Crie uma linha do tempo do projeto em minutos com estes modelos gratuitos de linha do tempo para Excel ou ProjectManager. Se você está programando um projeto e precisa de uma linha do tempo, usar um modelo de linha do tempo do projeto é uma ótima forma de começar a reunir seus dados em um único lugar. Usar um modelo de linha do tempo no Microsoft Excel vai colocá-lo no caminho do sucesso no projeto.
Mas, se você abrir o modelo de linha do tempo do projeto no ProjectManager, poderá gerenciar seu projeto não apenas em uma linha do tempo, mas em cinco visualizações diferentes: Gantt, quadro kanban, lista de tarefas, calendário e planilha.
Além disso, você poderá colaborar nessas tarefas com sua equipe em tempo real e acompanhar o progresso no software com painéis ao vivo e relatórios de status instantâneos. Comece gratuitamente com o ProjectManager e crie uma linha do tempo dinâmica em minutos.
O que é um modelo de linha do tempo do projeto?
Um modelo de linha do tempo do projeto é uma ferramenta de planejamento que ajuda os gerentes de projetos a criar linhas do tempo facilmente, inserindo tarefas, prazos e marcos.
Existem dois tipos principais de modelos de linha do tempo. Os modelos de linha do tempo para Excel e os modelos para software de gerenciamento de projetos, que geralmente são criados com gráficos de Gantt e recursos robustos de planejamento e programação, como mapeamento de dependências de tarefas, análise de caminho crítico e programação de recursos.
Uma linha do tempo de projeto no Excel é uma boa alternativa para iniciantes, pois é uma ferramenta básica de planejamento com a qual a maioria das pessoas já está familiarizada. No entanto, as linhas do tempo no Excel têm limitações. Se você quiser uma linha do tempo do projeto mais avançada, pode abrir o modelo no ProjectManager.
Quando usar um modelo de linha do tempo do projeto
Este modelo de linha do tempo do projeto para Excel deve ser usado durante as fases de iniciação e planejamento do ciclo de vida do projeto. Ele auxilia gerentes de projetos, escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) ou qualquer pessoa que esteja planejando um projeto no processo de programação de tarefas em uma linha do tempo no formato de gráfico de Gantt, para compreender a sequência em que devem ser concluídas.
Isso nos permite estabelecer a base do plano completo do projeto, facilitando a determinação dos recursos e custos associados à execução dessas tarefas. No entanto, embora deva ser criado durante as fases de iniciação ou planejamento, o modelo de linha do tempo do projeto será útil ao longo de toda a fase de execução do projeto como ferramenta de acompanhamento e relatório.
Depois que o projeto começa, o modelo pode ser usado para monitorar o progresso e comunicar o status às partes interessadas. Ele fornece um esboço dos entregáveis do projeto, indicando quando e quais são os prazos. Existem muitas formas de atualizar as partes interessadas, e um modelo de linha do tempo do projeto é uma das primeiras visões de como o projeto avançará.
Simplesmente baixe nosso modelo de linha do tempo do projeto gratuito para Excel para começar, ou, se precisar de uma ferramenta de programação de projeto mais robusta, experimente gratuitamente a visualização de gráfico de Gantt no ProjectManager.
Por que usar um modelo de linha do tempo do projeto?
O principal atrativo de um modelo de linha do tempo do projeto é que ele é uma ferramenta visual semelhante a um gráfico de Gantt — uma das ferramentas de programação de projetos mais populares que existem. É ideal para quem tem um estilo visual de aprendizado, mas todos se beneficiam ao poder visualizar o plano completo do projeto diante de si.
Criar um gráfico de Gantt no Excel pode ser muito demorado, e é por isso que este modelo de linha do tempo para Excel economiza tempo dos gerentes de projetos e oferece aos membros da equipe uma interface familiar para acompanhar seu trabalho. Com uma olhada rápida, eles identificam as tarefas, quando precisam ser concluídas e onde estão os marcos.
No entanto, embora um modelo de linha do tempo do projeto para Excel seja uma ferramenta essencial de planejamento e programação, ele também tem limitações em termos de recursos de gerenciamento de projetos — especialmente quando se chega à fase de execução, momento em que perde rapidamente seu valor, ao contrário de um software de gerenciamento de projetos com recursos mais avançados de monitoramento e controle e geração de relatórios.
Vamos analisar com mais profundidade os benefícios e as desvantagens de usar este modelo de linha do tempo gratuito para Excel.
Quem deve usar um modelo de linha do tempo do projeto?
Diversas organizações e áreas de uma organização podem se beneficiar do uso de um modelo de linha do tempo gratuito. Aqui estão apenas alguns exemplos.
Organizações baseadas em projetos
Organizações baseadas em projetos usam um modelo de linha do tempo para Excel em diversas situações ao longo do ciclo de vida do projeto. Por exemplo, na fase de iniciação, o modelo esboça as fases e tarefas para fornecer um roteiro às partes interessadas.
Durante a fase de programação, o modelo divide o projeto em marcos, fases e tarefas específicas. Outros casos de uso incluem o acompanhamento da alocação de recursos, marcos, riscos e entregáveis.
Escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs)
Um PMO também pode usar um modelo de linha do tempo para melhorar o planejamento, a execução e a supervisão dos projetos. Um modelo de linha do tempo para Excel é padronizado para ajudar a garantir consistência no planejamento dos projetos. Isso facilita que o PMO aplique melhores práticas e metodologias.
O modelo também oferece maior visibilidade da linha do tempo do projeto, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de problemas. Os modelos do PMO fornecem um método para gerar relatórios de status, identificar marcos-chave e identificar como os recursos estão sendo utilizados.
Gerentes de projetos
O gerente de projeto geralmente é o responsável pela linha do tempo do projeto. Ele é responsável por construí-la e ajustá-la ao longo do ciclo de vida do projeto, mas os dados utilizados podem vir de múltiplas fontes. Por exemplo, dados históricos podem ajudar a determinar quais tarefas são necessárias, quanto tempo levarão e quais recursos e custos serão necessários.
Embora a criação da linha do tempo seja responsabilidade do gerente de projeto, as partes interessadas e os membros da equipe também contribuem. As partes interessadas são a razão do projeto, e seu investimento significa que quaisquer expectativas que tenham devem ser atendidas.
Por isso, o gerente de projeto também usa modelos de linha do tempo como uma ferramenta de relatório para manter as partes interessadas informadas sobre o progresso e o status do projeto.
Chefes de departamento ou gerentes funcionais
Chefes de departamento ou gerentes funcionais também podem usar um modelo de linha do tempo de gerenciamento de projetos para planejar, acompanhar e gerenciar melhor as atividades departamentais. Por exemplo, ele ajuda na melhor alocação de recursos ao visualizar a carga de trabalho e identificar possíveis gargalos. Também ajuda a prever despesas futuras com base em dados históricos. O acesso contínuo a esses dados importantes pode ajudar chefes de departamento e gerentes funcionais a alcançar melhores resultados.
Equipes de projeto
As equipes de projeto têm conhecimento prático do trabalho. Foram montadas por causa de suas habilidades e experiências em projetos similares, podendo oferecer ótimas perspectivas sobre o que é necessário e quanto tempo as coisas levarão para atingir os objetivos do projeto.
Os membros da equipe podem usar o modelo de linha do tempo do projeto para Excel para dividir o projeto maior em tarefas e marcos, compreendendo melhor as expectativas. Também podem usá-lo para acompanhar o progresso, monitorar a conclusão das tarefas e atribuí-las aos membros da equipe.
O que está incluído neste modelo de linha do tempo do projeto gratuito para Excel?
Vamos analisar mais de perto as seções incluídas no nosso modelo de linha do tempo gratuito para Excel.
Informações gerais do projeto
Na seção de informações gerais do projeto, liste o nome do projeto, o patrocinador, o gerente e a data.
Dados de programação do projeto
Em seguida vem a seção de dados de programação do projeto. Liste aqui o nome de cada tarefa, data de início, data de término, duração, prioridade, percentual de conclusão e principais entregáveis.
Gráfico de barras empilhadas
Depois que os dados de programação do projeto são inseridos, eles preencherão automaticamente a parte do gráfico de barras empilhadas do modelo de linha do tempo do projeto.
Benefícios de usar um modelo de linha do tempo para Excel
Há muitos benefícios em usar um modelo de linha do tempo para Excel, independentemente do setor.
- Como mencionado, uma linha do tempo é uma representação visual do seu cronograma do projeto. Ela mostra as tarefas que você precisa executar em ordem, com datas de início e término, semelhante a um diagrama PERT.
- O gerenciamento de tarefas e equipe é outro benefício, pois divide o projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis, facilitando a compreensão de quem está trabalhando em quais tarefas.
- O acompanhamento de prazos também melhora com um modelo de linha do tempo, pois os prazos de cada tarefa e marco relevante ficam bem definidos.
- A alocação de recursos é outro benefício do uso de um modelo de linha do tempo. É mais fácil alocar recursos com eficiência, visualizar fluxos de trabalho e eliminar gargalos.
Desvantagens de usar um modelo de linha do tempo para Excel
Há muito que o Excel não permite fazer. Aqui estão algumas das principais desvantagens de usar um modelo de linha do tempo para Excel.
- Não é possível vincular tarefas dependentes, adicionar marcos ou colaborar em tempo real com sua equipe como você faria com o gráfico de Gantt do ProjectManager.
- Como o modelo de linha do tempo para Excel é um documento estático, não há como usá-lo como parte de um conjunto maior de ferramentas de gerenciamento de projetos para criar seu plano, atribuir tarefas e acompanhar e reportar o progresso.
- Uma das maiores desvantagens do modelo de linha do tempo para Excel é que os membros da equipe não podem fazer alterações em tempo real no mesmo documento, pois cada usuário precisa baixar uma cópia.
- Se houver mudanças, cada usuário precisará adicioná-las manualmente. Você também pode adicionar uma coluna de observações ao modelo para registrar informações importantes, mas elas não aparecerão na visualização gráfica da linha do tempo.
O ProjectManager é um software de planejamento de projetos online com os recursos necessários para criar linhas do tempo muito mais dinâmicas do que as do Microsoft Excel, PowerPoint, Google Sheets e templates Office Timeline.
Como usar este modelo de linha do tempo do projeto gratuito para Excel
Baixe o nosso modelo de linha do tempo gratuito e simplesmente preencha os diversos campos já dispostos para você. A estrutura básica das linhas do tempo é simples: tarefas e suas datas de início e término. Este modelo de linha do tempo para Excel captura esses dados e preenche automaticamente a planilha em uma linha do tempo visual.
1. Crie uma lista de tarefas
As tarefas são partes pequenas e gerenciáveis do trabalho. Cada tarefa é um passo em direção a um entregável, levando ao entregável final, que é o objetivo do projeto. Basta inserir o nome da tarefa na coluna de tarefas. Nosso modelo tem algumas tarefas de exemplo, mas você pode adicionar quantas forem necessárias para concluir o projeto. Você pode baixar nosso modelo de estrutura analítica do projeto para ajudar a identificar as tarefas que compõem o seu projeto.
2. Adicione prazos
Esta é a data em que você deseja iniciar a execução da tarefa — simplesmente o dia, mês e ano. Essas datas podem ser estimativas, e não há problema, pois sempre podem ser alteradas. Se você editar sua linha do tempo, essa informação refletirá instantaneamente na parte visual do modelo. Estimar é uma grande parte do planejamento de projetos. Você pode usar um diagrama PERT ou o método do caminho crítico para ajudar nesse processo. Esta é a estimativa de conclusão da tarefa — quando você espera que o trabalho seja finalizado ou o prazo final para que seja concluído. Basta adicionar o dia, mês e ano. Esse ponto final, junto com o ponto de início anterior, definirá sua linha do tempo.
3. Calcule a duração de cada tarefa
Neste campo do modelo de linha do tempo, a quantidade de dias entre a data de início e a data de término é calculada automaticamente. Isso é chamado de duração — ou seja, quanto tempo a tarefa deve levar. Lembre-se de que essas datas são sua melhor estimativa de quanto tempo tudo levará com base em pesquisas. É provável que mudem, mas o modelo foi desenvolvido para ser flexível.
4. Atribua um nível de prioridade às tarefas do projeto
Nem todas as tarefas do projeto têm a mesma importância. O nível de prioridade indica se a tarefa é de prioridade alta, média ou baixa. Essa informação é útil tanto para o gerente de projeto quanto para a equipe, para melhor determinar quais tarefas devem ter precedência sobre as outras. Isso também beneficia a alocação de recursos, pois fica mais fácil identificar quais recursos serão necessários para concluir as tarefas de alta prioridade.
5. Identifique os entregáveis do projeto
Na seção de entregáveis do projeto, especifique quais entregáveis estão vinculados a cada tarefa. Embora nem toda tarefa esteja diretamente ligada a um entregável específico, muitas estão. Por exemplo, para a tarefa “solicitar materiais”, o entregável correlacionado é “ordens de compra”. De relance, fica claro o que é esperado para cada entregável, mantendo as equipes bem informadas sobre as expectativas ao longo da linha do tempo do projeto.
6. Crie uma linha do tempo visual do projeto
Este modelo de linha do tempo para Excel também gera uma linha do tempo do projeto automaticamente, na forma de um gráfico de barras empilhadas. Semelhante a uma ferramenta de gráfico de Gantt, este gráfico permite visualizar as tarefas em uma linha do tempo conforme mostrado na imagem abaixo.
7. Acompanhe o percentual de conclusão das tarefas
Esta é uma métrica do projeto que monitora de perto o progresso das tarefas. Por exemplo, uma tarefa 50% concluída significa que metade do trabalho necessário para ela foi realizada. Ter um lugar centralizado para acompanhar o progresso das tarefas ajuda a supervisionar o ritmo do trabalho e identificar possíveis atrasos. Esses dados também oferecem ao gerente de projeto uma melhor compreensão da saúde geral do projeto para que possam ser feitos os ajustes necessários.
Quais outros modelos de gerenciamento de projetos podem ajudar a criar uma linha do tempo?
Embora este modelo para Excel seja muito útil, outros modelos de linha do tempo relacionados podem ajudar a criar e supervisionar linhas do tempo de projeto.
Modelo de linha do tempo no Google Slides
O modelo de linha do tempo no Google Slides é uma ótima ferramenta para criar linhas do tempo básicas e compartilhá-las com as partes interessadas. Por ser uma ferramenta amplamente utilizada, é fácil colaborar na linha do tempo com partes interessadas internas e externas, mantendo todos na mesma página.
Modelo de linha do tempo no PowerPoint
O modelo de linha do tempo no PowerPoint é a ferramenta ideal para explicar aos membros da equipe quais são suas tarefas e as datas-chave associadas a cada uma. Apresentamos inclusive um processo simples e direto para criar o modelo.
Modelo de Diagrama PERT
Use o modelo de diagrama PERT (Program Evaluation Review Technique) para programar, organizar e coordenar as tarefas do projeto. Ele usa nós para detalhar cada tarefa e fornecer ao gerente de projeto informações sobre o tempo mínimo necessário para executar o projeto.
Modelo de Caminho Crítico
O modelo de caminho crítico facilita o cálculo do caminho crítico de cada projeto — ou seja, as tarefas que precisam ser concluídas para entregar o projeto com sucesso. Em outras palavras, ele ajuda a definir a duração do projeto e a criar cronogramas eficientes.
Criar uma linha do tempo do projeto é apenas uma pequena parte do planejamento do projeto. Por isso, criamos uma biblioteca de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a planejar, programar e acompanhar projetos.
Software de gerenciamento de projetos vai além dos modelos de linha do tempo para Excel
Um modelo de linha do tempo fornece a base para definir quando os entregáveis do projeto são esperados. Use um software de gerenciamento de projetos para transformar essa linha do tempo em um cronograma dinâmico. ProjectManager tem gráficos de Gantt online para que você possa criar planos de projeto robustos, vinculando dependências, definindo marcos e criando subtarefas. Além disso, você pode acompanhar os custos e recursos necessários para executar as atividades do projeto. Defina a linha de base e compare o progresso planejado com o real para manter o controle. Você ainda pode visualizar o caminho crítico na linha do tempo para saber quais tarefas são essenciais para alcançar seu objetivo.
Como importar seu modelo de linha do tempo para Excel no ProjectManager
Depois de baixar seu modelo de linha do tempo para Excel e começar a criar seu plano de projeto, você rapidamente encontrará algumas limitações. Nosso modelo gratuito para Excel é uma boa ferramenta para começar ou como documento visual estático para esboçar as tarefas cronológicas do seu projeto. No entanto, gerenciar um projeto envolve muito mais do que apenas linhas do tempo. Se você está buscando integrar sua linha do tempo a um software completo de gerenciamento de projetos, experimente o ProjectManager.
Primeiro, aproveite o período de teste gratuito de 30 dias. Em seguida, siga estas etapas para importar o seu modelo de linha do tempo para Excel no ProjectManager: é simples. Basta usar o botão de importação, selecionar o arquivo e importar. Você também pode abrir a visualização de gráfico de Gantt no software e inserir os dados manualmente, ou usar um dos muitos modelos por setor para começar.
Adicione datas de início e término
Importe o modelo de linha do tempo para Excel e as informações que você coletou preencherão o gráfico de Gantt. Se estiver começando do zero, será necessário adicionar as datas de início e término nas colunas apropriadas. Isso refletirá na parte de linha do tempo do gráfico de Gantt: a duração será indicada por uma barra conectando os pontos de início e término.
Defina marcos do projeto
Adicione marcos ao seu gráfico de Gantt online. Os marcos são representados por ícones em forma de losango na linha do tempo. Indicam datas importantes do projeto e marcam o fim de uma fase e o início de outra, dividindo o projeto em partes mais gerenciáveis.
Vincule dependências de tarefas
Conecte tarefas que dependem umas das outras arrastando e soltando uma sobre a outra. Tarefas dependentes são aquelas que não podem começar ou terminar até que outra comece ou termine. Identificar essas dependências ajuda a evitar gargalos mais adiante no projeto. Marcos e dependências são apenas o começo de como usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode elevar sua linha do tempo a outro nível. Você também pode atribuir tarefas pelo Gantt, anexar arquivos e fornecer às equipes descrições detalhadas do que precisa ser feito.
Em seguida, marque a tarefa com etiquetas de prioridade ou para facilitar sua localização. Nossa ferramenta online fornece dados em tempo real, permitindo que as equipes colaborem na mesma plataforma mesmo trabalhando remotamente, sem precisar baixar nenhum arquivo.
Aloque recursos e estime custos do projeto
Com nossas ferramentas integradas de acompanhamento de recursos, é fácil monitorar de perto os custos do projeto. Por exemplo, use nossa página de equipe para ver quem está sub ou sobrecarregado nas tarefas e fazer ajustes. Também contamos com planilhas de horas seguras que a equipe pode enviar para aprovação após concluir suas tarefas. O gráfico de carga de trabalho também é uma ferramenta essencial para estimar e acompanhar os custos, com um detalhamento claro de horas — inclusive para o acompanhamento de subcontratados.
Identifique o caminho crítico
O caminho crítico inclui as tarefas que devem ser concluídas para que o projeto seja bem-sucedido. Em vez de calculá-lo manualmente, faça isso com nosso gráfico de Gantt premiado. Ele visualiza o caminho crítico para que os gerentes de projetos possam priorizar tarefas e alocar recursos adequadamente. Basta adicionar as tarefas ao gráfico de Gantt, atribuir datas de início e término e vincular as dependências. Em seguida, arraste e solte as tarefas conforme necessário para reatribuí-las.
Monitore o progresso do projeto com painéis e relatórios em tempo real
Os gerentes podem supervisionar o progresso com painéis e relatórios. Há também uma página de carga de trabalho para verificar quem está sobrecarregado e redistribuir as atividades para manter as equipes produtivas. Depois de importar seu modelo de linha do tempo para Excel no nosso software, você terá as ferramentas necessárias para controlar todos os aspectos do seu projeto em um único lugar.
Isso organiza seu trabalho para maior eficiência. Por que alternar entre diferentes aplicativos e baixar inúmeros arquivos quando tudo o que você precisa para entregar um projeto de sucesso está em uma única ferramenta online? Para mais informações, confira nosso guia de 5 passos para criar uma linha do tempo.
Vídeo tutorial sobre linha do tempo do projeto
Para mais informações sobre como criar e gerenciar uma linha do tempo do projeto, assista ao vídeo abaixo. Jennifer Bridges, PMP, oferece várias dicas essenciais que podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo o modelo de linha do tempo do projeto.
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O ProjectManager é um software premiado e também o hub do setor para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos. Há inúmeros blogs, guias e vídeos para ajudá-lo em todos os aspectos do gerenciamento do seu projeto. Se você tem interesse em linhas do tempo de projetos, provavelmente vai querer ler as páginas a seguir em nosso site.
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