Você tem um resultado desejado, mas quais etapas seguirá para alcançá-lo? A definição e o acompanhamento de metas são importantes tanto para o sucesso pessoal quanto profissional. As metas fornecem direção, propósito e motivação, enquanto o acompanhamento ajuda na responsabilização e na identificação de obstáculos. O uso de modelos de acompanhamento de metas ajudará a entregar projetos com sucesso e, provavelmente, manterá você muito mais organizado ao longo do caminho.
Nosso site oferece mais de 100 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word disponíveis para download agora. Eles cobrem todas as fases do gerenciamento de projetos e podem ser usados em todos os setores. Selecionamos os melhores modelos de acompanhamento de metas e os listamos abaixo para ajudar a entregar projetos bem-sucedidos.
1. Modelo de metas SMART
Nem todas as metas são iguais. Se você definir metas irrealistas para si mesmo ou para um projeto, estará preparando o terreno para o fracasso. Em vez disso, seja SMART. Usar um modelo gratuito de metas SMART para Word é o primeiro passo para alcançar suas metas, pois este modelo de acompanhamento de metas garante que elas estejam fundamentadas na realidade. Uma vez definidas as metas, use este modelo de acompanhamento para garantir que você as está cumprindo.
Isso é alcançado por meio de um processo simples de validação de metas. É aí que entra o aspecto SMART. Esta sigla significa específica, mensurável, atingível, relevante e com prazo definido. O modelo de definição de metas é dividido em três colunas. A primeira coluna indica o que cada letra de SMART representa. A segunda coluna apresenta uma série de perguntas para ajudar a definir a meta em relação a uma meta SMART específica. Por fim, há um espaço para as respostas. Ao concluir este processo, as metas coletadas serão específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido.
2. Modelo de marcos do projeto
Uma das maneiras mais fáceis de acompanhar o progresso em direção às suas metas é usando marcos. Um modelo de marcos do projeto mapeia os principais pontos de verificação no ciclo de vida de um projeto: eventos importantes como o fim de uma fase, a entrega de um resultado principal ou aprovações críticas. Essa estrutura facilita o acompanhamento de datas importantes que se aproximam ou estão atrasadas, a coordenação de entregas ou conclusões de fases e a comunicação de prazos críticos com sua equipe ou partes interessadas.
Esses marcos marcam o progresso de forma clara e visível, ajudando equipes e partes interessadas a permanecerem alinhadas sobre o que é importante e quando. Ao se concentrar em realizações principais em vez de cada pequena tarefa, um plano de marcos simplifica o cronograma, destaca prioridades e ajuda a evitar surpresas.
3. Modelo de plano de 5 anos
Nunca é cedo demais para começar a definir metas de longo prazo. Este modelo de plano de 5 anos é projetado para definir seu objetivo de longo prazo e dividi-lo ano a ano, anotando as metas anuais, estratégias ou processos para alcançá-las, recursos necessários e métricas de sucesso mensuráveis.
Ele fornece direção de longo prazo, ajuda a priorizar recursos e oferece uma estrutura para a tomada de decisões ao longo do tempo. Com um plano de 5 anos claro, todos entendem a visão e podem alinhar seus esforços para apoiar o crescimento sustentável, evitar o caos e medir o progresso em relação a objetivos compartilhados.
4. Modelo de relatório de status
Outro modelo de acompanhamento de metas é o modelo gratuito de relatório de status para Excel. Um relatório de status é diferente de um relatório de progresso. O primeiro oferece uma visão geral ampla do estado atual de um projeto, enquanto o segundo foca no progresso do projeto ao longo do tempo. Independentemente disso, ambos são ferramentas importantes de acompanhamento de metas.
Este modelo de definição de metas começa com um resumo do projeto, como seu nome, data, gerente de projeto e o período de relatório. Em seguida, apresenta um resumo das principais realizações, trabalhos concluídos, trabalhos planejados, marcos, entregáveis e itens de ação. Depois, há um panorama da saúde do projeto, como o orçamento, cronograma, qualidade e escopo. Há também uma visão geral do gerenciamento de riscos e recomendações para seguir em frente.
5. Modelo de entregáveis do projeto
Uma lista de entregáveis do projeto define os resultados concretos que um projeto deve produzir, incluindo os relatórios, funcionalidades, produtos ou serviços que precisam ser entregues ao final do projeto. Com este modelo de entregáveis do projeto, você registra o nome de cada entregável, sua descrição, o responsável e a data de vencimento, tudo em uma planilha organizada. Você pode monitorar o status (por exemplo: não iniciado, em andamento, concluído), adicionar notas ou comentários e ajustar prazos ou responsabilidades conforme necessário.
Ao especificar os entregáveis desde o início, garante-se que todos entendam o que “concluído” significa, as expectativas das partes interessadas são alinhadas e o risco de desvio de escopo ou de resultados ausentes é reduzido. Essa clareza ajuda a orientar o planejamento, coordenar o trabalho e validar o sucesso do projeto.
6. Modelo de levantamento de requisitos
Conhecer os requisitos necessários para executar um plano é uma parte fundamental para alcançar os objetivos. Este modelo gratuito de levantamento de requisitos para Word coleta o que é necessário e comunica essas informações entre o usuário e o desenvolvedor. O usuário indica o que precisa e o desenvolvedor garante que tudo esteja contemplado no processo de levantamento de requisitos.
Este modelo de definição de metas possui uma página de capa que não apenas nomeia o projeto, mas também inclui um quadro que rastreia as versões e os motivos das alterações feitas no modelo de levantamento de requisitos. Em seguida, há uma seção para o plano do projeto, seu propósito, escopo e cronograma, com marcos, metas e dependências. Restrições e limitações são detalhadas. Os requisitos são então divididos em sete subseções para capturar tudo, desde os requisitos do usuário até o gerenciamento de riscos.
7. Modelo de resumo do projeto
Um resumo do projeto é parte de uma proposta de projeto, usada para convencer as partes interessadas ou clientes de que o projeto potencial vale o investimento. Para alcançar esse objetivo, use nosso modelo gratuito de resumo do projeto para Word. Este modelo de definição de metas também pode ser um documento independente ou parte de uma proposta de projeto. De qualquer forma, é uma visão abrangente do projeto, apresentada de forma concisa, mas incluindo os principais detalhes.
Este modelo de definição de metas captura informações importantes, como o cronograma do projeto, incluindo durações, marcos e entregáveis. Há espaço para o orçamento do projeto, que inclui projeções financeiras para mostrar custos e retorno sobre o investimento (ROI). O plano de recursos é detalhado e há uma visão geral do gerenciamento de riscos para mostrar como obstáculos e outros desafios serão tratados.
8. Modelo de matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão do tempo que ajuda a priorizar tarefas com base em sua urgência e importância. Este modelo gratuito de matriz de Eisenhower para Excel divide o trabalho em quatro quadrantes: fazer primeiro (urgente e importante), planejar (importante mas não urgente), delegar (urgente mas não importante) e eliminar (nem urgente nem importante). É uma excelente ferramenta de gestão do tempo para garantir que as tarefas mais importantes não sejam ofuscadas por atividades menos prioritárias.
Categorizar tarefas com base nessa estrutura ajuda as equipes a se concentrarem no que realmente importa, evitando a armadilha de gastar muito tempo em tarefas urgentes, mas não importantes. É uma ferramenta de acompanhamento de metas especialmente útil para gerentes de projeto e líderes que lidam com múltiplas responsabilidades.
9. Modelo de análise de lacunas
Uma análise de lacunas ajuda a reunir as informações necessárias para criar um plano de ação que permita a uma organização passar do estado atual para o estado futuro desejado. Este modelo gratuito de análise de lacunas para Excel é ideal para testar a viabilidade de alcançar seus objetivos. Ele identifica as áreas de melhoria, avalia a lacuna entre a situação atual e os objetivos a serem atingidos e define as ações necessárias para fechá-la.
Este modelo de acompanhamento de metas é particularmente relevante ao iniciar um projeto ou uma iniciativa estratégica. Ao identificar claramente as lacunas a serem preenchidas, as equipes podem concentrar seus esforços nas ações de maior impacto e alinhar seus recursos às prioridades estratégicas.
O ProjectManager ajuda na definição e no acompanhamento de metas
O uso desses modelos de acompanhamento de metas é útil, mas tem seus limites. Isso porque todos os modelos, seja para Excel ou Word, são documentos estáticos. Isso significa que cada um precisa ser atualizado manualmente, desviando as equipes de suas tarefas e fornecendo aos gerentes dados que já estão desatualizados assim que são inseridos no modelo. Para aproveitar uma vantagem que os modelos não conseguem oferecer, use um software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios que fornece dados em tempo real e possui automação de fluxo de trabalho com configurações de aprovação para garantir entregáveis de qualidade enquanto otimiza os processos.
Monitore metas com dashboards em tempo real
Há modelos de acompanhamento de metas que podem monitorar o progresso e ajudar a garantir que o esforço real esteja alinhado com o esforço planejado. Mas esses modelos sempre chegam um pouco tarde. Obtenha uma visão geral dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) do projeto com nossos dashboards em tempo real para projetos individuais, um programa ou um portfólio de projetos. Gráficos e tabelas fáceis de ler capturam tempo, custo, carga de trabalho e muito mais, atualizando automaticamente à medida que as equipes registram seus status. E o melhor: não é necessária uma configuração longa e complicada como nas alternativas mais simples.
Obtenha mais detalhes com relatórios personalizáveis
Quando mais detalhes são necessários, acesse o recurso de relatórios. Os relatórios podem ser gerados em minutos e mostram o status do projeto ou portfólio, variações, planilhas de horas, carga de trabalho e muito mais. Filtre os relatórios para ir mais fundo nos detalhes para gerentes e suas equipes, ou crie uma visão geral mais ampla que pode ser compartilhada com as partes interessadas para mantê-las atualizadas.
O ProjectManager é um software online de gerenciamento de projetos e portfólios que conecta equipes, estejam elas no escritório, em campo ou em qualquer outro lugar. Eles podem compartilhar arquivos, comentar no nível das tarefas e se manter atualizados com notificações por e-mail e no aplicativo. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje.