Um painel de rastreamento de tarefas é uma ferramenta visual que os gerentes de projetos utilizam para monitorar, organizar e acompanhar o progresso das tarefas ou projetos. Ele geralmente oferece uma visão geral de todas as tarefas, seus status, prazos, prioridades e outros detalhes importantes. Baixe este modelo gratuito de painel de rastreamento de tarefas para Excel e garanta que tudo seja feito de forma eficiente.
Um painel de gerenciamento de tarefas é uma ferramenta essencial no gerenciamento de projetos. Por que então um profissional de projetos dependeria de um modelo estático quando pode contar com uma ferramenta mais dinâmica disponível na maioria dos softwares de gerenciamento de projetos? Não acredite apenas em nossas palavras. Abra o painel de tarefas no ProjectManager e descubra por si mesmo.
Use o período de avaliação gratuita de 30 dias para comparar o painel em tempo real do ProjectManager com uma planilha do Excel. Nossos painéis ao vivo podem monitorar as tarefas de um projeto, programa ou portfólio de projetos, atualizados em tempo real para fornecer aos usuários os dados mais precisos sobre onde o projeto está em comparação com onde foi planejado. Além das informações sobre tarefas, há gráficos e diagramas de fácil leitura sobre custos, carga de trabalho e muito mais. Comece hoje gratuitamente com o ProjectManager.
Por que você precisa de um modelo de painel de rastreamento de tarefas para Excel
Um painel de gerenciamento de tarefas é útil por diversos motivos, especialmente ao gerenciar tarefas pessoais, equipes ou projetos. Por um lado, em vez de depender de listas de tarefas ou anotações dispersas, um painel oferece um único lugar para visualizar e gerenciar todas as tarefas do projeto, facilitando a organização e o acompanhamento de tudo.
Usar um painel de tarefas no Excel permite adaptá-lo às próprias necessidades, seja adicionando colunas para prioridades, prazos ou responsáveis pelas tarefas, ou usando cores diferentes para representar diferentes status. Claro, isso requer familiaridade com o software, e o Excel pode ser difícil para quem tem pouca experiência.
Outra vantagem de usar um modelo de painel de rastreamento de tarefas no Excel é a possibilidade de classificar, filtrar e manipular dados rapidamente. Isso é especialmente útil para rastrear múltiplas tarefas, gerenciar prazos e garantir que tudo esteja dentro do planejado. Afinal, esse é o principal motivo para se usar um painel: obter uma visão geral do projeto e seu progresso.
Clique na imagem para baixar o modelo gratuito.
Quando usar um modelo de painel de rastreamento de tarefas para Excel
Quando se precisa de organização, visibilidade e controle sobre as tarefas, mas ainda não se está pronto para migrar para um software de gerenciamento de projetos, um modelo de painel de gerenciamento de tarefas para Excel pode ser uma boa solução. Apesar de suas limitações, há alguns cenários em que ele pode ser útil.
- Gerenciamento de pequenas equipes ou projetos pessoais
- Busca por uma solução econômica
- Necessidade de rastreamento de projetos personalizável e flexível
- Trabalho em um projeto de curto prazo ou pontual
- Necessidade de uma ferramenta visual simples para acompanhamento do progresso
- Necessidade de rastrear múltiplas tarefas simultaneamente
- Colaboração em menor escala
- Rastreamento de tarefas recorrentes
- Necessidade de relatórios e rastreamento simples
- Integração com outros sistemas Microsoft
Quem deve usar este modelo de painel de rastreamento de tarefas para Excel?
Um painel de tarefas para Excel é adequado para uma ampla variedade de pessoas e equipes que precisam se manter organizadas e gerenciar eficientemente tarefas, projetos ou cargas de trabalho. Veja alguns grupos que podem se beneficiar de seu uso.
- Freelancers e solopreneurs
- Pequenas equipes ou startups
- Gerentes de projetos, especialmente em projetos de pequeno a médio porte
- Estudantes ou pesquisadores
- Organizadores de eventos
- Equipes de vendas ou marketing
- Organizações sem fins lucrativos ou voluntários
- Equipes de operações ou administrativas
- Gerentes de grandes empresas que trabalham com equipes ou projetos menores
- Proprietários de imóveis ou indivíduos
- Consultores
- Entusiastas da produtividade
Como usar este modelo de painel de rastreamento de tarefas para Excel
Baixe este modelo gratuito de gerenciamento de tarefas e obtenha um documento totalmente personalizável com gráficos e coloridos gráficos de pizza que ajudam a acompanhar a prioridade das tarefas, o status e muito mais. Siga estes passos para configurar o modelo gratuito e rastrear as tarefas.
Crie uma lista de tarefas e atribua-as aos membros da equipe
Na parte inferior do modelo há um gráfico. É aqui que os usuários nomearão o projeto e listarão todas as tarefas do projeto. Há também uma coluna para listar os membros da equipe atribuídos a cada tarefa. Adicione essa pessoa nesta coluna.
Adicione datas de início e término planejadas
Em seguida, há duas colunas: uma para a data de início e outra para a data de término planejada. Adicione essas datas para cada uma das tarefas listadas à esquerda. À medida que o projeto avança, adicione a data de término real e o status de cada tarefa.
Defina um nível de prioridade para cada tarefa
Outra coluna permite aos usuários definir a prioridade de cada tarefa. Este menu suspenso oferece opções que vão de muito baixa a crítica, cada uma com uma cor específica para que a prioridade fique clara à primeira vista.
Monitore o status das tarefas
O gerente de projetos ou o responsável pelo modelo de painel de rastreamento de tarefas no Excel monitorará o progresso de cada tarefa e anotará seu status na coluna correspondente. Esse também é um menu suspenso, com os status: não iniciada, em andamento, em espera, atrasada e concluída. Esses status também são codificados por cores para facilitar a leitura rápida.
Insira dados para preencher os gráficos do painel
Depois que todos esses dados forem inseridos, eles preencherão automaticamente os gráficos do painel. Esses dados devem ser atualizados regularmente para manter a precisão dos gráficos.
Como gerenciar tarefas com o ProjectManager
Como já mencionamos, um modelo de painel de rastreamento de tarefas no Excel é uma forma econômica de gerenciar tarefas, mas não é a mais eficiente ou eficaz. Isso porque os modelos são documentos estáticos que exigem atualizações constantes. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios com painéis em tempo real que se atualizam automaticamente à medida que os membros da equipe atualizam seus status, o que podem fazer em qualquer lugar e a qualquer momento, inclusive pelo nosso aplicativo móvel para Android e iOS. Isso não é possível com um modelo. Como funciona?
Crie cronogramas com poderosos gráficos de Gantt
Em vez de usar um modelo para listar tarefas em uma planilha, nosso poderoso gráfico de Gantt permite aos usuários programar tarefas, duração, prioridade, atribuir membros da equipe e muito mais, além de adicionar recursos não humanos e custos. Os quatro tipos de dependências de tarefas também podem ser vinculados para evitar atrasos e estouros de custos. Um filtro mais prático permite exibir o gráfico de Gantt da forma desejada e pode mostrar o caminho crítico de forma rápida e fácil, sem cálculos complexos e demorados. Em seguida, defina uma linha de base. Isso captura o cronograma e o plano do projeto e o comparará com o progresso real em tempo real.
Gerencie os recursos para manter a produtividade da equipe
Outro recurso que não está disponível em um modelo de painel de rastreamento de tarefas no Excel é o gerenciamento de recursos. Ao integrar a equipe, defina a disponibilidade de cada membro, incluindo folgas, férias, feriados globais e habilidades. Isso facilita saber quem atribuir a cada tarefa. Em seguida, acesse o gráfico de carga de trabalho codificado por cores para obter uma visão geral da alocação de recursos e verificar se alguém está sobrecarregado ou subutilizado. Equilibre então a carga de trabalho para manter todos trabalhando em plena capacidade sem risco de esgotamento. Há também uma página de equipe para um resumo diário ou semanal das atividades da equipe, que pode ser filtrado por prioridade, progresso e muito mais.
Quais outros modelos podem ajudar no rastreamento de tarefas?
Para quem ainda não está pronto para migrar para um software de gerenciamento de projetos, oferecemos mais de 100 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que cobrem todos os aspectos do gerenciamento de projetos em múltiplos setores. Veja alguns que podem ajudar no rastreamento de tarefas.
Modelo de gráfico de Gantt
Embora não seja tão útil quanto um software de gráfico de Gantt, este modelo gratuito de gráfico de Gantt para Excel pode ser uma ferramenta útil para programar e rastrear tarefas. Ele é dividido entre uma planilha que lista as tarefas, a duração e mais, com uma linha do tempo para mostrar todo o projeto em uma única página.
Modelo de plano de ação
Este modelo gratuito de plano de ação para Excel ajuda a visualizar as etapas para concluir um projeto. Ele divide o projeto em fases e, sob cada fase, lista todas as tarefas, prioridades, responsáveis e muito mais. Estima a duração de cada tarefa e identifica os recursos necessários.
Modelo de lista de tarefas
Às vezes, tudo que se precisa é de uma lista simples. Este modelo gratuito de lista de tarefas para Excel mantém as coisas simples para projetos menores. Ele lista todas as tarefas e as datas de início e término. Depois há uma coluna para acompanhar o percentual de conclusão de cada tarefa e ajudar a manter o cronograma.
Conteúdo relacionado sobre gerenciamento de tarefas
O gerenciamento de tarefas vai além de um modelo de painel de rastreamento de tarefas no Excel. Para quem deseja explorar o tema com mais profundidade, acesse os links abaixo para conhecer dicas, técnicas e os melhores softwares de gerenciamento de tarefas.
- Gráfico de Gantt: guia completo
- Monitoramento e controle do projeto
- Relatório de status do projeto
- Modelo de gráfico de Gantt para Excel
- Modelo de plano de ação
O ProjectManager é um software online de gerenciamento de projetos e portfólios que conecta equipes, estejam elas no escritório ou em campo. Elas podem compartilhar arquivos, comentar no nível da tarefa e se manter atualizadas com notificações por e-mail e no aplicativo. Junte-se a equipes da Avis, Nestlé e Siemens que usam nosso software para entregar projetos bem-sucedidos. Comece hoje gratuitamente com o ProjectManager.