as tarefas e detalhar a estratégia que você vai usar para concluir o trabalho no prazo e dentro do orçamento.
Dividimos este modelo de plano de ação em três seções. A primeira são as etapas de ação, que indicam a prioridade e listam tarefas, fases e atribuições. Também há espaço para registrar o status das tarefas e acompanhar o progresso.
A segunda seção deste modelo de planilha Excel é uma linha do tempo, com datas de início e de entrega, incluindo as horas planejadas. Por fim, a terceira seção trata dos recursos: por exemplo, qual departamento é responsável por qual tarefa, quais materiais são necessários e quais são os custos dos recursos?
10. Planilha de relatório de status
Saber onde você está em qualquer momento do ciclo de vida do projeto é a forma de gerenciar tempo e custos. Nosso modelo gratuito de relatório de status é uma ótima ferramenta para acompanhar o seu progresso e manter o cronograma.
Este modelo gratuito de relatório de status é composto por cinco seções: informações do projeto, resumo do status do projeto, saúde do projeto, visão geral do gerenciamento de riscos e uma conclusão com recomendações para o futuro.
Um relatório de status é a base do acompanhamento do seu trabalho. Ele é usado tanto no gerenciamento de projetos quanto na gestão do trabalho, porque dá aos gerentes uma visão do progresso planejado versus o real. Também é uma ferramenta poderosa para apresentações às partes interessadas.
11. Planilha de registro de riscos
Por mais bem planejado que seja o seu trabalho, sempre há incertezas que podem afetar o progresso. Use a planilha gratuita de registro de riscos da ProjectManager para ajudar você a se planejar para os riscos do seu trabalho.
Este registro de riscos gratuito para Excel tem colunas para identificar cada risco, o que facilita o acompanhamento. Há uma coluna para descrever o risco e explicar como ele afetará o seu trabalho caso deixe de ser um risco e se torne um problema real.
Para cada risco identificado no modelo, você pode adicionar uma resposta ao risco, ou seja, a ação que tomará se o risco se concretizar. Também é possível registrar o nível do risco. Depois, se você trabalha em equipe, pode atribuir o risco a um membro da equipe, que ficará responsável por identificá-lo e corrigi-lo.
12. Planilha de controle de mudanças
Baixe a planilha gratuita de controle de mudanças da ProjectManager para Microsoft Excel e gerencie as mudanças quando elas afetarem a gestão do seu trabalho. Ela vai ajudar você a controlar as mudanças para que não gerem horas extras demais nem custos adicionais.
Uma planilha Excel de registro de mudanças é um dos modelos de Microsoft Excel mais importantes que oferecemos. É um modelo de planilha que registra as mudanças assim que elas acontecem. Você pode numerar as mudanças para acompanhá-las melhor e anotar quando cada mudança surgiu e quem a identificou ou solicitou.
Em seguida, você pode priorizar a mudança, e você ou um membro da equipe pode assumir a responsabilidade de levá-la até a conclusão. A planilha Excel acompanha a mudança desde a identificação até a resolução e garante que nenhuma ordem de mudança seja esquecida.
13. Planilha de controle de horas
Não há modelo melhor para registrar o tempo gasto nas suas tarefas do que a planilha gratuita de controle de horas da ProjectManager. Esta folha de horas é ótima para você ou os membros da sua equipe registrarem o tempo dedicado ao trabalho.
Este modelo de planilha Excel de folha de horas tem espaço para o seu nome ou o nome do funcionário, o departamento, o supervisor e o valor por hora. O modelo registra as horas trabalhadas, como o horário de início e de término da jornada. Há até um campo para adicionar horas extras e o intervalo de almoço.
Em seguida, o total da semana é somado e multiplicado pelo valor da hora para mostrar o valor total devido ao funcionário. Por fim, há uma linha para o funcionário assinar e para o supervisor revisar e assinar, se estiver correto.
14. Planilha de registro de problemas
Problemas são imprevistos que surgem durante a execução do projeto. Eles precisam ser identificados e resolvidos rapidamente para manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento. Com o nosso modelo gratuito de registro de problemas para Excel, você tem as ferramentas para acompanhar o andamento da resolução desses problemas.
O modelo gratuito é ideal para registrar riscos, que se tornam problemas caso de fato apareçam no seu projeto. Quando isso acontece, você já os tem descritos no modelo, junto com o impacto potencial de cada um. Em seguida, você pode definir a prioridade, de baixa a crítica, o que ajuda a determinar quais riscos precisam da sua atenção imediata.
Também há um campo para anotar a data em que o problema foi identificado e quando foi encerrado, além do membro da equipe responsável por resolvê-lo. Por fim, o modelo gratuito indica o departamento que está cuidando do problema e tem uma coluna para registrar o status durante o acompanhamento.
15. Modelo de controle de inventário
Se você é um fabricante ou tem uma empresa que mantém estoque necessário para operar, precisa do nosso modelo gratuito de inventário para Excel. Use-o para evitar atrasos na produção, acompanhando o que você tem armazenado.
Use este modelo gratuito para registrar o nível do seu inventário e acompanhar a rotatividade. Primeiro, cada linha é numerada para facilitar a localização do item desejado. Depois, o item é listado e descrito, com o preço unitário e a quantidade em estoque.
Agora você pode calcular o valor do inventário, que é o preço unitário multiplicado pela quantidade em estoque. Este modelo de planilha Excel faz isso automaticamente. Há uma coluna para indicar se é preciso fazer um novo pedido, em que nível fazer o pedido, quanto tempo leva para repor o estoque e qual deve ser a quantidade do novo pedido.
16. Planilha de controle de pagamentos
Acompanhar os pagamentos recebidos é essencial para manter um fluxo de caixa saudável e evitar perda de receita. Empresas que organizam suas faturas e a movimentação de pagamentos conseguem identificar rapidamente saldos em atraso, monitorar o comportamento de pagamento dos clientes, melhorar a visibilidade financeira e reduzir erros contábeis que afetam as operações diárias.
Criada para centralizar a movimentação de pagamentos em um só lugar, esta planilha de controle de pagamentos registra os dados das faturas, as informações dos clientes e os valores pagos, calculando automaticamente os saldos restantes. As equipes podem monitorar transações pagas, parciais e pendentes, comparar formas de pagamento e manter um registro claro da receita recebida sem precisar revisar várias faturas.
17. Planilha de controle de ativos
Controlar os ativos é essencial porque as empresas dependem de equipamentos, veículos, ferramentas e tecnologia para operar com eficiência. Setores com uso intensivo de equipamentos, como construção, manufatura e logística, usam o controle de ativos para monitorar a utilização, controlar custos, reduzir perdas e tomar decisões bem fundamentadas sobre manutenção e substituição.
Criada para organizar informações operacionais e financeiras, esta planilha de controle de ativos registra os dados dos ativos, a localização, a propriedade e o status, junto com os dados de compra e os valores de depreciação. As equipes podem monitorar os equipamentos ao longo de todo o ciclo de vida, manter a visibilidade sobre o desempenho dos ativos e manter os registros importantes acessíveis em um único lugar.
Use a ProjectManager para controlar tempo, custos e tarefas melhor do que no Excel
Modelos e planilhas Excel para controle são ótimos, mas, como já mencionamos, têm suas limitações. A ProjectManager é um software online de gestão do trabalho que conecta todos, não importa onde trabalhem, em que horário, departamento ou nível de habilidade. E faz isso em tempo real, para garantir que todos estejam colaborando e trabalhando com os dados mais recentes.
Preencha folhas de horas automaticamente
Veja o caso das folhas de horas. Em vez de o funcionário preencher a folha de horas, as folhas de horas da ProjectManager preenchem automaticamente as tarefas dele e atualizam o tempo gasto. Isso agiliza a folha de pagamento e também oferece uma visão do tempo dedicado a cada tarefa. Assim, você sabe se ele está cumprindo a meta. Depois de enviadas, as folhas de horas ficam bloqueadas e seguras.
Trabalhe do jeito que for melhor para você
Várias visualizações de projeto permitem que cada pessoa da equipe trabalhe como preferir. Os gerentes podem planejar com antecedência em gráficos de Gantt que mostram todas as tarefas em uma linha do tempo. A barra de duração que liga as datas de início e término de cada tarefa mostra automaticamente o progresso, conforme a parte preenchida. As equipes podem usar listas de tarefas, quadros Kanban ou calendários, se preferirem, e todos são atualizados e mostram o progresso. Nenhuma ferramenta é mais flexível para planejar e acompanhar o trabalho.
Gere relatórios com um clique em segundos
Acompanhar tempo, custos e muito mais é fácil com os relatórios com um clique da ProjectManager. Obtenha relatórios de status, relatórios de tarefas, folhas de horas, despesas e muito mais. Esses relatórios transformam dados complexos em relatórios esclarecedores e fáceis de ler para monitorar o progresso e muito mais. Os relatórios também podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que você quer e depois compartilhados para manter as partes interessadas atualizadas.
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