Baixe nosso modelo de acompanhamento de tarefas gratuito em Excel para começar uma lista de tarefas, uma lista de atividades ou gerenciar um projeto. Ele inclui colunas de planejado e realizado para ajudar a medir o progresso do projeto ao longo do tempo. O acompanhamento de tarefas nunca foi tão simples quanto com este modelo gratuito do Microsoft Excel.
Para baixar este modelo de acompanhamento de tarefas gratuito para Excel, clique na imagem abaixo.
O que é um modelo de acompanhamento de tarefas?
Um modelo de acompanhamento de tarefas oferece uma forma estruturada de acompanhar o progresso das tarefas, prazos, responsáveis e outros detalhes relevantes. Ele fornece um local central para listar e organizar tarefas, facilitando o monitoramento dos prazos e do status de cada tarefa para garantir que sejam concluídas no prazo. Use o modelo de acompanhamento de tarefas para Excel para esclarecer quem é responsável por cada tarefa e facilitar a comunicação entre os membros da equipe.
Por que você precisa de um modelo de acompanhamento de tarefas
Se você não tem uma lista de tarefas, então não pode dizer se seu projeto está dentro do cronograma ou não. Todo o planejamento de projeto do mundo é inútil se você não configurou uma lista de verificação ou um sistema de gestão de tarefas para acompanhar essas tarefas e saber se o trabalho está sendo concluído ou se os membros da equipe estão ficando para trás.
Existem centenas de modelos de gestão de tarefas disponíveis online e a maioria deles atende ao mesmo propósito, apesar de terem nomes diferentes. Nosso modelo gratuito de acompanhamento de tarefas pode ser usado como qualquer um dos formatos de gestão de tarefas abaixo.
- Modelo de lista de tarefas do projeto
- modelo de acompanhamento de tarefas
- Modelo de checklist de tarefas
- Modelo de acompanhamento de projeto
- Modelo de análise de tarefas
A gestão de tarefas é o processo pelo qual você pode acompanhar uma tarefa ao longo do ciclo de vida do projeto. Isso inclui planejar, programar, executar e monitorar essa atividade. Uma tarefa de projeto precisa ser acompanhada de todos os ângulos, incluindo seu status, prioridade, tempo, recursos, recorrência, notificações, entre outros.
Modelos de acompanhamento de tarefas não são a única ferramenta para fazer isso. Para levar o acompanhamento e a gestão de tarefas a um novo nível, você também pode usar um software de acompanhamento de projetos equipado com recursos como gráficos de Gantt, quadros kanban e ferramentas de colaboração em tempo real.
Quem deve usar um modelo de acompanhamento de tarefas em Excel?
Os perfis que podem utilizar este modelo de acompanhamento de tarefas em Excel incluem gerentes de projeto, membros da equipe, gerentes de operações, analistas de negócios e até mesmo stakeholders. Cada função interage com o modelo de forma diferente. Por exemplo, gerentes de projeto preenchem o modelo com tarefas, atribuem-nas aos membros da equipe, definem prazos e monitoram o progresso. Eles podem usar este modelo em Excel para ter uma visão centralizada do projeto e melhorar os relatórios.
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Os membros da equipe podem receber tarefas por meio do modelo, onde podem adicionar notas, se manter organizados e gerenciar sua carga de trabalho. Os gerentes de operações podem utilizá-lo para acompanhar tarefas operacionais, alocação de recursos e cronogramas de manutenção, enquanto os stakeholders podem receber um PDF do modelo para ter visibilidade do progresso do projeto.
Como usar um modelo de acompanhamento de tarefas em Excel
Mas voltando ao uso deste modelo de lista de tarefas do projeto. Ele é bastante autoexplicativo, mas um breve passo a passo nunca é demais. Vamos analisar todas as colunas que compõem nosso modelo de acompanhamento de projeto.
- Nome da tarefa / descrição: Atribua um nome exclusivo para cada tarefa.
- Dependência da tarefa: Use uma estrutura analítica do projeto para identificar as dependências das tarefas e o caminho crítico do seu projeto.
- Responsável pela tarefa: Toda tarefa precisa de um responsável, alguém encarregado de executá-la.
- Prioridade da tarefa: Use a estrutura analítica do projeto e o método do caminho crítico para determinar a prioridade das suas tarefas.
- Datas de entrega: Defina as datas de início e término de cada tarefa. Para isso, você precisará estimar a duração de cada tarefa antes do projeto usando técnicas de gestão de projetos como o método do gráfico PERT.
- Status da tarefa: O principal objetivo do acompanhamento de tarefas é monitorar o status das tarefas e determinar se estão atrasadas, pausadas ou foram concluídas com sucesso.
- Notas: Adicione quaisquer observações adicionais sobre a tarefa.
Como atualizar e compartilhar seu modelo de acompanhamento de tarefas em Excel
Você não pode acompanhar tarefas se o status delas não estiver sendo atualizado. Sua equipe de projeto faz atualizações de status das tarefas, o que mantém você informado sobre o andamento no projeto. Se você estiver usando este modelo gratuito de checklist de tarefas para Excel, os membros da equipe podem adicionar essas atualizações diretamente no documento do Microsoft Excel.
Como gerente de projeto, a primeira coisa que você deve fazer é garantir que todos tenham uma cópia do Microsoft Excel. Em seguida, um modelo de lista de tarefas do projeto atualizado pode ser salvo. Você pode designar uma pessoa responsável por garantir que a versão mais recente do modelo de acompanhamento de tarefas em Excel esteja sendo utilizada.
Outra solução é usar um modelo de acompanhamento de tarefas no Google Sheets, para que a versão mais recente do documento seja compartilhada por todos. Ou você pode usar um software de acompanhamento de tarefas, como o ProjectManager, para não precisar baixar modelos de gestão de tarefas em Excel e lidar com versões desatualizadas.
- Vá ao menu principal e, no canto superior direito da página, encontre o menu suspenso.
- Role para baixo até encontrar “importar” e clique nele.
- Isso levará você a uma nova página, a página de importação, onde haverá várias opções para importar diferentes modelos de gestão de projetos em Excel para o seu software de gestão de projetos.
- Agora você pode visualizar seu documento, compartilhá-lo com a equipe ou stakeholders e baixá-lo como PDF, Excel, CSV ou documento do Microsoft Office.
Exemplos de quando usar um modelo de acompanhamento de tarefas
Profissionais de diversos setores podem se beneficiar deste modelo de acompanhamento de tarefas de projeto. Aqui estão alguns exemplos.
Modelo de acompanhamento de tarefas para construção
Pense neste modelo como uma lista de pendências para projetos de construção. Por exemplo, se uma equipe de construção está desenvolvendo um novo edifício comercial, pode usar o modelo de acompanhamento de tarefas para monitorar atividades como preparação do terreno, fundação, estrutura, acabamento interno, entre outras. Ele também ajuda a gerenciar subcontratados e acompanhar o progresso planejado versus o realizado.
Modelo de acompanhamento de tarefas para marketing
Em um projeto de marketing, a equipe pode usar este modelo ao lançar uma nova campanha de marketing. Ele pode ser utilizado para acompanhar tarefas como programação de redes sociais, e-mail marketing, criação de conteúdo e análise de campanhas, garantindo que tudo esteja dentro do cronograma.
Modelo de acompanhamento de tarefas para desenvolvimento de software
Se uma equipe de desenvolvimento de software estiver criando um novo aplicativo móvel, pode usar um modelo de acompanhamento de tarefas para monitorar atividades como desenvolvimento de código, design de interface, fases de teste e correção de erros. É uma forma documentada de garantir que todas as etapas do desenvolvimento sejam acompanhadas e que os prazos sejam cumpridos.
Modelo de acompanhamento de tarefas para manufatura
Ao implementar uma nova linha de produção, uma equipe de manufatura pode usar um modelo de acompanhamento de tarefas para supervisionar atividades como instalação de equipamentos, testes, treinamento de equipe e documentação de processos. Essa ferramenta ajuda a monitorar a implementação e garante que todos os componentes do projeto sejam integrados corretamente.
Modelo de acompanhamento de tarefas para planejamento de eventos
Equipes de planejamento de eventos podem usar este modelo gratuito ao organizar um evento corporativo, como uma conferência. Ele ajuda a gerenciar a seleção do local, organização de catering, coordenação de palestrantes e logística no local. O modelo em Excel garante que todos os detalhes sejam controlados e que o evento ocorra sem problemas.
Como acompanhar projetos e tarefas no ProjectManager
Como mencionado acima, nosso modelo de acompanhamento de tarefas em Excel pode ajudar você a visualizar uma lista de tarefas e acompanhá-la. Porém, planilhas de gestão de tarefas feitas no Microsoft Excel ou no Google Sheets não se comparam a um software de gestão de projetos baseado na nuvem, como o ProjectManager.
Gráficos de Gantt
Com seu modelo de acompanhamento de tarefas em Excel totalmente integrado a uma ferramenta robusta de gestão de projetos como o ProjectManager, você pode criar facilmente um gráfico de Gantt que permite acompanhar tarefas, identificar o caminho crítico, atribuir recursos, entre outras funções de gestão de tarefas.
A barra de duração que conecta a data de início da tarefa ao seu prazo ficará mais preenchida à medida que a tarefa for concluída. Agora você pode ver rapidamente se a tarefa do projeto está progredindo conforme o planejado. Você também conta com uma planilha para visualizar sua lista de tarefas.
Painéis de controle de projetos
Existem ferramentas de gestão de tarefas mais avançadas que oferecem uma visão mais detalhada sobre se suas tarefas estão dentro do cronograma. Um painel de controle de projetos em tempo real mostra o progresso geral do projeto com base em seis métricas. Os dados são calculados automaticamente e exibidos em gráficos fáceis de entender.
Há uma métrica de progresso que analisa diferentes partes do projeto para verificar se estão no caminho certo. Você também pode visualizar tarefas e ver quais estão em andamento, concluídas ou não iniciadas. Para uma visão mais ampla, há gráficos sobre custos, carga de trabalho e outros indicadores.
Relatórios
Gere relatórios sobre a saúde geral do projeto, variação, status e muito mais. Os relatórios de acompanhamento de tarefas podem ser facilmente compartilhados ou impressos. Mais importante ainda, você pode filtrar rapidamente os relatórios para mostrar apenas as informações de gestão de tarefas que seus stakeholders estão solicitando.
Múltiplas visualizações
Os stakeholders do projeto não são os únicos beneficiados por nossa ferramenta de gestão de tarefas. As equipes não precisam de todos os detalhes incluídos no gráfico de Gantt. Elas querem saber quais tarefas precisam executar e quando devem ser concluídas. A visualização em quadro kanban é uma representação visual do fluxo de trabalho, em que os cartões são tarefas e as colunas são listas de tarefas de diferentes fases da produção.
As tarefas podem ser priorizadas para que as equipes saibam no que trabalhar e quando. Os gerentes de projeto também podem usar o kanban para dar transparência ao processo de acompanhamento de tarefas e identificar possíveis gargalos antes que afetem o cronograma do projeto ou, pior ainda, o plano do projeto.
Essas são apenas duas visualizações de gestão de projetos. Também há um calendário de projeto, que é mais do que um simples local para registrar datas e uma lista de tarefas. Ambas as visualizações são atualizadas junto com todas as outras ferramentas de gestão de projetos à medida que novos status são registrados. Elas também possuem os mesmos recursos de acompanhamento de tarefas que as outras visualizações, permitindo que as equipes trabalhem da forma que preferirem.
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